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Hoje o post traz a Parte 3 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Preparem-se que o post de hoje é grande. 🙂

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.

Gerenciando ações no Evernote

Antes de começarmos a falar sobre gerenciar ações no Evernote, precisamos bater um papo sobre expectativas. O Evernote é uma ferramenta fantástica, criada para ser nosso cérebro virtual, de fato. Dá para customizar como a gente quiser e, com isso, conseguimos criar uma estrutura como esta que estamos montando com o GTD aqui. Porém, o Evernote não é uma ferramenta que gerencia ações. Ele tem vários recursos para que a gente possa inserir campos de check, lembretes, mas não se trata de um gerenciador de ações, mas de notas. Isso precisa ficar claro para entender a dinâmica a seguir.

Uma nota por próxima ação

Devo explicar também que utilizarei uma nota por próxima ação, em vez de listar as ações em uma única nota, por exemplo. O objetivo disso é poder manusear livremente cada nota (ou cada tarefa) através do uso de tags. Ao longo do post, vou explicar melhor.

As tags de ações

Mais uma vez, gostaria de lembrar que esta é uma configuração para quem já é usuário tanto do GTD quanto do Evernote. Dúvidas que surgirem aqui podem ser respondidas apenas com vivência do método e da ferramenta, então avalie se não é o seu caso, está bem? Se for, sugiro que primeiramente leia o livro do David Allen, implemente o básico durante algum tempo, para só então tentar uma configuração mais avançada.

As sub-tags que utilizo dentro de Solo – Calendário e ações são:

  • Solo – Calendário e Ações
    • Agendas
    • Próximas ações
    • Aguardando resposta

Vou explicar uma por uma:

Agendas

Em Agendas, eu coloco todas aquelas notas sobre assuntos que quero conversar em reuniões periódicas – ou seja, aquelas reuniões que acontecem regularmente ou com pessoas específicas. Não é para colocar pauta de reunião específica, mas lembretes de assuntos que quero tratar em determinada reunião. É muito comum termos reuniões semanais, quinzenais, mensais e planejamentos anuais. A ideia aqui é agrupar tudo o que eu lembrei que gostaria de conversar nelas, ou o que me deram de ideia para conversarmos na ocasião.

  • Agendas
    • Reuniões periódicas
      • @ Reunião semanal
      • @ Reunião mensal
    • Pessoas específicas
      • @ Meu chefe
      • @ Meu namorado

Basta chegar no dia da reunião, abrir a tag e colocar os assuntos na roda. Assunto discutido? Trato a tarefa como concluída e arquivo (vou mostrar mais adiante como fazer isso).

Próximas ações

As próximas ações, no GTD, são organizadas por contextos. Se você tiver menos de 30 ações, tenha uma única lista para todas (em vez de dividir por contextos). A ideia de separar por contexto é apenas facilitar a visualização de todas as suas ações.

  • Próximas ações
    • @ Casa
    • @ Computador
    • @ Computador – Online
    • @ Escritório
    • @ Telefone
    • @ Em trânsito
    • @ Ler/revisar

O David recomenda que a gente avalie o que executar filtrando pelo contexto em que estamos (exemplo: no trabalho), por ordem de prioridade (o mais importante antes) e a duração estipulada (não vou começar a fazer uma tarefa de uma hora se tenho apenas 20 minutos).

Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi esta série, eu costumava recomendar o uso de tags para duração e nível de energia na ação. Não recomendo mais fazer desta forma porque isso é um critério de execução, que você analisa quando vai executar, e não na hora de processar.
Aviso de atualização em dezembro/2015: Desta versão foram retiradas algumas tags como Revisão pessoal, Listas de compras, Falar com, entre outras, porque as tags que eu deixei são suficientes para tudo o que faremos no GTD.
Aviso de atualização em dezembro/2015: Também não teremos mais as tags Tarefas adiadas, Tarefas concluídas etc. Pelo mesmo motivo acima. Ações concluídas podem ser deletadas. Se não se sentir confortável com isso, você pode criar uma tag “Ações concluídas” para arquivá-las. O sistema pode e deve ser totalmente personalizável.

Aguardando resposta

Quando você solicita alguma coisa para alguém ou delega algo a outra pessoa, você pode monitorar essa demanda em uma lista chamada Aguardando resposta.

Minha sugestão para o título de cada nota é: Nome da pessoa – Ação delegada – Data que delegou

Tickler

Tickler, para mim, é uma das coisas mais legais do GTD. Se você não sabe o que é, por favor, clique aqui.

Nós vamos utilizar a ferramenta de lembretes do Evernote para associar uma data a cada nota.

Como se usa o tickler? Para lembretes, para colocar notas que vou precisar acessar mais facilmente no dia, enfim, como um atalho mesmo de cada dia. Funciona super bem! Por exemplo, quando fui dar meu primeiro treinamento com a Call Daniel, eu deixei uma nota com frases de incentivo, para ler pela manhã. Outro exemplo: quando vou viajar, deixo ali todas as notas com informações do hotel, do vôo, do translado, telefones importantes etc. Outro: quando vou participar de uma reunião, já deixo a pauta com a tag do dia. Funciona maravilhosamente bem.

Você pode utilizar o aplicativo Sunrise, que puxa os lembretes do Evernote para dentro da sua agenda ou calendário principal.

Aviso de atualização em dezembro/2015: Na versão anterior deste post, eu recomendava o uso de tags para fazer o Tickler. Você também pode fazer dessa forma (criando as tags) – a logística é a mesma. Quis simplificar desta vez.

Gostaria de agradecer todos vocês pela oportunidade de falar sobre esse tema aqui. Tenho aprendido muito com as perguntas e também ao escrever, porque preciso pensar nas decisões que tomei e promover melhorias. Por tudo isso, muito obrigada!

Thais Godinho
18/08/2014
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O que eu estou fazendo
Como trazer os seus objetivos para o dia a dia
Sexta, sábado e domingo em casa

 

  1. Dúvida 03/02/2015

    Prezada Thais, como sempre, volta e meia, venho aqui para aprender um pouco. Lendo o seu post sobre ações fiquei em dúvida sobre quando você usa o contexto “@em qualquer lugar” e quando usa a tag de revisão pessoal “-decidir”. Por exemplo, tens algo pra pensar ou planejar, como utilizar melhor o trabalho de um dado funcionário (por exemplo), vc colocaria em “decidir” ou “em qualquer lugar”? Por que a divisão? Outra pergunta, planejamentos entram em “-decidir”? Você dedica tempo da sua agenda semanal para fazer isso? Deve-se lembrar que certos planejamos exigem mais concentração, como você os diferencia? Outra pergunta que é mais uma confirmação, nas notas da revisão pessoal, vc não coloca nada de prioridade, tempo, energia?

    • Thais Godinho respondeu Dúvida 09/02/2015

      Atualmente uso só o contexto. As tags com hífen na frente servem para quando o contexto não importa – servem para agrupar. Se ficar confuso, use apenas os contextos mesmo.

      Diferencio pela duração.

      É importante entender que devem entrar tantas tags quanto necessárias ao tagear tarefas. Se ao criar uma nota, eu entender que basta ter a tag de contexto, deixo somente a tag de contexto. Se eu entender que é necessário colocar muitas, pois isso facilitará a minha compreensão do que preciso fazer, melhor colocar. Não é nada engessado – são sugestões.

      Então, respondendo sua última pergunta: sim, se for necessário.

      Abs

  2. […] Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 3 – Ações […]

  3. João Paulo 25/02/2015

    Quanto à estrutura das etiquetas Revisão Pessoal/Compras, não achei polêmica. Geralmente, ao ir ao supermercado comprar suprimentos normalmente se diz “Vou fazer compras”, enquanto para comprar algo de desejo ou “esbanjar”, ouve-se “Vou às compras”. Para mim, ao ouvi uma já vem à mente supermercado e a outra shopping.

  4. Hélio Santos 16/03/2015

    Thais, parabéns pelo post que sempre vem contribuir muito para minha organização pessoal.

    Gostaria se possível de sanar a seguinte dúvida: Executo como exemplo a seguinte no dia 14 (Entrar em contato com operadora de telefonia fixa). Na data executo a ação e no dia 15 eu transfiro a tag do dia 14 para o mês seguinte.
    Minha dúvida é a seguinte: Como faço com o histórico que entrei em contato com a operadora e as anotações deste contato

    • Thais Godinho respondeu Hélio Santos 16/03/2015

      Coloca um log na descrição da nota.

      • Hélio Santos respondeu Thais Godinho 18/03/2015

        Thais, boa tarde.

        Você poderia exemplificar, pois não entendi.

        • Thais Godinho respondeu Hélio Santos 18/03/2015

          No corpo da nota, você coloca assim:

          23/03/15 – Feito
          23/04/15 –

          E coloca “Feito” quando fizer em abril.

          • Hélio Santos respondeu Thais Godinho 19/03/2015

            Thais, bom dia

            Mais uma dúvida, a Nota 23/03/15 – Feito, fica na tag Tarefas concluídas – 2015?

            Desculpe minha insistência é que gostaria de fazer tudo bem certo.

            • Thais Godinho respondeu Hélio Santos 19/03/2015

              Se é recorrente e fica no tickler, acho que não vale a pena colocar como concluída. Isso é apenas para ações pontuais.

              Não tem problema, pode sempre comentar. Muito do que fazemos vai sendo adaptado ao que faz mais sentido pra gente, portanto não se preocupe com certo e errado.

              • Igor Mendonça respondeu Thais Godinho 25/12/2015

                Boa tarde Thais,

                Se não se importa, gostaria de perguntar sobre essa proposta para tarefas recorrentes, que é o que mais tem me dificultado usar o Evernote.

                Usando como exemplo a tarefa “Atualizar contas domésticas”, que é o momento em que eu reúno todos os recibos de compras, atualizo a planilha e faço a conta de quanto dinheiro vou investir. Isso demora cerca de 30/45 min, e eu faço uma vez por mês.

                Normalmente, eu faço na primeira semana do mês, mas não há uma data fixa. Basicamente eu só preciso dos contextos (estar em casa por uns 30 min).

                Só que se eu usar o tickler, ou o calendário, fica um pouco confuso. Porque se eu marco, por exemplo, no dia 1° de cada mês, mas acabo por NÃO executar naquele dia exato, eu corro o risco de bagunçar a agenda/tickler.

                Como eu posso corrigir essa minha dificuldade?

                PS: Eu não tentei via tickler ainda. Achei o tickler uma ideia muito complexa e de difícil operação. Como eu uso o Google Calendar e o Google Drive, eu não sinto falta de um tickler. Será que eu crio um só para as tarefas recorrentes?

                • Thais Godinho respondeu Igor Mendonça 30/12/2015

                  Eu pretendo reescrever toda essa série do Evernote, pois muitas coisas mudaram no meu próprio aprendizado do GTD desde então.

                  O que eu recomendo nesse momento é que você processe cada item individualmente e organize no compartimento que fizer mais sentido para você.

                  Tomando como exemplo “Atualizar contas domésticas”. Passe por todo o fluxograma do processamento do GTD.

                  Abs

  5. Gabriel 14/04/2015

    Olá, Thais!

    Cheguei ao meu limite… Preciso de socorro!! Estou montando o meu sistema, mas o Evernote que uso é gratuito e online. Ou seja, não tenho subtags… 🙁 Estou pensando em usar símbolos para categorizar (ex.: “! Tarefa”, “@contexto”, etc… O que você acha?!

    Além disso, minha dúvida é a seguinte: você disse que trabalha com o Toodledo e com o Evernote. No gerenciamento de tarefas pelo Evernote (ou seja, este texto), você está só sugerindo como faz (e você mesmo não usa) ou você também usa assim? Nesse segundo caso, você não estaria sendo redundante (tendo duas formas de gerenciar tarefas – Evernote e Toodledo), consumindo mais tempo para o gerenciamento?

    Olha… Muitíssimo obrigado! Acho que o meu sistema ficará muito bom (graças a você)!

    • Thais Godinho respondeu Gabriel 15/04/2015

      Olá Gabriel,

      O sistema que eu recomendo aqui é para aplicação no Evernote Premium. Claro que você pode moldar ao seu uso, mas aí foge um pouco do que recomendo.

      Eu trabalhei durante mais de um ano no Evernote apenas para montar o guia mais completo possível para os leitores do blog. Atualmente, utilizo outro sistema para gerenciar projetos e tarefas.

      Obrigada por comentar!

      • Gabriel respondeu Thais Godinho 16/04/2015

        Ufa! Muito obrigado! 😉 Acho que estou começando a pegar o espírito do “não existe ferramenta única” que você tanto comenta. Mas entendo que algumas pessoas preferem concentrar todo o sistema em um canal.

        Devo demorar mais um pouco para finalizar meu sistema, mas já estou andando com algumas coisas!

        Estou usando/planejando usar as seguintes ferramentas:
        – Google Agenda (para compromissos e eventos);
        – Google Drive (para gerenciar os projetos com o app Gantter e para alguns tipos de repositório – principalmente de projetos);
        – Toodledo (gerenciamento das tarefas – próximas, algum dia/talvez, delegadas);

        Com a leitura dos textos, ficou bem mais enxuto do que quando comecei a desenhá-lo. O ponto positivo é que tudo transita entre ferramentas gratuitas, web e com apps (pelo menos para Android).

        Mais uma vez, muito obrigado!

        • Thais Godinho respondeu Gabriel 16/04/2015

          Oi Gabriel,

          O problema é que não existe tal canal, entende? Aí a pessoa fica se cobrando e não consegue entender por que parece sufocante. Acredite em mim, já vi e vivi muito disso nesses anos todos.

          Minha recomendação é que você use aquilo que já faça parte da sua rotina e, aos poucos, busque ferramentas melhores (se precisar). Se não você junta o aprendizado do método com o da ferramenta e pode se estressar.

          Obrigada você!

  6. Vitor 14/04/2015

    Thais, boa noite!

    Estou começando a usar o Evernote, já li todos seus posts e criei todos cadernos e tags necessários.
    Porém, surgiu uma dúvida sobre o Tickler, por exemplo: estamos em 14/04/2015, as tags de 14 a 31 estão em Abril e a de 1 a 13 em Maio, entretanto, preciso colocar uma nota de uma tarefa que terei que realizar dia 26/06/2015. Vou ter que colocar o nome do dia em uma tag dentro da tag de Junho com o nome “Dia 26”. Quando faço, por já existir uma tag com nome “Dia 26” na tag de Abril o Evernote não permite nomeá-la com o mesmo nome.
    Como proceder nesses casos ?

  7. Priscila 05/05/2015

    Olá Thais, to adorando seu blog e duas dicas, são realmente incriveis!!
    Li vários posts e não consegui achar que explique como começar usar o GTD. Você fez algum? Porque li esses mas realmente é pra que já usa ele a muito tempo rsrsrs
    Valeu Thais seu blog ta me ajudando muitoooo! rsrsrs

    😉

    • Thais Godinho respondeu Priscila 05/05/2015

      Oi Priscila, tudo bem?
      Iniciei uma série recentemente chamada “Aprenda GTD”, justamente com esse intuito. O segundo post foi publicado na semana passada – vale a pena navegar.
      Obrigada!

  8. Walkes 12/05/2015

    Thais
    Qd vc marca uma nota com uma determinada Tag, por exemplo “Ler”, é preciso/vc tbm marca a Tag-mãe daquela sub-tag, por exemplo “Revisão Pessoal”???
    Qual a aplicabilidade disso?

  9. Maurílio 01/07/2015

    Olá Thais,

    Me sugeriram o seu blog e desde então me interessei sobre o assunto e tenho lido os seus posts.
    Primeiramente, parabéns pelo seu trabalho! Muito bom!
    Estou lendo o livro também para ter uma base sobre o método.
    Tive uma dúvida quanto as ações de um projeto

    Para um projeto específico, costumo na fase de planejamento estabelecer sequencialmente todas as ações necessárias para conseguir o resultado. Vamos dizer, por exemplo, que para um projeto estabeleci 10 ações que necessariamente precisam ocorrer na sequência de 1,2,…,10, ou seja, a próxima depende da última.

    Como gerencio isso dentro deste método? No caso, somente a minha próxima ação receberia as tags de “Próximas ações”? E as ações restantes, como controlaria a dependência/sequência entre as ações?

    Obrigado!

    • Thais Godinho respondeu Maurílio 01/07/2015

      Na revisão semanal vc decide o que são próximas ações e cria as notas para elas.

      No dia a dia você só trabalha nas próximas ações.

      • Maurílio respondeu Thais Godinho 01/07/2015

        Certo.

        No caso, seria interessante já criar notas para as outras ações (uma vez que já as determinei antes de executar o projeto) e taguea-las com alguma tag ou registrá-las externamente num Excel, por exemplo, e inserir no sistema durante a revisão semanal somente quando virarem “Próximas Ações”?

        Grato.

        • Thais Godinho respondeu Maurílio 02/07/2015

          As notas são apenas para as próximas ações, senão fica muito complicado.

          Mas é claro que é uma decisão pessoal! Você pode achar melhor fazer.

          Obrigada.

  10. Thalia 19/08/2015

    Thais tenho uma duvida.
    Onde eu coloco as tarefas que você precisa fazer mas num futuro não muito longe mas que você ainda não sabe o dia especifico. Eu não sei se eu estou sendo clara então vou dar um exemplo: eu quero tirar meu titulo de eleitor ainda esse ano mas por causa que eu ando meio ocupada com o colégio eu ainda não tenho certeza de que dia eu posso ir mas eu quero deixar registrado para lembrar que eu ainda tenho que tirar esse ano. Eu queria saber como categorizar uma tarefa como essa porque pela falta de tempo que estou tendo nesse ano por causa de (vestibular+final de colégio+tcc de curso técnico) eu tenho muitas tarefas como essa no momento. Eu pensei em colocar na tag Prioridade baixa (assim que puder) mas esta não me parece muito adequada.

  11. Isabela 03/09/2015

    Eu fico com uma dúvida com relação a questão da sincronização. Quando uso o Evernote pra windows, durante o dia, as vezes acontece de, à noite no tablet, não ter ocorrido a sincronização dos dados. Voce sabe como amenizar isso?

    • Thais Godinho respondeu Isabela 03/09/2015

      Por favor, entre em contato com o suporte do Evernote…

  12. Lucas Lolli 06/01/2016

    Oi Thaís, tenho 14 anos e conheci o seu blog no fim de Novembro, e de lá pra cá (aproveitando que estou de férias) tenho estudado sobre GTD todos os dias, comprei o livro e estou me habituando o máximo possível para voltar as aulas o mais produtivo possível, tudo graças a você, então, Obrigado.
    Bom, eu tenho seguido suas dicas, e adorei o seu método de estudo em ciclos, e até queria fazer o curso online dia 9, mas como meu pai disse que não pagaria, estou meio que sem “recurso”, rsrsrs, mas isso não tem me limitado e estou tentando absorver o máximo do livro e do seu blog. Acompanhei as séries Aprenda GTD e Guia GTD e Todoist, e agora estou tentando implementar o Evernote na minha vida.
    Bom, fugi do assunto, me perdoe se a fiz perder tempo, bem minha duvida é quanto a necessidade de ter essa tag “Solo – calendário e ações”. Como são tarefas, eu não poderia apenas controla-lás por uma ferramenta de tarefas como o Todoist, ou eu preciso dessa tag para suprir alguma limitação da ferramenta?
    Obrigado pela atenção e perdão se a fiz perder tempo pelo texto estar muito grande. Obrigado

    • Thais Godinho respondeu Lucas Lolli 07/01/2016

      Pode sim. Eu gerencio minhas ações no Todoist.

  13. Ronny Czerkus 06/07/2016

    Olá Thais, tudo bom?

    Gostaria de saber se existe algum outro aplicativo que integre (Google, Evernote, Exchange) Vi que vc indicou o Sunrise, mas ele foi descontinuado pela Microsoft.

    Tem usado algo novo?

    • Thais Godinho respondeu Ronny Czerkus 06/07/2016

      Eu utilizo o Google Calendar que importa a maioria dos calendários, mas se não me engano o próprio Outlook importa também.

      • Ronny respondeu Thais Godinho 06/07/2016

        Incrivelmente, após postar o comentário, estava verificando o google calendar do celular aonde encontrei a opção de sincronizar as contas, infelizmente, isso só fica no celular, ele não transporta as informações para o Google em si, caso precise acessar no google calendar web ele não é integrado, mas valeu a dica, já resolve por hora, mas acredito que a google vá atualizar o google calendar da web para deixar ele mais parecido com o do app que fico bem mais bem trabalhado.

        Obrigado Thais

  14. willame 20/07/2016

    Olá,

    Estou com a seguinte dúvida:

    No livro do David Allan, sem ser o atualizado, tenho da editora campos 26° tiragem.

    No capítulo 7 organizar (pg 110), ele escreve sobre lembretes sobre ação, o que entende é identificar quais as ações que estão “pendentes” que ainda não foram executadas ou não passaram ainda pelo calendário, então para identificar ele recomenda colocar em uma lista ou pasta.

    Agora no Evernote como posso colocar essa característica do livro? Colocar uma tag na composição das ações chamada “pendentes” e criar um caderno que fica na pilha do caderno de projetos, isso seria o ideal?

    • Thais Godinho respondeu willame 20/07/2016

      Lista “Próximas ações”

      • willame respondeu Thais Godinho 21/07/2016

        Só mais uma coisita

        hipoteticamente vamos dizer que tenha 150 próximas ações e separei por contexto e tals, mas como identificar se cada projeto tem uma ação? Não seria legal usar uma tag chamado ID somente para identificar se cada projeto tem uma próxima ação?

        exemplo: faço uma pesquisa avançada no evernote com a tag específica:
        tag:”ID”, (coloquei o nome de “identificador de próxima ação”, salvei a pesquisa e levo para os atalhos).

        também outra pesquisa com caderno de projetos, que os termos [MPN], aberto:
        notebook:”4. Projetos” any: MPN aberto (coloquei o nome de “Projetos em aberto”, salvei a pesquisa e levo para os atalhos).

        Agora ficou mamão com açucar, é só fazer a pesquisa de “Projetos em aberto” caso tenha 15 projetos, na pesquisa de “identificador de próxima ação” também terá que ter 15 notas, caso o número de projetos não case com o número de tags, então tem alguma coisa errada.

        Isso seria uma forma de uma revisão semanal e diária? Só para ter certeza se cada projeto tem uma nota.

        • Thais Godinho respondeu willame 21/07/2016

          No geral você pode deixar documentado no plano do projeto, mas depende do nível de controle que você precisa ter.

  15. willame 21/07/2016

    obrigado!