Uma das dicas mais comuns de organização com relação a e-mails é: “tenha uma única conta de e-mail”. Porém, para mim, não funciona. Pode ficar mais complicado lidar com mais de uma conta, mas já fiz a experiência de ter somente uma e acho que mistura demais. Recomendo que exista pelo menos uma conta para uso pessoal e outra para uso profissional.

Eu também recomendo a criação de uma conta somente para cadastros, a fim de evitar o recebimento de spam, além de centralizar os cadastros.

Hoje, eu tenho quatro contas:

– uma conta pessoal
– um conta para o blog
– duas contas de trabalho (uma para cada trabalho)

Meu método de organização é processar diariamente cada caixa de entrada. Processar significa decidir o que fazer com cada item. No caso dos e-mails, separo nas seguintes pastas:

– Aguardando
– Responder
– Itens de ação
– Arquivo 2014
– Lixeira

Essa tática das pastas é ensinada pelo Daniel em seu treinamento do GTD e é de uma simplificação incrível.

Em Aguardando, coloco tudo o que dependo de outras pessoas ou condições para acontecer. Se alguém me envia um e-mail assim: “Thais, vou te enviar na semana que vem tal coisa”, eu movo o e-mail para tal pasta. Se eu envio um documento para alguém revisar, coloco a mim mesma como cópia e a cópia vai para essa pasta. A ideia é centralizar em um único lugar tudo o que está nas mãos de outras pessoas ou dependendo de condições diversas. Uma vez por semana, na revisão semanal, eu vejo o que tem ali dentro, arquivo o que foi resolvido e anoto na minha lista de tarefas as pessoas que eu preciso cobrar na semana seguinte.

Em Responder, coloco todos os e-mails que preciso responder e que levam mais de 2 minutos. A regra sempre é: se leva menos de 2 minutos, respondo na hora do processamento mesmo, pois é mais fácil. Tem muito e-mail que é: “Thais, você poderia me confirmar se nossa reunião de amanhã vai ter a participação de fulano?”, aí eu simplesmente respondo – não vou mover pra pasta Responder e postergar uma resposta simples. Agora, e-mails como: “Thais, preciso que você me envie um resumo das atividades da semana relacionadas ao projeto X”… isso demora mais, porque vou ter que abrir outros programas, fazer uma relação, então movo para a pasta Responder. E aí a rotina de respostas é diária. O objetivo é não deixar ninguém sem resposta em 24 horas.

Em Itens de ação, coloco tudo o que demanda uma ação. Antes, eu encaminhava para o Evernote e lá a nota se transformava em tarefa, mas como não estou mais fazendo desse jeito, eu já anoto na minha lista de tarefas e centralizo os e-mails nessa pasta. Assim, na revisão semanal eu também vejo o que foi feito e pode ser arquivado, ou o que preciso dar mais atenção. A ideia é apenas centralizar ali enquanto a tarefa não foi resolvida. A diferença entre esta pasta e a pasta Responder é que aqui são tarefas mesmo, enquanto que na pasta Responder depende somente de eu me sentar na frente do computador com tempo para responder.

Em Arquivo 2014, jogo todos os e-mails de referência. Tenho uma pasta para cada ano e assim eu arquivo tudo. Não crio mais sub-pastas porque torna tudo mais complicado mas, quem gosta de fazer assim sem atrapalhar o dia a dia, que continue.

E, por último, a Lixeira, que é para onde vai grande parte dos e-mails com propagandas que recebo diariamente.

Fazendo isso ao menos uma vez por dia, dá para manter as caixas de entrada em ordem e sem perder muito tempo nessa tarefa. Claro que, se você for fazer isso pela primeira vez, vai demorar um pouco, porque tem MUITO e-mail na caixa de entrada, mas a ideia é justamente ser um processo rápido daqui para a frente.

24 Comentários

  1. Eu faço a divisão do email pessoal por assuntos gerais, acho mais fácil. Tenho as pastas “Cadastros” (com lembretes de senhas e aqueles emails de “boas-vindas”, para eu lembrar onde tenho cadastro), “Compras” (com todos os dados de compras virtuais, notas fiscais recebidas por email etc.), “Graduação” (para a faculdade) e os emails particulares ou demais emails de referência vão para a pasta “Pessoal”. Não é uma divisão muito elaborada, mas tem funcionado para mim há algum tempinho 🙂

    • Quando descobrimos mais pessoas por aí que têm a pasta “Cadastros” ahahah
      Eu tenho 3… A de cadastros e a da universidade como espaço para arquivar e-mails que podem ser úteis futuramente, e “Processar” para todos os e-mails que quero ler e exigem um tempo maior. 🙂

  2. E-mail é uma praga… imagino que logo logo vai ter que surgir um novo método, porque a impressão que tenho às vezes é que não dá tempo de trabalhar nos projetos de verdade, que a gente tem que ficar só respondendo mil e-mails por dia… acho exaustivo!
    Achei bem bacana o teu método!

  3. Eu tenho vários emails para vários propósitos também, blog, pessoal, trabalho, escola, etc., mas utilizo uma para centralizar tudo ao invés de abrir cada uma por dia. Apenas reencaminho de uma conta para outra automaticamente. Bateu no email, ele encaminha para a conta principal. Ali eu sei de onde cada um veio e separo todos.

    O duro é ter gente achando ruim que você tenha vários emails, como se usasse isso para “esconder” as coisas que faz.

  4. Para quem não tem uma conta só para cadastros, algo que fiz recentemente e me ajudou muito a organizar foi criar uma lista de todos os sites e redes sociais onde tenho cadastro (abri uma nota no Evernote e fui escrevendo todos que eu lembrei na hora) e decidir quais eu gostaria de cancelar o envio de email marketing. À medida que fui recebendo novos emails, procurei no final de cada um o link com a opção de descadastro e fui atualizando a lista. São tantos sites, alguns que eu nem me lembrava de ter me cadastrado. Isso limpou e simplificou bastante a minha caixa de entrada. Para aqueles emails cujos links de descadastro não funcionam de propósito, criei um filtro no gmail que encaminha determinados remetentes direto pra lixeira (super útil). De resto, apenas separo os emails por pastas para assuntos variados (estudo, trabalho, viagens, etc), mas acredito que pra quem tem uma rotina mais complexa é melhor mesmo ter uma conta pra cada assunto.

  5. Oi Thais,
    Serei bem sucinta pra não desperdiçar o seu tempo. Nesses últimos tempos percebi que estou tendo uma grande sintonia com os assuntos que vc trata no blog, e nessa onda, estou em uma situação em que tenho uma grande necessidade de me focar e tranquilizar e um meio que encontrei foi a meditação. Apesar disso, não sou budista nem nada e quero sugerir que vc escreva sobre esse tema dando dicas pra iniciantes, pois pessoalmente, pela falta de técnica tenho enfrentando grandes obstáculos na hora de praticar. Se vc achar que a sugestão não é pertinente, pode por favor me indicar algum livro ou texto que fale do assunto?
    Grata desde já, e desculpe pela extensão do texto!!!

  6. Oi Thais,

    Também simplifiquei muito minha caixa, tenho horror a subpastas, inclusive porque todos os aplicativos tem excelente recurso de busca, não tem necessidade de separar em mil pastinhas! Mas como vc disse, cada um faz como gosta.

    Coincidentemente eu também não mando mais os e-mail de ações para o evernote, centralizo numa pasta e anoto na lista.
    A lista de tarefas que voce mencionou é no evernote certo? Nesse caso dos e-mails, vc registra numa única nota ou em várias?
    Obrigada Thais.

  7. Eu já tive essa fase de usar vários e-mails, mas de uns 10 anos para cá achei bem mais simples manter uma conta só com filtros e marcadores muito bem configurados no Gmail. Ainda tenho outras contas, mas só para fazer tutoriais para o meu blog e para quando o Google surta.

  8. Oi, Thaís!

    Legal as dicas.

    Mas minha preocupação é outra:

    Gosto muito de resolver as coisas por e-mail, delego tarefas, solicito coisas, cobro por e-mail… Sempre sou muito objetiva também, não esquecendo “Bom dia” e “Atenciosamente,” Acho que o tempo que economizamos é enorme assim.

    Mas há quem diga que o e-mail é uma ferramenta apenas informativa, e que serve para sacramentar um acordo que foi firmado via telefone ou pessoalmente, e que fazê-lo por e-mail não traz resultado, ou, até mesmo, não deve ser feito.

    Qual a sua opinião a respeito?

    Grata e um abraço!

    • Oi Andreia,
      O post acima mostra exatamente como utilizar o e-mail como meio de ação. Eu concordo com você sim. Inclusive tem gente que aplica todo o seu sistema de tarefas no e-mail, enviando mensagens para si mesmo.
      Obrigada por comentar.

  9. Oi Thaís… gostei muito da sua organização… tb acredito que temos que fazer do jeito que funciona melhor para nós… cada um a sua maneira…
    Eu consigo organizar tudo no gmail mesmo… criei vários marcadores (tem um inclusive para os posts do Vida Organizada)… e sempre faço uma faxina geral para não acumular muito…

    Bjos e continue com essas dicas preciosas para facilitar nossa vida…

    Malu

  10. Olá.

    Acompanho o teu blog além-fronteiras (Portugal), pois estou a tentar organizar-me. Tenho muitos projetos em mãos e ando sempre a resolver “urgências”. Está a tornar-se difícil. Tenho seguido muito os teus posts sobre o GTD e o Evernote mas adapto-me melhor ao papel. Tens alguns posts para planear os passos de um projeto? Para definir um plano de atuação?

    Obrigada e parabéns posts fantásticos!

    Sara

  11. Olá Thais, te parabenizo pelo blog com conteúdos muito interessantes e linguagem de fácil entendimento. Me considero bem organizado, mas suas dicas sempre me agregam conhecimento e maneiras de organizar que melhoram muito minha produtividade. Gostaria de indicar o INBOX como experiência para você, ele traz uma forma diferente de organizar os emails como adiar um email que chega, colocar como concluído ou deixar na caixa de entrada caso precise ser visto até a conclusão por exemplo, entre outras facilidades. Tem até um lembrete que pode ser associado ao email que é muito útil. E como é uma ferramente do Google, sincroniza direto com o celular… o que facilita bastante a minha vida! Por enquanto só é acessado por convite e eu tenho um para te enviar caso interesse testar a ferramenta, mas acredito que no futuro não precisará mais por a google, segundo matérias de sites de tecnologia, pretende substituir o gmail pelo inbox.
    Então fica a dica, caso queira um convite, meu email ficou no cadastro do post, então me avisa por email que te mando o convite!
    Beijos

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