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Hoje o post traz a Parte 7 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje falaremos sobre o processamento das notas e farei um adendo quanto ao uso de cadernos.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.

Entendendo o processamento

Processar é um passo básico do GTD mas, como tenho recebido muitas dúvidas sobre o processo, achei importante fazer uma explicação breve aqui.

Quando nós coletamos informações, sejam quais forem (lembretes, anotações, tarefas, ideias etc), elas devem entrar na nossa caixa de entrada que, no caso do Evernote, é no caderno Entrada. Para fazer isso, não é necessário inserir tag alguma – estamos apenas coletando. A ideia aqui é ser rápido e prático, apenas inserindo as informações ali para que a gente não esqueça nem perca pelo caminho.

Também usamos uma nota por informação para facilitar o manuseio das notas, como veremos a seguir.

Essa coleta é feita durante o dia inteiro. Sempre que tivermos alguma ideia, anotamos para não esquecer. O caderno Entrada também agrupa o que entra enviado através de e-mails ou aplicativos como o Clearly ou Web Clipper do Evernote.

Sempre que tivermos um tempinho, ao longo do dia, devemos processar as notas que estão no caderno Entrada.

O que significa processar? Significa pegar nota por nota e se perguntar: O que é isso? É uma ação (tarefa)? É um projeto? É apenas referência? É um arquivo de suporte a projeto? E por aí vai.

Ao fazer esse processamento, nós vamos classificar cada nota, atribuindo-lhe tags, ou etiquetas. Quando fazemos isso (colocamos tags ou etiquetas), estamos processando uma nota. Logo, quando terminamos de inserir as etiquetas, a nota deve ser transferida para o caderno Processadas.

Não deverá existir nenhuma nota dentro de Entrada com tags. Se você já classificou a nota com tags, significa que ela já foi processada e, portanto, deverá ser transferida para o caderno Processadas.

É assim que você saberá diferenciar o que está processado (e organizado) do que o que ainda não foi e, portanto, precisa da sua análise.

Adendo sobre o uso de cadernos

Ao montar este guia, pude prestar muito mais atenção ao meu sistema e promover melhorias.

Uma melhoria que identifiquei é com relação ao uso de cadernos. Portanto, montei outras duas versões, alternativas ao uso de somente dois cadernos. Com que objetivo? Principalmente, pelo seguinte: o uso de dois cadernos é minimalista e simples, atendendo a maioria dos mortais. Se você trabalha exclusivamente com computador e notebook, deve funcionar lindamente. Porém, para quem utiliza mais dispositivos móveis, pode ficar complicado.

O Evernote tem uma funcionalidade que se trata de escolher alguns cadernos para manter offline no seu dispositivo. No começo, tudo bem manter o caderno Processadas no seu dispositivo como offline, mas o que acontece quando se tem mais de 10 mil notas? Sim, além de ocupar a memória do seu dispositivo, a sincronização fica lenta e ninguém quer perder praticidade esperando o aplicativo sincronizar. Outro ponto é com relação ao compartilhamento. E quando compartilhamos cadernos com outras pessoas? Não dá para compartilhar o caderno Processadas inteiro, porque senão as pessoas terão acesso a todas as nossas informações e ninguém quer isso.

Eu tenho duas soluções para apresentar nesse caso, e então vocês poderão escolher a que mais agrada a vocês dentre as três apresentadas neste guia. Nenhuma delas foge do nosso sistema de organização por tags. Isso nunca vai mudar, independentemente do uso que você fará dos cadernos.

A primeira solução é a seguinte: manter uma pilha (veja o que são pilhas) de cadernos que você pode nomear como “Projetos em andamento” ou “Cadernos compartilhados”, dependendo da sua necessidade. A ideia é manter todos os cadernos compartilhados em uma única pilha, deixando assim, visualmente:

Entrada
Processadas
Cadernos compartilhados (pilha)

Um adendo sobre compartilhamento de cadernos, que descobri somente esta semana: se você compartilhar cadernos que tenham notas com tags, a pessoa com a qual você compartilhou também receberá as tags, bagunçando o sistema dela. Portanto, se for compartilhar um caderno, procure não usar tags, pois gera um bug e não é possível para a pessoa apagar as tags que vieram migradas do seu sistema. Está bem? Ou seja: se compartilhar cadernos, tenha em mente que precisará fazer de forma diferente da apresentada neste guia para as notas que estarão lá dentro. Eu não compartilho cadernos com notas tageadas. Quando preciso compartilhar, minhas notas não têm tags. Eu prefiro criar um caderno com informações novas e que sejam suficientes para a pessoa que estará recebendo, em vez de compartilhar todo um caderno com notas pessoais e outras anotações que eu preferiria manter de modo privado.

Outra ideia é criar cadernos temporários para projetos específicos em que você precisará baixar as notas para deixá-las offline com antecedência, como no caso de viagens (especialmente internacionais). A mesma regra dos cadernos compartilhados se aplica aqui: crie uma pilha para esses cadernos específicos e, quando concluir o que for relacionado, arquive dentro de Referência geral e delete o caderno. Ficará assim:

Entrada
Processadas
Cadernos offline (pilha)
– Viagem para Acapulco
– Viagem para OZ

A vantagem de ter cadernos específicos é a de não precisar baixar todo o conteúdo do seu caderno Processadas para o seu dispositivo. Mais uma vez, isso é opcional. Se sentir essa necessidade, não precisa desfazer todo o seu sistema com tags aprendido neste guia – apenas crie cadernos temporários.

A segunda solução, para mim, se tornou mais viável e confesso que acho a melhor alternativa ao uso de apenas dois cadernos. Lembrem-se: a estrutura de tags continua a mesma. Não estamos mexendo em tags, mas otimizando o uso de cadernos, apenas. É a seguinte estrutura de cadernos:

1. Entrada
2. Próximas ações
3. Agendas
4. Projetos
5. Suporte a projetos
6. Níveis mais elevados
7. Referência geral

Wow, grande mudança, não? Qual a ideia aqui?

Continuamos com um caderno padrão, que é o 1. Entrada. Os cadernos estão numerados para ficarem nessa ordem específica. Tudo o que inserimos no Evernote deverá entrar nesse caderno primeiro, até processamos as notas, como expliquei lá em cima.

Ao processar cada nota, atribuiremos etiquetas de acordo com a sua finalidade, como já fazíamos antes. A diferença aqui é que não teremos um único caderno para guardar tudo, mas outros seis. E o que vai em cada um deles?

Em 2. Próximas ações, colocaremos todas as ações com etiquetas de contextos. A ideia aqui é ter uma lista com todas as suas tarefas, facilmente acessível e que você possa deixar offline, se quiser.

Em 3. Agendas, colocaremos todas as listas de assuntos a tratar com pessoas ou em reuniões.

Em 4. Projetos, ficarão todos os projetos em andamento. Atenção: quando eu for falar sobre o gerenciamento das notas, no próximo post, introduzirei o conceito de MPN (master project note, ou nota master do projeto), que basicamente é uma nota com todas as informações sobre o projeto. Somente esta nota deve ficar neste caderno, e não todas as notas relacionadas a projetos (arquivos de suporte, tarefas etc). Vai ficar mais fácil de entender no próximo post. Da mesma forma, o objetivo aqui é ter uma lista separada com todos os seus projetos em andamento. Isso facilitará muito quando você fizer a sua revisão semanal ou se precisar compartilhar essas informações com alguém. Uma ideia inclusive é fazer deste caderno uma pilha (uma pilha com o nome 4. Projetos) e, dentro dela, inserir um caderno para projetos compartilhados. Assim, em vez de criar uma pilha para isso, você pode organizar dentro dessa estrutura. Fica a dica!

Em 5. Suporte a projetos, devem entrar todas as notas que são relacionadas a projetos em andamento. Esta é uma alternativa ao uso de um caderno por projeto para deixar off-line. Este caderno não ficará tão pesado quanto um único (Processadas) para você manter offline e ter fácil acesso a todos os seus arquivos de suporte a projetos quando precisar. Também é mais prático que ter um caderno por projeto. Uma nota de suporte a projeto é uma nota que não é MPN nem tarefa, que é útil enquanto você trabalha em um projeto (notas de reuniões, brainstorms, ideias, arquivos digitalizados, planilhas, ppts, relatórios e uma infinidade de opções). São arquivos que, quando você finalizar o projeto, poderão ser arquivados dentro da sua referência geral. Veremos mais sobre essa dinâmica no próximo post.

Em 6. Níveis mais elevados, vamos inserir todas as notas relacionadas a objetivos, visão e propósito, que vimos na parte 6 deste guia.

Em 7. Referência geral, ficarão todas as notas arquivadas – ou seja, que não estão em uso. Basicamente, tudo o que já entra com as tags específicas de referência geral mesmo.

Se você também tiver cadernos compartilhados, pode organizar os sete cadernos acima em uma pilha chamada GTD e deixar outra pilha para os cadernos compartilhados. Assim:

* GTD (use o asterisco para ela ficar como primeira da lista)
Cadernos compartilhados

Pessoal, isto aqui são apenas alternativas para o uso dos cadernos. Em resumo, você pode usar os seus cadernos de três maneiras neste guia:

  1. Apenas dois cadernos, Entrada e Processadas. Formato padrão, que facilita o manuseio. O ponto contra é sobrecarregar um único caderno e, se quiser manter dados offline ou compartilhá-los, teria que fazer essa configuração com o caderno inteiro, o que não é viável. Porém, se você não precisa compartilhar com ninguém nem manter cadernos offline em dispositivos móveis, é o mais indicado.
  2. Manter a estrutura de dois cadernos, mas criar uma pilha para cadernos compartilhados e outra para cadernos offline temporários, para utilizar em dispositivos móveis quando tiver necessidade. Lembre-se sempre do adendo sobre as tags, para não bagunçar o sistema do seu amigo.
  3. Usar a estrutura com sete cadernos, de modo que possa deixar apenas alguns dele offline em seus dispositivos, pesando menos. A estrutura de sete cadernos também possibilita uma visão mais prática do que é tarefa, do que é projeto e por aí vai.

A estrutura de tags nunca muda – ela continua a mesma, com base nos seis níveis, como explicado até então. Achei importante oferecer essas opções para cadernos porque é um gap do sistema, e fatalmente teremos que lidar com essa questão uma hora ou outra, quando estivermos usando intensamente o aplicativo.

No próximo post, vou falar finalmente sobre o gerenciamento das notas e como fazer tudo funcionar na prática. Já estamos finalizando e prevejo somente mais dois ou três posts até o fim da série. Dúvidas, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
10/09/2014
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