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Hoje o post traz a Parte 1 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira a Introdução.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.

Referência geral

Hoje gostaria de falar sobre a tag Referência geral, que criamos no post anterior. Começo por ela porque acho importante entender o que significa e como já pode ir sendo usada amplamente.

No geral, quem usa o Evernote já o utiliza como repositório de referência geral, então o que vou escrever aqui não é muita novidade.

Em resumo, colocamos em Referência geral tudo aquilo que não está em andamento nem demanda ação. É o nosso arquivo. É onde guardamos o que queremos ter como referência, para consultar quando necessário.

O David Allen descreve assim o motivo de se ter um arquivo de referência geral: “(…) um bom sistema de arquivamento é crucial para processar e organizar sua tralha. É também fundamental para administrar o (…) enorme volume de material em papéis que são importantes para você.”

Existem tantas maneiras quanto pessoas no mundo para organizar seu arquivo de referência geral, portanto o que passarei aqui é como eu faço, sob recomendação do David. Eu arquivo tudo em ordem alfabética, simplesmente, porque sempre que tento usar categorias, perco muito tempo procurando a pastinha onde guardei. Como a busca do Evernote é MUITO boa, a grande verdade é que sequer precisaríamos usar tags para armazenamento das nossas notas de referência. Porém, utilizamos porque, assim, o manuseio se torna mais dedutivo para nós.

O que eu faço, então, é criar sub-tags dentro de Referência geral com os assuntos que quero arquivar, e essas sub-tags ficam automaticamente em ordem alfabética, pois é o padrão do Evernote. Assim:

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Muito importante: Não existe regra ou certo e errado – apenas algumas recomendações para a criação das tags, que são:

  • Utilize o termo que seja dedutivo para você; aquele que você lembra de cara quando quer procurar algo sobre o assunto. Por exemplo, se você quer arquivar seus recibos dos anos anteriores do imposto de renda, não arquive como “relatórios de imposto de renda” se, quando você pensa no assunto, o dedutivo é simplesmente “imposto de renda”. Essa é a ideia, e é pessoal. Isso vai ser especialmente útil quando você estiver processando a nota e digitando as tags nela, pois só de escrever a primeira letra, já aparecerão as opções para você selecionar, economizando tempo.
  • Minha regra para criar uma tag nova é ela ser realmente necessária, justamente pela dedução que eu farei ao procurar ou arquivar alguma nota. Por exemplo, eu costumava arquivar meus artigos sobre os Beatles em uma tag chamada “Música”, mas quis criar uma específica para a banda. Isso não significa que eu vou criar uma tag para cada banda do universo que eu queira guardar algo relacionado no meu arquivo. Foi um caso específico.
  • Para ajudar a decidir se vale a pena criar uma tag específica sobre um assunto, eu tenho um limite pessoal, que é: se tiver mais de 30 notas a respeito, acho melhor criar uma tag específica. Por exemplo, eu percebi que, dentro da tag “Produtividade”, eu tinha mais de 40 notas sobre mobilidade. Então criei a tag “Mobilidade” para abrigar essas notas. É uma referência pessoal minha de número de notas, que pode servir para você também. Isso não significa que não possam existir tags com menos notas. Claro que podem, especialmente se elas forem mais dedutivas para você.
  • Não crie uma tag antes de ter notas dentro dela. Por experiência própria, é desnecessário e apenas polui visualmente. Crie tags somente sob demanda.
  • É comum revisar as tags ocasionalmente e juntar duas tags em uma só ou criar tags específicas. Não se prenda a isso agora, querendo encontrar uma solução 100% ideal. Seu arquivo está em constante construção.

O que é fundamental ao criar essas tags de referência é não colocar ali nada que demande ação. Nós veremos como administrar nossos itens que demandam ação em posts posteriores. Aqui vamos arquivar o que é para termos como referência apenas.

Deixar tudo junto X Categorizar

Algumas pessoas podem se perguntar se não fica meio bagunçado deixar uma tag como “Contas pagas” junto com a tag “Beatles”, por exemplo. Quando eu fico em um dilema como esse, sempre me pergunto: se eu tivesse esses arquivos em papel, como eu os arquivaria? Eu teria uma pasta separada somente para finanças e, dentro dela, colocaria as contas pagas? E teria outra só para hobbies e, dentro dela, uma só para os Beatles? Mais uma vez: não existe certo ou errado, mas o que funciona para você.

Minha experiência: eu tenho a séria tendência a querer categorizar tudo e, quando comecei, eu fazia assim:

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Será que, só de olhar a imagem acima, vocês conseguem entender qual o problema que eu encontrei?

E se eu recolher as tags, deixando-as assim:

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Entenderam o que eu quero dizer? Primeiro, que não fica nada dedutivo saber onde guardar as notas. Eu tenho que ficar abrindo cada tag e ficar procurando a sub-tag onde quero arquivar. Quanto tempo eu perco nisso? Segundo, que perco tempo organizando também. “Será que Notas de reunião fica em Trabalho ou em Produtividade?”, e por aí vai. Para resolver esse problema, prefiro simplificar e deixar tudo em ordem alfabética dentro de Referência geral. Mas pode ser que, para você, seja melhor categorizar. Não importa. O que importa é que você encontre o caminho que te faça perder menos tempo, pois produtividade é o que estamos buscando aqui.

Lições de casa

No post de hoje, quero deixar duas lições de casa para você.

1. Comece digitalizando o que você tem em casa (de papel) e enviando para o Evernote. Como fazer isso? Existem aplicativos de celular e tablet que fazem e exportam para a ferramenta – utilize o de sua preferência. Eu utilizo e recomendo o CamScanner (tem para iOS e Android), mas o próprio Evernote tem a função de digitalizar no aplicativo, quando você cria uma nota. Esse processo aqui de digitalizar a papelada leva TEMPO, não se iludam. E a gente nunca vai parar de fazer. A ideia é substituir o papel pelo digital o máximo possível. Dá para ficar sem papel em casa? Não, não dá. Tem muitas coisas que precisamos manter, como documentos, diplomas, escrituras e uma infinidade de outros arquivos. Mas é legal termos uma cópia digital deles, mesmo mantendo em papel, para justamente ter como referência. Por exemplo, você já precisou de um comprovante de residência quando estava em uma loja e não tinha nenhum com você? Se você estiver com seu celular, basta abrir o Evernote e ele estará lá. Esse é um dos inúmeros exemplos que posso dar da utilidade de ter uma cópia digitalizada dos seus papéis no Evernote. Posso fazer um post específico sobre o assunto mais para a frente, se interessar, mas a lição aqui é: digitalize e envie para o Evernote. Você vai ter diversão durante muito tempo, acredite em mim, porque é um trabalho longo, mas que vale muito a pena. Se você tiver a versão gratuita do Evernote, fique atento(a) ao seu limite mensal de transferência de dados, apenas. Não precisa digitalizar tudo de uma vez (e nem precisa). Vá digitalizando aos poucos. Eu tenho um espaço físico no meu home-office onde coloco tudo o que preciso digitalizar antes de arquivar ou jogar fora. Pode ser que para você isso também funcione.

2. Crie as sub-tags de referência somente à medida que for criando as notas daquele assunto. Eu sei que você deve estar super a fim de criar as tags antes mesmo de digitalizar seus papéis, mas não faça isso. Primeiro, porque você vai perder tempo pensando e divagando sobre as suas tags. Segundo, que só digitalizando e colocando a mão na massa você terá a real noção do que precisa arquivar. Portanto, concentre-se em digitalizar primeiro e ir arquivando aos poucos. Digitalizou uma conta paga? Como você pretende arquivar? Pode ser que você queira colocar as tags: “Contas pagas” e “Luz”, por exemplo. Lembre-se: uma nota pode ter mais de uma tag, se você quiser. Então não fique em dúvida entre colocar em uma ou outra (pode usar as duas, ou três etc), mas tenha bom-senso para não criar tags à toa. Leia as recomendações ali em cima sobre como criar sub-tags.

Minha recomendação final para essas duas lições: digitalize e vá deixando tudo no caderno Entrada, que é o seu caderno padrão. Só depois que terminar sua cota de digitalização do dia, vá lá e arquive nota por nota, colocando as tags que julgar necessárias para o seu arquivo de referência geral. Quando você inserir as tags, você vai jogar essa nota para o caderno Processadas, porque foi exatamente isso o que aconteceu: você pegou uma nota da caixa de entrada e a processou. Para mudar o caderno, simplesmente arraste a nota para dentro do caderno, no menu esquerdo, ou mude a configuração na própria nota, em seu menu superior. Vale a pena primeiro digitalizar tudo, para não perder tempo coletando e processando ao mesmo tempo. Depois de feita essa coleta, você processa as notas.

Limites do Evernote e Versão gratuita X Versão premium

Uma dúvida que pode surgir aqui é sobre as diferenças entre as versões gratuita e premium. Basicamente, a diferença é a quantidade de dados que você pode transferir mensalmente para a ferramenta. Em termos de limites, o Evernote é bem flexível:

Total de notas: 100.000. Não existe nenhuma pessoa no universo que já tenha chegado a esse número de notas. Não se preocupe.
Transferência mensal de dados: 60Mb para a conta gratuita e 1Gb para a conta premium.
Tamanho de cada nota: 100Mb.

Para saber mais sobre os limites do Evernote, clique aqui.

Sobre se vale a pena ter a versão gratuita ou a premium, eu sempre acho que vale a pena ter a premium, para conseguir digitalizar mais arquivos. Como recomendo que o Evernote seja o seu “cérebro virtual”, com um repositório de tudo o que você puder digitalizar, 10 reais por mês é um investimento que, para mim, vale a pena. Se você achar que não vale, continue com a versão gratuita, mas apenas tendo cuidado para não ultrapassar sua cota mensal de 60Mb. A cota renova-se mensalmente.

O que vale a pena arquivar no Evernote

Caso estejam sem ideias, segue aqui uma lista do que pode ser arquivado em referência geral:

Contatos
Favoritos
Receitas (comida)
Receitas (médicas)
Exames médicos
Pautas
Atas
Organização
Oratória
Blogs
Pessoas
Palestras
Recibos e comprovantes
Checklists
Apostilas
Certificados
E-books
Relatórios
Notas fiscais
Garantias
Dados pessoais
Jardinagem
Prontuários médicos
Artigos de revistas
Cartões de visita
Folhetos delivery
Atividade física
Inventário
Nome do banco 1
Nome do banco 2
Astronomia
Fotografia
Decoração
Igreja
Saúde
Alimentação
Templates
D.I.Y.
Artesanato
Moda
Looks
Maquiagem
Residência 1
Residência 2
Buenos Aires
Itália
Empresa que eu trabalho
Beleza
Animal de estimação
Filosofia
Carreira e trabalho
Brainstorms
Família
Filmes vistos
Internet
Mapas
Desenhos
Mapas mentais
Diário
Cadastros
Senhas
Doações
Etiqueta
Aulas da faculdade
Matemática
Códigos
Trabalhos da faculdade
Simulados
Cartas

Lembrem-se: arquivo não é para nada que demande ação nem esteja em andamento. Sobre isso, a gente vai falar nos próximos posts.

Dúvidas? Postem nos comentários e vou respondendo à medida que conseguir. Obrigada!

Thais Godinho
01/08/2014
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