ou

Quis compartilhar uma dica rápida com vocês, que tem dado muito certo comigo.

Eu utilizo como agenda a agenda do Google (veja como você também pode usá-la), e há algum tempo venho fazendo testes com cores até chegar em um modelo que atenda bem e seja prático.

O que eu tenho feito então é o seguinte: uso uma cor para os compromissos agendados, que precisam ser naquele horário (exemplos: reuniões, consultas médicas) e outra cor para compromissos com horários flexíveis (exemplos: ir ao mercado, ir ao banco). No meu caso, eu uso a cor turquesa para os compromissos fixos e a cor cinza para os compromissos flexíveis. Fica assim:

agenda-cores

O que eu acho bem interessante é que, só de bater o olho, já sei o que é compromisso com horário marcado e o que eu posso mover, em caso de imprevistos.

Isso me deu muito mais flexibilidade ao fazer minha revisão semanal, pois insiro na agenda apontamentos flexíveis relacionados a projetos. Por exemplo: se vou precisar executar alguma tarefa mais demorada na próxima semana, eu a coloco na agenda com a cor cinza no dia em que provavelmente conseguirei fazer, para me programar. No entanto, se aparecer algum compromisso naquele horário, me sinto à vontade para mover ao longo do dia ou da semana aquele apontamento. Mas, se eu puder deixá-lo ali, eu deixo, pois tenho essa informação clara ao lidar com cores. Se fosse um apontamento em turquesa, eu saberia de imediato que não poderia ser movido.

Para fazer o mesmo na sua agenda, basta passar o mouse em cima do nome da sua agenda, na barra lateral esquerda e, quando a flechinha aparecer, clicar nela e selecionar a cor da agenda. Esta será a cor padrão.

Ao criar um novo compromisso, você pode colocar outra cor nele. Veja na imagem abaixo a página completa que aparece quando a gente clica em “Criar” na homepage da agenda do Google.

cor-compromisso

A primeira cor que aparece, selecionada por padrão, é a cor que você selecionou para a agenda inteira, no passo anterior. Se você desejar mudar a cor desse compromisso específico, pode selecionar outra. No meu caso, eu trabalho somente com duas cores, para não bagunçar muito visualmente, e tem sido eficaz.

Ah, e é uma dica que dá para implementar na agenda de papel também! Os compromissos fixos você escreve com caneta e, os flexíveis, a lápis. ;D

Thais Godinho
11/07/2014
Veja mais sobre:
50
A pressão para fazer o máximo
Facilitando a rotina de lavanderia para quem não tem máquina de secar (e ainda economizando água)
5 coisas para você organizar no seu trabalho agora

 

  1. Cris 11/07/2014

    Thaís e o sistema de cores AZUL – VERDE – PRETA – VERMELHA não usa mais?

    • Thais Godinho respondeu Cris 11/07/2014

      Esse esquema era pra papel. Serve também. Não uso mais atualmente, só dá para usar um. 🙂

  2. Jane 11/07/2014

    Oi Thais,

    Uso da mesma forma que você, com duas cores para compromissos marcados e flexiveis.
    Só que no caso dos compromissos flexiveis eu marco como um evento e não na grade de horario.

    Abraço.

  3. Gabriella 11/07/2014

    Oi Thais, desculpe o desabafo, mas estou bastante frustrada com métodos de organização. Tenho pesquisado tanto sobre isso, implemento, mas não consigo ter constância para seguir utilizando. Atualmente, a sensação que tenho é que está tudo ali anotado, mas nada sai do lugar, não consigo finalizar minhas demandas, estou super chateada comigo mesma!
    Sei que eu tenho que ter propósitos para ter mais motivação, mas já anotei todos os meus propósitos, todas as minhas metas, mas tudo fica ali, estagnado… Estou bem perdida… Procrastino para tudo, desde acordar, tomar banho até fazer as coisas mais importantes. O problema não são os métodos, mas minha falta de disciplina, meu problema é sério…
    De qualquer forma, muito obrigada pela sua disposição em ajudar agente com suas dicas!

    • Elison Silva respondeu Gabriella 25/02/2015

      Olá Gabriela, vi seu comentário e me identifiquei de certa forma por passar várias vezes por isso.
      Te digo o que me ajudou de alguma forma foram duas decisões simples:

      1 – Cuidar do meu corpo, fazer exercício físico. No meu caso corrida de rua…mas não sozinho fui atras de alguém que pudesse me ajudar, fiz contato com uma galera aqui de Manaus que praticava, descobri um treinador super gente fina e vi que este esporte era o que faltava na minha vida, pois sem disposição e energia a gente não consegue fazer nada….meu sono melhorou 1000% , perdi 20kg em 7 meses, tinha quase 100kg….e minha disposição foi nas alturas, logico que tem dia que não quero fazer nada…mas são bem raros….e quando acontece isso eu realmente não luto contra..tiro um dia da preguiça pra mim!!!
      2 – Com energia renovada, percebi que perdia muito tempo planejando, confabulando e olhado sempre o macro.
      Decidi então focar mais na execução e sempre uma coisa de cada vez….partindo do mais simples pro mais complexo, e sempre pensando antes como eu iria ficar quando acabasse aquilo…tentado ao máximo controlar minha ansiedade…é mais ou menos como pisar no primeiro degrau e não no do meio….pra você entender melhor – tenho uma rotina de trabalho de 12 horas em média por dia, trabalho na LG, industria coreana…dai ee sempre me via angustiado por não conseguir estudar pra concursos, sendo que eu ainda estudo inglês, e estou terminando uma pós….ou seja entrava no conflito pós x inglês x concurso…..a ainda tinha o diabinho do mestrado que vez ou outra me assombrava….vi que não estava fazendo nenhuma coisa nem outra….logo, baseado no tempo priorizei da seguinte maneira:

      1 – Pos…focar maior parte da energia para finaliza-la, pois só falta a monografia;
      2 – Inglês…estudar uma vez por semana, dado que o q ja tenho ja da para se virar;
      3 – Estudar pra concurso assim que terminar a pós….

      Desta maneira dei uma aliviada na mente e consegui relaxar mais para na hora que estiver lavando a pia do banheiro apos escovar os dentes eu não ficar pensando na prova da Petrobras….
      Outro conselho que dou…valorize os pequenos feitos…comente pra você mesmo…tenha orgulho….Outro dia fiquei feliz porque consegui colocar um quadro com a foto da minha esposa criança na parede que fazia anos que a mesma tinha me pedido…ontem infartei de felicidade por conseguir trocar o miolo da fechadura….rsrssr….demorou 15 min…5 vendo vídeo do youtube de como trocar…e 10 trocando….sabe são pequenas coisas que vão nos dando energia e gás para fazer as maiores.

      Espero ter ajudado….qualquer coisa estamos ai…

      • Adriana respondeu Elison Silva 16/06/2015

        Edison, obrigado por responder o post da Gabriella. Compartilhar experiências, sensações e resultados talvez seja uma das mais importantes formas de ajudar o próximo, pois sem saber vc me ajudou muito.

  4. She 11/07/2014

    Oi Thais !
    Eu também uso cores, só que uso várias agendas (cada uma de uma cor diferente) como reuniões, compromissos das empresa “a”, compromissos empresa “b”, pessoal e ainda uso as tarefas (que fica em vermelhinho). A agenda fica beeem colorida, mas só assim para eu me “encontrar”.
    Abraços e um ótimo final de semana,
    She

    • Thais Godinho respondeu She 11/07/2014

      Cada um realmente deve usar o que for melhor. Eu usava várias antes também, mas achei mais fácil centralizar em uma única e gerenciar por cores.

  5. Carolina 11/07/2014

    Adorei!!!

  6. Thais 11/07/2014

    Thais, provavelmente este não seria o post adequado para a minha pergunta, mas de qualquer forma aproveito o ensejo: como você acessa a agenda do google nos seus dispositivos móveis (celular e tablet): pela agenda nativa, ou usa algum app específico? Pergunto porque uso o Pocket Informant e estou tendo problemas com notificações (no iPhone) e sincronização (no iPad), por isso estou em busca de uma alternativa confiável.

    • Thais Godinho respondeu Thais 11/07/2014

      No Android, uso o próprio aplicativo de agenda do Google.

      O Android, por ser do Google, favorece muito o uso das ferramentas do mesmo.

      Aliás, foi um dos motivos para eu ter migrado, apesar de gostar bastante do sistema da Apple.

      • eduardo respondeu Thais Godinho 14/07/2014

        Thais, uso o próprio aplicativo de agenda do Google no Android, porém, não sei porque mas a hora aparece diferente, ex: se marco na agenda pelo site uma atividade com horário 10:00, no app no celular aparece 16:00. Isso me atrapalha olhar pelo celular. O que será isso?

        • Thais Godinho respondeu eduardo 14/07/2014

          Verifique suas configuracoes de horários nas agendas. Ambas devem estar com seu horário local (ex: Brasília).

  7. Juliana 11/07/2014

    Oi, ótima dica!
    Por acaso, alguém saberia se é possível deixar a agenda do gloogle colorida tb no celular (andorid)? Pois acabo acessando a agenda mais pelo celular e como não consegui mudar as cores, acabei utilizando outro aplicativo, o Jorte (q é bom tb), porem eu gostaria de voltar a utilizar só a agenda do google, já que ando com pouco espaço de memória no meu cel. Abs

  8. Yara Sousa 11/07/2014

    Oi Thais já tentei usar essa agenda mas me falta disciplina. Sempre esquecia dela.
    Beijos

  9. linda 12/07/2014

    Oi Thaís, fico cismada com a privacidade da agenda do google, como faço para personalizar e deixar tudo privado? Quando crio um evento a privacidade está como padrão, aí coloco como privado, mas e para deixar toda a agenda privada, como faço? bjs

    • Thais Godinho respondeu linda 14/07/2014

      Linda, nada do que está na Internet é 100% privado. É uma escolha que a gente faz (ou não).
      A agenda do Google, por padrão, é visível somente para você.

  10. William Rosa 12/07/2014

    Muito interessante! eu adaptei esse conceito pra minha vida atual e agora organizei por
    Verde – Provas
    Amarelo – Eventos (geralmente que eu tenho que ir a um local especifico)
    Azul – Compromissos em geral

    está funcionando assim!

  11. João Paulo 14/07/2014

    Thaís, tenho vários e-mails: pessoal, trabalho, estudo. Você concentra todas atividades agendadas em uma só agenda (do google) ou usa estas marcas de cores para cada uma das várias agendas (vinculadas aos seus diferentes e-mails)? Abraços e parabéns pela criatividade e organização!

    • Thais Godinho respondeu João Paulo 14/07/2014

      João, antes eu usava várias agendas. Porém, isso estava me atrapalhando (se eu precisasse compartilhá-la, teria que compartilhar várias). Achei mais fácil usar uma única agenda e diferenciar as cores de cada evento.

      • João Paulo respondeu Thais Godinho 15/07/2014

        Thais, estou usando três agendas do gmail (pessoal, trabalho e estudo) e sincronizo todas. Assim não tem choque de horários entre as atividades agendadas. Dentro de cada uma organizo cada tarefa e as cores correspondentes entre minhas três atividades principais. Tudo isso com alarme que toca no celular, no tablet e no computador, se eu estiver trabalhando ou estudando.

        • Thais Godinho respondeu João Paulo 15/07/2014

          Você faz duas coisas ao mesmo tempo?
          Você consegue trabalhar concentrado com um monte de alarme tocando o dia inteiro?

          • João Paulo respondeu Thais Godinho 15/07/2014

            O alarme só toca ao final ou início do estudo, do trabalho ou da atividade pessoal. Dentro do campo “descrição” (da agenda do gmail) relaciono as tarefas a serem realizadas; dessa forma não tenho incômodo dos alarmes disparando. No início do dia recebo ainda um e-mail do Evernote com os compromissos do dia. Tem dado certo.

  12. Érika 14/07/2014

    Oi Thaís,
    não foi o tema do teu post, mas como você falou em revisão semanal eu me atrevi a perguntar. Eu uso o sistema do GTD, mas eu tenho muitas tarefas na minha lista de próxima ação. Todas as sextas eu preparo a minha lista de ação da próxima semana e me atenho a ela pra não acabar perdida do meio de tanta tarefa e acabar não fazendo as tarefas mais importantes. Funciona, porém gasto um tempo enorme selecionando as tarefas, pois são mais de mil. Acabo lendo uma por uma. Como você faz pra otimizar essa revisão semanal? Ou você faz de um jeito diferente?

    • Thais Godinho respondeu Érika 14/07/2014

      Mais de mil tarefas? Menina, prioriza isso.

      No geral, eu revejo os projetos e vejo quais as tarefas que preciso fazer na próxima semana. Quando processo, já coloco a tag indicando qual a prioridade delas, então facilita.

      Mas estou preparando uma série nova sobre minhas mudanças no Evernote onde vou explicar direitinho.

  13. Raquel 15/07/2014

    Pra mim funciona muito bem.. A agenda do Google foi mais uma coisa que aprendi aqui neste site e adotei pra minha vida. Uso sempre, sincronizo com celular, recebo mensagens e alertas de compromissos! Muito bom mesmo!
    Já a agenda de papel, tentei usar pela última vez esse ano, em março abandonei-a de vez…

    Mais uma vez, obrigada Thais!

  14. Cinthia 15/07/2014

    Oi Thais, tudo bem?

    Estou começando a organizar a minha vida, e o blog tem me ajudado muito. Atualmente uso a agenda do google, mas como uso os gadgets da apple nunca consegui tirar o melhor proveito dela pelo fato de não conseguir sincronizar os compromissos – se adicionava no iphone não sincronizava no calendar, sabe como?).

    Dai fuçando na net descobri esse site (http://www.theverge.com/2012/12/5/3732364/best-way-gmail-google-calendar-iphone-how-to) que ensina a a fazer a sincronização entre os dois dispositivos funcionar perfeitamente. Não sei se a dica é velha ou muito batida, mas achei que tinha tudo a ver com o blog 🙂

    Beijos

  15. Clériston Soares 16/07/2014

    Ola Thais…

    Ótimo post, ja utilizo a agenda do google a algum tempo, notei em sua configuração que você desabilitou os avisos via Popup, email e Celular…. como faz para saber quanto tem que parar uma atividade e iniciar outra?

    Parabéns pelo blog, ja abri minha empresa utilizando as suas dicas inspiradoras!!!

    • Thais Godinho respondeu Clériston Soares 20/07/2014

      Oi Clériston,

      Alertas de qualquer tipo são os piores inimigos da produtividade. Não tem nada pior que estar trabalhando focado e desestabilizar porque recebeu um alerta. A concentração demora para ser recuperada, quando se consegue.

      Eu faço meu planejamento semanal e, ao início do dia, a primeira coisa que faço é verificar a minha agenda. Dessa forma, já sei o que me aguarda. Se começo a trabalhar às 8h e tenho uma reunião às 10h, sei que tenho 2 horas para fazer algumas atividades. O controle é feito pelo relógio, sem segredo.

      Obrigada e parabéns pela empresa!

  16. Mariana 02/10/2014

    Olá Thais! Tudo bem?

    Primeiramente, gostaria de dizer que seu blog e seu livro tem sido fontes de inspiração para mim.

    Sempre me considerei uma pessoa organizada, adoro me atualizar sobre o tema!

    Ultimamente tenho tentado utilizar mais o ipad/celular nas atividades diárias, pois tenho percebido que essas ferramentas têm o poder de concentrar diversos recursos, o que deixa a minha bolsa mais leve no final do dia. Sou professora e acabo carregando muitos materiais para cima e para baixo.

    Entretanto, ainda não consegui me desvencilhar da agenda física… Já tentei umas três vezes montar o google calendar. Mas acho que grande parte da minha recusa (inconsciente) está no fato de não conseguir riscar os meus compromissos com um OK! depois deles terem sido concretizados no Ipad. Acho que tenho certo prazer em riscar tarefas, o que faço sempre com minhas agendas anuais.

    Você teria alguma dica nesse sentido? Talvez outro aplicativo que possa me recomendar..

    Obrigada por tudo!

    Beijos,

    Mariana

    • Thais Godinho respondeu Mariana 02/10/2014

      Mariana, use agenda de papel se funciona melhor para você. A gente tem que usar o que funciona para a gente. Não há regras. 🙂

  17. Aline 11/11/2014

    Você utiliza o google keep também?
    É legal porque dá para fazer um “to do list”, que é perfeito para essas cosias com horário mais flexível: supermercado, banco, sapateiro…
    Inclusive dá para inserir foto e agendar lembrete.

    • Thais Godinho respondeu Aline 13/11/2014

      Sim, existem muitas ferramentas maravilhosas, mas recomendo usar somente uma sempre! Senão fica uma coisa em cada lugar e acba confundindo. Como já uso o Toodledo, prefiro centralizar lá. 🙂

  18. Jeffrey H. S. Oliveira 29/12/2014

    Olá, Thais. Já leio seus posts há uns três anos, mas nunca fiz comentário. Quanto ao seu sistema de cores para a agenda do Google, gostei muito dele. Vou seguir a sugestão. Aliás, passei a adotar os recursos do e-mail para organização por sua causa. Conheci também no seu site o GTD. Uso-o há mais de um ano, mas ainda não atingi a consistência que pretendo. Estou também usando o Evernote. É um programa incrível. Bom, encerro aqui. Parabéns pelo seu excelente trabalho. Que você tenha um excelente 2015 e bem organizado, é claro.

  19. Thiago Dória 15/01/2015

    Thais, sei que o Google Agenda sincroniza com a agenda nativa do Android. No meu caso, porém, as cores não são sincronizadas. Acontece o mesmo contigo? Obrigado!

  20. Juliana 12/07/2015

    Thaís, ótima dica! Eu tentei começar a usar a agenda no iCloud, usando um calendário pra cada compromisso, mas acabava me confundindo com essa questão de saber rapidamente qual compromisso posso mover. Fiquei interessada em testar esse método de duas cores… Parece mais simples.

  21. […] Já dei essa dica aqui, e a ideia é a seguinte: utilize uma cor padrão de destaque para os compromissos com data e hora e uma cor com menos destaque para inserções que podem ser modificadas (uma tarefa que você precisa fazer naquele dia, mas pode ser qualquer horário, por exemplo). Isso ajuda você a bater o olho na sua agenda e ver o que pode ser alterado caso alguém ligue querendo agendar uma reunião com você, por exemplo. Você pode usar essa cor de menos contraste para tarefas e a cor principal para compromissos. […]

  22. […] Utilizo a agenda do Google para me organizar (veja aqui como você também pode usá-la). Minha técnica de usar duas cores tem funcionado muito bem. Basicamente, eu faço assim: o que for compromisso com data e hora marcados, que não dá para mudar para outro horário, eu deixo de uma cor padrão (azul). Quando se trata de algum compromisso, atividade ou tarefa que eu designei para o dia ou a semana em questão, eu deixo em uma cor de menos destaque (cinza). A ideia é a seguinte: se alguém quiser marcar alguma reunião ou compromissos comigo, se eu bater o olho na minha agenda, eu sei o que eu posso mudar de horário ou não, alocando o novo compromisso. Eu expliquei com mais detalhes aqui. […]

  23. […] Google Calendar continua seguindo o meu hack de duas cores (mostrado aqui). Em vez de duas cores, uso duas agendas com cores diferentes (Agenda – Thais e Tickler). O […]

  24. Ana Telma 11/11/2015

    Thaís, corrija-me se eu estiver errada! Isso nada mais é do que compromissos x tarefas, certo? Compromisso é aquela marcação com data e hora marcada e tarefa é aquela coisa que você tem que fazer naquele dia (ou até dia tal) mas não necessariamente tem hora marcada.
    De qualquer forma, ADOREI a ideia de separar um e outro por cor no mesmo calendário! 🙂

    • Thais Godinho respondeu Ana Telma 11/11/2015

      Não… a diferenciação do GTD é outra:

      – Ações para fazer em horário específico (“compromissos” e outras)
      – Ações para fazer em dias específicos
      – Informações relacionadas a dias específicos

      Existem ainda as ações com e sem prazo, que vão para a ferramenta de tarefas.

      • Leonardo respondeu Thais Godinho 29/07/2016

        Melhor resumo, Thais! Agora ficou perfeitamente claro o que vai para o calendário e como!

  25. Ras João 29/11/2015

    Thais, como eu poderia fazer para lançar um compromisso de trabalho ao meu horário de serviço sem deixar de marcar que naquele horário (8 horas diárias) estou trabalhando e não posso assumir outros compromissos externos ao trabalho? Pensei em marcar de uma cor estas 40 horas semanais. Mas nesse caso, cada novo compromisso no trabalho ficaria “sobremarcado”. Entende?

  26. […] – uma cor padrão para as tarefas de tipo 1 e uma cor de menos destaque para as de tipo 2 (clique aqui para ver como fazer). As de tipo 3, eu deixo como “compromissos de dia inteiro”, o que significa que elas […]

  27. […] (Veja aqui porque uso duas cores na minha agenda do Google) […]