ou

310114-gtd-evernote

Na verdade, a ideia não é especificamente essa, mas eu me inspirei para escrever esse post porque acho super válida.

A David Allen Co. está vendendo um modelo de planner em .pdf para uso do GTD. Você pode imprimir e usar como quiser. Mas o mais interessante é que ele coloca o índice desse planner, e com ele a gente pode ter uma ideia de como aplicar o GTD no Evernote.

Ou seja: se você imprimisse e utilizasse o planner no papel, seria dessa forma. E tudo o que dá para fazer no papel, dá para fazer no Evernote (praticamente).

Vejam bem: não estou comparando a aplicação no Evernote com ferramentas feitas exclusivamente para gerenciar tarefas, como Wunderlist e Toodledo. O Evernote não é um gerenciador de tarefas. Estou comparando o Evernote a um fichário ou caderno de papel, e assim a comparação fica justa.

São os seguintes cadernos que eu sugiro, com base no planner do David, para você criar no Evernote:

1. Caixa de entrada (caderno default)

2. Calendário 2014

3. Próximas ações

4. Agenda

5. Projetos

6. Suporte a projetos

7. Algum dia / Talvez

8. Áreas de foco e objetivos

9. Referência

10. Contatos

Pense no Evernote como um planner de papel. Não o compare com outras ferramentas de tarefas, onde o manuseio de uma tarefa para outra é simples e rápido.

Quando eu comecei no GTD, eu usava fichas de papel e folhas de sulfite. Para mim, era muito comum juntar todas as tarefas de um projeto na página do projeto e depois distribuir nas listas de ações, de acordo com o contexto. Por que não queremos fazer isso com o Evernote? Continua sendo prático e eificiente da mesma forma, com a diferença que não é necessário levar quilos de papel com você para todos os lugares.

Utilizando os cadernos acima, você fica livre para utilizar as tags da forma que considerar melhor. Eu deixaria de ter uma nota por tarefa e teria uma nota por contexto, por exemplo. Isso tem ganhos e perdas. Cada um deve avaliar o que funciona melhor para si mesmo.

O intuito do post foi dar uma luz a quem queria implementar o GTD no Evernote e vive se perguntando qual a melhor maneira de organizar os cadernos. Não existe maneira perfeita, mas aquela que funciona melhor para você, seja qual for. O legal é ir tentando até descobrir, e não tem importância mudar depois de um tempo, se sentir necessidade.

Boa sorte. =)

Thais Godinho
31/01/2014
Veja mais sobre:
Evernote
28
Hangout: Evernote para tarefas e projetos (foco GTD)
GTD e Estudos: Escolhendo ferramentas
Como organizar: Freezer ou congelador

 

  1. Hélio Santos 31/01/2014

    Thais,

    Encontrei seu blog e gostei muito, pois organização é um assunto que me fascina.
    Tenho visto em seus post, muito assunto que faz referência ao Evernote, o qual estou tentando utilizar, mas você conhece o software EPIM, tem a versão free e a versão pro.

  2. Renata Rocha 31/01/2014

    Oi Thais!

    Esse post veio na hora certa 🙂 Estou organizando meus arquivos, projetos e referências no Evernote e confesso que fiquei confusa na hora de definir cadernos e etiquetas. Andei lendo seus posts sobre o aplicativo e gostaria de saber se você continua a usar a mesma estrutura de cadernos e etiquetas que comentou em um post passado.

    Obrigada pelo bom conteúdo de sempre! Só tenho a agradecer pela dedicação que você tem com o seu blog, me ajuda muito e tenho certeza que ajuda também várias outras pessoas.

    Beijos e bom fim de semana,

    • Thais Godinho respondeu Renata Rocha 31/01/2014

      Estou reformulando. Ainda não postei porque estou mudando bastante coisa no momento. Quando chegar em um formato mais estável, eu publico. =)

      • Renata Rocha respondeu Thais Godinho 31/01/2014

        Ok, vou ficar no aguardo! Enquanto isso estou fazendo meus testes, já criei e eliminei etiquetas. Agora tô com papel e caneta na mão tentando definir um fluxograma de acordo com as minhas necessidades. =)

  3. Natacha 31/01/2014

    Oi! Te conheci hoje, e já li 11 páginas do seu blog! Simplesmente amei!

  4. Ana 31/01/2014

    Olá Thaís,

    quando vou organizar meus cadernos sempre tenho a dificuldade em diferenciar as listas por contexto da pasta de suporte a projetos.
    O Allen no livro fala para criarmos a pasta de suporte a projetos, mas como eu faço? Fico sempre com dificuldade de visualizar. Eu teria que colocar notas duplas? Uma na parte de tarefas e outra no suporte aos projetos?

    Meus cadernos no EN estão dessa forma:

    1. Entrada

    2. Listas por Contexto
    2.1 LPA
    2.2 Casa
    2.3 Estudos (tarefas, notas, e dicas de estudo)
    2.4 Financeiro

    3. Agendado (Tudo que coloquei na agenda do celular)

    4. Arquivo Rápido

    5. Projetos ( A lista que o Allen fala no livro)

    6. Vida Academica (Pilha de cadernos da faculdade)

    7. Feito (Todas as tarefas feitas e informações que se ficarem nos outros vão me confundir)

    Ah, queria agradecer por todo o conteúdo que você passa no blog. Tenho descoberto um novo mundo com o GTD. Vivia maluca com as coisas da faculdade, do estagio, e com minhas duas casas (a dos meus pais e a republica perto da faculdade). Tenho um horário apertadíssimo, e coisas como pagar uma conta, colocar uma roupa para consertar, e passar roupa era um fardo para mim. Mas, depois que comecei a ler o blog, comprei o livro do GTD, o EN Premium, e, agora, aos poucos, estou caminhando para uma vida organizada!

    Obrigada mesmo!

    Bjs

    • Thais Godinho respondeu Ana 31/01/2014

      Tarefas não ficam em suporte a projetos não… suporte a projeto é e-mail importante, pauta de reunião, apresentações, essas coisas.

  5. Ana Rossato 02/02/2014

    Thais,
    como falaram, te indico conhecer o Essential PIM (EPIM). O ponto fraco dele fica na parte de notas, um tanto quanto limitado para quem usa o Evernote. Mas a parte de calendário, compromisso e tarefas é extremamente funcional. A possibilidade de cadastrar repetições, alarmes e mesmo movimentas os compromissos de forma prática dentro do calendário torna o seu uso muito bom mesmo!

    Acabo usando o EPIM para organização e o Evernote para referências e arquivos.

    Abraços,
    Ana.

  6. Guilherme Andrade 03/02/2014

    Thais, Boa Tarde

    Sei da demanda que você tem de atender aqui mesmo no blog, então fique tranquila em passar por esse questionamento, mais não posso deixar de perguntar.

    Migrei para o Evernote (antes usava o Wunderlist), e a melhora na produtividade foi absurda.
    Entretanto, estou com uma dificuldade, de como fracionar meus projetos e fazer o acompanhamento dos mesmos.

    Já usei a própria tag de projetos para gerenciar, mais ficou muito poluida.
    E já usei outra nota fora da tag, desta vez em NExT Actions, mais ficou complicado de gerenciar, deu para entender?

    Uso aquele mapa que você postou aqui, de 0ft a 50ft lembra-se? alias maravilhoso.

    No mais, gostaria de te agradecer, e te passar a mensagem que, esse blog é realmente importante e venho te acompanhado bastante, até minha esposa entrou na “brincadeira”.

    Quanto ao busdismo, sempre tive a curiosidade, mais a falta de tempo tem me deixado afastado desse projeto, teria um e-book para indicar? daqueles iniciantes, mesmo sem muita prática, mais introdutório ao tema?

    Bom fico por aqui, e aguardo.

    Att

    • Thais Godinho respondeu Guilherme Andrade 03/02/2014

      Olá Guilherme,

      Estou fazendo novos testes com o Evernote. O que tenho feito atualmente é ter um caderno “Projetos”, onde coloco somente as notas principais relacionadas a cada projeto, pois assim fica mais fácil de fazer a revisão semanal.

      Quanto ao e-book, recomendo este:
      http://www.emodernbuddhism.com/br/

      Obrigada!

      • Guilherme Andrade respondeu Thais Godinho 03/02/2014

        Thais, Obrigado.

        Maravilhosa a sua dica de e-book.

        Aliás, vou tentar, deixar o projeto detalhado, e na parte superior da aba, as Next Actions, acho que pode funcionar, dividindo em 2 a mesma aba.

        Te atualizo.

        Obrigado mesmo! Sucesso!

  7. Lara 04/02/2014

    Thais,

    qual a diferença do Calendário 2014 e da Agenda? Estou começando a implementar o GTD, acredito que a fase de adaptação inicial seja a mais complicada mas depois tudo se clareia.

    Obrigada!

  8. Laura 09/02/2014

    Oi Thais ! Adoro seu blog e com ele estou mudando minha vida !

    Há um mês comecei a usar o Evernote primeiro seguindo as orientações do http://www.thesecretweapon.org (recomendado em um comentario aki no seu blog) -que achei muito legal pois ele tem um video que vai mostrando como formatar o evernote já para utilizar o GTD. Me dei muito bem com esse jeito e empolgada li o ” master getting things done the david allen way with evernote” , que tb adorei. E por ultimo li o “Organizando a vida com Evernote” , do Vladimir Campos, recomendado também por você.

    Juntando todas essas fontes eu ja me organizei bem, mas ainda estou sentindo falta de algumas orientações, as vezes fi o um pouco perdida…Você ach aue devo ler o livro original do GTD e ir adaptando ao evernote ou tem alguma outra fonte legal para que eu aproveite mais o método usando o evernote ?

    Só mais uma perguntinha, rs, eu li muitas recomendações do método do Dave Ramsey para organizar a vida financeira, o que você acha ? Como você combinou as duas coisas : organizar a vida financeira + organizar a vida, tjdo em um só lugar e com o mesmo fluxo de idéias ? (Parece tudo a mesma coisa mas não é!!)

    Super obrigada e um grande beijo,
    Laura

    • Thais Godinho respondeu Laura 10/02/2014

      Oi Laura. Recomendo sim o livro do David Allen, sempre. Ele é a fonte.

      Finanças entra como um projeto como os outros no sistema.

      Bjo

  9. Anderson canteiro 10/02/2014

    Olá, Através da leitura de alguns posts consegui chegar em uma estrutura bem legal para gerenciamento dos meus contatos de vendas.

    Criei um caderno e neste uma nota para cada cliente, em cada nota , escrevo o dia e um resumo do histórico.

    Na web e no desktop está funcionando bem. Porém não estou conseguindo abrir o caderno no APP (IOS). O caderno está com 299 notas, sera que existe um limite no aplicativo ?

  10. Cris 26/02/2014

    Também fiquei com dúvidas entre agendacalendário e agenda..
    Depois se vc puder posta um texto explicando como usar melhor cada caderno.

    Obrigada por dividir seus conhecimentos conosco.

  11. Weslley Vinicius de Souza 04/08/2014

    Boa tarde Thais,

    Primeiramente, parabéns pelo ótimo blog. Estive lendo algumas de suas postagens e hoje mesmo encomendei o livro do David Allen. Que aliás está numa promoção boa no site da Saraiva por R$ 31,82, em outros lugares tá por volta de R$ 66,00. Atualmente utilizo de forma um tanto desorganizada o software de gerenciamento de dados pessoais “EssentialPIM”, lendo o seu blog, resolvi finalmente botar as coisas em ordem. Confesso que não conheço o Evernote mas já tinha ouvido falar que é uma ótima ferramenta. Vou testar a metodologia do GTD no EssentialPIM mesmo, por questões de familiaridade com a ferramenta. Ao mesmo tempo vou lendo as suas experiências com o Evernote e vou testar ele também. Muito obrigado pelas valiosas informações e orientações que você compartilha.

    Atenciosamente,
    Weslley

  12. Camila Castro 10/01/2015

    Oi Thaís,que bom encontrar esse post.

    Estou lendo seus arquivos sobre GTD e organização, pois tenho vários projetos acontecendo este ano, em várias áreas da minha vida e quero organizar todo esse trabalho, sem esquecer de nada.
    Na epoca da faculdade eu usava um caderno que eu mesma fazia, com papeis diferentes ordenadas de maneira que eu conseguia entender meu tempo e meus assuntos (com matéria de aula, desenhos, trabalhos, cada parte tinha uma porção de folhas, sou designer e isso exigia coisas diferentes). Adorava fazer um caderno cada inicio de ano, colocar folhas milimetradas no inicio do caderno e escrever as datas do semestre (fazia o calendário manualmente) Ali anotava o que eu tinha que entregar em cada dia. Depois vinham folhas sulfite para matérias, algumas coloridas, folhas especiais de desenho, papel vegetal, e uns picotados no final, nada de arrancar pedacinhos de folha no final do caderno.

    Minha vida mudou muito desde o final da faculdade, agora temos muitas ferramentas virtuais (na época usava só gmail). Senti necessidade de organizar tudo diferente de forma mais fácil e que proporcionasse uma maneira de acompanhar o desenvolvimento das ideias, dos projetos de vida.
    Aí achei o seu site e tem um tempo que estou estudando. Quando vi esse post consegui clarear a mente para ver como organizar o evernote, que eu já uso muito pra tudo.

    Arrumei pilhas de cadernos para áreas da vida, meu blog com cadernos de ideias de posts, posts em andamento, posts arquivados (os já publicados). Fiz isso para o trabalho, para o doutorado, e agora sinto que posso começar os novos projetos, sem me perder no caminho.

    As tags eu passei a usar para tarefas, mas deixei as de assunto lá, para facilitar uma eventual busca (apesar de nunca ter feito uma), criei tags de tarefas com subtags, tags de contexto também com subtags, e também de duração.
    Estou criando também as tags de calendários, como você mostrou em outro post, mas só para os meses por enquanto. Se sentir necessidade eu crio dos dias.

    Acho que assim eu consigo analisar meus projetos, e revisar as tarefas que tenho que fazer no dia/semana Sem perder nada de vista.

    Mas este post foi fundamental para eu conseguir organizar tudo de um jeito mais adequado para as diferenças dos meus projetos.
    Eu agradeço muito por você ter doado tanto do seu tempo para escrever e explicar tanta coisas para os outros.

    Um grande Abraço e continue com o excelente trabalho de sempre!

  13. Leonardo Marques 04/05/2016

    Boa tarde, Thaís,

    A ideia do programa do Hélio é utilizar o EssentialPIM. Gosto muito desse programa, já utilizo a alguns anos e acabo de comprar a versão paga. Gostaria de deixar a sugestão para que vocês analisassem.

    Att
    Leonardo Marques