Quando eu escrevi aquele post *nervoso* sobre o ZTD, recebi muitos comentários bacanas de retorno, o que me levou a aprender um pouco mais sobre as necessidades que as pessoas têm com relação ao GTD. Um equívoco comum é que “o GTD não tem foco na execução”, o que não está mais longe da verdade. O que acontece é que essa orientação não está muito clara no livro, ou então (acho mais provável) ela está tão lá na frente que a pessoa já está com a cabeça tão cheia de informações que acaba passando batido.

Basicamente, você precisa fazer uma revisão diária analisando dois pontos bastante simples, mas que orientarão a sua execução de tarefas. São os seguintes:

rotina-diaria-gtd

Chegou no trabalho? Verifique a sua agenda. Você já vê de cara a quantidade de compromissos que tem no dia e a quantidade de tempo disponível para outras tarefas.

A agenda também tem tarefas, lembretes e outras informações que você vai precisar naquele dia. É claro que tudo isso tem que ser organizado antes, quando você processa tal informação quando ela entra na sua caixa de entrada. Veja o fluxograma do GTD para entender como fazer isso.

Além dos compromissos, você verificará na sua agenda as tarefas que precisam ser feitas naquele dia em questão. Comece por elas. Tente não marcar mais de três por dia (por contexto), para não se sobrecarregar – mas isso só vale como recomendação, pois nem sempre temos essa opção quando lidamos com prazos de projetos.

Eu costumo fazer blocos de trabalho de 1h30, então paro um pouco, bebo água, descanso. Se eu “mato” as tarefas agendadas do dia nessa primeira 1h30, fico muito tranquila por ter resolvido o que era pendente e começo a trabalhar nas outras tarefas.

Depois de trabalhar nas tarefas agendadas, que precisavam ter sido feitas de qualquer forma no dia, você pode passar para as suas listas de contextos. Ou seja, se você estiver no trabalho, acesse a lista @trabalho, ou a que você utilizar nessa ocasião. Dentro da lista do contexto, escolha a tarefa por prioridade (TOP primeiro, depois as de alta prioridade, média e baixa na sequência) e por tempo disponível. Não adianta começar uma tarefa que demora 1h30 se você tem somente 25 minutos disponíveis.

Pronto, isso é o GTD. Com esse esquema simples, eu faço tanta, mas tanta coisa no meu dia a dia, que às vezes fico até impressionada. Com as tarefas bem esquematizadas, nada fica complicado ou pesado para fazer. Não tem nem como procrastinar, sabe?

Uma vez por semana, faço uma revisão geral dos projetos (a chamada revisão semanal do GTD), onde vejo se há brechas de tarefas que não tinha identificado antes, sem ver o cenário macro, se há tarefas que se tornaram obsoletas e por aí vai.

Para o dia a dia, no entanto, é somente o esquema acima. Não tem nada de complicado, gente. Nós que complicamos quando o sistema ainda não está implementado direitinho. =)

Dúvidas, sugestões e comentários? Obrigada!

40 Comentários

  1. Nao vou negar que to me batendo principalmente em colocar a agenda no evernote com dias e prioridades. No pc ainda xonsigo mas quando fou fazrr a nota no celular é horrivel n sei se o dia fica como etiqueta ou mes ou o assunto da nota

  2. Eu acho incrível como consegui dominar meu trabalho pelo GTD, mas não consigo dominar minha casa… Ela é totalmente fora do meu controle…

  3. Thais, Parabéns pelo post, aderi a metodologia GTD a poucos dias e seu blog é o que vem mais contribuindo com meu conhecimento, li quase todas as publicações, e venho me adaptando. Mas confesso que surgem muitas dúvidas de como adaptar em meu campo de atuação, onde tenho Visitas (reuniões), Compras a fazer, Contas a receber, Orçamentos a passar etc. Ainda não consegui elaborar um floxograma ideal. Mas, hoje com este post, já tive um pouco de luz, rsrs. Obrigado!

  4. Thais, Dúvida rsrs. Depois que você termina uma tarefa, onde estava com tags e contextos definidos, você as mantém? Ou só inclui a tag concluído?.

  5. Thaís, no caso de algum imprevisto (que, muitas vezes, não depende só de nós), como fazer para não ter uma mudança grande na rotina de tarefas?

    • Nunca loto meu dia de tarefas, porque assim sempre terei tempo extra para executar o que for imprevisto. Caso eles não ocorram (imprevistos), continuo trabalhando nas listas por contexto, prioridade e duração.

  6. Parabéns pelo blog, Thais!

    Tem me ajudado e me inspirado bastante! Mas tenho ainda várias dúvidas que você vai tirando a cada post! 🙂

    Mas uma que está me sufocando no momento é: como você lida com tarefas recorrentes?

  7. Thaís,
    Gosto muito como você explica sobre métodos de organização mas essa explicação sobre o GTD ficou bem clara para mim. Gostei muito. Obrigada.

  8. Depois de 1 mês e meio, com viagem de férias e imprevistos no meio, minha vida com o evernote/gtd começa a fazer sentido. Muita coisa tinha se acumulado e esta semana está entrando nos eixos. O sistema está ficando bastante confiável na medida em que vou aprendendo a utilizar o sistema.

    Leva um tempinho para engrenar, mas quando acontece, parece mesmo que tudo vai se desenrolando sozinho. Estou adorando.

  9. Tenho que confessar que tenho dificuldades com o GTD, mas ele é a base para o meu método de organização, posso dizer que eu estabeleço todas as fases do GTD no meu método, porém não sigo fielmente, mas vem dando certo e eu acho que isso que importa…MEU GTD COM ADAPTAÇÕES

  10. Thais admiro seu empenho e objetividade, que tal reunir todo seu conhecimento adquirido e sua experiencias que deram certo na implementação e utilização com explicações sobre GTD e Evernot em um unico material??!!! seria otimo um passo a passo segundo Thais Godinho.
    fica a sugestão
    Viviani

  11. Desabafo!!
    Thais , estou vivendo um caos, entendo todas suas orientações mais em meio a 8 horas diaria de rabalho 3 filhos ( 1 ano e 5meses, 6 anos e 15 anos ) marido que viaja semana toda, muitas coisas pendentes para resolver (trabalho, familia, finanças , saude , organização da casa etc) definitivamente não consigo e nao sei por onde começar, estou me sentindo em um labirinto que me oprime e faz com que eu seja imobilizada para dar o primeiro passo, como começar??? por onde começar??? o que priorizar??? enfim o que devo fazer ???
    abraço
    Viviani

    • Viviani, é muito difícil orientar sem conhecer a pessoa. Eu começaria pela lista de tarefas básicas diárias, definindo um menu semanal e colocando as crianças em uma rotina. No mais, leia os posts antigos, se quiser. Tem bastante coisa com dicas para ir otimizando, e nada que um comentário poderia fazer. Boa sorte e obrigada por comentar!

      • Obrigada!!! tenho que começar…rsrs não sou uma mulher que gosta de tarefas do Lar, não gosto de cozinhar, e muito menos limpar a casa, mas estou tendo que fazer essas coisas , não estou podendo pagar diarista , acho que vivo em constante dilema, me culpo por nao ser a mulher e mae perfeita que esperam que eu seja e ao mesmo tempo me culpo por nao conseguir fazer coisas para mim preciso encontrar um equilibrio pois sou mae e esposa e isso demanda algumas obrigações e anseios …
        obrigada
        Viviani

  12. Thais, estou devorando seu blog. Apaixonada! Obrigada pelas dicas. Mas isso tem me atrapalhado muito, deixo de executar tarefas pra ler o blog, pode isso? rsrs. Até imprimi alguns textos pra marcar as partes mais importantes e colocar num fichário. Bjo!

  13. Olá thais,

    Que dicas vc daria para alguém que está perdido com a fase da execução?
    Não consigo definir os níveis de prioridade e energia, por exemplo.

  14. Fala Thais, não sei se responde comentários novos de posts antigos, mas vamos lá rs.

    Gostaria de saber sua opinião especifica sobre os itens “A Importância das Grandes Rochas” e “Definindo as TMIs Tarefas Mais Importantes”

    Pergunto isso, porque Amo GTD, uso método a alguns anos, sempre variando, adaptando etc, já fiz um curso na Call Daniel, mas em diversos momentos da minha vida “me pego” com um sentimento de estar realizando muitas atividades das listas próximas ações, mas não estar evoluindo com tarefas que seriam mais importantes para mim na semana… aquelas que me levam a conclusão de metas especificas do mes etc.

    Exemplo: Hoje em minha revisão semanal estou me sentindo desta forma e decidi re-ler aguns pots seus e outros blogs sobre GTD, e encontrei este aqui sobre sobre GTD foco na execução, concordo com tudo, mas ainda sentindo este “gap” sobre “como focar nas tarefas importantes” encontrei este outro post que resume o ZTD (http://lpprodutividade.com.br/blog/zen-to-done-ztd-2/)…

    Lendo tudo do seu post (concordando) e este outro aí, eu estou com duvida se talvez não seria melhor eu continuar usando o GTD como você recomenda, mas incluir este 2 hábitos de Grandes rochas e TMIs.

    O que voce acha? Tem alguma sugestão diferente?

    Obrigado por seus post sempre me salvarem nessas horas rs.

    • Na verdade o GTD lida com isso sim, só não dá o mesmo nome. No geral, projetos que contribuem com os horizontes mais elevados (áreas de foco, objetivos etc) são “big rocks”.

      PS – Leio os comentários antigos sim. 🙂

  15. Thais, tem uma coisa que sempre me intriga. Desse jeito que você disse aí, parece que tudo que você faz no dia foi o que você já pensou em fazer, na última vez que esclareceu, ou seja, tudo o que já está escrito no seu sistema. Por exemplo: “Comprar pão”. Você compra e risca, pronto.
    Porém, no meu dia, na grande maioria das vezes que faço uma tarefa, surgem mais vários itens, cujo caminho é serem capturados para a caixa de entrada, pra serem esclarecidos novamente, ainda no mesmo dia. Por exemplo: “Como Marcos me instruiu, ligar para o Pedro informando o andamento do projeto. Perguntar ao Daniel informações sobre o projeto”. Mas o Daniel me diz que não sabe as informações, e que não é ele que tem que as saber, que devo pedir ao Araújo para delegar para um de seus funcionários a pesquisa dessas informações. Então eu devo riscar essa tarefa, e entrar com ela de novo na caixa de entrada, e já esclarecer ali novamente, já que Marcos deve ser atualizado hoje. Devo re-entender a tarefa, e definir uma proxima ação novamente. Como você faz nesses casos?

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