ou

vidaorganizada-gtd-evernote

Hoje o post traz a Parte 5 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje falaremos sobre áreas de responsabilidade.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.

O que são e como definir áreas de foco?

Nossa vida é uma só. Nós também. Isso não significa, no entanto, que a gente seja somente de um jeito, ou tenha uma única atividade. Todos somos múltiplos – trabalhamos, temos uma família, amigos, hobbies. Exercemos diversos papéis ao longo da vida, mas é importante refletir sobre os papéis que exercemos no momento. São os papéis em andamento. E é sobre eles que falaremos aqui neste post.

A primeira coisa que você deve fazer é listar suas áreas de foco, que são justamente esses papéis que exercemos. Pegue uma folha de papel. No centro, coloque seu nome ou faço um desenho que represente você. Ao seu redor, escreva cada área de foco na sua vida. Trabalho, família, estudos etc. Quando terminar, ligue cada uma dessas palavras ao centro do papel – você.

Não pense no passado nem no futuro que você gostaria de ter – foque no presente. Por exemplo, eu poderia ter colocado “música”, porque a minha vida inteira eu tive banda. Porém, isso, hoje, não é algo que eu esteja desempenhando, pois não é minha prioridade. Não tenho qualquer projeto de vida em andamento com relação a esse papel. Logo, eu não o incluí, apesar de ele existir. Faça o mesmo. Reflita sobre todos os projetos em andamento na sua vida e liste os papéis que você desempenha.

Essa reflexão pode ser feita constantemente – geralmente, quando você achar que está desempenhando um novo papel ou deixando um deles de lado. Ou se sentindo sobrecarregado.

Inserindo as áreas no Evernote

Para gerenciar as áreas de responsabilidade, nós vamos criar tags dentro do Evernote. Assim:

  • Horizonte 2 – Áreas de foco
    • = Casa
    • = Família
    • = Indivíduo
    • = Carreira
    • = Saúde

O caractere especial escolhido para representar as tags de áreas de responsabilidade foi o = (igual). Isso faz com que, quando a gente digitar na nota um “=”, já sejam listadas todas as áreas de foco que temos na vida.

Como usaremos as áreas de foco?

Vamos criar uma nota para cada área, assim:

gtd-evernote-print26

Em cada nota, falaremos um pouco sobre o que significa aquela área de foco na nossa vida. Pode ficar à vontade para escrever o que quiser.

Para processá-la, use a tag “Horizonte 2 – Áreas de foco”. Isso significa que, quando você clicar nessa tag, terá uma visão completa de todos os seus papéis sem precisar ficar clicando em cada uma das tags. (Perceba que no print acima está a nomenclatura antiga. Mantive apenas para não deixar o post sem essa imagem.)

Com relação às tags de cada área em específico, nós vamos usar nas seguintes notas:

  • Metas e objetivos relacionados à área
  • Projetos da área
  • Ações avulsas relacionadas à área

Mais uma vez, o que estamos vendo aqui é a explicação para o uso de cada horizonte do GTD no Evernote. Quando terminarmos de ver todos os horizontes, entraremos na execução, quando veremos como tudo funcionará na prática.

Fica como lição de casa para vocês definirem quais são suas áreas de foco e já criarem essas tags.

Até o próximo post.

Thais Godinho
28/08/2014
52
Mente clara como água?
Fluxograma do GTD para o Evernote
Mapa mental: Como aprender e usar GTD™

 

  1. Victoria 28/08/2014

    Muito bom, esclarecendo minha maior dificuldade no GTD!
    Obrigada Thais 😀

  2. Viviane 28/08/2014

    Olá Thais,
    Não sei se minha duvida é pertinente neste momento,mas ai vai:
    Ex. Eu tenho um projeto de viajar com a minha família. Esta nota deve ser lançada dentro de projetos 10.000 ft-Projetos e também dentro de família em 20.000 ft – áreas de responsabilidade?
    Para mim me parecem estar relacionados.

    • Thais Godinho respondeu Viviane 28/08/2014

      Falarei sobre isso ainda nos futuros posts. É muita coisa pra explicar em um só comentário. 🙂

      • Viviane respondeu Thais Godinho 29/08/2014

        uhh ok..estou seguindo direito todas as dicas. E já estão surtindo efeitos.
        Ontem chegou seu livro. Eu li 100 páginas… 🙂 Realmente muito bem escrito.
        Parabéns pelo belíssimo trabalho. Sou sua fã de carteirinha… 😉
        Abçs

  3. Breno 28/08/2014

    Oi Thais.

    Muito obrigado por postar mais uma parte do guia.
    Gostaria de lhe agradecer não só por ele, mas pela qualidade dos posts como um todo.
    Já me interessava por estes assuntos antes, mas foi quando conheci o blog que minha rotina realmente mudou, não apenas no quesito organização, mas por ele servir como uma fonte de inspiração em geral.

    Confesso que as postagens deste guia têm sido algumas das horas que mais anseio na semana, já que reúne dois dos meus assuntos preferidos.
    Uso o Evernote desde 2011. GTD, entretanto, comecei no início deste ano, pois precisei de algo que suprisse as minhas crescentes responsabilidades.

    Atualmente utilizo um caderno e um smartphone como ferramentas principais, porém quero migrar completamente para o Evernote assim que todas as partes do guia forem publicadas. Já conferi o do Matt, mas gosto muito mais de como como você organiza a estrutura, de forma mais completa.

    Esta é a minha pergunta. Sem querer pressioná-la, é claro, mas existe alguma previsão de quantos posts ainda restam para completar o seu guia? Ou uma média do tempo que levará para publicá-los?

    Como a maioria dos leitores, estou ansioso para utilizá-lo, mas, por algumas questões de organização, gostaria de saber quando isso será possível. E, novamente, não quero apressá-la de forma alguma, pois sei quanto você é atarefada. A qualidade dos artigos impede qualquer reclamação.

    Peço desculpas pelo longo desabafo, mas senti a necessidade em compartilhar como sou grato pelo seu trabalho.

    Obrigado.

    • Thais Godinho respondeu Breno 28/08/2014

      Oi Breno,

      Obrigada, mas não tenho previsão. Postei dois esta semana, o que é bastante (para a minha disponibilidade de tempo dedicada à série). Achei que acabaria falando apenas dos níveis, mas percebi que deveria explorar mais para a série ficar completa.

      Abs

      • Breno respondeu Thais Godinho 28/08/2014

        Sim, me surpreendi ao ver se seriam dois 🙂
        Visando a qualidade da série, ficarei feliz em aguardar.
        Muito obrigado por responder.

  4. Juciany 28/08/2014

    Acabo de chegar do trabalho e o que tinha pra mim? O meu livro: Vida Organizada! Que emoção, dei pulinhos… Eu nem uso o Evernote, nem entendo muito, mas acompanho o blog todos os dias porque as suas postagens me ajudam como pessoa. Sempre paro para refletir sobre algum aspecto em minha vida quando leio seus textos e tenho certeza que com o livro não será diferente. Estou aqui namorando bem muito a capa, cheirando, lendo a sua descrição. Enfim, só queria compartilhar com você esse momento, pois acho que nunca li um livro de um autor que eu “conheço”. rsrsrs Porque é assim que nós (leitores) nos sentimos, sendo um pouco sua amiga, mesmo que virtualmente.
    Depois conto dos aprendizados que tive.
    Bjus
    Ju

  5. Fabricio Rizzi 29/08/2014

    Muito obrigado por suas postagens sobre evernote e GTD, como outras todas, muito interessantes bem escrita, e explicada. Não sei se você tem noção. Mas são site como o seu pode mudar a vida de muitas pessoas. Que a vida te de em dobro o que você faz de bem por todos.
    Mais uma vez muito obrigado.

  6. Erika Rodrigues 29/08/2014

    Oba! Muito bom já estarmos chegando à parte que ainda não consegui implementar no Evernote.
    E já fiz meu dever de casa: áreas de responsabilidade devidaemnte identificadas e descritas 😀

  7. Valeria Vieira 29/08/2014

    aff… não é do post, Thais, mas precisa dizer:

    #emfesta! acabei de comprar o seu livro! :D:D:D

    vou me acabar nele até terminá-lo!

    fiquei contente pq qdo cheguei na livraria, ele estava lá, bem à mostra, na prateleira onde eu estava, mas só tinha um, sozinho, e sei lá… desse jeito eu tô achando que ele estava a minha espera! 😉

    bjooooos

  8. Elmo 30/08/2014

    Olá Thais.
    Mais uma vez, parabéns pelo seu site. Ótimas informações para organizar a vida de qualquer mortal (e imortal também).
    Bem, estou com uma dúvida. Você falou que as tags das áreas de relacionamento devem ser utilizadas nas notas:
    – Metas e objetivos relacionados à área
    – Projetos da área
    – Tarefas avulsas relacionadas à área
    Não poderiam, também, ser utilizadas nas notas referentes à “Referência Geral”?
    Abraço.

    • Thais Godinho respondeu Elmo 30/08/2014

      Não, porque o “Gerenciamento GTD”é para coisas que demandem ação ou sejam relacionadas a elas.

      O que entra em referência geral é basicamente o seu arquivo.

      Eu tenho sim, em referência geral, tags que tenham o mesmo nome que as áreas de foco (algumas). Porém, se eu misturar, não saberia o que está ativo e o que é apenas consulta, e isso complicaria muito o manuseio no dia a dia. O David Allen é catedrático sobre nunca misturar o que é arquivo com o que é projeto.

      • Elmo respondeu Thais Godinho 31/08/2014

        Legal sua explicação. Ficou totalmente claro para mim, agora, o que colocar em “Referência Geral”. Aproveito para me corrigir em meu post anterior: disse “Áreas de Relacionamento” e quis dizer “Áreas de Responsabilidade”.
        Uma última dúvida (espero): geralmente as notas possuem apenas uma etiqueta? Pelo que li em seu guia, entendi que as notas podem o devem ter mais de uma etiqueta (Próximas ações e suas sub-tags, Áreas de Responsabilidade, Falar com, etc.). Na verdade, estou meio confuso sobre quais etiquetas devo aplicar nas notas. Como um exemplo que fiz no meu Evernote, apliquei à nota “Pediatra do meu filho” as tags “@ rua”, “= Filhos” e “Dia 17″. Em outra nota ‘Follow up Cliente: Fulano de tal” apliquei as tags: “@ escritório”, “= Trabalho”, “Dia 01”, “Duração – Menos de 15 minutos”, “Prioridade alta (nesta semana)” e Falar com. Acho que estou colocando tags demais. Me ajuda? 🙂

  9. Marina Maria 31/08/2014

    Thais, tirei o dia para atualizar minhas tags seguindo suas recomendações. A série está excelente!

    Surgiu uma dúvida: você usa sub-tags das áreas?
    Vou dar um exemplo: Família seria uma área. Dentro dela, tem projetos e ações específicas ligadas a filho 1, filho 2, saúde, finanças, marido, pet1, pet2. Trabalho também é uma área, mas pessoas como eu e você podem ter mais de um trabalho. Como você lida com isso? Uma tag para cada um? Ou marcar todos com a tag família/trabalho? Ou isso aparece em outra estrutura das tags?

  10. Ana Barbalho 02/09/2014

    Thais,
    Tenho lido seu livro e estou adorando…Leio um pouco por dia, pois o tempo é corrido…rs
    Você tem previsão de gravar uma aula vídeo, tipo curso, sobre o GTD no EVERNOTE?
    Bjos

    • Thais Godinho respondeu Ana Barbalho 05/09/2014

      Ana, eu adoraria. Porém, a única empresa que pode ministrar treinamentos do GTD no Brasil é a Call Daniel e esse curso voltado para o Evernote ainda não está no portfolio deles. Está nos planos, mas ainda não está sendo vendido. Obrigada.

  11. Guilherme 04/09/2014

    Olá Thais! Gostaria de saber se você tem algumas dicas para aplicar o GTD aos estudos! Muito obrigado 🙂

    Parabéns pela série, está realmente demais!

    • Thais Godinho respondeu Guilherme 04/09/2014

      Oi Guilherme,
      Então, o GTD é um só, e o legal dele é justamente o fato de ser aplicável em qualquer área da vida, inclusive estudos. Você tem alguma dúvida específica?
      Obrigada!

  12. Luana Alves 05/09/2014

    Olá, Thaís

    Esse seu guia é maravilhoso. Eu já usava o evernote, mas não desse jeito! Então estou começando tudo do zero para me organizar melhor. Sobre esse post fiquei com uma dúvida. Você fala para criarmos tags com as áreas (=casa, =família, e assim por diante). Depois diz para criarmos notas colocando o que cada área significa e por fim diz para criarmos outras tags com metas, objetivos, projetos? Ou é para colocarmos essas informações dentro das notas que fizemos para cada área de responsabilidade?

    Parabéns pelo maravilhoso trabalho! E obrigada pela atenção! 🙂

    • Thais Godinho respondeu Luana Alves 05/09/2014

      Oi Luana,

      Na nota da área, você apenas diz o que significa para você – uma descrição da área, para conhecimento.

      Sobre objetivos, veja a parte 6, postada hoje no blog! 🙂

      Obrigada.

  13. Ana Carolina 05/09/2014

    Bom dia, Thais!

    Me bateu uma dúvida cruel. Quando puder responder, agradeço muitíssimo; sem pressa : )

    Qual a diferença entre o tickler e a agenda?

    Li o seu livro e vi que você sugere anotar na agenda também as atividades rotineiras (tempo no trabalho, tempo pra rotinas noturnas e diurnas). Mas ao longo dessa série de posts de GTD + Evernote, você também sugeriu colocar as tarefas no tickler, nos dias correspondentes.

    Se eu anotar na agenda as tarefas semanais, por exemplo, ou que acontecem de 2 em 2 semanas, uma das tags de “Ações” (Tarefas Recorrentes) ficaria inutilizada, não?

    Enfim, ótimo trabalho. Muitíssimo obrigada por compartilhar seu conhecimento.

    Beijos,
    Ana C.

    • Thais Godinho respondeu Ana Carolina 05/09/2014

      Na agenda a gente coloca os compromissos. No tickler, a gente coloca tudo o que vai usar no dia – documentos, lembretes, até tarefas. Mas você também pode colocar tarefas e lembretes na agenda, se quiser. O GTD é bem flexível. Faça como funcionar melhor para você. ;D

  14. Graciela 05/09/2014

    Olá Thaís,

    Obrigada por tudo! Estou melhorando muito minha vida, organização e pespectivas depois que conheci seu blog e as técnicas de organização. Estou tentando aplicar, inclusive farei o curso aberto de GTD de outubro na Call Daniel em São Paulo.
    Minha dúvida sobre as áreas de responsabilidade é você cria uma nota para cada área, ou cria uma tag e várias notas com a tag da área de responsabilidade? outra coisa, não entendi muito bem essa parte:

    “Com relação às tags de cada área em específico, nós vamos usar nas seguintes notas:

    Metas e objetivos relacionados à área
    Projetos da área
    Tarefas avulsas relacionadas à área”

    Esse post foi realmente o único que tive dúvidas .

    um grande abraço,

    • Thais Godinho respondeu Graciela 05/09/2014

      Oi Graciela, tudo bem?

      Vou falar sobre a logística das notas no próximo post. Por enquanto, eu estou apenas explicando os níveis.

      Obrigada por comentar!

  15. Daniela 06/09/2014

    obrigada pelo post!
    uma dúvida: as áreas são criadas via etiquetas ou notas?

    abraço

  16. Carol 26/09/2014

    Oi Thais,
    Quando o blog era apenas um hobby você colocava como uma área de responsabilidade?
    Cada hobby deve ser uma área específica se você tem projetos ligados a eles? Tipo, =Violão e =Pintura?
    E deve existir um “=Eu”? Para coisas que são para você mesma (que não envolvem outras pessoas), tipo, cuidados pessoais, leitura, escrever no diário…etc.

    bjos

    • Thais Godinho respondeu Carol 26/09/2014

      Eu tenho um post onde detalho mais sobre as áreas de responsabilidade – pode valer a pena a leitura.
      Bjo

      • Carol respondeu Thais Godinho 26/09/2014

        Oi Thais, eu não consegui achar nenhum post que tirasse minha dúvida da área de foco “=Eu” (se deve existir), mas muito obrigada pela atenção e por tudo que você faz aqui. 😉
        Estou presenteando seu livro para todo mundo. ^^
        Bjos

        • Thais Godinho respondeu Carol 28/09/2014

          Oi Carol,

          O post é este aqui:
          http://vidaorganizada.com/produtividade/pensando-sobre-os-papeis-que-exercemos-na-vida/

          Dá uma olhada e qualquer coisa me fala. Quero esclarecer sua dúvida!

          • Carol respondeu Thais Godinho 29/09/2014

            Obrigada pelo post, Thais. Realmente não tinha encontrado ele na minha busca por conta dos termos que usei (“área de foco” “área de responsabilidade”). Considerando a estrutura do blog, qual teria sido a forma mais eficaz de encontrar esse post?

            Quanto a minha dúvida, o post ajudou mas ainda não sanou. Acredito que eu esteja confundindo tarefas e rotinas… provavelmente vou ter que esperar o fim do guia para ter uma ideia completa e possivelmente entender todos os pontos.

            Vasculhando seus posts achei rotinas diárias de cuidados pessoais que você já publicou. Essa rotina é uma tarefa recorrente que está associada a que área de foco? Ou não tem nada haver? Esse com esse tipo de coisa, ou por exemplo, o momento que você tira pra ver um seriado ou ler um livro, que fico na dúvida de como tratar.
            Até onde entendi, deveriam ser tarefas associadas a uma área de foco pessoal (Indivíduo?). Pq entre todos os papéis que desempenhamos existe também o nosso papel de pessoa, de fazer coisas por nós mesmas, coisas que não afetam ou são feitas com outras pessoas (pq aí entendo q já seria outra área de foco – mãe/filha/amiga/esposa/chefe…).

            Obrigada, mais uma vez!
            Bjos

            • Thais Godinho respondeu Carol 29/09/2014

              Obrigada, Carol. Acho que o título dele realmente não está ajudando. Vou promover uma mudança nas tags e nas categorias e acho que a busca ficará mais dedutiva!

              Olha, eu associo à área de foco as tarefas avulsas (que não estejam vinculadas a nenhum projeto, incluindo rotinas) e os projetos. Eu associo tarefas de rotina a áreas de foco sim.

              Eu tenho uma área de foco chamada “Indivíduo”.

              Espero ter ajudado.

  17. Carol 30/09/2014

    Muito, Thais!
    Bjs

  18. Adrielli 18/11/2014

    Thais, você disse que com relação a cada área você criou três notas, uma para metas e objetivos, outra para projetos e outra para tarefas avulsas. Então, quando você tem tarefas relacionadas àquela área, você lista ela em uma única nota (a de tarefas avulsas) ou você vai criando notas novas. Não entendi muito bem o porquê dessa nota “Tarefas Avulsas”.

    Parabéns pelo blog, é sensacional! Você tem me ajudado muito 😀

    Beijos!

  19. Jacqueline Frazão 18/01/2015

    Oi Thais,
    Estou confundindo muito contexto com área de responsabilidade. Um exemplo, meu curso na faculdade seria um contexto ou uma área de responsabilidade? Em cada um devo fazer revisão diária e semanal?

    • Thais Godinho respondeu Jacqueline Frazão 18/01/2015

      Oi Jacqueline,

      Contexto é um atributo dado a tarefas, a ações pontuais. Em que contesto posso realizar essa tarefa? Quando estou no computador, quando estou em casa, quando estou ao telefone? Isso são contextos.

      Áreas de responsabilidade são as áreas da nossa vida pelas quais nós somos responsáveis. Por exemplo, sou responsável pelos cuidados com a minha casa, pela minha família, pelo meu MBA, pelo meu trabalho. No seu caso, pelo curso na faculdade.

      Esclareceu?

      Bjo

  20. Jacqueline Frazão 19/01/2015

    Sim, Thais muito obrigada, realmente o Gtd é genial, estou até viciada em me organizar rsrs..
    Parabéns pelo trabalho 🙂

  21. Fernanda Bragança 24/01/2015

    Thaís, estou com uma dúvida. Uma nota pode ser tageada com duas Áreas de Responsabilidade?

  22. Thaís O. 31/12/2015

    Oi Thaís, estou implementando o GTD agora através do Evernote, e está sendo muito bom este guia. Já li e reli várias vezes e até salvei no Evernote as postagens. Tu é o máximo!

    Mas uma dúvida, não consegui entender muito bem esta questão das notas dentro das áreas de responsabilidade: “Metas e objetivos relacionados à área, Projetos da área, Ações avulsas relacionadas à área”.

    Para que servem exatamente estas notas?

    Porque tipo, se eu for inserir uma nota de uma próxima ação que diga respeito a uma área de responsabilidade, por padrão tenho usado as seguintes tags: contexto, prioridade, duração, objetivo relacionado (se houver) e área de responsabilidade (se houver também).

    Então não entendi muito bem a subtag de ações avulsas dentro da tag área de responsabilidade. Você ainda utiliza estas subtags em cada área de responsabilidade? se sim, como funciona? ou em qual post explica isto, porque me perdi na localização.

    Muito obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Thaís O. 31/12/2015

      Serve apenas para você filtrar todas as atividades da sua vida relacionadas àquela área de foco em questão e ver se está investindo mais tempo em uma que em outra, enfim, uma análise.

  23. Adriano BG 11/07/2016

    Os materiais de referência sobre a Área de Foco “Saúde” você usa a tag “=saude”?

    E a respeito das “sub-áreas” de foco, vou usar como exemplo seu texto mais recente sobre Áreas de Foco (http://vidaorganizada.com/o-que-sao-areas-de-foco/) para mais uma dúvida sobre material de referência. Caso guarde no Evernote algum artigo sobre exercícios, você vai usar a tag “exercicios”, mas vai também colocar a tag “=saude” para caso queira encontrar tudo relacionado à saúde (alimentação, sono etc)?

  24. Anderson 31/08/2016

    Eu avaliei tudo o que eu faço e cheguei a conclusão que só desempenho um papel: “Papel de trouxa”. E agora? :p