Participando do grupo GTD no Facebook, uma pessoa estava com dúvidas sobre como começar no método GTD. Escrevi tanto na resposta a ele que resolvi transformar o texto em post, pois pensei que talvez outras pessoas pudessem se beneficiar da resposta. Segue:

Dúvida: Então, estou quase chegando no meio do livro e ansioso pra começar a pratica mas não compreendi ainda algumas coisas, por exemplo: em um Caderno (papel) tentei criar alguns contextos como Casa,Trabalho,Rua e supermercado, ai me dei conta que precisava dividir as coisas em casa_telefone Casa_computador Trabalho_computador trabalho_telefone etc, agora me vejo com varias listas do que fazer, no caso agora tenho que todo dia preparar a lista das tarefas a serem executadas do dia seguinte? é isso ?

Resposta: O livro pode parecer confuso, porque tem muita informação ao mesmo tempo! É super normal ficar meio perdido no começo, porque o GTD vai funcionando à medida que você vai amadurecendo no sistema.

O David diz o que vc tem que ter para começar que, se não me falha a memória, é isso:

– uma caixa de entrada
– uma agenda
– um lugar para organizar as listas de ações e projetos
– um arquivo de referência
– um arquivo de suporte a projetos
– uma lista de algum dia / talvez

A caixa de entrada vc pode usar um caderno qualquer para anotar ideias e tarefas que vêm à sua mente. Algumas pessoas usam bloquinhos, outras post-its, outras folhas de sulfite inteiras. Lembre-se que suas caixas de entrada de e-mails também são caixas de entrada.

Você precisa de uma agenda para colocar compromissos, lembretes e tarefas pontuais. Você pode usar uma agenda de papel, a agenda do Google, a do celular, ou mesmo montar uma agenda no Evernote. O David também recomenda uma agenda física, que ele chama de “arquivo de referência rápida”, com 43 pastas, mas já é mais avançado no livro. Não vale a pena entrar na discussão agora.

Um gerenciador de tarefas e projetos, que pode ser tanto em papel como no computador ou no celular. Fica à sua escolha. É aqui que vc vai organizar as tarefas por contextos, tantos quantos necessitar, mas tente não exagerar. Eu tenho um contexto @trabalho que funciona como @computador_trabalho, @escritorio etc. Tudo o que eu faço no trabalho. Se detalhar muito pode ficar complicado nesse começo. Sugiro que tente simplificar o máximo possível enquanto vai pegando o jeito.

Um arquivo de referência são as pastas onde vc guarda a sua papelada. O David recomenda que a gente guarde por assuntos em ordem alfabética, mas também é pessoal. Muita gente usa o Evernote para isso.

O arquivo de suporte a projetos é o mesmo do de cima, mas para projetos em andamento. Ou seja, você não vai arquivar com reportagens de revista a pauta que precisará para uma reunião em breve.

Uma lista de projetos e tarefas que você não quer perder de vista, mas não quer ou não pode fazer no momento, vão para a lista algum dia / talvez.

Diante disso, você trabalha de acordo com as 5 fases do GTD, que são:

1 – Coletar (sempre coletar infos na sua caixa de entrada. quando chega um e-mail, isso é uma coleta)

2 – Processar -> decidir o que fazer com cada item que entra na sua caixa de entrada. O David oferece um fluxograma prático para isso (tem no livro). Vá seguindo as perguntas e colocando no lugar certo. Com o tempo, vc fará rapidamente e de cabeça, não se preocupe.

3 – Organizar -> basicamente, colocar em ordem as informações processadas. Por ex, se vc vai arquivar um papel, vc vai colocar na pasta certa, e não deixar jogada por aí. Se é uma tarefa, vai colocar no seu sistema de tarefas. É só uma extensão do Processar.

4 – Executar -> o que interessa! O David sugere o seguinte para vc executar diariamente:
– Verifique sua agenda. Veja o que tem de compromissos, o tempo livre, as tarefas do dia. Trabalhe nelas.
– Quando acabar as tarefas do dia, trabalhe nas listas de contexto. Se estiver no trabalho, verifique a lista @trabalho ou a que tiver designado para isso.
– Como saber o que fazer primeiro? Veja a lista e selecione rapidamente o que for prioridade e a que dá para fazer no tempo que vc tem disponível. Alguns programas gerenciadores de tarefas, como o Toodledo, já permitem que vc coloque esses dados ao processar cada tarefa, o que facilita muito para filtrar no dia a dia.
Também pode valer a pena saber em que período do dia vc rende mais, e deixar para esse período as tarefas que demandam mais sua atenção. Aí as de rotina vc deixa para os períodos de menor energia. Vc que vai definindo seu ritmo.
Assim funciona a execução. 

5 – Revisão -> parte fundamental da metodologia. A revisão diária vc já faz na parte da execução, acima. Mas o que vai realmente mudar sua vida é a revisão semanal, quando vc vê um panorama geral da sua semana, define prioridades, aloca tarefas para dias em questão, se for o caso etc. Mais para a frente, no livro, vc vai aprender a linkar seus projetos com seus objetivos de vida, o que, para mim, é o grande triunfo do GTD.

Sobre preparar todos os dias as listas, não é assim que funciona. Vc está coletando tarefas o tempo todo. Pode eleger uma vez por dia para processar e organizar essas tarefas. Execução, todo dia. Na revisão semanal que vc dá essa olhada geral e prioriza as tarefas. A ideia é que, no dia a dia, vc esteja tão tranquilo com seu sistema, que basta acessar suas listas de tarefas e ir executando, sem o receio de estar deixando algo para trás.

20 Comentários

  1. Nossa ficou ótimo o post!
    ajuda muito… estou querendo implantar, vejo sempre os post sobre GTD, ainda quero ler o livro mas por enquanto estou sem condições de comprá-lo, tenho outras prioridades.

    Parabéns!

  2. Olá Thaís, minha pergunta é boba mas, quando vc fala da agenda o que seriam “tarefas pontuais” ? Seriam aquelas tarefas que fazemos num dia da semana específico mas sem data definida, tipo:” terça- feira dia do lixeiro- dia de botar o lixo para fora” ?…se não forem isso o que seriam? (a agenda é a ferramenta que mais me traz dúvidas) bjs

  3. Eu resolvi o meu problema das categorias fazendo eu mesma um caderno copta, costurado à mão, com folhas coloridas. Assim, cada seção fica em uma cor e eu não me perco mais nas anotações. 😀

  4. Adorei realmente esse post… Eu já tenho a caixa de entrada, a agenda e o arquivo de referência… Já nesse ano que irá começar, irei fazer o que restou.

    Esse post realmente me ajudou muito, pois eu ainda não tive tempo para ler o livro e eu estava com dúvidas de como começar sem ler o livro, claro que ler o livro é essencial.

    Beijos.

  5. Ola Thais eu gostei muito do seu blog , sabe entrei nesse mundo blogueiro a pouco tempo, mas cada dia gosto mais , e ainda mais quando encontro um blog igual o teu, porque gosto das coisas muito limpa, mas sou muito desorganizada!!! nossa ja vi que aqui vou aprender um pouco aqui!!! claro vou voltar depois pra ler bem com calma… ja curtindo claro.. te convido e seguir meu blog, vai ser uma honra te voce la no meu cantinho!!!!
    vida de beijos!!!

    http://www.gostandodavida.com

  6. Thais adorei este post, através do blog aprendi várias maneiras de tentar me organizar, comprei este livre ainda não cheguei na metade e descobri que eu já usava a caixa de entrada, q são bloquinhos, anoto tudo q preciso fazer porém tinha várias folhas soltas em cada canto do trabalho e de casa… até q aprendi o que fazer com elas… Estou amando o livro e seu blog…muito obrigada pelas dicas

  7. Thais boa tarde!

    Gosto demais do seu blog todos os dias acesso e vejo os posts novos como releio os antigos para tirar dúvidas é excepcional.

    Desculpe…mas uma coisa que não entra na minha cabeça, pelo que entendi é na revisão semanal que vamos montando as nossas listas diárias. É isso?

    Tenho o hábito de todos os dias criar uma lista para minhas tarefas isso inclui (compromissos fixos, tarefas com a casa, tarefas pessoais e tarefas por contexto).

    • Oi Tatiana,

      Exatamente isso.

      Tenho um post que fala sobre o problema de criar listas diariamente (recomendo a leitura). Em resumo, ao criar listas todos os dias, você trabalha em cima do urgente, só, e fica sem ter a visão macro da coisa.

      Porém, o importante é fazer o que funciona para você. Não há regras. ;D

  8. Olá Thais tudo bom?

    Primeiramente gostaria de agradecer, seu blog tem mudado minha vida.
    Eu tenho duas dúvidas que eu acredito ser bem básicas, mas que não encontrei a resposta em nenhum artigo.
    Gostaria de saber como devem ficar as notas na caixa de entrada do Evernote. Por exemplo, a seguinte tarefa: ” Estudar Geometria”, deve ser o título da nota? ou deve ficar dentro da nota?. Se for o título,devo colocar algo dentro da nota especificando a tarefa ou deixo o corpo da nota em branco?

    Outra dúvida que tenho é se você indica ler o livro do GTD para só depois implementar o método ou se é melhor eu fazer as duas coisas em paralelo?

    Abraços

    • Olá Ronaldo, tudo bem?

      Não se preocupe com o nível das perguntas. Qualquer dúvida é válida se não sabemos a resposta, certo? Pode perguntar quando quiser.

      Na caixa de entrada, você pode colocar de qualquer jeito. Só na hora de processar que você arruma direitinho, para ficar mais fácil.

      Recomendo ler o quanto antes. Não se preocupe, pois você vai reler depois também – muita coisa a gente tem que aprender a teoria e só depois ir tirando as dúvidas, quando implementar. 🙂

      Abraços

  9. Olá Thaís!

    Acabei de ler o Guia Definitivo sobre o GTD no Evernote, obrigado por disponibilizar tanta informação valiosa! Estou seguindo a sua orientação e relendo o livro. Já fiz a coleta e estou recomeçando a processar tudo, mas tenho uma dificuldade desde que tentei implementar o GTD em 2013, depois de ler a primeira vez. Não sei como gerenciar os projetos.
    Digamos, por exemplo, que eu tenha várias tarefas em sequência em um projeto: preciso elaborar uma proposta, ligar pro cliente, lançar ideias do projeto, fazer modelo, marcar reunião, aprovar o modelo, desenvolver projeto, etc. A primeira tarefa dessas estará nas próximas ações. E as outras? O que eu devo fazer assim que acabo a primeira tarefa para passar para a próxima, caso eu esteja no contexto, com disposição e tempo? A ação seguinte já estará entre as próximas ações ou ela só será classificada como próxima ação assim que a tarefa da qual depende for concluída? Se for assim, eu tenho que decidir qual é a próxima ação durante a execução das tarefas? Tem alguma forma de estabelecer a sequência das tarefas no planejamento? Onde estou falhando?

    Obrigado! Admiro muito o seu trabalho!

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