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Hoje o post traz a Parte 2 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira a Introdução e a Parte 1.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.

Entendendo os horizontes do GTD

Hoje eu gostaria de explicar como funcionam os níveis de hierarquia da tag Gerenciamento GTD, o que eu chamo de GTD vertical. Apesar de ser um conceito do GTD, achei importante explicar em poucas palavras do que se trata, pois o entendimento é fundamental para seguirmos em frente.

Analisar a nossa vida de acordo com esses níveis significa que tudo o que a gente está fazendo agora (Solo) está relacionado ao que a gente tem de valores e princípios (Horizonte 5). Para exemplificar isso, eu trouxe um slide de uma apresentação que fiz recentemente, que mostra um exemplo prático de como esses níveis se relacionam:

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Lá em cima, em primeiro, está o que eu quero para a minha vida, um dos meus valores e objetivos finais, para estar satisfeita no dia em que eu morrer. Eu posso ter diversos desses objetivos de longuíssimo prazo para cada área de responsabilidade da minha vida, ou um para cada, apenas. A ideia é que eu vá destrinchando cada um deles dentro dos níveis de verticalidade – ou seja: o que significa para mim promover estabilidade financeira para a minha família? Eu coloquei como exemplo deixar dois imóveis de herança. Isso seria um objetivo de longo prazo, para mais de dez anos. E qual seria o objetivo de médio prazo para chegar nesse? Comprar um primeiro apartamento, talvez na planta. Isso eu posso ter como objetivo de 3 a 5 anos. Mas para chegar lá, o que é necessário fazer? Existe algum objetivo de curto prazo relacionado? Sim, juntar dinheiro para dar entrada no apartamento em até dois anos. Esse objetivo de curto prazo já norteará um projeto atual, que será abrir uma caderneta de poupança para ir guardando esse dinheiro. Por fim, a próxima ação relacionada a este projeto seria pesquisar na Internet qual o melhor banco para abrir uma poupança. Eu peguei um objetivo de longuíssimo prazo e trouxe até a tarefa que vou fazer hoje, simplesmente sentada ao computador. Isso é o GTD vertical na prática.

Eu costumo dizer que é um conhecimento avançado do GTD porque, no geral, ficamos apenas nos dois primeiros níveis, que gerenciam tarefas e projetos. Mas o GTD vai muito além disso e nos dá uma visão geral da vida, mais focada e mais complexa, também, a fim de tornar simples nossas decisões. Nos dá parâmetro para decidir se devo aceitar uma nova proposta de emprego ou recusar fazer aquele curso que, no final das contas, não me levará a lugar algum. Quando digo que esta série de posts é para usuários avançados tanto do GTD quanto do Evernote, não é besteirinha da minha parte – é porque é necessário já ter conhecimento do método GTD para entender como montaremos a estrutura no Evernote e saber manusear sem se perder em conceitos básicos.

Em Solo – Calendário e ações, nós vamos gerenciar o que está em nível mais “terreno” em nossa vida: nossas próximas ações e calendário.

Em Horizonte 1 – Projetos, vamos gerenciar tudo o que demanda mais de uma ação para ser realizado – nossos projetos. Vamos gerenciar projetos em andamento, concluídos, cancelados, adiados, delegados, em espera e por aí vai.

Em Horizonte 2 – Áreas de foco, que também pode ser chamada de responsabilidades, vamos gerenciar todos os papéis que desempenhamos na vida atualmente.

Em Horizonte 3 – Objetivos e metas, gerenciaremos nossos objetivos de curto prazo, que delinearão nossos projetos atuais.

Em Horizonte 4 – Visão, faremos uma reflexão sobre o que esperamos para daqui a 3 ou 5 anos (ou mais), ou seja, o que temos de ideias de objetivos de médio prazo. Como a vida muda constantemente, chamamos de visão, e não de metas ou objetivos.

Em Horizonte 5 – Propósito e princípios, gerenciaremos nossos valores, princípios, através dos nossos objetivos de longo prazo. Vamos ver como usar isso como norte para todo o resto.

No próximo post já começarei a destrinchar cada um desses horizontes, começando pelas ações. Criei uma tag para juntar todos os posts da série, para quem quiser salvar nos favoritos: Guia definitivo GTD e Evernote.

Obrigada por tudo, pessoal.

Thais Godinho
06/08/2014
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O problema da lista diária de tarefas
Organização atual: agenda + Evernote
Resumo de novembro 2014 no blog