ou

Tenho recebido essa pergunta constantemente, então resolvi escrever um post explicando do que se trata, pois assim pode ficar como referência no blog e ajudar os outros leitores.

Tickler é um termo utilizado pelo David Allen em seu livro “A arte de fazer acontecer” (Getting things done) e uma técnica aplicada ao método GTD de organização.

O que é?

Imagem: homesteadrevival.blogspot.com

Imagem: homesteadrevival.blogspot.com

É um conjunto formado por 43 pastas que representam 12 meses e 31 dias. Você pode ter essas pastas físicas (em um arquivo de pastas suspensas, por exemplo) ou em formato digital (em pastas ou no Evernote). A ideia é colocar dentro da pasta do mês ou do dia arquivos, papéis, contas, pautas de reunião e muitos outros tipos de documentos que você precisará utilizar naquele dia ou mês em questão. Vale lembrar que no livro do David Allen ele explica e mostra direitinho como fazer, então tenha o livro como referência sempre.

Como eu utilizo

Já tive um arquivo físico, mas hoje já não o uso. Utilizo somente a versão digital, que montei no Evernote através de uma estrutura de tags.

agenda-gtd-evernote

Eu marco as notas com as tags necessárias (do mês ou do dia) sempre que eu precisar acessá-la por qualquer motivo naquela data. Se eu souber o dia específico, já marco com o dia. Se não sei, mas sei o mês em que devo precisar, marco com a tag do mês.

Uso para tarefas, pautas de reunião, contas a pagar, documentos a revisar e muitos outros.

Você precisa ter somente 31 tags para os dias porque, à medida que os dias passam, você as transfere para o mês seguinte. Por exemplo, hoje é dia 8. Eu abri a tag de hoje, peguei o que precisava, e a arrastei para a tag de maio, depois do dia 7, que já coloquei ontem. Agora, minha tag de abril tem somente as tags de 9 a 30, enquanto a tag de maio já tem as tags de 1 a 8.

Quando abril acabar, todas as divisórias do dia estarão já na pasta de maio. E assim vai indo, mês após mês, ano após ano.

Pode parecer complicado mas, na prática, é muito rápido. O GTD tem uma rotina de priorização diária e a primeira coisa é conferir o que precisa ser feito naquele dia, de compromissos a tarefas. No Evernote, esse sistema funciona muito bem para mim porque é muito fácil tagear uma nota que eu vá precisar acessar em determinado dia. Trabalho muito com eventos, então já fui salva diversas vezes tageando a nota com o discurso de abertura, por exemplo, além de outras informações que eu precisaria naquele dia e não ia ter tempo de ficar procurando. Como diz o próprio David Allen, não sei mais viver sem isso!

O David Allen até incentiva o uso para deixar recados para você mesmo, mensagens motivacionais, enfim, coisas que seriam importantes você ver naquele determinado momento que a pasta ou a aba representa. Por exemplo, você pode ter uma prova difícil na faculdade, aí deixa uma nota com uma frase que te motive bastante para você ler naquele dia.

Também pode usar para guardar a lista do supermercado no dia das compras. Ou uma lista das perguntas que você quer fazer para a professora do seu filho no dia da reunião de pais. Ou os exames que precisa levar em uma consulta médica. A lista é infinita!

Como saber o que vai para o tickler

Aí você pode se perguntar como saber o que vai para o tickler. Bom, o GTD também tem a resposta para isso!

Imagem retirada do livro do David Allen

Imagem retirada do livro do David Allen

Toda vez que você for processar alguma informação que estiver dentro da sua caixa de entrada, você vai se perguntar se aquilo demanda uma ação. Por exemplo, limpar a mesa do escritório demanda uma ação. Uma nota sobre como limpar a mesa do escritório não, é uma referência que você vai precisar usar somente no dia em que for limpar a mesa. O exemplo foi meio bobo, mas resume bem porque é essencial no GTD entender o que demanda ação e o que não demanda, pois é separando essas duas coisas que você vai conseguir se organizar no sistema.

Se a info não demanda ação, você tem três opções: ou você descarta, ou você arquiva como algo para fazer algum dia, talvez, ou você joga para uma data específica, lá na frente, pois não é algo que você vai precisar agora, exatamente, mas já sabe quando vai precisar. Se você não sabe quando vai precisar, ela vai para a pasta “algum dia/talvez”.

Aqui eu já estou indo longe demais! Para entender melhor, precisa ler o livro ou conhecer o método inteiro.

Como montar um tickler file?

Imagem: http://demeyere.com

Imagem: http://demeyere.com

Fisicamente – Tenha um arquivo de pastas suspensas e crie 12 pastas para os meses e 31 pastas para os dias. Coloque as pastas dos dias dentro do mês em questão e, a cada dia que passa, cheque-a, esvazie-a, e coloque-a na pasta do mês seguinte. Todo começo de mês, verifique a pasta mensal e distribua os arquivos ao longo dos dias, se necessário. Algumas pessoas preferem manter uma pasta com 12 divisórias para os meses, somente, por ser mais prático. Escolha o que for do seu gosto pessoal mesmo.

Virtualmente – Recomendo usar o Evernote. Crie uma tag chamada “Tickler” e, dentro dela, as tags para os 12 meses. Da mesma forma que com a pasta física, crie tags para os dias. Para ficar na ordem, eu coloco assim as tags: “Dia 01”, “Dia 02” etc, senão elas ficam fora de ordem. O mesmo vale para os meses (“01 – Janeiro”). Você também pode criar um caderno para o seu tickler file, com a mesma estrutura, mas eu não recomendo, pois cada nota só pode estar dentro de um único caderno e isso pode bagunçar o seu esquema.

O que vai no tickler e o que vai na agenda?

GcalEvernote2

A agenda é para anotar compromissos.
A agenda é para anotar compromissos.
A agenda é para anotar compromissos.

Você anda com um monte de papéis na agenda? Não né. Ou, pelo menos, não deveria, pois o risco de perder ou esquecer algo é enorme.

Imagine que você abra a sua agenda e tem um monte de papéis grampeados em cada página, com informações que você precisará acessar naquele dia. Isso é o tickler. Mas você não faz na agenda, porque é inviável. Você faz em outro lugar, que pode ser física ou virtualmente. Depende de como você se dá melhor por aí.

Pode colocar tarefas no tickler?

No tickler físico eu não recomendo. No Evernote, sim. Se você gerencia suas tarefas no Evernote, use o tickler para isso. Se utiliza outra ferramenta para gerenciar tarefas, deixe-as onde estão.

Mais alguma dúvida sobre o tickler file? Poste nos comentários!

Thais Godinho
08/04/2014
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  1. Márcia Valéria 08/04/2014

    Thais, em que caderno vc coloca isso no Evernote? Vi um post seu com sua estrutura nele e tinha caderno de tarefas, de compromissos, etc. Parece que o Tickler abrange vários assuntos distintos não é? Como administra isso no Evernote?

    • Thais Godinho respondeu Márcia Valéria 08/04/2014

      Voltei para a estrutura de dois cadernos só, que é a que melhor me atende: Inbox e Processed.

      Tenho um post agendado para o dia 10 que explica essa organização mais recente. Espero que goste.

      • Márcia Valéria respondeu Thais Godinho 08/04/2014

        Sempre gosto de tudo o que coloca aqui. Estou me habituando com o Evernote e com o GTD por sua causa e cada vez amo mais essas ferramentas juntas e misturadas. Aguardo o post novo. Bjs e obrigada.

      • Amanda Ourofino respondeu Thais Godinho 08/04/2014

        Oba Thais!
        Aguardarei esse post do dia 10 ansiosamente!

        Comecei a me organizar pelas suas sugestões, e estou configurando meu evernote. Quero começar a ter a sensação de que fiz tudo que pretendia no meu dia, e não a de que preciso de um dia maior… rs

        Obrigada! Adoro seu blog!

        Abraços,
        Amanda

      • Paulo respondeu Thais Godinho 11/04/2014

        Olá Thais!

        Sou novato em GTD, Evernote, etc. Estou alimentando o EN, mas ainda sem muito critério, pois não sei se crio vários cadernos ou fico com dois, e nesse meio tempo ele está ficando meio avolumado com tantas notas. Então gostaria de saber como ficou sua nova organização no EN usando dois cadernos? Não achei o post onde você trata desta mudança.

        Ainda estou confuso sobre o uso de etiqueta X caderno. Etiqueta na prática seria uma pasta onde coloco notas? Uma mesma nota pode ter várias etiquetas? Você falou que “uma nota só pode estar dentro de um caderno” , ou seja, cada caderno só pode ter uma nota? Neste caso o termo caderno fica sem muita lógica, pois teria somente “uma página”, mesmo que muito grande?

        Estou relendo o livro do David Allen e o do Vladimir Campos, além de ler alguns artigos no Call Daniel, inclusive o podcast sobre uso da agenda, mas ainda não me sinto confortável com tanta novidade, e na prática estou paralisado.

        Sua dedicação a nos transmitir sua vasta experiência em organização não tem preço.

        Parabéns pelo desprendimento.

        • Thais Godinho respondeu Paulo 11/04/2014

          Já falei sobre essa estrutura em outros posts, mas escrevi um novo que deve sair na semana que vem, sobre como estou fazendo atualmente.

          Sobre cadernos, não foi isso. Eu disse que uma nota só pode ter um caderno. Um caderno pode ter “n” notas, senão realmente não faria sentido. Eu prefiro organizar por tags pois cada nota pode ter várias tags, ao contrário dos cadernos. Entendeu? =)

          Muito obrigada!

      • Thais respondeu Thais Godinho 18/12/2014

        Thais,
        Desculpe se a minha pergunta for ignorante mas, você não possui caderno para concluído? ou Complete ?
        Onde ficam as tarefas que você já executou. Você exclui?
        Tenho curiosidade porque só com dois cadernos não estou conseguindo ficar organizada.

        • Thais Godinho respondeu Thais 19/12/2014

          Gerencio tudo por tags. Favor ler “Guia definitivo GTD e Evernote”- explico tudo com detalhes lá. Obrigada!

  2. Larissa Veloso 08/04/2014

    Mas como você faz para marcar tarefas/compromissos futuros? Por exemplo, sei que um remédio x vai acabar pelo dia 20 de maio, e quero colocar uma nota para lembrar de comprar. Eu marcaria com a tag 20 e tag maio?
    No mais, ótima explicação.

  3. Rita 09/04/2014

    Olá Thais, uma dúvida: Funciona se eu criar os meses e dias em cadernos? O que você acha? Por que você colocou em etiquetas? Por favor, estou usando o Evernote, mas escorrego em várias coisas. Já li até o livro sobre Evernote que você indicou, mas mesmo assim… Abraços e obrigada.

    • Thais Godinho respondeu Rita 09/04/2014

      Uso etiquetas porque dá para colocar mais de uma em cada nota. caderno não – uma nota só pode estar dentro de um caderno.

      Exemplo prático: tenho uma reunião relacionada a um projeto no dia 11.

      Se eu usar tags, usarei:
      – a tag do projeto
      – a tag do tickler (Dia 11)
      – a tag “Pauta da reunião X”
      entre outras

      Se eu usar caderno, restrinjo pra caramba. Tenho que escolher UM caderno. Aí eu escolheria qual? Um caderno para o dia, um caderno ´para pautas ou um caderno do projeto?

      Mas é uma escolha pessoal. Pode funcionar melhor com cadernos para você.

      • Rita respondeu Thais Godinho 09/04/2014

        Entendi Thais, tem razão. Obrigada

      • Márcia Valéria respondeu Thais Godinho 09/04/2014

        Eu vejo da seguinte forma:
        O Evernote é um grande arquivo com algumas gavetas (cadernos), onde são guardadas pastas (etiquetas), onde guardamos documentos (notas).
        É isso Thais?

        • Thais Godinho respondeu Márcia Valéria 09/04/2014

          Sim, mas ele é mais do que isso. Dá para colocar de tudo em uma nota.

  4. Gustavo Justo 11/04/2014

    Thais, parabéns, ótimos conteúdos.
    Venho lendo seus posts e adaptando meu Evernote com algumas idéias tuas.
    Te faço uma pergunta, tu nao compartilha cadernos com outras pessoas?
    Sou usuário business, compartilho com equipe e terceiros, por isso, não consigo trabalhar somente com 2 cadernos e etiquetas.
    Me obrigo a ter cadernos para compartilhar.
    Mas suas idéias de etiquetas foram inseridas na estrutura pessoal e profissional do meu EN.
    Abs 😉

    • Thais Godinho respondeu Gustavo Justo 11/04/2014

      Já tentei, mas não gosto.

      Uma solução seria organizar por pilhas – uma pilha GTD, para os dois cadernos, e pilhas para assuntos diversos, a fim de compartilhar.

  5. Gustavo Justo 11/04/2014

    Sim, é uma opção.
    Essa é a mágica do Evernote, moldar conforme cada um 😉

  6. Gustavo Justo 14/04/2014

    Aqui voce diz “Crie uma tag chamada “Tickler” e, dentro dela, as tags para os 12 meses…”, mas na imagem acima o nome da tag é agenda onde estão as 43 pastas.
    Qual seria a correta?

    • Thais Godinho respondeu Gustavo Justo 14/04/2014

      É a mesma coisa, só muda a nomenclatura, que você pode usar a que quiser. Já chamei de diversos nomes – o importante é o sistema dentro.

  7. […] (adaptado da agência TRIADPS) Do momento em que você se reconhece como um desorganizado, é hora de começar a usar alguns truques. 1. Nunca coloque papeis (contas para pagar, papeis para enviar, documentos para despachar) dentro de agente, primeiro por risco de perder o papel, pois pode cair, já que agendas andam com a gente o tempo todo (menos comigo porque eu nunca consegui usar agenda), segundo porque fica horrível e compromete sua imagem profissional . Agenda serve para anotações e não como arquivo (mais tarde falaremos sobre AGENDAS e um artigo específico). A melhor forma de organizar os documentos é atraves da combinação da agenda com a pasta TICKLER. Dependendo do caso a TICKLER pode ser usada sozinha. O conceito do arquivo Tickler é organizar um conjunto de pastas suspensas onde cada pasta representa um mês e um conjunto de dias do mes (31 pastas) que funcionam nos intervalos dos meses. Colocamos todas as pendências nas pastas dos meses e quando o mês chega reorganizamos por dia. Para entender como o ARQUIVO TICKLER funciona, visite o site: http://vidaorganizada.com/produtividade/o-que-e-o-tickler-e-como-funciona/ […]

  8. […] tickler. Se você não sabe o que é um tickler, por favor, veja aqui e aqui. Depois de executar o que eu tinha programado para o meu dia na agenda, passo para o tickler. Vale […]

  9. […] agora, mas ela pode ser útil mais tarde. Ela então vai como lembrete na sua agenda (ou tickler) ou para a sua lista de Algum dia / Talvez (Algum dia / Talvez são coisas que você gostaria de […]

  10. […] isso, pessoal! Como eu disse, se quiserem saber mais a respeito, na internet tem muita coisa. Vejam aqui, aqui e aqui. Nosso próximo assunto é: A visão vertical no GTD. Até […]

  11. […] Checar a pasta do mês no tickler […]

  12. Lara Anjos 03/06/2015

    Olá, Thais! Muito obrigada por compartilhar seus conhecimentos com todos nós! Você está fazendo diferença na vida de muita gente e eu me incluo nesse grupo! Ainda estou estudando esses conceitos e surgiram muitas dúvidas… Como eu faço, no evernote, com tarefas que se repetem todos os meses? Por exemplo: uma conta para pagar todo dia 5, mas com valor diferente? Todo mês eu tenho que lembrar de salvar essa conta? Acho que você já explicou muito isso, mas eu ainda não captei! Um super beijo!

  13. Rafael Assis 01/08/2015

    Thaís,

    Percebi algo no Tickler físico que me parece uma “falha”. Por exemplo, se eu preciso de um determinado documento para o dia 02 mas daqui 3 meses, isso ferra meu esquema pois as pastas dos dias ainda não estarão naquele mês. Como você administra isso?

    • Thais Godinho respondeu Rafael Assis 02/08/2015

      Não tem falha não. Você só distribui nos dias quando entrar no mês em questão. Antes disso, você deixa apenas na pasta do mês.

      Se o item não for dedutivo em termos de data, coloque um post-it indicando.

      Simplifique. ;D

      • Tiago respondeu Thais Godinho 26/08/2015

        Fiz isso para lembretes que devem ser vistos daqui a mais de um ano. Por exemplo, “Avaliar bateria do carro”. Fiz registro do dia em que a comprei no corpo do lembrete e coloquei a data em que deveria levá-la para o mecânico verificar se ainda está tudo bem. Como dura de 2 a 3 anos, etiquetei-a com “Tickler_2017”. Assim, em 1° de janeiro de 2017 (ou um pouco antes), já faço a revisão das Tickler anteriormente criadas para aquele ano e coloco meses e dias. Não dá para colocar só 2017 porque conflita com as etiquetas de Big Picture.

        • Rafael Trindade respondeu Tiago 18/02/2016

          Você acaba de tirar duas grandes dúvidas minhas.
          Uma delas: “Anotar ou não informações mais completas no corpo sobre uma nota?”
          A outra: “Como gerenciar as notas futuras no Tickler?”

          A única dúvida que fico agora, é se:

          Depois de concluir as notas em Ticklers, elas devem ser descartadas ou eu posso ter um Arquivo de Ticklers?
          Por exemplo: Tickler ( atual, digamos 2016 ), Tickler_2015, Tickler_2017… e assim por diante.

          Abraço.

          • Thais Godinho respondeu Rafael Trindade 20/02/2016

            Pode ter, mas qual a finalidade?

  14. […] Checar a pasta do mês no tickler […]

  15. Eduardo 02/09/2015

    Você literalmente está salvando minha vida !

    Se possível mantenha-me informado sobre cursos, lançamentos de livros, podcasts, etc.

    Grandioso abraço !

  16. […] Checar a pasta do mês no tickler […]

  17. […] Checar a pasta do mês no tickler […]

  18. […] tenho um arquivo para pastas suspensas com três gavetas, onde duas são para arquivos e uma para o tickler do GTD e contas pagas […]

  19. […] no blog bastante completo sobre o que é o tickler e para que serve, para não nos repetirmos aqui (clique aqui para ler o texto). Todos os textos indicados aqui na série são importantes para o aprendizado do GTD, que é o seu […]

  20. […] Tickler, para mim, é uma das coisas mais legais do GTD. Se você não sabe o que é, por favor, clique aqui. […]

  21. […] Os lembretes para o dia em questão (que podem estar no tickler) […]

  22. […] Tenho um arquivo de pastas suspensas com todos os meses do ano e os dias do mês, que utilizo para guardar material que vou acessar apenas nas datas específicas. Veja mais aqui sobre o que é o tickler e como funciona. […]

  23. Rafael Buss Ferreira 06/04/2016

    Thaís, comecei a acompanhar seu site agora e estou muito feliz com todas as dicas. Tenho buscado métodos para me organizar melhor, pois sofre muito com a desorganização: esqueço compromissos, contas, documentos… etc.
    Encontrei seu site procurando um app, site ou software para organizar tarefas. Através de alguns destes vi que existia um método (GTD) e, através do GTD cheguei aqui. Fantástico suas dicas práticas!
    Meu problema atual é: Preciso de uma solução multiplataforma (desktop, celular, web…) com tarefas, lembretes, agenda, notas, etc.
    Uso o Evernote já um bom tempo e acho excelente. Uso muitos cadernos e pilhas. Através de seu blog implementei as diversas tags e os dois cadernos em uma pilha GTD. Criei tb as tags de meses e dias. Contudo a administração das tarefas vejo que é um pouco deficitária, pois não consigo analisar o que fiz e não fiz entre outras coisas. Existem apps ótimos mas a maioria ou não tem integração ou tem um valor “alto”.
    Quero te perguntar o seguinte: Vi em outros posts que você está usando o Todoist. Você substituiu o Evernote? Por quê? Ainda usa o evernote? No evernote, assim que o dia acaba, apago todas as notas do dia, ou tiro de todas as notas daquele dia a etiqueta (“Dia 06”, por exemplo)? Qual sistema você está usando atualmente com seu GTD (Agenda, tarefas, notas…)? Sei que tem posts aqui no blog sobre isso, mas como o volume de informação é grande, não consegui ainda identificar qual é mais recente e seguir o histórico da evolução do seu uso do GTD.
    Agradeço desde já sua disposição e também a disposição por manter este espaço!
    OBS.: Acredito ser (se não procrastinar) o GTD libertador e “salvador”, pelo pouco tempo que usei.

  24. […] para serem feitas e não serem esquecidas. Decidi começar a organização pela papelada e usando o tickler. Comprei um estoque de pastas transparentes na Kalunga e fiquei mais de uma semana organizando o […]

  25. Zeca Jacintho 13/10/2016

    Olá Thais! Primeiro, OBRIGADO!, e parabéns pelo maravilhoso trabalho de seu blog, está me ajudando muito.
    Espero ainda fazer um curso com você, pois tenho visto a melhora no meu “grau de felicidade” à medida que consigo me organizar, e seu site tem sido peça chave. Mas vamos à dúvida.

    1) Me adaptei muito bem a essa história de tickler, e ele está sendo o guia principal do meu sistema GTD Evernote. Mas não sei se estou fazendo isso da melhor maneira. Hoje por exemplo, a primeira coisa que faço é olhar todas tarefas que estão no dia 13 de outubro. Mas ai tem coisas que foram delegadas, telefonemas importantes, outros menos importantes, tarefas banais, tarefas “quando tiver tempo” (que ando com medo de não olhar se não colocar em um dia, pois não tenho tido tempo), coisas para eu fazer se estiver na rua, etc. No fim, ficam coisas demais e eu perco um tempão priorizando e também passando para o próximo dia.
    Funciona, mas acho que estou perdendo mais tempo do que deveria talvez. Hoje por exemplo tenho 50 tarefas (já que 20 vieram do feriado de ontem, que esqueci que era feriado e enchi de tarefas).

    2) E tenho outra dúvida – como separo, dentro do tickler, o que é apenas Referência – por exemplo, um relatório de agosto de 2016; e o que é Tarefa?
    Porque se eu não separar, pode virar uma certa confusão em minha agenda de tarefas.

    Obrigado!

    • Thais Godinho respondeu Zeca Jacintho 13/10/2016

      Oi Zeca, tudo bem? Obrigada por escrever!

      Essas ações para fazer o quanto antes, sem data definida, devem estar em suas listas de próximas ações. Esse é o conceito! Para fazer o quanto antes. A ideia é colocar data apenas no que efetivamente tem prazo, para não sobrecarregar. E, nos intervalos, você olha as listas de ações de acordo com o contexto onde está.

      Isso serve para a segunda pergunta também!

      Espero ter ajudado.

  26. HAINNER LOPES DE AZEVEDO 13/12/2016

    Toda vez que preciso de um Help, é com os post da Thais. Mais uma vez salvando!! Valeu.

  27. […] agenda e tickler, eu não utilizo o Todoist, e sim o Google Calendar. Prefiro a forma de visualização. Eu ainda […]

  28. Michelle 16/02/2017

    Oi Thais!

    No caso da pessoa escolher usar apenas o tickler digital, como deve fazer com os papéis que não podem ser digitalizados, como no caso do exame que tem que levar no médico?

    • Thais Godinho respondeu Michelle 16/02/2017

      Se fizer parte de um projeto, ela pode colocar na pastinha do projeto. Se não, em uma pasta de suporte a ações.

      Porém, eu recomendo ter o tickler físico sim. Mesmo que use pouco, é legal ter um lugar possível para colocar.

      Obrigada por comentar. <3