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Hoje o post traz a Parte 3 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Preparem-se que o post de hoje é grande. 🙂

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.

Gerenciando ações no Evernote

Antes de começarmos a falar sobre gerenciar ações no Evernote, precisamos bater um papo sobre expectativas. O Evernote é uma ferramenta fantástica, criada para ser nosso cérebro virtual, de fato. Dá para customizar como a gente quiser e, com isso, conseguimos criar uma estrutura como esta que estamos montando com o GTD aqui. Porém, o Evernote não é uma ferramenta que gerencia ações. Ele tem vários recursos para que a gente possa inserir campos de check, lembretes, mas não se trata de um gerenciador de ações, mas de notas. Isso precisa ficar claro para entender a dinâmica a seguir.

Uma nota por próxima ação

Devo explicar também que utilizarei uma nota por próxima ação, em vez de listar as ações em uma única nota, por exemplo. O objetivo disso é poder manusear livremente cada nota (ou cada tarefa) através do uso de tags. Ao longo do post, vou explicar melhor.

As tags de ações

Mais uma vez, gostaria de lembrar que esta é uma configuração para quem já é usuário tanto do GTD quanto do Evernote. Dúvidas que surgirem aqui podem ser respondidas apenas com vivência do método e da ferramenta, então avalie se não é o seu caso, está bem? Se for, sugiro que primeiramente leia o livro do David Allen, implemente o básico durante algum tempo, para só então tentar uma configuração mais avançada.

As sub-tags que utilizo dentro de Solo – Calendário e ações são:

  • Solo – Calendário e Ações
    • Agendas
    • Próximas ações
    • Aguardando resposta

Vou explicar uma por uma:

Agendas

Em Agendas, eu coloco todas aquelas notas sobre assuntos que quero conversar em reuniões periódicas – ou seja, aquelas reuniões que acontecem regularmente ou com pessoas específicas. Não é para colocar pauta de reunião específica, mas lembretes de assuntos que quero tratar em determinada reunião. É muito comum termos reuniões semanais, quinzenais, mensais e planejamentos anuais. A ideia aqui é agrupar tudo o que eu lembrei que gostaria de conversar nelas, ou o que me deram de ideia para conversarmos na ocasião.

  • Agendas
    • Reuniões periódicas
      • @ Reunião semanal
      • @ Reunião mensal
    • Pessoas específicas
      • @ Meu chefe
      • @ Meu namorado

Basta chegar no dia da reunião, abrir a tag e colocar os assuntos na roda. Assunto discutido? Trato a tarefa como concluída e arquivo (vou mostrar mais adiante como fazer isso).

Próximas ações

As próximas ações, no GTD, são organizadas por contextos. Se você tiver menos de 30 ações, tenha uma única lista para todas (em vez de dividir por contextos). A ideia de separar por contexto é apenas facilitar a visualização de todas as suas ações.

  • Próximas ações
    • @ Casa
    • @ Computador
    • @ Computador – Online
    • @ Escritório
    • @ Telefone
    • @ Em trânsito
    • @ Ler/revisar

O David recomenda que a gente avalie o que executar filtrando pelo contexto em que estamos (exemplo: no trabalho), por ordem de prioridade (o mais importante antes) e a duração estipulada (não vou começar a fazer uma tarefa de uma hora se tenho apenas 20 minutos).

Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi esta série, eu costumava recomendar o uso de tags para duração e nível de energia na ação. Não recomendo mais fazer desta forma porque isso é um critério de execução, que você analisa quando vai executar, e não na hora de processar.
Aviso de atualização em dezembro/2015: Desta versão foram retiradas algumas tags como Revisão pessoal, Listas de compras, Falar com, entre outras, porque as tags que eu deixei são suficientes para tudo o que faremos no GTD.
Aviso de atualização em dezembro/2015: Também não teremos mais as tags Tarefas adiadas, Tarefas concluídas etc. Pelo mesmo motivo acima. Ações concluídas podem ser deletadas. Se não se sentir confortável com isso, você pode criar uma tag “Ações concluídas” para arquivá-las. O sistema pode e deve ser totalmente personalizável.

Aguardando resposta

Quando você solicita alguma coisa para alguém ou delega algo a outra pessoa, você pode monitorar essa demanda em uma lista chamada Aguardando resposta.

Minha sugestão para o título de cada nota é: Nome da pessoa – Ação delegada – Data que delegou

Tickler

Tickler, para mim, é uma das coisas mais legais do GTD. Se você não sabe o que é, por favor, clique aqui.

Nós vamos utilizar a ferramenta de lembretes do Evernote para associar uma data a cada nota.

Como se usa o tickler? Para lembretes, para colocar notas que vou precisar acessar mais facilmente no dia, enfim, como um atalho mesmo de cada dia. Funciona super bem! Por exemplo, quando fui dar meu primeiro treinamento com a Call Daniel, eu deixei uma nota com frases de incentivo, para ler pela manhã. Outro exemplo: quando vou viajar, deixo ali todas as notas com informações do hotel, do vôo, do translado, telefones importantes etc. Outro: quando vou participar de uma reunião, já deixo a pauta com a tag do dia. Funciona maravilhosamente bem.

Você pode utilizar o aplicativo Sunrise, que puxa os lembretes do Evernote para dentro da sua agenda ou calendário principal.

Aviso de atualização em dezembro/2015: Na versão anterior deste post, eu recomendava o uso de tags para fazer o Tickler. Você também pode fazer dessa forma (criando as tags) – a logística é a mesma. Quis simplificar desta vez.

Gostaria de agradecer todos vocês pela oportunidade de falar sobre esse tema aqui. Tenho aprendido muito com as perguntas e também ao escrever, porque preciso pensar nas decisões que tomei e promover melhorias. Por tudo isso, muito obrigada!

Thais Godinho
18/08/2014
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Resumo do mês de agosto 2015 aqui no blog
O básico para gerenciar tarefas segundo o GTD
Como estou organizando meus projetos atualmente no GTD – Setembro 2015