ou
Imagem: Tech Crash.net

Imagem: Tech Crash.net

Pois bem, chegou a hora de fazer um novo post sobre como estou me organizando atualmente. Costumo fazer sempre que há algumas mudanças no meu jeito de organizar as coisas e, sempre que demoro um pouco mais a postar, alguns posts vão acontecendo e os leitores ficam com dúvidas (“mas você não estava fazendo de determinado jeito?”). Pois bem, escreverei neste post como estou fazendo no momento, e espero que ajude. Considere sempre a última versão publicada para saber como eu estou fazendo, por favor.

Quando posto o jeito como me organizo ou faço qualquer coisa aqui no blog, não o faço para ditar regras ou mostrar a maneira certa de fazer tudo (mesmo porque, isso não existe). Posto porque o blog é meu espaço, criado para compartilhar coisas da minha vida relacionadas à organização.

Eu estava decidida a manter todo o meu sistema de organização no Evernote. Ele é, e continua sendo, uma ferramenta maravilhosa que possibilita sim que você centralize tudo ali. Porém, no meu caso, sou muito apegada a duas outras ferramentas, que são o Google Calendar e o Toodledo. Não quero mudar somente para “provar um ponto” (que o Evernote serve para organizar tudo). Várias ferramentas servem. O Evernote é quase perfeito sim e, se eu estivesse começando hoje a me organizar, não tenho dúvidas de que usaria somente ele. Mas tenho todo um background, uso o G. Calendar compartilhado com minha família e colegas de trabalho, além de ser uma “embaixadora emocional” do Toodledo.

Eu adoro testar ferramentas para divulgar aqui no blog, mas o fato de migrar todo o meu sistema toda vez que faço isso atrapalha um pouco a minha vida. E eu, como tantas pessoas, tenho muitas frentes de trabalho na vida. Se ficar mudando toda hora, vai ser confuso e caótico – tudo o que eu não quero ser. Além do que, lá na Call Daniel estamos preparando um especial de ferramentas para daqui a um tempo e vou concentrar meus esforços lá nesse sentido, pois estou fazendo os testes junto com outras pessoas, o que deixa a análise muito mais completa!

210214-gtd-messing

Portanto, eu voltei para o que funciona 100% bem para mim, agora com adaptações maiores no uso do Evernote, e vou falar um pouco sobre isso neste post.

Esquema geral

Eu utilizo o fluxograma padrão do GTD para decidir para onde vão as coisas que chegam a todas as minhas caixas de entrada. Você pode ver o fluxograma do GTD explicado aqui.

Ferramentas

Eu utilizo sete ferramentas para me organizar atualmente:

  1. Papel
  2. Google Calendar
  3. Toodledo
  4. Evernote
  5. IFTTT
  6. Arquivo em casa
  7. Meu cérebro

Cada ferramenta tem uma função relacionada ao fluxograma citado ali em cima.

Papel: Fase da coleta no GTD. Mesmo que eu lide com diversas caixas de entrada (quatro contas de e-mails, inbox do Evernote, caderno no trabalho), prefiro ir anotando as tarefas no papel (estou usando fichas atualmente para fazer isso, daquelas compradas em papelaria, pautadas, mas vivo mudando).

Google Calendar: Para compromissos, lembretes e previsões. Mostrare na prática mais adiante.

Toodledo: Para tarefas e tarefas com sub-tarefas (projetos).

Evernote: Para referência, tickler, planos de projetos, planos de objetivos, anotações sobre áreas de foco e todo o resto.

IFTTT: Para otimizar minha relação entre todas essas ferramentas (com exceção do papel).

Arquivo em casa: Preciso guardar alguns papéis, como contas pagas e documentos, além das suas respectivas versões digitalizadas, então tenho um pequeno arquivo em casa para todas essas papeladas.

Meu cérebro: A cola que une isso tudo. =)

Na prática

No dia a dia, a coisa toda funciona muito bem. Minha rotina diária é:

  • Verificar a agenda
  • Ver minha lista de tarefas para o dia e trabalhar por contexto, prioridade e tempo disponível
  • Trabalhar nas listas de contextos, com o mesmo filtro, depois de realizar as tarefas para o dia
  • Ir anotando infos diversas que vão chegando até mim, para depois processar
  • Processar uma vez por dia todas as infos que chegaram e anotei em papel
  • Processar as caixas de entrada de e-mails e anotar as infos que resultaram de lá
  • Processar a caixa de entrada do Evernote para não deixar acumular

Pode parecer muita coisa, mas é muito intuitivo e habitual para mim. Vou fazendo ao longo do dia, em poucos segundos. Na verdade, justamente por ter esse sistema, produzo MUITO mais e focada. Se faço tudo direitinho, posso confiar cegamente no que está ali. Se o Toodledo está me dizendo que preciso fazer tal tarefa em tal dia, é porque preciso. E, sempre que me vem à mente que preciso fazer tal coisa, eu anoto. Depois, na hora de processar, se já estiver lá, tudo bem – se não estiver, agradeço mentalmente por ter me lembrado daquilo.

O sistema é perfeito? Claro que não. Nada é. Mas funciona muito bem para mim. Garante que eu me lembre de pelo 99% de tudo sem ter que ficar guardando de forma tensa esse lembrete na minha cabeça.

Agenda

Eu uso a agenda do Google pelo simples fato de ter a agenda do meu marido e a do meu filho lá também. O pessoal da Call Daniel também utiliza a agenda do Google compartilhada, então facilita. Além das agendas que compartilham comigo, tenho pessoalmente três agendas, que são:

  1. Agenda
  2. Lembretes
  3. Previsões (a confirmar)

A agenda é para compromissos confirmadíssimos: consultas médicas, reuniões, aulas. Antes eu utiliza a mesma agenda para colocar compromissos prováveis, que ainda precisavam de confirmação, mas isso estava atrapalhando a visualização em por esse motivo, criei uma agenda chamada Previsões, que visualizo em conjunto com a principal. Assim, se quiser ver somente os compromissos confirmados, basta um clique. Facilitou bastante a minha vida. Na agenda Lembretes, coloco exatamente isso: lembretes. Fulano entra de férias, vou receber um pagamento X, vai acabar o horário de verão, vencimento de contas etc.

Algumas pessoas usam os lembretes como tarefas. Eu já fiz assim, e colocava no Toodledo. Porém, preferi deixar o Toodledo somente para tarefas e colocar os lembretes na agenda, como eu faria se ela fosse de papel. Tem funcionado, mas fica a observação, caso você queira testar.

Ah, vale lembrar que deixo as agendas com cores diferentes, para melhorar a visualização. Um pouco mais sobre isso você encontra em um outro post que já escrevi sobre o assunto, ensinando a utilizar a agenda do Google.

Toodledo

O Toodledo é um gerenciador de tarefas. Portanto, tudo o que demandar alguma ação, vai para lá. Essa é a minha regra. Tarefa, projeto e objetivo – tudo ação. Até os planos de projetos poderiam ficar nas notas do Toodledo, mas aí eu prefiro usar o Evernote. (Sobre planos de projetos, favor ler no livro do David Allen. Lá é explicado direitinho e, no blog, ainda não tenho post sobre isso. Mas, basicamente, é um arquivo onde você coloca tudo relacionado ao projeto.)

Eu organizo o Toodledo por áreas de foco (Folder) e, dentro delas, as tarefas e projetos. Projeto, no GTD, é toda tarefa com sub-tarefas. Vale lembrar que eu utilizo a versão pro do Toodledo, que dá direito a ter sub-tarefas e muitas outras funções. Quem utiliza a versão free pode adaptar – usei durante muito tempo sem problemas.

Tenho um extenso post onde falo sobre como me organizo no Toodledo, e ainda é bem parecido. Quem tiver interesse, pode ler aqui. Agora que ele tem aplicativo oficial para Android, facilita MUITO.

Evernote

O Evernote tem sido usado para todo o resto – para fazer um backup do meu cérebro, na verdade. Só para constar, a organização de cadernos e etiquetas hoje está assim:

190214-evernote

Como podem ver, mudei basicamente todo o processo. O que eu fiz aí já daria um post inteiro sobre o assunto, e pretendo escrever em breve. Mas, basicamente, voltei ao esquema de ter somente dois cadernos, pois facilita demais a vida (créditos ao ATB).

Sobre as etiquetas:

Planos: Onde ficam os planos de projetos e planos de objetivos.

Reference: Tudo, praticamente. Está organizado por assuntos e, dentro dos assuntos, mais sub-etiquetas.

Someday-Maybe: Onde eu arquivo ideias de coisas que quero fazer um dia, talvez. Também tem sub-etiquetas.

Tickler: Meu queridinho, não vivo mais sem ele. Basicamente, as 43 pastas do GTD com as tags de meses e dias, caso precise de notas, documentos e outros arquivos específicos, que devo previamente agendados. Uso principalmente para pautas de reunião e passagens aéreas, reservas de hotel e outros arquivos de viagens.

Tudo ao mesmo tempo agora

Eu já venho amadurecendo esse sistema de organização há muitos anos, muitos mesmo. Logo, pode parecer complicado para quem o vê assim, em um post, mas para mim ele funciona lindamente e de forma simples, intuitiva, sem ficar “conferindo” passos ou coisas do tipo.

É isso. Se vocês tiverem dúvidas, posso explicar melhor alguns pontos específicos nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
19/02/2014
Veja mais sobre:
Como eu me organizo
34
A volta às aulas do filhote
Quando não estiver em um dia muito produtivo, faça uma coisa de cada vez
Meu setup de GTD hoje no Todoist – Dezembro 2016

 

  1. Taty 19/02/2014

    Thais, sou sua fã! Amo muito seu blog e sempre tento aplicar as dicas e repasso pra família tb.
    Tenho uma dúvida, você coloca todas as suas tarefas no toodledo, incluindo as demandas do e-mail? Pergunto pq organizei o e-mail com as tags do gtd @ações @aguardando @referência, etc. Então, por exemplo, se tenho um email que chegou com uma demanda, que demorarei mais de 2 minutos pra fazer, devo colocar também na lista de tarefas do toodledo? Como você organiza essa parte?

  2. Ju 19/02/2014

    Oi Thais,
    Quando leio seus posts sobre o modo como você se organiza, não consigo evitar o pensamento: “Nossa, essa menina lida com todas essas coisas de uma forma tão fácil”, mas é como você mesma diz: são anos de experimentações.
    Tenho acompanhado com bastante frequência seu blog e adotado muitas das suas sugestões, as quais comecei a compartilhar no meu próprio blog, fazendo o devido encaminhamento ao seu.
    Gosto de ler sobre sua experiência com os aplicativos e baixei o Overnote para tentar centralizar e organizar tudo que preciso com relação à minha rotina, mas confesso que estou tendo dificuldade em utilizar a ferramenta, por ser absolutamente nova para mim. Confesso que até agora venho utilizando o bom e velho caderninho de anotações, mas adoraria me sintonizar com essas ferramentas que estão me parecendo muito práticas e eficazes. A central de ajuda do aplicativo na verdade não tem me ajudado muito!
    Beijo e um ótimo dia.

  3. Dalva 19/02/2014

    Aguardava muito por esse post!!! Já me deu boas ideias para melhorar minha organização. Obrigada Thais, vc é dez!!!! 🙂

  4. Lolis Nabok 19/02/2014

    Uau, seu sistema de organização é bem complexo, mas parece maravilhoso! Eu tentei utilizar o Evernote e outras ferramentas tecnológicas, mas não gostei. Prefiro o estilo caneta e papel mesmo, rs.

  5. Ana Rossato 19/02/2014

    Thais, as suas rotinas de casa você coloca como projeto ou como contexto? Eu tenho uma dificuldade muito grande em separar uma coisa da outra. Todos os projetos em andamento devem estar dentro dos contextos também? Vi um vídeo do Daniel no YT dizendo que o que está no contexto deve ser feito após terminar as tarefas do dia e que uma coisa não se mistura com a outra.

    Acho que o meu problema é ter muitas tarefas diárias que não podem ser adiadas. Trabalho como freela home office. Então administro muitos clientes ao mesmo tempo e acabo tendo muitos trabalhos para entregar no mesmo dia, o que faz parecer que se tarefas e projetos paralelos não entrarem como next action, elas nunca serão feitas, sabe? Eu que não estou sabendo usar o método ou estou fechando prazos surreais, mesmo? rs

    Bjs!

    • Thais Godinho respondeu Ana Rossato 19/02/2014

      Ana, pelo que entendi do seu comentário, está havendo uma confusão entre os termos.

      Projeto é toda tarefa com sub-tarefas.

      Contexto é cada lista de ação – onde você se encontra, para realizar tais ações. Telefone, em casa, no trabalho.

      Você organiza tarefas e projetos nas suas listas de ações – ou seja, nas listas de contextos. As listas de contextos trazem as ações que você precisa executar.

      Veja um post do blog sobre priorização diária, deve ajudar. A orientação do David Allen é sempre trabalhar nas tarefas do dia primeiro (agenda), depois por contextos e, dentro destas, tem umas diretrizes. Veja lá.

      No geral, percebo que você não organizou seu sistema! Seria legal começar do zero, desde a coleta, e ir montando direitinho. Senão não fica prático mesmo.

      Bjo

      • Ana Rossato respondeu Thais Godinho 19/02/2014

        Acho que eu estou montando errado, mesmo. Se eu tenho uma tarefa com data de entrega ou tarefas que se repetem diariamente, elas precisam entrar na minha agenda e não na minha lista de tarefas, é isso?

        Por exemplo:
        Escrever matéria X para o veículo Y – isso seria considerado um projeto.
        A entrega da matéria deve estar marcada na agenda para dia Z.
        As subtarefas (contatar fontes, pesquisa, redigir), devem estar como tarefas prioritárias em listas de tarefas (que são executadas depois do que está na agenda como não passível de mudança de data)?

        Tô qse lendo o livro de novo! haha

        • Thais Godinho respondeu Ana Rossato 19/02/2014

          Aí é pessoal. Eu optei por colocar tarefas somente no Toodledo (pois dá para especificar data na ferramenta), mas você pode colocar na agenda.

          Sobre as suas perguntas do exemplo, é sim para todas elas. =)

          Eu estou sempre relendo o livro. Vale a pena para tirar essas dúvidas pontuais.

          • Ana Rossato respondeu Thais Godinho 19/02/2014

            Thais, provavelmente vc já deve ter ouvido/lido isso, mas… Você devia escrever um livro! Sério!

            Obrigadão pela ajuda e um beijo!

  6. Marcelo Kannami Gimenez 19/02/2014

    Olá Thaís!

    Lindo post! Estava esperando por ele há algumas semanas, hehe!

    Estou testando o Toodledo e adorei o aplicativo para iOS! Até agora tem se mostrado muito mais efetivo do que o Evernote na hora da execução das tarefas (o elefante não era tão bom em aplicar filtros por tags na versão mobile… tinha que ficar criando saved searches para tudo…). E a Hotlist é a “minina bunitcha do pai”, coisa linda!

    Agora estou no meio da confusão de migrar as tarefas do Evernote para o Toodledo, você tem alguma sugestão de como facilitar esse trabalho?

    Mais uma vez agradeço pelo ajuda que você dá a todos nós!

    Abraços!

    • Thais Godinho respondeu Marcelo Kannami Gimenez 19/02/2014

      Sugiro que seja manual para você ir filtrando também.

  7. Ivan 19/02/2014

    Está aí mais um post que eu vou usar como referência. Ainda vou fazer um “intensivão” de GTD e Evernote dando uma revisada nos seus posts, que são muito úteis, detalhados e práticos. É muito bom observar as técnicas serem usadas, de verdade, por alguém que as explane.

    Abraço!

  8. rose 19/02/2014

    OTIMO O SEU POST,,,,COMO SEMPRE, GOSTARIA DE SABER SE TEM DIFERENÇA ENTRE O GOOGLE CALENDAR E A AGENDA DO GOOGLE É UM UNICO APLICATIVO? VOCE UTILIZA ALGUM TIPO DE AGENDA DE PAPEL?

  9. rose 19/02/2014

    TENHO UTILIZADO BEM O EVEVERNOTE…PARA PLANOS, PROJETOS…..E OUTRAS COISAS FUTURAS….IDÉIAS E COMO ELE SINCRONIZA ENTÃO É PERFEITO,,,,MAS GOSTARIA DE UMA FERRAMENTA (APLICATIVO) PARA ORGANIZAR TAREFAS DOMÉSTICAS, COMO CASA, FACULDADE, ROTINA COM BEBES, TRABALHO, ENFIM ROTINAS,,,TEM ALGUMA SUGESTÃO…?OBRIGADA….

  10. rose 19/02/2014

    OTIMO O SEU POST,,,,COMO SEMPRE, GOSTARIA DE SABER SE TEM DIFERENÇA ENTRE O GOOGLE CALENDAR E A AGENDA DO GOOGLE É UM UNICO APLICATIVO? VOCE UTILIZA ALGUM TIPO DE AGENDA DE PAPEL?
    TENHO UTILIZADO BEM O EVEVERNOTE…PARA PLANOS, PROJETOS…..E OUTRAS COISAS FUTURAS….IDÉIAS E COMO ELE SINCRONIZA ENTÃO É PERFEITO,,,,MAS GOSTARIA DE UMA FERRAMENTA (APLICATIVO) PARA ORGANIZAR TAREFAS DOMÉSTICAS, COMO CASA, FACULDADE, ROTINA COM BEBES, TRABALHO, ENFIM ROTINAS,,,TEM ALGUMA SUGESTÃO…?OBRIGADA….

    • Thais Godinho respondeu rose 19/02/2014

      Google Calendar é o nome da agenda do Google em inglês. São a mesma coisa.

      Não utilizo agenda em papel, só a do Google.

      Eu utilizo o Evernote para organizar tudo isso. Para tarefas, utilizo o Toodledo, conforme expliquei no post.

      Obrigada por comentar.

      • rose respondeu Thais Godinho 19/02/2014

        Obrigada por partilhar…vc não utiliza papel…não fica com vontade de escrever não…….

        • Thais Godinho respondeu rose 19/02/2014

          Eu utilizo sim, Rose. Muito, aliás! Adoro escrever, sou uma pessoa essencialmente visual. Em outros posts eu comento bastante sobre esses processos. Obrigada por comentar.

  11. Raquel 19/02/2014

    Thais, vc mantém tudo de seus projetos no evernote? Nada no seu desktop, por exemplo, ou no dropbox ?

    • Thais Godinho respondeu Raquel 19/02/2014

      No Dropbox eu mantenho os arquivos que estou editando no momento (tipo, trabalho em casa e depois abro o arquivo no trabalho, no dia seguinte). Arquivo fechado, vai pro Evernote.

      • Rose respondeu Thais Godinho 20/02/2014

        Ola Thais tem muita diferença entre o evernote premiu m e a versão gratuita, sabe me dizer vc utiliza algum derivado deste aplicativo são tantas versões! ,.

        • Thais Godinho respondeu Rose 20/02/2014

          Uso o Premium mas a versão Free atende perfeitamente. Recomendo usar a Free e depois mudar se sentir necessidade.

  12. Elaine Oliveira 07/03/2014

    Oi Thais, comecei a acompanhar o seu blog a poucos dias e estou adorando, mais pra mim que estou começando agora, fiquei perdida com tanta informação. Queria pedir sua opinião a respeito de aplicativos, pois baixei o evernote (ainda estou tentando me achar) mais uso o windows phone e não tem toodledo, então a dúvida é a seguinte: você indicaria algum gerenciador de tarefas para windows phone, ou da pra me organizar somente com o evernote? Desde já agradeço! Bjoss
    Obs. Seus exemplos para evernote têm me ajudado bastante, por favor continue rsrsrs

    • Thais Godinho respondeu Elaine Oliveira 09/03/2014

      Elaine, não conheço os apps do Windows Phone ainda. Dá para você se organizar com o Evernote sim, mas você precisa encontrar o que se adapta melhor à sua vida. É legal ir testando. Bjo.

  13. Sofia 07/04/2014

    Thais, vez ou outra passo aqui e sempre saio inspirada! 🙂

    Estou lendo o livro do David Allen e refletindo sobre como vai ser o meu sistema. Achei a sugestão das 43 pastas impraticável pra mim por isso me chamou a atenção essa etiqueta “tickler”. Você pode explicar melhor como funciona?

    Abraços!

  14. Milene 28/04/2014

    Thais, você deixa o ticker em inbox ou processed? Tenho dúvida de onde deixá-lo.

  15. Thais Porlan de Oliveira 09/06/2015

    Oi Thais! ! Sou sua xara e sua fã e tenho tentado organizar com suas dicas a bagunça da minha vida…rs. Baixei e tentei utilizar o toodledo mas como é o free não conseguir aplicar o seu tutorial direito…escreveu algo mais simples para iniciantes como eu, que querem usar a versão free? Obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Thais Porlan de Oliveira 11/06/2015

      Olá Thais, tudo bem? Justamente com esse intento estou escrevendo com muito carinho a série Aprenda GTD. Por favor, dê uma olhada. Obrigada!