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Depois do polêmico post sobre GTD x ZTD, eu resolvi escrever um post sobre como eu acho que seria uma versão simplificada do GTD, do meu ponto de vista.

Este post pode servir como guia para quem nunca ouviu falar em GTD, ainda não leu o livro e gostaria de saber como funciona.

O GTD se baseia em cinco passos, que são:

  1. Coletar
  2. Processar
  3. Organizar
  4. Revisar
  5. Fazer

Coletar significa você ter um papel e uma caneta e escrever todas as ideias, tarefas etc que vierem até você, para você não confiar na sua memória e acabar esquecendo alguma tarefa importante que você teria que fazer.

Muitas pessoas vivem somente com essa fase da coleta, numa boa! Quem não tem um método de organização ou não quer ter pode aceitar simplesmente escrever e tirar da cabeça. O engraçado é que, mesmo sem um método, teoricamente, a pessoa passa por todas as fases do GTD. Observe!

Processar é decidir o que fazer com cada item da sua lista. É você olhar para o primeiro item e pensar “esse dá para fazer agora” ou “isso não é uma tarefa, mas é um lembrete importante”. Processar significa decidir o que fazer com esse item. E a regrinha do David Allen (autor do GTD) é clara: processe um item por vez, e nunca pule de um para o outro – ou seja, pegou um item, processe-o – não devolva para a caixa de entrada (coleta).

Organizar é colocar cada item processado no lugar certo. Você pode fazer isso da forma que você quiser – até mesmo deixando onde está anotado! O que o David recomenda é que você crie listas por contexto, em vez de listas por categorias. Por exemplo: em vez de ter uma lista “compras apartamento”, você tem uma lista “rua”. Por quê” Porque quando você estiver nesse contexto (na rua), você acessa sua lista e vê o que pode fazer. Significa fazer a coisa certa na hora certa. Você pode ter tantos contextos quanto preferir.

Revisar é verificar se o que precisa ser feito está sendo feito. É ver, todos os dias, quais suas prioridades (como explicado acima). É ver, uma vez por semana, se os seus projetos estão caminhando bem ou se tem algo que você possa ter esquecido.

Fazer é o que interessa! É ir riscando cada item das suas listas porque você conseguiu executá-lo. Para saber o que executar, o David sugere o seguinte modelo: acesse sua lista no contexto onde estiver (exemplo: trabalho), veja por prioridade e por tempo disponível. Assim, se você tiver somente 15 minutos, não vai iniciar uma tarefa que demande concentração de 40 minutos. Essa revisão para saber o que deve ser feito deve ser diária. A ideia é que você vá executando as tarefas em ordem de importância em vez de ir cumprindo tarefas menos importantes.

Isso é o GTD, minha gente. O resto é complemento, aperfeiçoamento do método.

Por que as pessoas acham o GTD complicado?

Sinceramente, o livro tem muita informação. Então, quando uma pessoa o lê pela primeira vez, pode achar que vai ficar maluca fazendo tudo aquilo. Eu mesma só comecei a adicionar umas coisas depois de uns cinco anos de uso do GTD, pois antes elas não eram importantes (ou tão importantes quanto os cinco passos acima). E aí eu já estava tão acostumada ao método que não foi algo complicado de se fazer.

O exemplo é o seguinte: o trabalho com os objetivos, ou goals. A ideia é termos um panorama macro da nossa vida. Precisamos saber quem nós somos, qual a nossa missão pessoal, quais as áreas de atuação na nossa vida e o que queremos alcançar em cada uma delas. De alguma forma, ficar de olho em tudo isso nos garante que os projetos e tarefas que executamos no dia a dia tenham a ver com eles. A forma como você fará isso é muito pessoal. No Toodledo, eu costumava linkar cada tarefa ou projeto ao goal específico, pois a ferramenta tinha esse recurso. No Evernote, você pode usar tags. Se usar uma folha de papel, é óbvio que não tem como fazer nada disso – vai na base do pensamento mesmo, do lembrete emocional. E tudo bem. O que é importante é você ter em vista se a sua vida está de acordo com o que você ama e acredita.

Precisa de ferramenta específica para aplicar o GTD?

Não! No começo (lá em 2006…) eu usava fichas 3×5 para as minhas listas de tarefas. Depois, passei para folhas de sulfite e pastinhas. Depois, usei comente um caderno… E aí fui testando mil formas, mas porque eu adoro esse processo, tenho o blog e gosto de descobrir novos usos mais eficazes. Para uma pessoa “normal”, papel e caneta servem. Ou, se você preferir, qualquer aplicativo de gerenciamento de tarefas no celular, por exemplo. Fica a critério do que funciona melhor para cada um. Não tem obrigatoriedade de usar nenhuma ferramenta específica.

* * *

O GTD tem muita coisa legal que dá para ir fazendo depois de aplicar o básico, que está descrito acima. Mas não é obrigatório. Fazendo o que está ali em cima, você já está no GTD. Por isso, quando eu disse que o ZTD não era versão alguma do GTD, mas a mesmíssima coisa, era o que eu estava tentando dizer. O GTD, por si só, é um método super simples… Mas, como muitas pessoas lêem o livro e acham que precisam fazer A-B-C o que está escrito lá, largam o método por acharem-no complicado e partem para outra (ou não).

O principal objetivo do GTD é deixar a sua mente clara como água. Ou seja, você não precisa guardar nada na cabeça, pois confiou suas informações em um sistema confiável – que seja o seu caderno! Mas sua mente está livre para pensar de forma mais estratégica, ter uma visão macro e livre de amarras que vêm e vão com informações que você não precisa naquele momento.

Para mim, a grande graça do GTD é justamente o aprendizado que eu tenho com ele ao longo dos anos. Vivo relendo o livro e descobrindo dicas para melhorar minha experiência com ele, como associar goals a projetos ou pensar a longo prazo na revisão semanal. Ou então, a definir categorias de status às tarefas (delegadas, aguardando, algum dia/talvez etc). Tem muita coisa que pode ser implementada, se você quiser. Mas, mais uma vez: nada disso é necessário. O necessário para aplicar o GTD são os cinco passos acima. O resto é aperfeiçoamento do sistema, para quem for apaixonado por organização. <3

Espero que este texto possa ajudar quem gostaria de aplicar o GTD. Me contem nos comentários!

Obrigada por tudo, pessoal.

Thais Godinho
25/10/2013
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Minhas “regras” de organização
O que significa ter um blog profissional
Minha estratégia de execução atual com o GTD – Dezembro 2015

 

  1. Ana Claudia de Andrade Quaresma 25/10/2013

    Ótimo Thaís! Tento aplicar o GTD da forma mais simples possível mas não tenho a menor intimidade com a tecnologia, mesmo as mais simples e “práticas”…Uso o bom e velho papel e caneta mesmo… Eu já conhecia o livro antes de conhecer o seu blog e realmente, quando o li pela primeira vez, vivi uma espécie de confusão mental que me deixou até tonta…hehehe
    E gráças aos seus posts, hoje posso dizer que compreendo 10% do método (o que já é muito…rsrs)
    Grande abç!

    • Thais Godinho respondeu Ana Claudia de Andrade Quaresma 25/10/2013

      Obrigada, Ana Claudia. Eu usei o sistema em papel durante muito tempo. Ele funciona bem em qualquer ferramenta, pois depende da gente, não da ferramenta em si.

  2. Ana 25/10/2013

    Nossa ajudou bastante,da para entender de uma forma clara e direta,,obrigada bj
    wwww.antestardedoquenunca1.blogspot.com

  3. Roberto 25/10/2013

    Bom dia Thais, parabéns pelo blog. Maravilhoso ver pessoas que dedicam e compartilham tempo para ajudar outras pessoas a serem organizadas, a serem melhores. Thais, em se tratando do arquivo, particularmente tenho necessidade de separar documentos relativos a minha empresa dos documentos pessoais, mas, pode haver documentos que pode se enquadrar nos dois campos. Dentro do GTD não existe essa “linha” divisória? Parece uma coisa simples e boba, mas é impressionante como isso isso da nó na cabeça, principalmente porque busco o ideal e perfeito logo de cara. E reconheço que em muitos casos o entrave de decisões até mesmo banais como essa acaba atrasando toda implantação de determinado método e processo. Fico pensando em como fazer e simplesmente o tempo vai passando, as coisas vão aumentando, sufocando cada vez mais, porque estou ainda buscando, ainda decidindo em como fazer, e isso gera sofrimento! Como você sugere ou como você administra esta questão Thais?

    • Thais Godinho respondeu Roberto 25/10/2013

      Oi Roberto. Sim, ele dá algumas diretrizes sim, mas a separação pode ser feita por você ao aplicar o método.

  4. Alyssa 25/10/2013

    Compartilhando com você Thaís…Ontem, finalmente, consegui aplicar o GTD no Evernote, da forma como você compartilhou conosco. Depois de ficar 03 dias olhando pra ele e tentando me adaptar, finalmente consegui e É FANTÁSTICO! O esquema de tags é perfeito!
    (claro que faltam as cores nas tags e cadernos, mas tudo bem…rs…Quase fico com o OneNote, que é bem mais bonitinho e acessível visualmente, mas ainda bem que não fiz isso!).
    Tenho certeza que “taguear” vai se tornar intuitivo em pouco tempo, já não olho tanto a lista de tags para fazer isso.. Eu estava PRECISANDO muito disso!

    Ainda estou me adaptando com os cadernos lá no Evernote, ainda não encontrei a divisão ideal pra mim…mas com certeza já estou esvaziando minha mente com tanta coisa pra fazer, de tantos pensamentos paralelos contínuos e insistentes (estressantes), e pronta pra me focar “somente” nos estudos!

    Ainda não me adaptei com o Evernote Android. É acessível às notas, mas fico pensando se é mais fácil a utilização via Tablet. Você sabe se tem alguma diferença?

    Muito obrigada! Continuo de olho nas suas dicas valiosas!
    Abraço!

  5. Luiza Vidal 25/10/2013

    Oi Thais!

    Estou começando a aplicar o método GTD no Toodledo. Não consigo encontrar, no Toodledo, como linkar cada tarefa ou projeto a um goal específico. Onde consigo fazer isso??? Você poderia explicar melhor??? O Evernote ainda é demais pra mim..rs

    Amo o blog!!!! bjos

  6. Priscila Moraes De Oliveira 25/10/2013

    Thais acompanho seu blog a algum tempo, gosto das dicas e informações que você nos passa.
    Mas confesso que ultimamente fico na expectativa de seus posts.
    Desde que você começou a falar do Evernote tenho me interessado cada vez mais.
    Eu já usava o aplicativo no celular, mas muito de vez enquanto.
    Agora com suas dicas, tenho me dedicado a realmente usa-lo para organizar minha vida.
    E o método GTD já tinha ouvido falar por alto, mas agora tenho me aprofundado no assunto, faço pesquisas para aprimorar minha organização. Obrigada por compartilhar e nos servir de inspiração.

  7. Elaine Martins 25/10/2013

    Amei este post, e realmente pratico um pouco do GTD através do caderninho e caneta. Adoro escrever, rsrs. Você é realmente ótima! Obrigada!

  8. Andreia Klemann 25/10/2013

    Olá, Thaís!

    Cada dia, com seu blog, entendo mais do GTD! Estou começando a aplicar, viu? Tô adorando aprender com você! Seu blog é uma partilha da sua vida! Um abraço e parabéns pelo trabalho!

  9. Ângela 25/10/2013

    Perfeito! Finalmente consegui ter uma visão clara do método, muito obrigada! 🙂

  10. Dianety 25/10/2013

    Ola Thaís!

    Realmente, como você mesma disse, o uso do GTD vai do nível de cada um.. Quero implementar algumas coisas que tenho lido aqui no blog para ver se consigo melhorar minha organização, mas uso atualmente apenas um caderninho e um aplicativo de celular (Astrid) para organizar minhas tarefas.. Como não tenho muitos projetos e outras coisas, funciona bem!

    Obrigada pela paciência de explicar o GTD várias vezes hahaha, tem me ajudado muito a assimilar melhor as informações sobre ele!

  11. Elaine Ramos 25/10/2013

    Olá Thais, adorei este post! Era o “empurrãozinho” que eu precisava para utilizar o GTD. Estou usando o Evernote, porém, de modo não organizado.
    Estava vendo os seus posts anteriores sobre o GTD junto do Evernote e como ainda não compreendia muito a metodologia, não via a aplicação. Amei de verdade.
    Espero em breve ler o livro para meu aperfeiçoamento.
    Beijos.

    http://www.nanny.blogspot.com.br

  12. Cris 25/10/2013

    Meu maior problema não é implementar o GTD na minha vida, pois como vc disse é muito fácil e confirmo é fácil, mesmo!!! O difícil para mim é lidar com a procrastinação que eu aplico ao sistema. A ação está lá definida coletada, organizada, mas fazer é que são elas. Adoro o seu blog e os demais que abordam o mesmo assunto, amo organização e sempre estou a frente de todos as ações, menos aquelas que são prioritárias, ou seja eu já resolvi tudo para as atividades de Natal, Réveillon, férias e até carnaval, porém ainda não montei as aulas da semana que vem e nem as provas do bimestre. No meu trabalho durante o dia, as demandas sempre são realizadas a toque de caixa, para ontem…Como sanar a procrastinação e a falta de senso para priorizar as tarefas. Alguma dica???

  13. Juliana M. A. 25/10/2013

    Ajudou mesmo, Thais! Percebi que faço as coisas mais ou menos como o GTD ensina, mas agora com a sua explicação do básico ficou mais fácil! Também pretendo ler o livro do David Allen em breve, quem sabe nas férias? Isso se eu conseguir planejá-las! Hehehe 🙂

  14. Debora 26/10/2013

    Esse artigo resumindo o GTD também é bastante esclarecedor e, como é bem resumidinho e rápido, acho que ajuda a compreender o básico do GTD.
    http://www.wiseaction.pt/comunidade-virtual/recursos-gtd%C2%AE/gtd-em-20-minutos/

  15. Debora 28/10/2013

    A Rita mencionou no blog dela que acadêmicos tendem a ter dificuldades com o GTD e citou esse texto aqui http://readysetdo.com/the-unique-difficulties-of-getting-things-done-as-an-academic/. Eu notei algumas dessas dificuldades no meu sistema, mas confesso que a tradução do google não me ajudou muito. Você teria alguma sugestão de como diminuir essas dificuldades? Em geral, o gtd funciona lindamente para tarefas relacionadas ao dia-a dia, mas especificamente para o trabalho e para os estudos, estou tendo dificuldades…

  16. Elison Silva 30/10/2013

    Thais muito bom o post…pra mim GTD deveria ser ensinado na escola.

    • Thais Godinho respondeu Elison Silva 30/10/2013

      Não poderia concordar mais. <3

    • Rafael Danigno respondeu Elison Silva 31/10/2013

      Exatamente, Elison! E não só o GTD, todas as outras ideias que a Thais coloca no blog (além de várias ideias que leio em diversos blogs) trazem uma melhor visão sobre organização, produtividade, resultados, equilíbrio… São questões essenciais e que não são tratadas na escola.
      Pensando bem, vou abrir uma escola que ensine também esses métodos e ganhar muito dinheiro com ela… 🙂

  17. Ewerton Freitas 15/11/2013

    Olá Thais, eu ja procuro me organizar pra fazer algumas coisas desde a época q estudava pra concurso, nada muito elaborado só algumas coisas aprendidas nos livros do William Douglas sobre concurso e no ebook Manual do Concurseiro! Hoje vejo-me necessário aprender um método específico pra isso pois faço faculdade, trabalho e ainda cuido da minha própria casa, além de ser uma pessoa cheia de objetivos pessoais e hobbys, comecei a aprender o assunto qd vi o curso Produtividade Ninja ha alguns meses, (mas naum fiz o curso, vi so a apresentação) , li o ZTD e por duas vezes fiquei só no primeiro hábito por naum conseguir aplica-lo até o final dos 30 dias. Hj uso falhadamente o “capturar” e só mas ja está ajudando. Vc acha interessante o curso Produtividade Ninja? Será q da pra implementar o GTD sem estressar ou fracassar com tamanha sistematização?

    Ps.: perdi grana atrasando a mensalidade da facul, preciso mesmo me organizar.

    • Thais Godinho respondeu Ewerton Freitas 15/11/2013

      Ewerton, meu conselho é que você vá com mais calma. Faça aos poucos, uma atividade organizada de cada vez. Digo isso porque sempre que tentei organizar tudo de uma vez eu me frustrei muito, e só deu certo quando comecei a pegar mais leve.

      Quanto ao produtividade ninja, acho que todo aprendizado é válido. Eu não fiz, então não posso recomendar.

      • Ewerton Freitas respondeu Thais Godinho 15/11/2013

        Obrigado por responder Thais, ainda este ano comprarei o livro GTD e tentarei aplica-lo com calma.

        Boa noite!

  18. Aprendiz 18/10/2014

    Oi Thais, quero te agradecer por dividir tantos conhecimentos conosco com tamanha leveza e por nos ensinar sempre que tudo precisa ser adaptado às nossas realidades. Creio que encontrei seu blog por inspiração divina mesmo… Tenho aprendido muito com você e implementado muita coisa boa na minha vida. Muito obrigada de coração =D
    Sobre o gtd já conhecia um pouquinho por conta de um outro blog. Então, queria te perguntar se você conhece um livro do David Allen chamado “Gerencie sua mente e não seu tempo: 52 princípios do código da produtividade”, pois já li na internet que ele ajuda a esclarecer as idéias do autor e também o método gtd, mas ainda não o li. Espero que a informação lhe seja útil.
    Deus te abençoe.