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O blog agora tem uma novidade: à medida que o ano avança, você pode conferir na lateral os temas que são mais relevantes e que estão sendo tratados por aqui. Trata-se da seção “Estamos falando de…” que traz os links para tais assuntos.

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A ideia é mudar mensalmente, ou sempre que for relevante. Espero que gostem da novidade. =)

Thais Godinho
25/10/2013
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Depois do polêmico post sobre GTD x ZTD, eu resolvi escrever um post sobre como eu acho que seria uma versão simplificada do GTD, do meu ponto de vista.

Este post pode servir como guia para quem nunca ouviu falar em GTD, ainda não leu o livro e gostaria de saber como funciona.

O GTD se baseia em cinco passos, que são:

  1. Coletar
  2. Processar
  3. Organizar
  4. Revisar
  5. Fazer

Coletar significa você ter um papel e uma caneta e escrever todas as ideias, tarefas etc que vierem até você, para você não confiar na sua memória e acabar esquecendo alguma tarefa importante que você teria que fazer.

Muitas pessoas vivem somente com essa fase da coleta, numa boa! Quem não tem um método de organização ou não quer ter pode aceitar simplesmente escrever e tirar da cabeça. O engraçado é que, mesmo sem um método, teoricamente, a pessoa passa por todas as fases do GTD. Observe!

Processar é decidir o que fazer com cada item da sua lista. É você olhar para o primeiro item e pensar “esse dá para fazer agora” ou “isso não é uma tarefa, mas é um lembrete importante”. Processar significa decidir o que fazer com esse item. E a regrinha do David Allen (autor do GTD) é clara: processe um item por vez, e nunca pule de um para o outro – ou seja, pegou um item, processe-o – não devolva para a caixa de entrada (coleta).

Organizar é colocar cada item processado no lugar certo. Você pode fazer isso da forma que você quiser – até mesmo deixando onde está anotado! O que o David recomenda é que você crie listas por contexto, em vez de listas por categorias. Por exemplo: em vez de ter uma lista “compras apartamento”, você tem uma lista “rua”. Por quê” Porque quando você estiver nesse contexto (na rua), você acessa sua lista e vê o que pode fazer. Significa fazer a coisa certa na hora certa. Você pode ter tantos contextos quanto preferir.

Revisar é verificar se o que precisa ser feito está sendo feito. É ver, todos os dias, quais suas prioridades (como explicado acima). É ver, uma vez por semana, se os seus projetos estão caminhando bem ou se tem algo que você possa ter esquecido.

Fazer é o que interessa! É ir riscando cada item das suas listas porque você conseguiu executá-lo. Para saber o que executar, o David sugere o seguinte modelo: acesse sua lista no contexto onde estiver (exemplo: trabalho), veja por prioridade e por tempo disponível. Assim, se você tiver somente 15 minutos, não vai iniciar uma tarefa que demande concentração de 40 minutos. Essa revisão para saber o que deve ser feito deve ser diária. A ideia é que você vá executando as tarefas em ordem de importância em vez de ir cumprindo tarefas menos importantes.

Isso é o GTD, minha gente. O resto é complemento, aperfeiçoamento do método.

Por que as pessoas acham o GTD complicado?

Sinceramente, o livro tem muita informação. Então, quando uma pessoa o lê pela primeira vez, pode achar que vai ficar maluca fazendo tudo aquilo. Eu mesma só comecei a adicionar umas coisas depois de uns cinco anos de uso do GTD, pois antes elas não eram importantes (ou tão importantes quanto os cinco passos acima). E aí eu já estava tão acostumada ao método que não foi algo complicado de se fazer.

O exemplo é o seguinte: o trabalho com os objetivos, ou goals. A ideia é termos um panorama macro da nossa vida. Precisamos saber quem nós somos, qual a nossa missão pessoal, quais as áreas de atuação na nossa vida e o que queremos alcançar em cada uma delas. De alguma forma, ficar de olho em tudo isso nos garante que os projetos e tarefas que executamos no dia a dia tenham a ver com eles. A forma como você fará isso é muito pessoal. No Toodledo, eu costumava linkar cada tarefa ou projeto ao goal específico, pois a ferramenta tinha esse recurso. No Evernote, você pode usar tags. Se usar uma folha de papel, é óbvio que não tem como fazer nada disso – vai na base do pensamento mesmo, do lembrete emocional. E tudo bem. O que é importante é você ter em vista se a sua vida está de acordo com o que você ama e acredita.

Precisa de ferramenta específica para aplicar o GTD?

Não! No começo (lá em 2006…) eu usava fichas 3×5 para as minhas listas de tarefas. Depois, passei para folhas de sulfite e pastinhas. Depois, usei comente um caderno… E aí fui testando mil formas, mas porque eu adoro esse processo, tenho o blog e gosto de descobrir novos usos mais eficazes. Para uma pessoa “normal”, papel e caneta servem. Ou, se você preferir, qualquer aplicativo de gerenciamento de tarefas no celular, por exemplo. Fica a critério do que funciona melhor para cada um. Não tem obrigatoriedade de usar nenhuma ferramenta específica.

* * *

O GTD tem muita coisa legal que dá para ir fazendo depois de aplicar o básico, que está descrito acima. Mas não é obrigatório. Fazendo o que está ali em cima, você já está no GTD. Por isso, quando eu disse que o ZTD não era versão alguma do GTD, mas a mesmíssima coisa, era o que eu estava tentando dizer. O GTD, por si só, é um método super simples… Mas, como muitas pessoas lêem o livro e acham que precisam fazer A-B-C o que está escrito lá, largam o método por acharem-no complicado e partem para outra (ou não).

O principal objetivo do GTD é deixar a sua mente clara como água. Ou seja, você não precisa guardar nada na cabeça, pois confiou suas informações em um sistema confiável – que seja o seu caderno! Mas sua mente está livre para pensar de forma mais estratégica, ter uma visão macro e livre de amarras que vêm e vão com informações que você não precisa naquele momento.

Para mim, a grande graça do GTD é justamente o aprendizado que eu tenho com ele ao longo dos anos. Vivo relendo o livro e descobrindo dicas para melhorar minha experiência com ele, como associar goals a projetos ou pensar a longo prazo na revisão semanal. Ou então, a definir categorias de status às tarefas (delegadas, aguardando, algum dia/talvez etc). Tem muita coisa que pode ser implementada, se você quiser. Mas, mais uma vez: nada disso é necessário. O necessário para aplicar o GTD são os cinco passos acima. O resto é aperfeiçoamento do sistema, para quem for apaixonado por organização. <3

Espero que este texto possa ajudar quem gostaria de aplicar o GTD. Me contem nos comentários!

Obrigada por tudo, pessoal.

Thais Godinho
25/10/2013
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