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Hoje o post traz a Parte 4 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje falaremos sobre o uso das tags para gerenciar projetos.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.

O que são projetos?

Dentro do GTD, projeto é todo resultado que você quer alcançar em até um ano e que demanda mais de um passo para ser concluído. Nós não executamos projetos – executamos as ações relacionadas aos projetos, e ao final da lista teremos um projeto concluído.

Para um entendimento melhor, vale a pena ler os tópicos relacionados no livro do David Allen, “A arte de fazer acontecer” (Ed. Sextante).

Taxonomia de projetos no Evernote

  • Horizonte 1 – Projetos
    • Projetos em andamento
    • Projetos concluídos
    • Projetos para algum dia / talvez
    • Projetos delegados

Projetos em andamento

Projetos em andamento são todos os projetos em que você está trabalhando no momento, em todas as áreas da sua vida. Para gerenciá-los, eu utilizo o caractere ! antes do nome do projeto, na tag. Assim, quando crio uma nota e clico para adicionar uma tag, basta digitar ! que o Evernote listará todos os projetos em andamento. Fica mais prático.

Para organizar os projetos, estou fazendo testes. No geral, recomendo deixar todos embaixo da tag Projetos em andamento, sem uma categorização, pois assim você pode tê-los sempre em vista. Já tentei separar assim, com os projetos de cada área dentro dessas outras tags:

! Projetos pessoais
! Projetos profissionais

Pode funcionar para você. Para mim, significa um clique a mais para verificar o que tenho em andamento ao fazer a revisão semanal. É bem pessoal e, se você preferir separar, faça e teste para ver se funciona com você.

Outra maneira de categorizar é através das áreas de responsabilidade, assim:

! Casa
! Família
! Trabalho 1
! Trabalho 2

Mais uma vez, teste. O que eu recomendo é que, se você tiver poucos projetos (menos de 60), pode valer a pena deixá-los todos juntos sob a mesma tag. Se forem muitos, categorizar pode ajudar. Mas atenção: cuidado para não dar mais foco a uma categoria do que à outra. Isso pode acontecer especialmente quando separamos em pessoais e profissionais.

Quando crio um novo projeto, eu defino apenas qual é o seu resultado desejado e pelo menos uma próxima ação. Veja um post exclusivo sobre planejamento de projetos no GTD.

Por que usar uma tag por projeto?

A ideia aqui é agrupar dentro desta tag tudo o que for relacionado ao projeto, de tarefas a notas de referência. Tudo o que puder auxiliar o projeto pode receber a sua tag. Dessa maneira, quando você precisar acessar as tarefas e arquivos de suporte ao projeto em questão, bastará clicar na tag e verificar as notas selecionadas.

Projetos concluídos

Quando um projeto é concluído, a tag deve ser renomeada e ser arrastada para a macro-tag Projetos concluídos.

Eu gosto de categorizar por anos, pois assim consigo visualizar os projetos que foram concluídos este ano, no ano passado e por aí vai. Se você não quiser, pode deixar todos os projetos concluídos embaixo da tag Projetos concluídos e apenas renomear.

Eu renomeio para tirar o ! do começo (que significa que se trata de um projeto em andamento) e substituo pelo ano e mês de conclusão.

Então se um projeto em andamento assim:

! Viagem para Acapulco

For concluído agora em agosto, eu vou renomear a tag assim:

2014 – Ago – Viagem para Acapulco

E arrastar a tag para dentro de Projetos concluídos.

Por que eu coloco o ano e o mês no começo da tag?

Porque, se eu arquivar como “Viagem a Acapulco”, simplesmente, pode acontecer de eu repetir essa tag no futuro como um projeto concluído, e isso me confundir. Também não dá para ter duas tags com o mesmo nome. Eu já trabalhei com muitos projetos com nomes iguais ao longo dos anos e organizar por ano e mês é o que funciona para mim. Na outra empresa onde trabalhava, eu fazia frequentes viagens para as filiais. Se eu arquivasse como 2014 – Viagem para Brasília, como eu arquivaria as outras viagens que fizesse para lá ao longo do ano? Então colocar o mês funciona, mas depende da necessidade de cada um. Talvez, para você, pode valer a pena até colocar o dia, assim: 2014 – Ago – 20 – Viagem X, dependendo do seu trabalho e número de projetos parecidos.

Por exemplo, nós da Call Daniel realizamos muitos treinamentos diferentes na mesma empresa. Suponhamos que, em um mesmo mês, um instrutor tenha oito treinamentos no mesmo lugar. Se ele arquivar a tag como 2014 – Ago – Treinamento Empresa Y, ele “queima” o nome da tag e não teria como arquivar outros treinamentos na mesma empresa e no mesmo mês. Lembrem-se que estamos falando de uma tag por projeto. Nesse caso, se ele tiver treinamentos nos dias 5, 12, 14 e 18, ele deve arquivar assim:

2014 – Ago – 05 – Treinamento Empresa Y
2014 – Ago – 12 – Treinamento Empresa Y
2014 – Ago – 14 – Treinamento Empresa Y
2014 – Ago – 18 – Treinamento Empresa Y

Por que arquivamos projetos? Não é mais fácil excluir quando conclui cada um deles?

Mais uma vez, é pessoal. Eu gosto de arquivar projetos porque eles ficam como referência rápida. Se eu precisar montar um planejamento novo, posso consultar projetos semelhantes anteriores e ver o passo a passo, arquivos relacionados e tudo o mais. Se alguém me pedir algo relacionado a um projeto já concluído, também tenho fácil acesso.

Se você não tiver essa necessidade, pode excluir as notas. Realmente, vai do gosto e das necessidades de cada um. ;D

Projetos delegados

Existem projetos que não estão sob a nossa responsabilidade, nem que delegamos a outras pessoas (e precisamos acompanhar, como no item anterior), mas mesmo assim é interessante fazermos uma companhamento.

Por exemplo, um gestor de RH pode acompanhar um projeto da diretoria que definirá a aprovação de orçamento para a contratação de 100 novos funcionários em 2015. Não se trata de um projeto em andamento da responsabilidade dele (do gestor), nem um projeto que ele delegou aos diretores. Trata-se simplesmente de um projeto que deve ficar no radar, para acompanhar os resultados, pois pode ter qualquer tipo de implicação em seu trabalho em um futuro próximo ou distante.

Projetos para algum dia / talvez

Todo projeto que não está em andamento é um projeto para algum dia / talvez. Você revisará essa lista semanalmente e pode puxar um projeto para a sua lista de projetos em andamento se achar que é a hora certa de abrigá-lo em sua vida.

Manuseando projetos e ações

No dia a dia, você manuseará apenas as próximas ações avulsas e de projetos, de acordo com as tags de contextos, mas veremos mais sobre isso no post sobre a execução.

Obrigada por tudo, pessoal. Já sabem: dúvidas, podem deixar comentários.

Thais Godinho
25/08/2014
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Guia do Vida Organizada para aplicar o GTD no Todoist – Parte 6 – Organizando projetos em andamento e para algum dia / talvez

Os últimos dois dias foram INCRÍVEIS. Não tenho como agradecer todo o carinho que tive dos leitores que foram até o estande da Editora Gente na Bienal do Livro SP trazer o livro, conversar, tirar fotos, contar suas histórias. Me emocionei várias vezes, porque é uma satisfação enorme ter um trabalho em que eu ajude as pessoas de alguma maneira. Muito, mas muito obrigada a todos que estiveram presentes! Tem sido uma fase muito especial para mim na vida, e vocês fazem parte dela. 

Depois vou juntar as fotos dos dois dias e fazer um post especial. Por favor, se você tiver fotos, enviem para mim na página do Vida Organizada no Facebook! Muito obrigada.

Precisei escrever este post para dar uma série de recados importantes, que seguem abaixo!

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1 – A Editora Gente está com um descontão de até 50% nos livros lá no estande da Bienal! O Vida Organizada, por exemplo, está por 15 reais! Portanto, se ainda não adquiriu o seu, vale a pena ir até a Bienal para aproveitar a promoção e encontrar outros títulos muito legais!

2 – Fiquei durante três dias na Bienal e não terei mais disponibilidade para ir, pois tenho muitos compromissos esta semana. Muitos leitores queridos têm perguntado se irei novamente, mas foram os dias já anunciados anteriormente mesmo. Peço desculpas por isso. Gostaria muito de ir de novo, porque o carinho dos leitores é incrível.

3 – O evento em Campinas foi cancelado. O lançamento oficial continuará sendo na Saraiva do Shopping Paulista, no dia 3 de setembro, às 19h30. Quando houver novas datas, divulgarei, tá bem?

Obrigada por tudo, pessoal!

Thais Godinho
25/08/2014
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Gerenciando o guarda-roupa das crianças

O objetivo de criar um cardápio semanal é facilitar o seu dia-a-dia. Quem nunca perdeu tempo pensando no que fazer para jantar, vasculhando os ingredientes pela despensa e na geladeira? Você não precisa disso. Leia o texto Como planejar o menu semanal (guia prático para pessoas ocupadas) e otimize a sua rotina.

Seguem sugestões de receitas para você incrementar o menu desta semana:

Para o dia a dia

Petiscos

Sobremesas

Bom apetite!

Thais Godinho
25/08/2014
Veja mais sobre:
, Menu semanal
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