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Hoje o post traz a Parte 2 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira a Introdução e a Parte 1.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.

Entendendo os horizontes do GTD

Hoje eu gostaria de explicar como funcionam os níveis de hierarquia da tag Gerenciamento GTD, o que eu chamo de GTD vertical. Apesar de ser um conceito do GTD, achei importante explicar em poucas palavras do que se trata, pois o entendimento é fundamental para seguirmos em frente.

Analisar a nossa vida de acordo com esses níveis significa que tudo o que a gente está fazendo agora (Solo) está relacionado ao que a gente tem de valores e princípios (Horizonte 5). Para exemplificar isso, eu trouxe um slide de uma apresentação que fiz recentemente, que mostra um exemplo prático de como esses níveis se relacionam:

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Lá em cima, em primeiro, está o que eu quero para a minha vida, um dos meus valores e objetivos finais, para estar satisfeita no dia em que eu morrer. Eu posso ter diversos desses objetivos de longuíssimo prazo para cada área de responsabilidade da minha vida, ou um para cada, apenas. A ideia é que eu vá destrinchando cada um deles dentro dos níveis de verticalidade – ou seja: o que significa para mim promover estabilidade financeira para a minha família? Eu coloquei como exemplo deixar dois imóveis de herança. Isso seria um objetivo de longo prazo, para mais de dez anos. E qual seria o objetivo de médio prazo para chegar nesse? Comprar um primeiro apartamento, talvez na planta. Isso eu posso ter como objetivo de 3 a 5 anos. Mas para chegar lá, o que é necessário fazer? Existe algum objetivo de curto prazo relacionado? Sim, juntar dinheiro para dar entrada no apartamento em até dois anos. Esse objetivo de curto prazo já norteará um projeto atual, que será abrir uma caderneta de poupança para ir guardando esse dinheiro. Por fim, a próxima ação relacionada a este projeto seria pesquisar na Internet qual o melhor banco para abrir uma poupança. Eu peguei um objetivo de longuíssimo prazo e trouxe até a tarefa que vou fazer hoje, simplesmente sentada ao computador. Isso é o GTD vertical na prática.

Eu costumo dizer que é um conhecimento avançado do GTD porque, no geral, ficamos apenas nos dois primeiros níveis, que gerenciam tarefas e projetos. Mas o GTD vai muito além disso e nos dá uma visão geral da vida, mais focada e mais complexa, também, a fim de tornar simples nossas decisões. Nos dá parâmetro para decidir se devo aceitar uma nova proposta de emprego ou recusar fazer aquele curso que, no final das contas, não me levará a lugar algum. Quando digo que esta série de posts é para usuários avançados tanto do GTD quanto do Evernote, não é besteirinha da minha parte – é porque é necessário já ter conhecimento do método GTD para entender como montaremos a estrutura no Evernote e saber manusear sem se perder em conceitos básicos.

Em Solo – Calendário e ações, nós vamos gerenciar o que está em nível mais “terreno” em nossa vida: nossas próximas ações e calendário.

Em Horizonte 1 – Projetos, vamos gerenciar tudo o que demanda mais de uma ação para ser realizado – nossos projetos. Vamos gerenciar projetos em andamento, concluídos, cancelados, adiados, delegados, em espera e por aí vai.

Em Horizonte 2 – Áreas de foco, que também pode ser chamada de responsabilidades, vamos gerenciar todos os papéis que desempenhamos na vida atualmente.

Em Horizonte 3 – Objetivos e metas, gerenciaremos nossos objetivos de curto prazo, que delinearão nossos projetos atuais.

Em Horizonte 4 – Visão, faremos uma reflexão sobre o que esperamos para daqui a 3 ou 5 anos (ou mais), ou seja, o que temos de ideias de objetivos de médio prazo. Como a vida muda constantemente, chamamos de visão, e não de metas ou objetivos.

Em Horizonte 5 – Propósito e princípios, gerenciaremos nossos valores, princípios, através dos nossos objetivos de longo prazo. Vamos ver como usar isso como norte para todo o resto.

No próximo post já começarei a destrinchar cada um desses horizontes, começando pelas ações. Criei uma tag para juntar todos os posts da série, para quem quiser salvar nos favoritos: Guia definitivo GTD e Evernote.

Obrigada por tudo, pessoal.

Thais Godinho
06/08/2014
46
Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 9 – Como fazer a revisão semanal e o planejamento das atividades
Como é o dia na vida da pessoa que usa GTD
Testando o Google Tarefas

 

  1. Thiago Machado 06/08/2014

    Queria parabenizar a Thais pelos excelentes posts sobre GTD aplicado com o Evernote. Sou adepto do GTD desde 2011 e constato que a tempos a melhor fonte de consultas sobre o assunto está em seu site. O único problema é que eu fico dando f5 o dia todo esperando pelas novas postagens desse guia que está me ajudando muito a migrar do todoist para o evernote (sistema na qual eu julgo ser mais completo). Continue com os posts e se puder destrinche as subtags contidas em todos os níveis. Um abraço!

  2. Bruna Peron 06/08/2014

    Oi Thais, estou adorando o post.
    Vc me incentiva muito….
    Estou bastante interessada em ler o Livro GTD e começar aplicar na minha vida.
    Sempre achei que fosse organizada… mas pelo que eu percebi mau passo pelo grau 20.000 ft.
    Com certeza na jornada da minha vida vc está fazendo muita diferença e me ensinando muito.

    Agradeço de todo o meu coração!
    Bruna

  3. Victoria 06/08/2014

    Olá Thais, muito esclarecedor! Adorei!
    Tenho uma dúvida que ainda não consegui resolver em relação as Áreas de responsabilidade, mas acredito que você vai esclarecer mais pra frente né?

    Muito legal!!!

  4. Alessandra Nunes Lima Reyes 06/08/2014

    Obrigada!!! Estou amando esta serie de como voce usa o evernote para o metodo GTD, infelizmente ainda sou muito novata nesta area… sempre achei que poderia guardar tudo na minha cabeca, mas hoje com 2 filhos, casa e marido para organizar (eu ainda nao trabalho, mas tenhos planos para voltar no entanto estou em um outro prais… entao tenho que me organizar para tudo)! Desejo seguir ate o final seus posts estou extremamente agradeciada pela sua dedicacao ao blog e desejo parabeniza-la!!! Sucesso sempre!! Abracos

  5. Alessandra Nunes Lima Reyes 06/08/2014

    Obrigada!!! Estou amando esta serie de como voce usa o evernote para o metodo GTD, infelizmente ainda sou muito novata nesta area… sempre achei que poderia guardar tudo na minha cabeca, mas hoje com 2 filhos, casa e marido para organizar (eu ainda nao trabalho, mas tenho planos para voltar no entanto estou em um outro país…) entao tenho que me organizar para tudo! Desejo seguir ate o final seus posts estou extremamente agradeciada pela sua dedicacao ao blog e desejo parabeniza-la!!! Sucesso sempre!! Abracos

  6. Letícia Moraes 06/08/2014

    Caramba, que massa esse post!! Ficou muito completo, chegou a adicionar certas coisas muito legais que estavam em postagens mais esparsas no Blog… Grande poder de síntese, com clareza, ajudando sempre na nossa motivação de vida! Obrigada por tudo, Thaís! Beijo!!

  7. Carol 06/08/2014

    Thaís, estou adorando a série! E já ansiosa para os próximos passos hahaha
    Enquanto eles não aparecem, vou lendo mais e mais sobre o GTD!

    Obrigada pelos posts!

    Bjs

  8. Milene 06/08/2014

    Muito boa essa série de posts. Estou tentando chegar neste nível do GTD, por enquanto cheguei no máximo a 30.000 ft. Mas desde que comecei a acompanhar seu blog e ler o livro do David Allen já mudei algumas coisas na minha vida. Sempre adiava o plano de fazer inglês e agora coloquei isso em prática. Também estou fazendo planos para o futuro de forma mais concisa. Espero logo fazer do GTD um hábito de vida.

  9. Mariana 06/08/2014

    Olá, primeiramente agradeço por compartilhar seu conhecimento e experiência! Já conheço sobre GTD e estou seguindo os passos para poder usar o Evernote como ferramenta para este metódo. Tenho criado no note conforme os passos que tem mostrado e sincronizado no celular Android para poder ter as informações sempre a mão e poder organizar a caixa de entrada durante o período de transporte ao trabalho, para melhor aproveitá-lo. Acontece que o Evernote simplesmente some, na versão mobile, com algumas etiquetas criadas no note. Sabe o que pode estar acontecendo? Muito obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Mariana 11/08/2014

      Erro de sincronização. Ela não deve estar sendo completada. Sugiro conectar o celular em uma rede wireless e deixá-lo ligado até a sincronização ser concluída, e aí testar.

  10. Beth 06/08/2014

    Boa noite Thais,

    Já tentei mudar meu sistema de organização para o evernote, porém minha dificuldade é que não consigo compartilhar um caderno com meu esposo de forma que ambos possamos incluir ou alterar as informações.

    Quando você precisa que seu marido tenha a mesma nota/informação, você a transmite?
    Como faz?
    Tem alguma dica para esta situação?

    Novamente agradeço sua atenção e por disponibilizar seu excelente trabalho aqui no blog.

    bjs
    –Beth-

  11. Dani 07/08/2014

    Thais,

    Qual é seu sistema para organizar fotos?

    Busquei post mas não localizei no blog.

    Tenho muitas fotos de ações diferentes e gostaria de ver um exemplo de sistema de organização.

    Bjs

    • Thais Godinho respondeu Dani 11/08/2014

      Organizo por anos e, dentro dessas pastas, por temas (fotos minhas, parque, festa de aniversário etc).

      Salvo os registros no Evernote e arquivo as fotos em um HD externo.

      Abs

      • Danielle respondeu Thais Godinho 22/11/2014

        Pode esclarecer que registros são esses que você salva?

  12. Marina Araujo 08/08/2014

    GENIAL essa série de posts!!
    Estou acompanhando cada post e to ansiosíssima para ver os próximos da série. Principalmente essa parte que irá destrinchar cada nível.
    Você viu que está sendo citada pelo pessoal do Evernote? Recebi um e-mail hoje e vi sua foto por lá 😉 Parabéns!!
    Beijos,
    Marina.

  13. Adrielli Comar 13/08/2014

    Olá Thais, estou deixando um comentário só para parabeniza-la pelo blog, que acompanho já há algum tempo, mas principalmente por essa série de posts nos ensinando a implementar o GTD ao Evernote. Você, apesar de não me conhecer, tem me ajudado muito e gostaria que soubesse disso como uma forma de incentivo para o seu trabalho aqui no blog, já que o desempenha tão bem.
    Em minha próxima ida à livraria voltarei com seu livro na sacola, com certeza!
    Parabéns pelo trabalho e obrigada.
    Beijos,

    Dri.

  14. Isa Souza 13/08/2014

    Thais, muito obrigada por fazer esse guia. Sempre achei o GTD “complicado demais”, mesmo assim comecei aplicar alguns princípios que acho legak, principalmente para coletar e processar informações e tarefas, que já me ajudou muito. Lendo esse post, senti vontade de aprender mais sobre o assunto, porque até agora fiquei nos dois primeiros níveis (ações e projetos), mas essa visão mais completa da vida é muito interessante.
    Estou amando essa série de posts, parabéns.

    • Thais Godinho respondeu Isa Souza 14/08/2014

      Obrigada, Isa. O GTD em si é muito simples, mas o livro do David Allen tem tanta informação que a pessoa termina de ler sem saber como aplicar. Tem que ir devagar mesmo.

  15. Rodrigo Damacena 14/08/2014

    Parte 3 pra nós!

    • Thais Godinho respondeu Rodrigo Damacena 14/08/2014

      Estou de mudança, viajando a trabalho e sem Internet em casa ainda. Pode deixar que, assim que possível, a série continuará. ;D

  16. Denise Castro 16/08/2014

    Estou adorando a série. Já era fã do blog, mas isso superou minhas expectativas. Eu já tinha tentado usar o Evernote antes, mas acabava desistindo porque me enrolava com as configurações e recursos. Adorei! Agora estou torcendo pelos resultados em minha vida. Que venha a parte 3! E lá vou eu comprar o seu livro! Parabéns! Bjsssss!

  17. Thaís 19/08/2014

    “Comprar um apartamento na planta” é uma nota dentro de 30.000 ft? Ou uma tag? E quando concluída, vai para tarefas concluídas?

    Obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Thaís 19/08/2014

      Vou falar sobre o nível 30.000 no post correspondente. ;D

  18. Rodrigo da Costa 05/09/2014

    Olá, boa tarde!
    Poderia me dar uma dica? EStou usando a metodologia do GTD no Evernote como você sugere, porém tenho a seguinte dúvida:

    Quando for processar a minha caixa de entrada, devo colocar a tag dos níveis nas “tralhas”?

    Exemplo: ” Começar aula de violão ” — Algum dia / Talvez Dúvida: Devo colocar a Tag “10.000ft – Projetos ” ?

    Obrigado desde já pela sua atenção e dedicação em transmitir seu conhecimento.

    • Thais Godinho respondeu Rodrigo da Costa 05/09/2014

      Oi Rodrigo, tudo bem?

      Não entendi o que você quis dizer com “tralhas”. Poderia especificar melhor, por favor?

      Um projeto só deve estar em andamento se ele tem uma próxima ação definida. Se não, pode ir para Algum dia / Talvez.

      Abs

      • Rodrigo da Costa respondeu Thais Godinho 05/09/2014

        Esta definição aparece no livro Getting Things Done, sugerindo tudo que esta na sua Caixa de entrada.

        Minha dúvida é se devo colar a Tag referente aos 6 níveis nas notas ou apenas direciona-las para os subitens de cada nível.

        • Thais Godinho respondeu Rodrigo da Costa 05/09/2014

          Rodrigo,

          Agora entendi. A “tralha” (stuff, em inglês) é o que entra na caixa de entrada. São as notas que você coloca no caderno Entrada.

          Uma vez processadas (ou seja, tageadas dentro do Evernote), devem ir para o cadernos Processadas.

          Vou explicar a logística das notas em posts seguintes. Ainda não falei sobre isso. Agradeço se puder esperar, pois não daria para explicar em um comentário.

          Obrigada.

  19. FabianoFilho 11/10/2014

    Thaís a meses estou avaliando várias ferramentas de gestão de tarefas para uso pessoal e profissional, sou empresário e quero juntar em um único ambiente tudo o que eh relevante para minha empresa e também para o meu dia a dia. Gostaria de saber se teria como utilizar o Evernote para isso? E mais se seria o caso de usar outros App para se associar, como o Azendoo e o Google Calendar

    • Thais Godinho respondeu FabianoFilho 12/10/2014

      Sim, o Evernote Business é perfeito para isso. Dá para usar com alguns aplicativos que tenham integração com ele, como o Sunrise (calendário) e o Swipes (tarefas). Tem bastante material para explicação no site do Evernote, que pode mostrar as possibilidades para sua empresa e tirar suas dúvidas – dê uma olhada!

      • Daniel respondeu Thais Godinho 25/06/2015

        Olá Thais. Poderia explicar mais sobre este aplicativo Swipes ? Digo isto pois estou no inicio da vida com GTD-Evernote e sinceramente estou perdidão sobre como fazer com as tarefas no evernote. Mesmo com todos os seus ensinamentos, ainda estou sem rumo.

        • Thais Godinho respondeu Daniel 26/06/2015

          Nunca usei muito, Daniel. Acho que não sou a pessoa mais adequada para falar sobre ele.

          • Daniel respondeu Thais Godinho 26/06/2015

            Ok. Sendo assim, também não me aventurarei. No penúltimo post da série você colocou um comentário que estava produzindo uma nota de GTD NO EVERNOTE mais simples para iniciantes. Estamos todos (eu e a família) ansiosos no aguardo. rsrs. Muito obrigado pelo blog !! Parabéns

  20. […] outro lado, costumamos dar muita importância às tarefas. Lembra que eu falei sobre os níveis do GTD no post anterior? É justamente para a gente ter um pouco mais de perspectiva sobre o que está fazendo na vida. […]

  21. Eduardo 18/01/2015

    Olá Thais,

    Usando o exemplo que vc passou, a tarefa “Pesquisar na Internet melhor banco para abrir uma poupança” faz parte de um grande projeto de longo prazo. Você adiciona nela somente a tag @Computador ou também tem as tags superiores (Promover estabilidade, Deixar dois imóveis, Comprar um apartamento na planta, Juntar dinheiro, Abrir uma caderneta de poupança)?

    Obrigado

    • Thais Godinho respondeu Eduardo 18/01/2015

      Oi Eduardo,

      Os contexto são atributos de tarefas. Projetos não levam contextos porque não são executáveis – o que a gente executa são as ações dos projetos (essas sim tarefas).

      Você leu o guia todo? Nas últimas partes, explico com detalhes as tags que vão em cada coisa do GTD.

      Obrigada!

  22. Bárbara de Almeida 01/06/2015

    Oi Thais!
    Acho que nunca comentei aqui, mas hoje sinto que preciso te agradecer imensamente por toda ajuda que tem me dado, mesmo que “EaD”! Não tive uma criação focada na organização pessoal e somente agora, com 24 anos, me atentei como o planejamento pode me ajudar em tudo! Seu site tem sido uma inspiração enorme há alguns meses, mas somente essa semana comecei de fato a implantar no meu dia a dia o GTD e o Evernote (e, de quebra, o Spotify, que veio como dica de rotina no trabalho em outra postagem).

    Você provavelmente já tem noção do quanto suas postagens ajudam as pessoas no mundo todo, mas quero que saiba que está ajudando muito uma ‘ex’-perdida aqui no Mato Grosso do Sul, hahaha. Gratidão! <3
    Assim que eu for colhendo resultados novos, comento com você.

    • Thais Godinho respondeu Bárbara de Almeida 02/06/2015

      Eu que agradeço por você me acompanhar e escrever, Barbara!

  23. David 22/10/2015

    Oi, Tais!
    Apesar de não ter o conhecimento necessário para entender e aproveitar tudo que você expõe nos conteúdos, eles têm me ajudandado bastante a entender a potência que essas ferramentas,isoladas ou aplicadas juntas, possuem.
    Por conta disso, gostaria que me orientasse onde posso conseguir mais informação básica à respeito do tema.
    Tais, parabéns pelo trabalho e pelo livro que estou devorando na minha atual viagem; o “Vida organizada” é realmente muito denso, porém abordado de uma forma que o deixa fácil de transitar pelos vários conceitos e princípios que você coloca.
    Abs.