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Com essa overdose de posts sobre o GTD e o Evernote, muitas dúvidas dos leitores vêm surgindo, o que é ótimo para eu pensar em novos posts e esclarecer alguns pontos, a fim de ajudar. Hoje vou falar um pouco sobre o uso da caixa de entrada e como eu faço.

Caixa de entrada é o lugar onde chega qualquer tipo de informação para você. Eu tenho várias, mas seguindo a recomendação do David Allen: “tenha o mínimo possível de caixas de entrada, mas em uma quantidade suficiente para que a coleta funcione para você”.

O que funciona para mim é o seguinte:

Tenho um caderno

Uso um caderno para anotar tarefas, ideias e informações no geral que chegam até mim, geralmente no trabalho. Prefiro anotar no papel, simples assim. Uma ou mais vezes por dia, processo o que anotei diretamente no Evernote. Isso é o fluxo do GTD (coleta -> processamento -> organização). Caso queira entender melhor, sugiro a leitura do livro ou os posts do blog a respeito.

Todos os dias, abro meu caderno, coloco a data na lateral para identificar e vou registrando ali tudo o que me chega de informação no dia, para processar depois, assim que possível. Me perguntaram no Instagram se eu uso a caixa de entrada como agenda, e a resposta é não. Agenda é outra coisa.

Fichas e papéis na caixa de entrada física

Para reuniões, tenho utilizado fichas pautadas (em tamanhos diversos – na verdade, vou usando o que eu já tinha em casa para não desperdiçar) para fazer anotações. Eu me obrigo a respeitar o espaço e organizar as informações para ter fácil acesso a elas depois.

Também gosto de escrever em folhas de sulfite ou tamanho A4, pois posso esquematizar, associar dados, desenhar, fazer mapas mentais etc.

Tudo isso é digitalizado logo depois da reunião e os papéis, reciclados.

No trabalho, tenho uma caixa de entrada física (vendida em papelarias), onde coloco os papéis que chegam até mim (fichas, folhas, notas, documentos revisados pela minha chefe etc).

Uso o Evernote

Muitas vezes, se estiver com o Evernote aberto, crio uma nota diretamente na ferramenta, no caderno Inbox, para processar mais tarde. Isso depende de uma série de fatores. Por ex, se estou em uma reunião, prefiro anotar em um papel todas as notas da reunião – depois digitalizo (em segundos, logo após a reunião) e envio para o Evernote. O que demandar tarefa, eu jogo na Inbox como notas separadas.

A caixa de entrada do Evernote também serve para notas criadas “de fora”, como e-mails que eu enviei, clipping de artigos e textos que selecionei pela web e recipes do IFTTT (vou falar mais sobre essa ferramenta em um post futuro).

Caixa de entrada de e-mails

Tenho hoje quatro caixas de entrada de e-mails, todas relacionadas a trabalho. Também recebo informações nelas e também tenho que processá-las.

Regras para as caixas de entrada funcionarem:

  • Se a tarefa dura menos de 2 minutos, faço na hora. Não processo nada. Às vezes, nem anoto na caixa de entrada (só anoto se, junto com a demanda de tal tarefa rápida, vieram várias outras que preciso anotar para não esquecer).
  • As caixas de entrada precisam ser processadas diariamente – na maioria das vezes, mais de uma vez por dia. Se deixar acumular, a tendência é bagunçar. Tem que controlar o volume e ter disciplina. Não dá trabalho, é só um hábito. Para mim, dá trabalho procurar e-mails em um infinito de mensagens não processadas.
  • Pegou um item da caixa de entrada para processar, tome uma decisão. Não vale largar lá e passar para outro.
  • Todas as caixas de entrada ficam vazias todos os dias – no máximo, no dia seguinte, caso esteja viajando ou em reunião o dia inteiro, por exemplo.
  • Ando sempre com um caderninho e uma caneta, onde quer que eu vá. Quando eu viajo ou saio de casa sem poder levar bolsa ou coisas volumosas, excepcionalmente, levo somente o celular (e uso o Evernote – notas ou notas de voz) para coletar. Mas, sinceramente, ainda acho o caderno e a caneta mais rápidos. Depende. A regra é que eu tenha sempre um dispositivo para fazer a coleta onde quer que eu vá.

O ideal é que você tenha poucas caixas de entrada, pois quanto menos você tiver, mais fácil de processar no dia a dia. porém, tem que ser um mínimo aceitável, de modo que você não fique passando necessidade na hora de anotar coisas no dia a dia.

Neste post, expliquei quais são e como utilizo as minhas caixas de entrada. E você, como faz?

Thais Godinho
24/10/2013
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