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Uma das técnicas que mais fazem o GTD dar certo é a revisão semanal. Você deve separar um par de horas em algum dia da semana para fazer isso. O David Allen recomenda que você faça na sexta-feira, pois sua mente ainda está fresquinha com os acontecimentos da semana. Eu costumava fazer nesse dia mas, no meu trabalho, sexta-feira é o dia mais corrido, então eu não estava conseguindo fazer a revisão com a cabeça tranquila. Por esse motivo, mudei o meu dia da revisão semanal para o domingo, pois estou descansada e pronta para me preparar para a semana.

Vejam como eu faço:

1. Coleto tudo na caixa de entrada do Evernote

Notas no meu caderno, e-mails com itens de ação, coisas que estão na minha cabeça: tudo isso vai para o caderno Inbox do meu Evernote.

As notas do meu caderno, depois de passadas para o Evernote, são riscadas. Se havia alguma informação sigilosa nelas (números de telefones ou documentos, por exemplo), eu risco bem forte para não correr o risco de deixar ali quando jogar o caderno fora. Essa ação é bem rápida e leva apenas alguns minutos, dependendo da quantidade de informações que anotei.

Os e-mails com itens de ação vão para a pasta “Itens de ação”, na própria caixa de entrada do e-mail. Também tenho uma pasta chamada “Aguardando”, com toda sorte de itens em espera. Demoro um pouco mais para coletar coisas de e-mails porque tenho quatro caixas de entrada e a ideia é deixá-las vazias. Como faço isso diariamente, na revisão semanal não demora tanto. Porém, há dias em que isso não é possível, então não deixo passar da revisão semanal.

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No meu e-mail do blog, tenho uma pasta extra chamada “Responder”, para e-mails de contato de vocês. Isso facilita bastante porque, quando entro lá para responder esses e-mails, eles estão centralizados em um único lugar, tornando mais fácil a visualização.

É importante ter em mente que, ao longo da revisão, ideias surgirão. Você poderá estar revisando um projeto e lembrar de algo que poderia ser feito dentro dele. Basta inserir na sua caixa de entrada para processar. Não se prenda a este momento da coleta, pois muitas vezes não vem à nossa mente algo que poderíamos fazer a não ser que estejamos lendo sobre o projeto ou a área de foco em si.

Se você utiliza outras caixas de entrada, precisa coletá-las agora. Mensagens de voz no celular, SMSs, enfim, tudo o que você utilizar como recurso para coletar informações.

2. Verifico a minha agenda

Primeiro, vejo a minha agenda da semana anterior, para garantir que tudo foi realizado. Se algo ficou pendente, vai para a caixa de entrada para processar na sequência.

Segundo, vejo minha agenda para a semana seguinte. A ideia é verificar se há tarefas a serem feitas antes dos compromissos. Pautas para reuniões, algum preparativo adicional anterior, presentes para comprar (para aniversários), enfim, providências gerais que precisam ser tomadas. Tudo o que você precisar fazer, deve ser inserido na sua caixa de entrada. Jogue tudo lá!

O legal de ver o que vai fazer durante a semana também é saber quanto tempo você terá disponível em cada dia. Por exemplo, se você precisa entregar um relatório na quarta, mas na terça você tem muitos compromissos, então já pode se planejar para fazer o relatório na segunda!

Terceiro, verifico a minha agenda para as semanas seguintes. Isso ajuda bastante no caso de viagens, férias e outros compromissos que precisam ser planejados com uma antecedência maior.

Com a chegada do final do ano, então, eu já tenho tudo esquematizado até o início de 2014. Algumas coisas, para o ano seguinte também. No geral, o planejamento todo abrange de hoje a dois anos, pois são os projetos que tenho controle hoje. Mas vou falar sobre isso mais adiante.

3. Vejo a minha lista de objetivos

É importante ver o cenário macro antes de mergulhar nas tarefas e projetos cotidianos.

Eu separo meus objetivos (atualmente) em objetivos de vida, objetivos de longo prazo (de 5 anos para cima), objetivos de médio prazo (3 a 5 anos) e objetivos de curto prazo (de hoje a 2 anos).

Objetivos não são projetos. Se você quer emagrecer 10kg, isso é um objetivo, não um projeto. Entrar em um programa de reeducação alimentar é um projeto relacionado a esse objetivo. Se você quer ser promovido na empresa, isso é um objetivo. Fazer a matrícula em um curso de francês é um projeto relacionado a essa objetivo. E por aí vai.

Portanto, é legal revisar esses objetivos, pois eles coordenam os projetos. Para ver como definir objetivos, leia este post.

A melhor coisa de revisar objetivos é vê-los realizados. Na minha última revisão, verifiquei que concluí mais três deles para este ano, e isso compensa todo o esforço. A hora de fazer isso é a revisão semanal.

Quando você define objetivos, automaticamente já consegue pensar em projetos que venham deles. E essa é a parte legal da revisão semanal: descobrir que tem algo que você pode fazer hoje para alcançar objetivos que pareciam mais distantes.

4. Reviso os meus projetos (nível macro)

Eu inicio a revisão pelos projetos em andamento. Também tenho projetos em espera e algum dia/talvez – ou seja, projetos que quero fazer, mas não agora. Ou porque não são prioridade, ou porque não tenho como encaixá-los mesmo, mas não quero perdê-los de vista.

Verifico se todos os projetos têm seu MPN (master project plan, ou plano mestre do projeto, que é uma nota com todas as informações do projeto, objetivo relacionado e organização da lista de tarefas).

Verifico se todos os projetos têm tag própria funcionando.

Verifico se todos os projetos em andamento têm ao menos uma próxima ação. Se não tiverem, eu defino. Se não for possível definir, eles vão para “Algum dia/talvez” ou “Aguardando”. A diferença do “Aguardando” para o “Algum dia/talvez” é o que o “Aguardando” depende de condições externas ou terceiros para acontecer, enquanto que o “Algum dia/talvez” depende somente da minha disponibilidade.

Depois de revisar os projetos em andamento, eu reviso os projetos que estão “Aguardando” ou “Algum dia/talvez”. Vejo se algum deles já pode entrar na lista de “Em andamento”.

5. Processo a caixa de entrada

Tudo aquilo que eu joguei anteriormente na caixa de entrada deve ser processado e organizado nesse momento. Com as tags dos projetos em ordem, fica mais fácil de organizar para onde vai cada nota.

6. Reviso os meus projetos (nível micro)

Aqui é a parte onde a minha revisão demora mais tempo, porém considero uma das mais importantes: reviso as tarefas. Abro cada tag de projeto em andamento e vou revisando as tarefas para ver o que foi concluído, o que se tornou urgente, o que precisa ser feito essa semana, o que estava aguardando algo que já aconteceu etc.

Essa é a parte da revisão semanal onde eu priorizo as tarefas e as distribuo ao longo dos dias da semana, se for o caso.

Depois de revisar as tarefas dos projetos em andamento, dou uma olhada nos projetos concluídos, para verificar se não ficou nenhuma tarefa sem ser arquivada (e, consequentemente, atrapalhando a visualização das tarefas next action).

Em seguida, verifico as tarefas dos projetos “Aguardando” e “Algum dia/talvez”, com a mesma finalidade. Também insiro novas notas para livros que gostaria de ler, filmes etc, da tag “Algum dia/talvez”, caso me tenha vindo à mente alguma dessas coisas.

7. Reviso as tarefas e projetos que foram delegados

Faço uma revisão para saber qual o status e se preciso tomar providências, como cobrar alguém, enviar um e-mail, fazer um telefonema etc.

É isso! A revisão semanal, se feita toda semana sempre, dura pouco tempo e te dá uma visão incrível de todos os projetos. A primeira pode ser mais dolorosa, pois você ainda estará pegando o jeito, mas com o passar do tempo ela durará muito menos tempo e será o suficiente para te deixar on track.

Thais Godinho
29/10/2013
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  1. Thaisa Rudge 29/10/2013

    Oi Thais,
    sou mais uma das suas leitoras diárias. Ler seu blog esta entre as minhas primeiras atividades do dia, muito inspirador! rs.
    Estou conseguindo realizar a transição da agenda de papel para digital depois que comecei a conhecer mais sobre GTD e Evernote através de você, e, apesar de estar nos primeiros passos, já vejo uma real possibilidade de conseguir.
    Agora uma pergunta em relação ao seu post de hoje, na verdade uma curiosidade. Já que você tem quatro caixas de e-mail, porque você não usa um programa gerenciador de e-mails (outlook por exemplo) para ficar mais fácil a coleta?
    Beijos e sucesso!

    • Thais Godinho respondeu Thaisa Rudge 29/10/2013

      Oi Thaisa. Então, porque infelizmente trabalho com todo tipo de equipamentos no dia a dia. No escritório, uso um computador (com Windows),. Em casa, uso um macbook (outro sistema operacional). Também acesso muito via celular e tablet, quando estou em trânsito. =/ E eu poderia juntar as caixas, mas realmente prefiro separá-las até para facilitar a minha vida e não ficar vendo coisas de um trabalho quando estou cuidando de outro. Ossos do ofício!

  2. Joia 29/10/2013

    Ola Thais,
    obrigada por mais est post desta série que esta me ajudando à fazer funcionar o sistema de maneira integral. Tenho uma duvida:o que que dizer “ver se as tags estao funcionando”?
    Obrigada!
    Joia

    • Thais Godinho respondeu Joia 29/10/2013

      Processar a caixa de entrada = jogar para o caderno certo e colocar as tags nas notas.

      • Joia respondeu Thais Godinho 30/10/2013

        Obrigada Thais! Imagine que eu tinha descoberto as tags para os cadernos, mas nao que poderia colocar tags nas notas! Debutante… 🙂

  3. Thais 29/10/2013

    Oi Thais! Adoro seu blog e estou tentando adaptar o meu uso do Evernote inspirado no seu. Eu sempre o utilizei como ferramenta de arquivo, mas não de gerenciamento de tarefas, então estou um pouco empacada com isso.
    Por questões de praticidade, eu vinha usando o Trello para gerenciar as tarefas, principalmente os projetos e assuntos de trabalho, então por enquanto, o Evernote está lá para minhas tarefas e projetos pessoais: no momento, o mais prioritário deles é a programação e organização de uma viagem de férias. Minha dúvida é como você processa as tarefas quando tem tempo para fazê-las? No momento, abro o Evernote no caderno “Tarefas”, Tag “A Fazer” e seleciono as tags por contexto ou prioridade (p. ex.: se estou em casa, vou fazendo tudo o que posso adiantar ali). Dps, excluo a tag “A fazer” e passo a tarefa para “Concluído” ou “Aguardando”? A tag do projeto ao qual a tarefa está relacionada fica sempre ali?
    Desculpe tantas perguntas, mas ainda estou meio confusa! Além do que, o Evernote não me parece ter um sistema muito bom de gerenciamento de prazos (sei que tenho a agenda, mas gostaria de receber um lembrete quando o prazo fosse chegando). Como você gerencia isso?
    Obrigada e beijos!

    • Thais Godinho respondeu Thais 29/10/2013

      Boa pergunta. =) Eu uso a orientação do GTD, que é analisar por data (o que preciso fazer HOJE), contexto, prioridade, duração e nível de energia necessário. Eu comentei sobre isso no post anterior sobre o uso de cadernos e tags no Evernote, mas já preparei um post exclusivamente sobre essa execução diária, pois imaginei que daria pano pra manga, hihi. Entrará logo no ar e espero que ajude!

      PS – O Evernote tem lembretes nas notas sim!

  4. Rafael Danigno 29/10/2013

    Show, Thais! É como se você saísse do mundo de turbulência e olhasse por cima, pra garantir qual o caminho mais rápido pros seus objetivos!

    As minhas revisões semanais faço também nos domingos, que é quando estou mais descansado e mais longe da “turbulência”. Acho tão importante essas revisões semanais que também escrevi um post sobre o assunto no meu blog 🙂

    Abraços!

  5. Laíza 29/10/2013

    Thais, parabéns pelo post; muito legal. (:

    Aliás, parabéns por todos os seus posts; parabéns pelo blog de uma forma geral. Seus textos são muito bem feitos, úteis, claros e objetivos, do jeito que eu gosto. As suas dicas são realmente práticas e é isso que me faz acompanhar o que você escreve diariamente.

    Eu estou num processo de começar a organizar minha vida, minhas tarefas e minhas coisas, e o blog tem me ajudado muito nessa etapa.

    • Thais Godinho respondeu Laíza 29/10/2013

      Muito obrigada, Laíza. Seu comentário foi muito importante para mim.

  6. Na. 29/10/2013

    Thais, você não pára de nos surpreender! Só uma pessoa muito organizada e competente para sustentar este nível de excelência nos posts, algo tão raro na blogosfera!
    O mais legal é o papel social que vc exerce com o blog, transformando para muito melhor a vida de milhares de desconhecidos!
    Sou muito grata a ti por tudo!

  7. Cristianne 30/10/2013

    Querida Thaís Godinho, há pouco tempo comecei a ler seu blog e desde então me apaixonei. Todos os dias dou uma passada por aqui para conferir alguma novidade. Saiba que já estou usando suas dicas, principalmente, de tirar quinze minutos por dia para organizar algo, estou fazendo isso com as minhas contas, já comprei as duas pastas que você orienta! Parabéns por sua dedicação e continue nos incentivando através de suas maravilhosas dicas!

  8. Russo 31/10/2013

    Pra mim, este foi o melhor post do blog até agora! Parabéns e obrigado.

  9. Thiago Dória 26/12/2013

    Thais, os projetos Aguardando ou Algum dia\talvez ficam no caderno Projetos ou Arquivo?

    • Thais Godinho respondeu Thiago Dória 26/12/2013

      Em Projetos ficam só os ativos, senão confunde. O objetivo de ter um caderno para os projetos é justamente facilitar a revisão semanal.

      NO ENTANTO, você pode colocar algo no título da nota que lembre que são projetos em aguardo ou algum dia/talvez. Fica a seu critério. Eu não gosto, pois prefiro deixar separado do que estiver em andamento.

  10. […] fez sua revisão semanal? Que tal aplicar alguns desses conceitos e tentar ter uma semana mais tranquila e […]

  11. […] vez que abro a minha agenda para fazer a minha revisão semanal no GTD, vejo uma página em branco. Tenho meus compromissos já agendados, mas muito espaço ainda está […]

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  14. […] vez que preciso fazer alguma referência à revisão semanal aqui no blog, vejo que o último post que escrevi sobre ela era muito centrado no Evernote, então poderia não servir como guia geral para quem utiliza outras […]

  15. Victor Menna 22/01/2016

    Oi Thais!
    Essa forma de revisão semanal você ainda acha uma boa? Ou tem alguma mais atual?
    Valeu!!!

    • Thais Godinho respondeu Victor Menna 22/01/2016

      Vou comentar na série Aprenda GTD 🙂

  16. Valéria 09/08/2016

    Obrigada pelo post Thais. Estou tentando implementar cada coisa que aprendo aqui. Tudo o que vc tem compartilhado é muito valioso. Mas me pergunto se ter várias listas para projetos não acabam confundindo um pouco. Posso ter apenas uma lista para projetos em andamento e outra para “algum dia/talvez” (no caso sem a lista de aguardando) ou isso fugiria do método?

    • Thais Godinho respondeu Valéria 11/08/2016

      Na verdade o método sugere exatamente o que você falou em termos de projetos.

      Você pode personalizar se sentir necessidade.

  17. […] modo geral, todas as revisões conversam com a revisão semanal do GTD, que é o que mantém o sistema como um todo atualizado, especialmente com relação aos projetos […]