ou

Eu costumo postar aqui no blog regularmente um texto explicando como estou me organizando atualmente, para mostrar para vocês e quem sabe servir como referência. Atualmente, tenho organizado todo o meu sistema dentro do Evernote e apenas a agenda no Google Calendar, pois compartilho com meu marido e ele já está acostumado com essa plataforma (eu também prefiro ter a minha agenda lá). Para quem está chegando no blog agora e não me conhece, eu utilizo um método chamado GTD para me organizar.

Muitas pessoas ficam um pouco confusas sobre a ordem de hierarquia de execução no GTD, diária e semanalmente, então fiz um desenho para postar aqui, porque achei mais simpático que fazer inteiro digital:

Novo Documento 63

Todo dia

A ideia é a seguinte: diariamente, eu olho as seguintes coisas, na seguinte ordem:

  1. Minha agenda no Google, para ter ideia dos meus compromissos e afazeres que demandam mais tempo. Sim, eu também coloco tarefas na agenda, desde que elas demorem mais de uma hora para serem feitas. Eu penso que, se uma tarefa demora de 10 a 30 minutos, eu posso deixá-la fora da agenda, pois vou encontrando tempo no meu dia a dia para encaixá-la. Agora, se ela demora mais tempo, se eu não colocar na agenda, vai ser muito difícil eu encontrar uma brecha ao longo da semana para executá-la. Por isso, quando monto meu planejamento semanal, já faço essa priorização. A ordem de execução é a seguinte, então: começar pelo que está na minha agenda.
  2. O tickler. Se você não sabe o que é um tickler, por favor, veja aqui e aqui. Depois de executar o que eu tinha programado para o meu dia na agenda, passo para o tickler. Vale lembrar que algo só deve estar na agenda ou no tickler se for extremamente essencial estar ali. Não é uma lista de desejos, mas prazos reais. Por fim, mesmo que eu consiga terminar tudo o que tinha na agenda e no tickler para o dia em questão, se sobrar um tempinho, antes de ir para as próximas ações, eu tento adiantar algo dos outros dias. Isso é bom porque, se uma tarefa tinha como prazo amanhã, hoje já consigo adiantar e deixo meu tempo amanhã livre para outras atividades (a seguir).
  3. Minhas listas de próximas ações, que organizo por prioridade, contexto e tempo disponível. Eu costumo olhar primeiro as de prioridade alta, que são as ações que eu tenho que concluir ainda esta semana. Dentro delas, filtro pelo contextos em que estou e pelo tempo disponível para trabalhar naquele contexto. Se eu já fiz as tarefas do dia, adiantei algumas da semana e ainda consigo executar algumas aqui, considero meu dia muito produtivo.
  4. Minhas caixas de e-mails. Tenho três. Nunca acesso e-mails quando começo a trabalhar, pois isso mata a minha produtividade (a chance de ficar só respondendo e-mails e não “trabalhar de verdade” é enorme). Portanto, gosto de trabalhar em algumas tarefas do dia antes de abrir meus e-mails. Geralmente, das 8h30 às 11h eu consigo resolver MUITA coisa, para só então ver e-mails. Claro que, se você precisa ver seus e-mails com uma frequência maior, você deve fazê-lo. Estou apenas contando como funciona para mim. Por fim, abro meus e-mails pela primeira vez no dia (então tem mais e-mails do que terá à tarde, por exemplo), e levo cerca de uma hora para processar as três caixas de entrada. Lembrando que processar significa: deletar o que é lixo, arquivar o que é referência, jogar para listas o que for ação e responder o que demandar menos de dois minutos. Por fim, uso o período de checagem da tarde para responder e-mails maiores e mais demorados.

Ao longo do dia, eu fico coletando ideias que me vêm à mente, envio coisas para a caixa de entrada do Evernote, os e-mails continuam entrando na caixa de entrada. Também processo toda essa “stuff” que chega, em espacinhos ao longo do dia. E também gosto de pelo menos uma vez por dia digitalizar os papéis que chegam, pois a experiência de deixar acumular para digitalizar uma vez por semana não funciona para mim (fico com preguiça de investir um tempão apenas para essa atividade).

Toda semana

O GTD tem um processo chamado Revisão semanal, quando montamos nosso planejamento para a semana em questão (se for segunda) ou para a semana seguinte (se for sexta ou outro dia). Uma vez por semana, eu faço o seguinte:

  1. Analiso a minha agenda e já verifico os compromissos agendados. Muitas vezes, preciso tomar algumas providências. Faço o mesmo com a semana seguinte e o espaço de um mês, pois posso ter eventos que demandem minha atenção desde já (por exemplo, uma viagem internacional daqui a três semanas). Ao planejar a minha agenda, vejo as do meu filho e do meu marido também (que estão compartilhadas comigo) para me programar. Gosto de deixar um respiro de duas horas durante o horário comercial, para atender imprevistos, e também insiro os tempos de deslocamento, almoço e outros, pois eles me ajudam a ter uma noção melhor de quanto tempo tenho para realizar minhas atividades.
  2. Analiso minha lista de projetos em andamento, para garantir que todos estejam com uma próxima ação definida. Já verifico se há ações relacionadas que demandem mais tempo, de forma que possa ir inserindo na minha agenda, se necessário. Percebam que a agenda vai se preenchendo sozinha, praticamente, só com as demandas da semana mesmo.
  3. Dou uma olhada na minha lista de objetivos para 1 a 2 anos, para garantir que meus projetos estejam caminhando em direção a eles. Pode ser que algum projeto tenha que ser adiado e outro, priorizado. Este é o momento de fazer essa reflexão.
  4. Vejo minha lista de Algum dia / Talvez, que são todos os projetos ou tarefas que quero fazer, mas não eram prioridade até semana passada. O que acontece com essa lista: à medida que a gente vai executando outros projetos e alcançando objetivos, começamos a abrir espaço na nossa vida para atividades que não eram prioritárias, mas queríamos muito fazer (por exemplo, um curso de italiano). É assim que a gente vai inserindo novos projetos, especialmente ligados a hobbies, na nossa vida. Mas também pode acontecer de eu ter tantos projetos que passo mais de uma semana sem adicionar nada do que está aqui. Tudo bem, pois não é o meu foco atual. O importante é revisitá-la semanalmente para garantir que tudo esteja sob controle.
  5. Analiso a minha lista de tarefas avulsas para verificar se alguma delas mudou de prioridade e deve ser feita esta semana. Mais uma vez, se alguma que demandar bastante tempo tiver que virar prioridade, eu a coloco na minha agenda.
  6. Zero a minha caixa de entrada. Isso significa que eu resolvo todos os meus e-mails pendentes até o final daquela semana (se eles tinham essa prioridade). O importante é deixar a caixa de entrada vazia, ou seja: o que tinha para resolver esta semana, eu resolvi. O que demanda ação para depois, processei nas minhas listas. O que tinha que ser arquivado, foi arquivado. E por aí vai.

Gosto de fazer minha revisão semanal na sexta-feira de manhã, pois aproveito o período da tarde para zerar minhas tarefas para aquela semana e também as minhas caixas de entrada de e-mails.

Para checar o que preciso fazer todos os dias, gasto um minuto ao ligar o computador para bater os olhos no meu dia e ver o que está planejado para ele e vou executando com a agenda aberta. Não uso alertas, pois me atrapalham. Com a agenda aberta, consigo controlar bem. Ao final do dia, dou uma olhada no meu dia seguinte para ver se preciso antecipar algo ainda de noite (separar uma roupa porque vou ter uma reunião externa logo cedo, por exemplo).

Na revisão semanal, costumo levar de uma hora a uma hora e meia, mas porque eu tenho muitos projetos. No geral, leva-se de meia hora a uma hora no máximo para fazer esse planejamento. Se estiver demorando mais, a não ser que você tenha muitos projetos (mais de 60), deve ser porque você está executando coisas em vez de planejar.

E é assim que eu tenho me organizado atualmente. Tem sido muito bom e produtivo.

Thais Godinho
08/09/2014
Veja mais sobre:
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Aprenda GTD: Introdução
Análise: Bullet journal
Como organizar: Sacolas plásticas

 

  1. Jéssica 08/09/2014

    Oi Thais! Tudo bem? Eu utilizo o Toodledo para gerenciar minhas tarefas e objetivos. Mas ainda não encontrei uma boa ferramenta para colocar meu *projetos* em andamento, enfim, visualizá-los e revisá-los de uma forma mais clara. Você tem alguma indicação?

    • Thais Godinho respondeu Jéssica 08/09/2014

      O Toodledo é excelente para isso! Você tem a versão paga? Ela permite o uso de sub-tarefas.

      • Renan Pires respondeu Thais Godinho 08/09/2014

        Ouço a respeito do Toodledo há um bom tempo aqui no blog porém não cheguei a usá-lo ainda por falta de iniciativa e até então eu não sabia que ele era disponivel para Iphone.
        Acho um tédio usar o computador sempre por isso controlo o evernote pelo celular, mas reparei que o Aplicativo do Toodledo é pago (certo, custa só 3 dólares), porém não tenho cartão de crédito e não consigo ter aplicativos pagos no celular.
        Atualmente uso o app calendário da apple como agenda, mas eu gostaria de saber se há algum outro bom app como o toodledo, e ao mesmo nível, que seja disponivel gratuitamente

        • Thais Godinho respondeu Renan Pires 08/09/2014

          Tem o Wunderlist, mas com bem menos recursos que o Toodledo.

    • Oton respondeu Jéssica 18/09/2014

      Eu utilizo o Doit.im, na versão paga. Vale a pena dar uma olhada, pois ele possui integração desktop-smartphone.

  2. Ana Yuan 08/09/2014

    Ótimo ´post para uma segunda feira, para que possamos nos organizar da melhor forma possível e ser mais produtivos, obrigada pela ajuda e boa semana Thaís bjs

    http://www.antestardedoquenunca1.blogspot.com

  3. Victoria 08/09/2014

    Eu estou me policiando para realizar a revisão semanal! Tenho tido alguns problemas que por isso acabei procrastinando a revisão, resultado: bagunçou TUUUUUUUUUUUUUUUUUDO mesmo! Agora estou tentando organizar aos poucos, para não esquecer das tarefas que processei.
    Fico tensa e quero fazer tudo no momento em que eu lembrei, e com isso, acabo esquecendo ou não terminando alguma tarefa.
    Foi de grande valia Thais! Obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Victoria 08/09/2014

      Revisão semanal tem que acontecer religiosamente mesmo!

  4. Jess 08/09/2014

    Ufa. Parece cansativo. Mas tenho certeza que como é hábito, é algo mais natural pra você.
    Eu tenho um método mais simples, mas tenho sentido que ele falha em algumas coisas.
    Desde que finalizei a leitura do seu livro tenho refletido pontos do seu método de organização que acho que podem ajudar a aperfeiçoar o meu 🙂

  5. Maristella Soares dos Santos 08/09/2014

    Ter ido a Bienal e adquirir seu livro (uma pena não ter sido com sua presença), devorá-lo, certamente foi das melhores coisas que fiz esse ano! Mudou minha mente! Passei a ver a vida diferente e já comecei a recuperar e criar tempo em minha vida! Acompanhava dicas do blog, mas acho que o livro meio que me ordenou a novas atitudes… Coisa de bibliotecária! rs

    Que Deus abençoe sua vida, e que mais e mais pessoas possam encontrá-la assim como encontrei!

    Muito obrigada, Thais!

    • Thais Godinho respondeu Maristella Soares dos Santos 08/09/2014

      Que legal, Maristella. Fico muito contente com o seu comentário. Obrigada.

  6. LAIS 08/09/2014

    Thaís, adorei este post! 😉
    Minha dúvida é em relação as tarefas de limpeza… Você insere-as na agenda? Faz uma revisão das listas de limpeza após executar as tarefas prioritárias do dia?

    Obrigada,
    Beijos!

    • Thais Godinho respondeu LAIS 08/09/2014

      Oi Lais, eu encaro como tarefas como quaisquer outras, então elas entram no mesmo sistema que uso para gerenciar as demais tarefas.

  7. Carla Corrêa 08/09/2014

    Olá Thais
    Eu estou a algumas semanas fazendo minha rotina diária de acordo com seu post http://vidaorganizada.com/produtividade/rotina-diaria-no-gtd-foco-na-execucao, capturei a tela e deixei no meu evernote pra visualização diária. Você não imagina a diferença enorme que esta fazendo no meu dia a dia no trabalho, estou produzindo muito mais e não estou deixando atrasar nada, na minha lista de aguardando só estão o que realmente dependem de outras pessoas.
    Esse post só veio pra complementar, agora só preciso focar mais na revisão e planejamento, e fazer funcionar dentro da minha casa rsrs

    Beijos e obrigada por mais essa luz.

  8. João Davi 08/09/2014

    Parabéns pelo artigo ! é possível colocar um print de seu google calendar ou fazer um artigo especifico para esta ferramenta , obrigado

    • Thais Godinho respondeu João Davi 08/09/2014

      Oi João, tudo bem? Há alguns posts no blog sobre a agenda do Google – dê uma olhada! Espero que ajude.
      Obrigada por comentar.

  9. Na 08/09/2014

    Uau, incrível como todas as peças se encaixam com o método em movimento!
    Maravilhoso post!
    Obrigada, mais uma vez, e sempre!

  10. Marina Maria 08/09/2014

    Você falou em tarefas avulsas e lembrei de uma dúvida que tive hoje (coloquei em prática suas dicas para os níveis mais altos do GTD, e UAU, é uma experiência quase espiritual, lifechaging rs).

    Eu também identifiquei tarefas avulsas nas minhas ações e fiquei na dúvida: você deixa tarefas soltas? Ou elas sempre estão ligadas a um projeto? Para não deixá-las soltas eu criei uma tag genérica tipo “!Atividades de trabalho 2014”, mas não sei se é uma boa ideia ou mesmo se é necessário…

    • Thais Godinho respondeu Marina Maria 08/09/2014

      Deixo soltas linkadas nas áreas de responsabilidade, mas vou falar sobre isso nos posts seguintes.

  11. Marina Maria 08/09/2014

    Ah, deixei essa imagem do seu post temporariamente fixa na minha caixa de entrada, de maneira que é a primeira coisa que verei ao abrir o Evernote. Vai ficar lá até automatizar! Grata pela ajuda e pelo nível sempre excelente do seu trabalho.

  12. Priscila 08/09/2014

    Oi Thais! Adoro seu blog, acompanho já a algum tempo e agora estou terminando de ler o seu livro também… Adorei os exercícios que você propôs, acho que ajudam bastante a clarear as idéias! Mas continuo com dúvidas, especialmente sobre como começar a implementar o métedo GTD… não sei se é mais simples começar no papel, ou já no evernote ou outro… Vc saberia dizer como você começaria hoje em dia? E outra dúvida é sobre algumas atividades recorrentes… por exemplo, eu faço curso de inglês… isso se enquadraria em uma área da vida, em um objetivo ou em um projeto? E como transformar isso em ação? Devo anotar na agenda horários de estudo, além dos das aulas? Obrigada! Bjos, Priscila

    • Thais Godinho respondeu Priscila 09/09/2014

      Priscila,
      Olha, um obstáculo que todo mundo encontra ao começar o GTD é focar na ferramenta, mais do que no método. Portanto, meu conselho é: não se preocupe com o formato, mas com o entendimento do processo, nesse início.
      Comece organizando sua agenda (seja de papel, seja eletrônica) e a sua lista de tarefas por contextos (seja onde for). Simplifique o máximo que puder. Só depois de organizar essas duas coisas vocês poderá ir subindo o nível, indo para projetos, objetivos, áreas de foco etc.
      Boa sorte e, qualquer coisa, me fala.

  13. Jéssica Monteiro 09/09/2014

    Ajudou muito Thais!!!
    Estou tentando implementar o sistema, mas as vezes falho e é bem como você diz, me sinto estressada, como se tivesse deixando algo escapar pelas brechas, que é exatamente isso que ocorre.

    Obrigada pela dedicação, beijos

    • Thais Godinho respondeu Jéssica Monteiro 09/09/2014

      Jéssica, por isso é legal primeiro a gente ter controle da nossa agenda e das nossas tarefas imediatas. Só isso já traz uma tranquilidade enorme.

      Depois, partimos para os projetos.

      Só depois disso organizado é que a gente vai para o resto, senão funde a cabeça mesmo.

      Boa sorte.

  14. ELIANA 09/09/2014

    Olá Thais,
    Acompanho seu blog religiosamente. Estou lendo o livro do GTD e o seu é o próximo da lista!
    Eu nunca implantei o sistema como um todo. Tenho usado diversas técnicas como as de contexto @rua, @casa, etc e já utilizava o sistema do Tickler antes mesmo de descobrir o seu blog. Acho que funciona.
    Porém, a impressão que tenho é que estou sempre perdendo o pé das coisas por falta de tempo. Utilizo esses sistemas tanto para assuntos pessoais, quanto para assuntos de trabalho.
    Gostaria de saber se você tem uma dica – por exemplo, se eu iniciar tudo do 0 devo recomeçar com uma lista de “assuntos pendentes” e ir encaixando nos contextos, etc?
    Obrigada pelo seu blog! Ele é excelente!
    Um abraço.
    Eliana

    • Thais Godinho respondeu ELIANA 09/09/2014

      O que faz a mágica acontecer é a revisão semanal. Sugiro que recomece daí!

      • ELIANA respondeu Thais Godinho 09/09/2014

        Thais, muito obrigada pela resposta! Vou continuar trilhando este caminho.
        Beijos e parabéns pela sua dedicação!
        Eliana

  15. Diego 10/09/2014

    Olá Thais, gostaria de saber como você encaixa as rotinas dentro do seu dia. Meu problema é com elas… a rotina diária até que é fácil lembrar, o problema são as de frequência menor… você as coloca na agenda?

    • Thais Godinho respondeu Diego 10/09/2014

      Oi Diego,

      No Guia Definitivo do GTD no Evernote, que estou postando no blog, explico detalhadamente no post sobre tarefas. Dá uma olhada, se quiser!
      Obrigada.

  16. Saulo Seyti Yamade 14/09/2014

    Bom dia!
    Thais, estou com uma dúvida referente aos projetos. Nos posts anteriores você disse que projeto é alguma atividade que requer mais de uma tarefa. A minha dúvida é: Quando eu colo um projeto na tag projetos eu faço a manipulação daquelas tarefas apenas em cima da tag projetos ou eu posso colocar aquela tarefa de um projeto em minhas ações do dia?
    Qual é a melhor forma de resolver isto?

  17. Marcia MM 29/09/2014

    ótimo. a teoria já tenho toda ,rs. agora quero ver eu pôr na prática. nem sei como fazer. um grande defeito meu é deixar as coisas pela metade. ficar confusa, nervosa e aí “fujo”. vou ver dvd, deitar e cobrir a cabeça, me criticar, jogo no tablet (as vezes fico horas!). preciso ter disciplina e criar habitos e rotinas, mas não consigo. já li quase todo seu blog, tá tudo ai praticamente mastigado para gente, agora é enfrentar e pôr na prática. aiai. se fossemos só eu e minha mãe em casa seria mais fácil. obrigada pelo seu trabalho, ajuda muito. agora é comigo e Deus. rs:-) . beijo

  18. Daniela Mello 02/10/2014

    Muito bom o texto. Pertinente, objetivo e didático. Gostei tanto que o inclui nos links que recomendo. Já estou incorporando o método em minha rotina, não é fácil, mas é necessário.

  19. Consuelo 30/10/2014

    Oi, Thais. Tudo bom? Fui no 168 e apareceu a mensagem de “página não encontrada”!!! Bjão

    • Thais Godinho respondeu Consuelo 30/10/2014

      É, eu não divulguei ainda porque ainda não está pronto. 🙂

  20. Thainá 11/05/2015

    Olá Thais! Primeiramente, parabéns pelo excelente trabalho e pelo carinho com seus leitores.
    Fiquei extremamente curiosa com a imagem que deveria estar nesse post. Seria possível disponibilizá-la novamente?
    Obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Thainá 12/05/2015

      Oi Thainá, tudo bem?
      Deve ter se perdido em algum erro do servidor. Não tenho mais.

  21. Enio 06/06/2016

    Olá Thais tudo bem ?
    Fiquei curioso gostaria de ter visto o desenho que voce colocou no seu post, porem a imagem não está abrindo..
    abraços Enio

    • Thais Godinho respondeu Enio 06/06/2016

      Oi Enio, tudo bem? O desenho tinha uma lista do que está escrito abaixo no post, nada de mais. Mas ele se perdeu por um bug no servidor.