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Pessoal, costumo receber muitas, mas muitas vezes essa pergunta. Tanto que resolvi escrever um post a respeito, pois certamente deve ser a dúvida de outras pessoas também.

O GTD é uma metodologia. E, por isso, ele não está preso a nenhuma ferramenta. Você pode aplicar o GTD em pedaços de papel, assim como pode aplicá-lo em qualquer bom aplicativo gerenciador de tarefas. A melhor ferramenta, enfim, é aquela que você gosta mais.

O que acontece é que 99% das pessoas que começam a usar o GTD param nessa dúvida cruel da ferramenta e deixam de utilizar o método por causa dessa dúvida boba. Não existe “melhor ferramenta”, tá bem? Existe a metodologia bem aplicada no sistema que você usa.

Veja algumas ferramentas onde o GTD costuma funcionar muito bem:

Evernote

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Eu utilizo todo o meu sistema GTD no Evernote. Dá até para ter agenda lá, se você quiser. O Evernote é totalmente customizável e você pode montar sua estrutura do GTD inteira lá da maneira que funcionar melhor para você. Eu mesma vivo fazendo testes e há uma série de modelos sobre como aplicar o GTD no Evernote na web.

Toodledo

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O Toodledo é uma ferramenta que foi criada exclusivamente para o uso do GTD e, portanto, para mim, a melhor que existe para aplicação da metodologia. Ela peca em alguns pontos: ser somente online, não ter versão em português e ter menos aplicativos relacionados que o Evernote (dificulta centralizar tudo ali). Para quem trabalha o tempo todo online e inglês não é um problema, recomendo fortemente.

Outlook

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Muitas pessoas utilizam o Outlook como sua principal ferramenta de trabalho e, nesse caso, recomendo que o GTD seja implementado dentro do próprio sistema de e-mails da Microsoft. É possível fazer isso através de pastas e categorias. Os treinamentos da Call Daniel são bastante focados na aplicação do GTD no Outlook.

Omnifocus

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Imagem: Applezine

Nunca utilizei o Omnifocus, mas ele é recomendado por muitos usuários. Para mim, não funciona uma ferramenta que funciona apenas em um tipo de sistema operacional (neste caso, somente os dispositivos da Apple).

Todoist

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Também nunca testei o Todoist, mas ele vem sendo citado como um dos queridinhos para uso do GTD. Se alguém tiver mais recomendações, por favor, deixe um comentário.

Wunderlist

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O Wunderlist virou a opção padrão hoje em dia para gerenciador de tarefas, por ter versão em português e ser bastante divulgado. Porém, ele já teve tantos problemas de sincronização e perda de dados, que eu não costumo recomendar. Também não gosto da sua interface. Porém, a maioria das pessoas nunca teve problemas e recomenda bastante a ferramenta, então pode ser que ela sirva para você.

Google

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Todo o sistema GTD pode ser aplicado nas ferramentas do Google: Calendar, Gmail e Drive. É uma opção bastante prática para quem utiliza esses serviços, especialmente a agenda.

Pocket Informant

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Pocket Informant é um aplicativo pago lindíssimo e prático, tanto para Android quanto para Apple. Eu apenas não o utilizo porque já me organizo em outra ferramenta e acho trabalhoso ficar mudando, mas já fiz testes e, se eu começasse do zero, acho que escolheria ele. O visual conta muito.

Papel

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Por anos e anos as pessoas aplicaram o GTD no papel, usando cadernos, fichas 3×5, pastas, e sobreviveram. Não deixe a ferramenta bloquear a sua aplicação da metodologia. O que importa é fazer do GTD um hábito e aplicá-lo na ferramenta que você gostar mais. Se você for faixa preta no GTD, a ferramenta é o de menos, pois você saberá configurar qualquer uma delas. Foque na prática e na execução das suas tarefas.

46 Comentários

  1. Uso o Wunderlist no celular só pra listinhas simples do tipo “filmes pra assistir”, “livros pra ler (que eu já tenho)”, “livros para comprar” e por aí vai. Tava funcionando bem mas uns meses atrás eu perdi tudo! Não sei o que aconteceu! Então tive que fazer outro cadastro e começar outra lista. Tudo bem que as listas não eram de grande importância, mas fiquei chateado, Apesar de continuar usando, não confio mais.

  2. Achei estranho não ver nesta lista o THINGS. Pra mim, o melhor aplicativo para aplicação do GTD, de longe!!! Utilizo e não me arrependo.

  3. Muito bom este post!
    Muitos ali pra mim são novidade, nunca imaginei que dava pra aplicar o GTD no outlook, vou começar a acompanhar o Call Daniel com mais frequencia, rs!

    Gostei desse último, parece um visual bem bacana mesmo…
    Você sabe qual é o valor?

    Beijos
    http://vestidasdeluz.com.br

  4. Bacana o post, mostra várias ferramentas para uso do GTD, das mencionadas acima usei todas, cada uma tem algo que a outra não tem, isso me fez ir testando e testando.

    Atualmente uso o Doit.im, tem app para Web, Android, iPhone, Mac e Windows.
    Estou apenas deixando mais um app para tomarem a decisão em qual usar.

    Valeu!

  5. Olá!

    Não sigo o GTD, mas tento me organizar um pouco. Já testei vários destes mencionados, mas acabei ficando com o Evernote como meu arquivo (referências, suporte a projetos, coisas para ler, para baixar etc). E para tarefas, uso o G-Tasks, assim posso programá-las e exibi-las no G-Calendar. Além das sub-tarefas, super simples!
    Uma dica legal que achei (talvez até tenha sido no teu site) é acessar o G-Tasks pelo site:
    https://mail.google.com/tasks/canvas
    Fica com uma visão muito mais expandida e fácil.

    Abraço e continue com esse sucesso!

  6. Thais,

    Saindo da temática do post, tenho uma curiosidade… Você sempre aborda temas bastante atuais, tenta contextualizar (festas tradicionais, estações do ano, época de viagens, férias escolares, etc) e não vi nenhum post sobre a Copa, tem algum motivo especial?
    De qualquer forma a ferramenta que eu uso para aplicar o GTD é o Evernote. Nunca achei que ia dar certo, gosto muito de papel, de sentir a escrita e achava que algo virtual ia ficar muito vago, mas a ferramenta é MUITO boa. Segui sua indicação (não conhecia antes!!) e adorei! Não consigo ver algo melhor! Muito obrigada 🙂

    Beijos:*

  7. Primeiramente, parabéns pelo Blog e todo o conteúdo compartilhado.
    Comecei a usar o GTD no evernote há 3 semanas, depois de ler o livro do GTD.
    Adotei várias das suas dicas para estruturar as TAGS, mas estoue sentindo confuso para criar Projetos na mesma nota ou criar várias notas para aquele proejo e ir mesclando. Poderia dar uma dica? Tentei por alguns dias, criar uma nota para cada atualização do Projeto, mas comecei a me perder…

    Mais uma vez parabéns pelo blog, dedicação e atenção que tem com todos!

    • Oi Leandro, tudo bem?
      Eu estou preparando uma série nova de posts sobre GTD e Evernote. Venho testando um modelo que vem dado certo, e não vejo a hora de postar sobre ele aqui no blog!
      Não entendi a sua dúvida. Poderia explicar de outra forma, por favor?

      • Olá Thais,
        Obrigado pela resposta. Aguardo as novas publicações. Suas dicas tem ajudado muito a começar o GTD e ter uma vida mais organiza (.com). rsrs

        Bem, acho que não deixei bem claro. Mas é basicamente como funcionou melhor para você. Inserindo caixas de seleção em cada tarefa (dentro da mesma nota) ou criando uma nova nota para cada tarefa.

        Mas acabei encontrando outras dicas em outras publicações.

  8. Oi Thais olha eu de novo rsrs
    Comecei esse ano com o GTD e uso o Evernote porém mais para arquivamento. Senti a necessidade de una outra ferramenta para tarefas e projetos foi onde conheci o ToDoist e estou amando. Consigo ver todas as tarefas para aquele dia e posso fazer observacoes nela e delegar tipo @adriana coloco em aguardando e na revisão semanal faço a cobrança. Muito bacana, é online então posso acessar de vários dispositivos. Estou amando! Viva o ToDoist \o/

  9. Thais eu gostaria de ser uma pessoa muito organizada e sinceramente admiro você e todas as pessoas que conseguem se organizar e consequentemente se disciplinar dessa forma. Mas eu simplesmente não consigo me organizar, já tentei várias ferramentas, das mais simples as mais elaboradas e se estiver em inglês pior ainda porque o meu inglês é péssimo apesar de algumas ferramentas serem de fácil compreensão. Simplesmente não consigo seguir um método seja no aplicativo ou no papel. Eu vivo insistindo + as vezes penso em desistir de vez. Tenho muita dificuldade e as vezes acho que fico perdendo o meu tempo anotando tudo e tendo que olhar, rever e analisar seja todos os dias, uma vez por semana, sei lá, as vezes me parece que fica + complicado e o melhor já é sair fazendo e ponto. É muito difícil para mim e eu não sei porque, talvez me falta disciplina e termino me perdendo em todo esse começo.
    A metodologia GTD eu já tentei começar, inclusive estou lendo o livro, até acho de fácil compreensão e até parece ser simples, mas por outro lado muito trabalhoso ter que levantar tudo o que se tem para fazer na vida ou o que se quer a curto, médio e longo prazo.
    Já tentei simplesmente fazer uma lista de coisas a fazer no dia ou no máximo o dia seguinte, mas esqueço de olhar e tenho que colocar lembretes.

    Será que não é melhor simplesmente viver a vida sem todos esses métodos?
    Será que devo continuar insistindo ou realmente não fui feita para isso?
    Será que alguém + aqui se identifica ou só eu sou assim? 🙂

    • Malu, o melhor é o que é melhor para você. 🙂

      O que a gente não pode fazer é estar incomodada com uma situação e deixar de mudar “porque sou assim mesmo”. Para muitas coisas, a gente tem que tomar a decisão e ter força de vontade, além de disciplina, pra fazer acontecer.

      Claro que ficar como está, seja qual for a situação, sempre é mais fácil. Mas será o certo?

      Só você pode dizer.

      Boa sorte.

      • Thais, muito obrigada por suas palavras e prometo refletir um pouco + a respeito desse assunto. Eu estou lendo o livro do David Allen e junto com o seu blog entendo melhor como funciona a metodologia GTD. 🙂 Depois volto aqui e te conto se continuei ou desisti… 🙂

        • Acho que não é falta de disciplina e sim de amadurecer e colocar a ideia em prática e ter alguém que te incentive a continuar. Cada pessoa tem um ritmo diferente de aprender, processar, colocar a ideia em prática e fazer acontecer.

          Te digo isso porque já passei por situação parecida e venho aos poucos colocando as coisas em ordem.
          Aos poucos você vai encontrar o jeito que funciona para você. 😉

          Dica: o site http://www.afterthebook.com/ ensina como a montar os projetos assista os vídeos pode ser que juntando todo conhecimento e colocando as ideias em prática a sua organização comece a fluir naturalmente.

          Boa sorte na jornada!! =)

          Bom final de semana

  10. Olá Thais,

    Conheço o seu blog há pouco tempo e assim que passei a ler os posts, comecei a ter maior motivação para me organizar. Sobre o Evernote, já o utilizo há algum tempo, mas não tenho usado a ferramenta de forma produtiva, então procurei aplicar o GTD, mas ainda tenho dificuldades em alguns aspectos como na parte dos projetos, por exemplo, como faço faculdade, estou precisando muito me organizar, se você pudesse postar a estrutura do GTD no Evernote que utiliza atualmente, acredito que poderia me ajudar.

    Desde já agradeço e admiro o seu trabalho com o blog.

  11. Venho acompanhando o blog e gostaria de uma opnião, já utilizou o “rememberthemilk”, pergunto pois utilizo o “wunderlist” mas realmente estou tendo os mesmos problemas de sincronização,perda de tarefas e prefiro migrar logo. Se já utilizou o “rememberthemilk” para aplicar o GTD qual sua opnião?

  12. Olá Thaís,
    Conheci o seu blog este mês e já li quase todos os post, e cada vez mais estou adorando. Você está de parabéns!!!!!
    Estou ansiosa para ler seu livro!!!!
    Gostaria de lhe perguntar se você conhece o 2 Day e o que acha dele.
    Obrigada

  13. Perdi todas as minhas listas no Wunderlist com a nova atualização. Estou muito chateada com isso. E com essa nova atualização eu não posso nem fazer o backup, removeram essa opção. E agora? Qual To do list gratuita eu posso confiar? Tecnologia é bom, mas as vezes atrapalha. :/

  14. Também existe o Trello que eu gosto muito e é bem agradável de usar e colaborativo. Pode anexar imagens, convidar pessoas, dividir em “boards” e listas de tarefas. Mas ainda não tem em Português.

  15. Olá!

    Muito bacana as suas dicas de apps para GTD. Tenho buscado aprender a respeito desse método de organização de tarefas. Ainda estou bem cru sobre isso (comecei a me informar sobre o mesmo essa semana). Tenho utilizado o Wunderlist para as listas de tarefas, mas li a respeito da perda de dados e confesso que fiquei com um pouco de receio disso tudo. Vou continuar, por enquanto, usando o Wunderlist, mas já pensando em um substituto caso ocorra alguma coisa…

  16. Olá Thais!
    Há algum tempo utilizo “parcialmente” o GTD (se é que isso é possível… rs ) já fiz o controle em um site pago (não lembro o nome) e quero melhorar minha utilização e busco a integração entre apps e sites para otimizar.
    Uso o evernote apenas como repositorio de informações, não consigo pensá-lo em ferramenta de gtd (então sou mais uma ansiosa pelos seus posts). Estou pesquisando sua sugestões e fiquei curiosa sobre sua informação sobre o toodledo ser apenas online (por serem pagos vc não considerou os apps)? e se a sua migração do toodledo foi deste para o evernote direto, ou se vc testou outras opções antes. Abraços!

  17. Olá Thaís,
    Estou com uma dúvida sobre como usar apenas um caderno para iniciar no GTD.
    Faço uma lista com os nomes dos projetos, e as ações coloco na lista de contexto. Porém como vou ter controle do andamento do projeto? Exemplo:
    Projeto Fazer compras para casa

    Na lista de PROJETOS coloco Fazer compras para casa (na folha do caderno com todos os projetos)
    A primeira ação é fazer uma lista dos itens que preciso comprar
    Então vou na folha de contexto @casa (pois vou fazer essa lista quando estiver em casa)
    e coloco
    @casa
    fazer lista de compras

    Quando eu tiver em casa vou abrir a folha @casa e farei a lista de compras.
    É nesse momento que irei pensar a próxima ação?
    Quando eu olhar pra lista de projetos como vou saber como eles estão?

    Nos aplicativos fica fácil pois as tarefas de cada projeto ficam dentro do próprio projeto.

    Por favor Thaís me tire essa dúvida.

    Desde já agradeço

      • mas nesse caso como eu procuraria as tarefas por contexto? eu terei que fazer uma copia de cada tarefa de cada projeto e colocar tambem na lista de contextos?

        • Antigamente era assim que se fazia no papel. É uma das desvantagens de gerenciar o GTD no papel. Esse replique pode ser feito somente na revisão semanal.

          A alternativa é usar o projeto como o próprio contexto. “Agora vou trabalhar em tal projeto”, e ir executando o que estiver ali.

    • Oi Daniella, tudo bem?

      Por quê? Uma das coisas mais legais (e diferenciais) dos blogs é justamente registrar o pensamento em uma época específica. 🙂

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