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Imagem: Cleaner Secrets

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Este texto foi inspirado no livro do David Allen, “A arte de fazer acontecer”.

Qualquer coisa que você se comprometa a fazer na vida é um trabalho, não só no contexto profissional.

Em um dia comum, suas ações poderão ser divididas nesses três tipos:

  1. Fazer trabalhos predefinidos
  2. Fazer os trabalhos à medida que aparecem
  3. Definir o seu trabalho

A maioria das pessoas fica no item 2., executando tudo à medida que aparecem. O que acontece é que, assim, você acaba perdendo o senso de importância e trabalhando só em cima do urgente. Talvez, inconscientemente, você acredite que seja mais fácil lidar com demandas e incêndios que organizar seu trabalho, simplesmente porque você não sabe como fazer isso. É fácil ficar no modo “ocupado” porque, para os outros, parece que você é muito eficiente. A realidade é outra: seu trabalho está fora de controle.

As prioridades mudam a cada dia e, sim, muitas vezes precisamos atender urgências. Porém, a partir do momento que isso passa a guiar nosso trabalho diário, quem somos nós? Qual o sentido da vida? Executar sem significado?

Trabalhar em cima da urgência é uma prática comum que, teoricamente, não teria tanto problema. O problema não é os projetos não estarem organizados, mas você estar deixando de fazer algo importante só porque ainda não se tornou urgente. E o problema disso é prejudicar pessoas, perder prazos, dinheiro, além da qualidade que você teria se tivesse se dedicado a isso com um tempo maior. E você tem consciência desse problema – por isso está ansiosa(o) e preocupada(o).

É muito comum culpar as “surpresas” para justificar seu estresse e baixa produtividade. Porque, afinal, se você não tem controle sobre o seu trabalho, as urgências são a única forma de mostrar o que você sabe fazer. É mais fácil se manter ocupado que administrar tudo o que se tem a fazer. No fundo, você sabe que é só uma forma de não lidar com aquela pilha de itens não resolvidos que você não sabe bem como resolver. Você está fugindo.

Isso é um cenário comum no mercado de trabalho porque não somos treinados para gerenciar o nosso tempo e os nossos projetos. Crescemos deixando veios abertos. Como a maioria das pessoas que trabalha conosco também é assim, o ciclo se desenvolve com uma rapidez impressionante, e de repente estamos todos trabalhando em cima do que é urgente.

Quando você desenvolver uma maneira de controlar seu trabalho, vai ficar muito mais fácil confiar nas suas decisões pessoais sobre o que deve fazer em tal dia, justamente porque envolve uma disciplina que você precisa adquirir. É isso em troca de todo o resto. É uma disciplina que beneficia sua tranquilidade.

O legal do GTD é que você tem lá a sua caixa de entrada “acumulando problemas” enquanto você está trabalhando. Você sabe que, na pior das hipóteses, as coisas estão centralizadas ali, e não perdidas em pensamentos, e-mails não respondidos ou posts-its na parede de casa. Quando você tiver um tempo, você processará as informações aos poucos. Esse “tempo que você perde” é MUITO menor que o tempo desperdiçado executando tarefas sem direcionamento no seu dia a dia. Quando você se organiza, seu sistema se torna confiável e, mesmo que algo teoricamente urgente espere um pouco mais, há a confiança de que você não está tirando de foco o que é importante e, uma hora ou outra, tudo vai sendo executado – inclusive as urgências. Mas, se você não tiver esse sistema, como poderá saber o que foi feito ou não? Se o que era importante foi realizado?

Toda a questão sobre o foco é irrelevante se você não sabe o que precisa fazer. Quando as informações estão disponíveis para você de maneira prática e fácil, o foco vem naturalmente. Você pega uma tarefa e executa. Mas você precisa ter um método para isso, além da disciplina de manter seu sistema atualizado, funcionando.

Da mesma forma que as pessoas reclamam das “urgências” que chegam, elas reclamam das interrupções. O mundo não vai parar enquanto você estiver trabalhando, essa é a verdade. Você precisa aprender a se virar. O que não pode é usar isso como desculpa para não se organizar e executar. Ok, talvez a habilidade de “apagar incêndios” seja sua melhor capacidade hoje. Mas será? Às vezes, você simplesmente não experimentou o outro lado.

Thais Godinho
19/02/2014
Veja mais sobre:
24
Depoimento da leitora: “Frequentemente me via sem foco, sem determinação e perdida em questionamentos”
“A dieta da informação” (Clay A. Johnson)
Reorganizando projetos

 

  1. Dani 19/02/2014

    Thais,

    Como sempre, seus textos nos impulsionando a buscar o melhor, a se superar! Descobri seu blog há quase um ano atrás, por acaso, quando buscava ideias na internet para a festinha de 3 anos de meu filhote. De lá pra cá, não há um dia em que eu não acesse o Vida Organizada, porque esse é um assunto que sempre me interessou. Muita coisa eu já realizava na prática, naturalmente…mas, depois da chegada das crianças, tudo ficou muito difícil, quase impossível. Não tenho conseguido equilibrar tantos pratos nesse jogo de malabarismo que é a nossa vida hoje! Já perdi muito por não conseguir deixar tudo nos eixos de novo e vivo consumida por um sufocante sentimento de culpa, de impotência, de baixa autoestima. Enfim, por isso, quando leio um texto como esse de hoje, é como se conseguisse chegar à superfície para respirar um pouco de ar novo, e ganhar fôlego para tentar novamente. Obrigada! Um forte abraço, Dani.

  2. Na. 19/02/2014

    U-a-u. Que texto!
    E que quarta-feira premiada! Vou guardar o texto 1 para noitinha.
    Obrigada, nossa musa inspiradora!

  3. carlinhafreitas 19/02/2014

    Muito bacana o texto!
    Concordo 100% com tudo!

    Beijos

  4. Thais 19/02/2014

    Thais, minha chará. Descobri seu blog e você se tornou minha fonte inspiradora…
    Faço do comentário da Dani (1° acima) as minhas palavras, exatamente o que eu sinto e como me vejo depois da chegada do meu filhote (sufocada, com um sentimento de culpa e sem conseguir equilibrar tantos pratos nesse jogo de malabarismo da vida)
    Você não tem idéia do bem que nos faz… Queria te ver na TV (rs). Você já pensou… O seu blog se tornar um programa de TV para todas as mulheres do Brasil, com dicas, entrevistas, demonstrações, enfim… Que sonho!
    Obrigada!!!! Super Beijo!!!

    • Thais Godinho respondeu Thais 19/02/2014

      Obrigada, Thais! Olha, estou tentando fazer mais coisas para o YouTube este ano! Espero que goste. =)

  5. Daniela 19/02/2014

    Parabéns por este texto. Muito bem escrito!

  6. Cinthia Laterza 19/02/2014

    Parabéns Thais! To desse jeitim… ansiosa… rsrs!
    Acho que não vai dar pra escapar do GTD mais não… hehe

  7. Beatriz 19/02/2014

    Tudo o que eu precisava “ouvir” hoje.
    Abro meu email e me deparo com esse ótimo texto.
    Tive que vir comentar.
    Se cuida! Bj

  8. Lidiane Pereira 20/02/2014

    Que texto maravilhoso Thais! Já vou começar o dia inspirada 🙂 Mais uma vez obrigada por tudo! beijinho

  9. Juliana 20/02/2014

    Uau! É exatamente assim que tenho me sentido. Aliás, este é um processo cíclico em minha vida… Habitualmente passo por isso e a vontade de ser organizada acaba me deixando ainda mais ansiosa e preocupada! Obrigada pelas dicas e pelo blog! Não vivo sem!!

  10. Kalinka Carvalho 20/02/2014

    Thais!

    O que posso dizer do texto? Simplesmente perfeito! Tinha uma época que me sentia culpada por sair do trabalho no horário. Foi quando ao ler seus textos sobre produtividade reparei que estava fazendo o correto, o certo. Eu me dei conta que meu dia tinha sido tão produtivo, que havia administrado meu tempo tão bem, que estava dando conta do meu trabalho e conseguia sair no horário. Enquanto outras pessoas simplesmente não estava conseguindo e precisavam ficar até mais tarde. Enfim, atualmente faço os 3 tipos. Sempre haverá trabalhos urgentes, mas existem até aqueles que podemos prever. Obrigada pelas reflexões!

  11. Juliana Lopes 20/02/2014

    Thais, acompanho o blog diariamente há aproximadamente a um ano eacho que esse foi o texto mais bonito que li seu até hoje, pelo menos com certeza foi o que mais me fez refletir. Parabéns pelo seu trabalho inspirador e lindo. Qur você continue tendo essas inspirações para que nós leitoras possamos continuar nos maravilhando com uma leitura tão produtiva e proveitosa.
    Mais uma vez parabéns…

  12. Teresa Ferreira 20/02/2014

    Oi Thaís

    Deste lado do Atlântico, envio um grande abraço de gratidão por me ajudar a organizar melhor o meu tempo.
    Todos os dias vou beber informação do seu Blog, muito completo e de grande sabedoria.

    Estou-me organizando nas compras em geral e já noto uma grande diferença nos meus hábitos de consumo que antes eram por impulso (aleatórios) e agora como necessários.

    Comecei dia um deste mês de Fevereiro 2014, dá mesmo para notar!

    Envio um grande e forte abraço da minha lindíssima Cidade de Tomar (Portugal).

    Teresa

  13. Consuelo 04/03/2014

    Oi, Thais.
    Visitei seu site há quase um ano, num post sobre concursos – gostei muito e compartilhei no face.
    Meses depois, me vi de novo no seu site, lendo sobre organização… aí, me apaixonei de vez e me tornei sua leitora assídua.
    Estou lendo o livro do Allen e to gostando, me sentindo um pouco perdida ainda.
    Também to usando o evernote (não com muita eficiência – ainda não encontrei minha estrutura de organização para ele).
    Aproveito pra indicar um app: “ego timer”… uso a agenda do google, que posso compartilhar e me envia emails e sms e o ego timer se integra a agenda da google. O ego timer tbm tem a opção de criar projetos, tarefas e subtarefas, achei bem completo.
    Obrigada por sua generosidade.
    Beijão, Sucesso e Sorte Sempre/Consuelo

  14. Guilherme 25/04/2014

    Thaís, parabéns pelo trabalho no blog. Estou apenas me iniciando nele, mas estou encantado com a quantidade de informações e a simplicidade na forma que é transmitida. Sensacional!

  15. […] O modelo tríplice para avaliar seu trabalho diário […]

  16. Lucas 12/06/2015

    Organização é fundamental… Seus textos estão me ajudando muito!!! Parabéns pelo blog.