Com essa overdose de posts sobre o GTD e o Evernote, muitas dúvidas dos leitores vêm surgindo, o que é ótimo para eu pensar em novos posts e esclarecer alguns pontos, a fim de ajudar. Hoje vou falar um pouco sobre o uso da caixa de entrada e como eu faço.

Caixa de entrada é o lugar onde chega qualquer tipo de informação para você. Eu tenho várias, mas seguindo a recomendação do David Allen: “tenha o mínimo possível de caixas de entrada, mas em uma quantidade suficiente para que a coleta funcione para você”.

O que funciona para mim é o seguinte:

Tenho um caderno

Uso um caderno para anotar tarefas, ideias e informações no geral que chegam até mim, geralmente no trabalho. Prefiro anotar no papel, simples assim. Uma ou mais vezes por dia, processo o que anotei diretamente no Evernote. Isso é o fluxo do GTD (coleta -> processamento -> organização). Caso queira entender melhor, sugiro a leitura do livro ou os posts do blog a respeito.

Todos os dias, abro meu caderno, coloco a data na lateral para identificar e vou registrando ali tudo o que me chega de informação no dia, para processar depois, assim que possível. Me perguntaram no Instagram se eu uso a caixa de entrada como agenda, e a resposta é não. Agenda é outra coisa.

Fichas e papéis na caixa de entrada física

Para reuniões, tenho utilizado fichas pautadas (em tamanhos diversos – na verdade, vou usando o que eu já tinha em casa para não desperdiçar) para fazer anotações. Eu me obrigo a respeitar o espaço e organizar as informações para ter fácil acesso a elas depois.

Também gosto de escrever em folhas de sulfite ou tamanho A4, pois posso esquematizar, associar dados, desenhar, fazer mapas mentais etc.

Tudo isso é digitalizado logo depois da reunião e os papéis, reciclados.

No trabalho, tenho uma caixa de entrada física (vendida em papelarias), onde coloco os papéis que chegam até mim (fichas, folhas, notas, documentos revisados pela minha chefe etc).

Uso o Evernote

Muitas vezes, se estiver com o Evernote aberto, crio uma nota diretamente na ferramenta, no caderno Inbox, para processar mais tarde. Isso depende de uma série de fatores. Por ex, se estou em uma reunião, prefiro anotar em um papel todas as notas da reunião – depois digitalizo (em segundos, logo após a reunião) e envio para o Evernote. O que demandar tarefa, eu jogo na Inbox como notas separadas.

A caixa de entrada do Evernote também serve para notas criadas “de fora”, como e-mails que eu enviei, clipping de artigos e textos que selecionei pela web e recipes do IFTTT (vou falar mais sobre essa ferramenta em um post futuro).

Caixa de entrada de e-mails

Tenho hoje quatro caixas de entrada de e-mails, todas relacionadas a trabalho. Também recebo informações nelas e também tenho que processá-las.

Regras para as caixas de entrada funcionarem:

  • Se a tarefa dura menos de 2 minutos, faço na hora. Não processo nada. Às vezes, nem anoto na caixa de entrada (só anoto se, junto com a demanda de tal tarefa rápida, vieram várias outras que preciso anotar para não esquecer).
  • As caixas de entrada precisam ser processadas diariamente – na maioria das vezes, mais de uma vez por dia. Se deixar acumular, a tendência é bagunçar. Tem que controlar o volume e ter disciplina. Não dá trabalho, é só um hábito. Para mim, dá trabalho procurar e-mails em um infinito de mensagens não processadas.
  • Pegou um item da caixa de entrada para processar, tome uma decisão. Não vale largar lá e passar para outro.
  • Todas as caixas de entrada ficam vazias todos os dias – no máximo, no dia seguinte, caso esteja viajando ou em reunião o dia inteiro, por exemplo.
  • Ando sempre com um caderninho e uma caneta, onde quer que eu vá. Quando eu viajo ou saio de casa sem poder levar bolsa ou coisas volumosas, excepcionalmente, levo somente o celular (e uso o Evernote – notas ou notas de voz) para coletar. Mas, sinceramente, ainda acho o caderno e a caneta mais rápidos. Depende. A regra é que eu tenha sempre um dispositivo para fazer a coleta onde quer que eu vá.

O ideal é que você tenha poucas caixas de entrada, pois quanto menos você tiver, mais fácil de processar no dia a dia. porém, tem que ser um mínimo aceitável, de modo que você não fique passando necessidade na hora de anotar coisas no dia a dia.

Neste post, expliquei quais são e como utilizo as minhas caixas de entrada. E você, como faz?

21 Comentários

  1. Thais, leio todos os seus posts sobre o evernote, porém nao consig entender nada e evernote pra mim não passa de um bicho de 100 cabeças. Fico triste por não entender e conseguir usar. bjs

    • JuRocha parei tudo quando vi seu comentário e vim te dar uma força.
      Te garanto que o Evernote não é nem de longe um monstro e um lugar pra obter ajuda é no grupo do Facebook chamado ‘Evernote Brasil’ foi a Thais mesmo que criou.
      Se você aparecer por lá eu mesmo posso te ajudar, ou por email, inbox, enfim, uma coisa é certeza mais alguns dias e você já estará usando o Evernote, depois de umas semanas estará o amando! Fico a disposição para lhe ajudar através do meio que quiser ok. Forte abraço.

    • JuRocha parei tudo quando vi seu comentário e quero dar uma força.
      Garanto que o Evernote não é nenhum monstro assim não e um lugar bacana pra ter uma ajuda é no grupo do Facebook chamado ‘Evernote Brasil’ que inclusive foi a Thais que criou.
      Se aparecer por lá eu mesmo posso te ajudar com alguma coisa, ou por email, inbox, enfim, daqui a pouco você já vai estar usando e amando. Fico a disposição seja por qual meio for. Forte abraço.

  2. Oi, Thais!

    Minhas caixas de entrada são:
    Pessoal:
    Em casa: uma caixa fisica, pra colocar coisas pra processar/guardar (contas, algum parafuso encontrado que não sei do que é e quero ver com meu marido antes de tocar fora ou guardar; correspondencia; coisas pequenas rolando na mesa pra guardar depois. Isso é meio fly lady).
    Evernote: no celular e no notebook.
    Gmail: onde recebo e-mails pessoais que as vezes geram tarefas.

    Profissional:
    Outlook: que, pra mim, é o mais dificil de administrar, pq não muitos e-mails e muitos popups. Mas aos poucos vai indo. Tenho as pastas: inbox; aguardando/controlar, ação e arquivo. Tambem uso o gerenciador de tarefas do outlook. Faço isso pra nao ter nem a chance de acessar algo do trabalho fora do expediente.
    Papeizinhos: como se fossem postits que anoto palavras chaves do que a pessoa está me falando no fone. Quando desligo a ligação, decido se toco fora ou se vai pra lista de coisas para fazer que foram sendo geradas em papeizinhos. Também uso esses papeis pra anotar coisas que vou me lembrando de fazer e que farei depois. Prefiro eles às listas, por poder tocá-las fora (dá uma sensação boa e nao corro o risco de ficar lendo tarefas que já fiz).

    Profissional 2: (minha familia tem uma pousada e esse é o meu ‘projeto pessoal’)
    Evernote: penso em muitas coisas durante o trabalho “1” para fazer no site, no blog e no face da pousada, ou em coisas pra discutir com minha mãe quando nos falarmos ao fone (moro em SC e a pousada é na serra do RS). Aí mando e-mails pro evernote e processo à noite.

    É mais ou menos isso, ainda estou nos babysteps… Mas cada post teu me incentiva a continuar.
    Estou ansiosa pelo post do ifttt. Sinto que aproveito dele menos do que ele é capaz.

    Obrigada pelas dicas!

  3. Olá, Thais!

    Estou iniciando no GTD (lendo o livro, blogs, artigos, etc).
    Passei um tempo tentando transformar o gmail (com suas labels) em uma ferramenta de GTD, mas infelizmente não encontrei nele as funcionalidades necessárias.
    Adotei o Evernote.
    Com relação às caixas de entradas, observei que meu processo é semelhante ao seu.
    Tenho uma caixa de e-mail profissional e 4 pessoais. Essas 4 contas eu leio a partir de uma única conta do gmail, fazendo com que eu tenha, no final, duas caixas de entradas de e-mail.
    Trabalho com ambas abertas e me habituei a olhá-las muitas vezes ao dia (no intervalo entre as tarefas); então, tudo o que cai nelas é imediatamente processado. Estou me reeducando a enviar tudo para o Evenote.
    Tenho sentido um pouco de dificuldade com os itens de agenda, uma vez que há muitos anos uso o Google Calendar. Tenho umas 3 ou 4 agendas diferentes que são visualizadas de forma única no Calendar. Não sei, realmente, se vou conseguir me desvencilhar dessa ferramenta.
    Para a coleta “off line”, uso o smartphone com o Evernote (antes usava o Keep, também da Google).
    Confesso que meu sonho é utilizar apenas ferramentas da google para a implementação do GTD (sim, sou um entusiasta google), mas sempre esbarro em alguma limitação. O Keep, por exemplo, não permite tags nem múltiplos cadernos; o Gmail, apesar de possuir tags, não mostra sua totalização (recurso que eu acho essencial), enfim… ficarei no Evernote mesmo =P
    Finalizando, estou gostando muito dos seus posts, pois o GTD não diz COMO fazer, ele apenas sinaliza o QUE deve ser feito; desta forma, cada pessoa desenvolve seus processos de trabalho. Para quem está iniciando, ver as técnicas que pessoas mais experientes usam facilita muito a aprendizado!
    Obrigado!!!!

  4. Oi Thais!

    Seu entusiasmo tá tendendo ótimos posts! 😉

    Me desculpe minha ignorância, mas é possível sincronizar a agenda do gmail com Evernote? Ou o evernote tem alguma agenda interna que possa substituir a agenda do gmail?

    Só a título de colaboração: pra quem tem vários emails, no Gmail dá pra receber todos os seus emails em uma única caixa só, e na hora de responder, é possível escolher qual assinatura usar na resposta. Tem que ser atencioso,mas funciona! Também é possível deixar mais de uma conta aberta ao mesmo tempo, usando o recurso “adicionar conta”.

    Um bjo!

  5. Eu guardo os arquivos pessoais e projetos em pastas suspensas, você acha bom dessa forma?
    lendo o que posta estou pensando em fazer igual a você. Mais se muda o que posso fazer com as pastas suspensas?
    Thais sou seu fã espero um dia fica organizado igual a vc.

  6. Tenho tentado unificar toda a entrada de informação no Drafts para iPhone. Eu tentei usar papel, mas meu celular está sempre comigo e o Drafts tem a vantagem de abrir e deixar você escrever na hora. O ponto alto do app é que você pode encaminhar para diversos outros aplicativos, Evernote incluindo.

    Sobre o email, eu recebo muito pouco email, então eu abro o Postbox no Mac uma vez por dia e processo tudo.

    O mais importante é essa filosofia de zerar todas as caixas de entrada por completo, pelo menos uma vez por dia.

  7. Thais, oque é pra vc definir as prioridades? ou seja , alguém te aborda e te diz defina suas prioridades (no geral mesmo, no extremo)

  8. Thais,
    Outro dia li um post do Efetividade.net no qual o autor reclamava que o Wunderlist tinha enviado a ele e outros clientes uma mensagem dizendo que haviam perdido algumas tarefas dele e nem sabia quais eram. O que você faria se isso acontecesse no Evernote? E qual o seu plano para o caso de o Evernote ter uma pane geral? Sei que sendo Premium, eles provavelmente se esforçarão mais para que algo assim não aconteça ou que, se acontecer, seja reversível; mas nunca se sabe.

    Eu me organizo melhor offline. Não confio tanto nas ferramentas eletrônicas. Aliás, achei um texto da Chrissy, do EatYourCareer (http://www.eatyourcareer.com/2013/10/time-management-reboot-pros-cons-electronic-systems-created-hybrid/) que me fez me sentir menos peixe fora d’água.

    Agora, respondendo sua pergunta:

    No trabalho minhas caixas de entrada são: o email, no Outlook; a agenda; um caderno-caixa de entrada; e tenho um caderno onde anoto as instruções que recebo para desempenhar o trabalho, para futuramente fazer um “manualzinho” (acaba sendo uma caixa de entrada com propósito específico). Ah, e tem a bandeja em que recebo as demandas dos outros setores.

    Na parte pessoal, tenho 3 e-mails, com papéis definidos. Mas abro 2 deles em uma mesma caixa de entrada do Gmail.

    Coloco lembretes no celular, tanto sobre coisas pessoais quanto para profissionais, para tarefas pontuais, que preciso fazer numa determinada hora. Tenho um caderno GTD, mas acabo não alimentando com tarefas pontuais. Apenas escrevo tarefas para “algum dia” e ideias de projetos pessoais.

    Preciso me organizar melhor quanto à correspondência impressa que chega em casa.

    Obrigada por se dedicar tanto ao blog.

    Abraços,

  9. Eu estou começando agora, e decidi manter apenas três: o caderno, o email e uma caixa física. No trabalho também: outro email, o caderno (o mesmo) e uma outra caixa física. Vamos ver como vai funcionar.

  10. No meu caso, tenho dois e-mails apenas: pessoal e profissional. Ambos possuem apenas uma caixa de entrada e uma pasta chamada “Processados”. A ideia é manter as duas caixas de entradas limpas diariamente, e as atividades-a-fazer em um local que, no meu blog, chamo de “Central de Tarefas”. Processo hoje 100 e-mails em minutos! 🙂

    Trabalhar com a técnica GTD (adaptada) mudou minha vida, de verdade!

  11. Olá, Thaís!

    Minha caixa de entrada tem sido uma folha de papel, e não um caderno. Depois que eu processo o que está escrito no papel, o mesmo é jogado pra reciclagem.

    Você vê algum problema em ser assim?

    Eu vejo a vantagem de não ter que carregar caderno na bolsa (peso).

    Um abraço!

    • Estou testando atualmente com fichas (no trabalho, porque elas ficam lá). A desvantagem é ficar com os papéis soltos, e eles se perderem. Tem que ir testando o que serve melhor.

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