Venho comentando frequentemente sobre a implementação do método GTD no Evernote aqui no blog, pois ainda estou amadurecendo o sistema. Outro dia postei aqui o fluxograma do (meu) GTD, demonstrando como eu processo e organizo as informações que chegam até mim. Hoje, vou mostrar como está a minha estrutura de cadernos (notebooks) e etiquetas (tags) no Evernote, de modo que o meu sistema esteja funcionando lindamente.

Eu tive muitas dúvidas no início sobre usar cadernos ou etiquetas. Primeiro, tentei criar cadernos por áreas de foco (família, trabalho, casa etc), mas não deu certo. Eu gosto de associar alguns projetos a diferentes áreas da minha vida, assim como gosto de associar tarefas a mais de um projeto, se for o caso. Isso só seria possível com etiquetas.

Portanto, durante muito tempo eu utilizei somente dois cadernos: Inbox e Processed, segundo orientação do moço do site After The Book. Esse processo funciona bem, mas eu notei que estava tendo dificuldades mentais (haha) no dia a dia para separar o que era tarefa, arquivo, suporte a projetos etc. Aí, relendo (pela ENÉSIMA vez) o livro do David Allen (A arte de fazer acontecer), li um trecho onde ele diz que não podemos colocar tarefas junto com o que não for tarefa, porque confunde mesmo. Sei que parece óbvio, mas no meio do processo a gente não enxerga essas coisas. Foi então que, pensando muuuuito, cheguei à seguinte estrutura abaixo, que pode funcionar para alguns de vocês também.

gtd-evernote

Cadernos

Tenho seis cadernos atualmente muitíssimo bem resolvidos, e eles são os seguintes:

1. INBOX. Meio auto-explicativo. É a minha caixa de entrada, caderno default (padrão), onde entram todas as informações novas que precisarei processar. Quando eu envio e-mails para o Evernote, recipes do IFTTT ou clippings da web (via Clearly), eles entram diretamente nesse caderno. Uma ou mais vezes por dia, eu faço o processamento e envio essas notas para os outros cadernos descritos abaixo.

2. Tarefas. Este é um caderno somente para tarefas de todos os tipos, desde tarefas next actions até tarefas recorrentes, de rotina. Tudo o que demanda uma ação está aqui.

3. Ticker. Tudo o que entra na agenda (compromissos) ou no arquivo de referência rápida (43 pastas) fica neste caderno, se não for associado aos outros cadernos específicos, como no caso das tarefas. Eu costumo deixar muitos lembretes para mim mesma marcados com dias específicos, então eles ficam neste caderno.

4. Projetos. Toda vez que eu crio um projeto novo, eu crio uma nota principal para ele, que chamo de MPN (master project plan, ou plano mestre do projeto). Todas essas notas MPN ficam neste caderno, pois isso me dá uma visão simplificada para fazer a revisão semanal (uma visualização completa de todos os projetos).

5. Suporte a projetos. Este caderno foi o pulo do gato para mim. Antes, eu sequer sabia se colocava coisas no arquivo ou nas tags de projetos. Agora, todas as notas relacionadas a projetos que estão em andamento ficam neste caderno, e não arquivadas. Elas ficam com as tags dos projetos que são associadas mas, vendo que estão neste caderno, eu sei que estão ligadas a projetos em andamento. É claro que, quando um projeto é concluído, eu verifico todas as notas associadas a ele para arquivar o que for necessário e limpar este caderno de tudo o que não estiver em andamento.

6. Arquivo. Outro caderno auto-explicativo, é onde ficam as notas que não são tarefas nem estão associadas a projetos em andamento. Artigos interessantes que li e quero guardar, entrevistas, diário, comprovantes de pagamento, atestados médicos, enfim, uma infinidade de coisas.

Etiquetas

Aqui é onde a diversão começa de verdade. Vamos às tags:

Agenda. Bem, tenho uma tag chamada Agenda com sub-tags dos 12 meses do ano. Dentro do mês corrente, tenho mais sub-tags com os dias (Dia 01, Dia 02 etc). Toda vez que eu preciso associar qualquer nota a um dia em questão, eu marco com o mês ou com o dia que vou precisar dela. Isso serve para tarefas, lembretes, pautas de reunião, referências no geral que vou precisar acessar naquele dia. Isso facilita muito a minha vida e é o principal motivo pelo qual eu não estou usando mais outro sistema (como o Toodledo) para gerenciar tarefas. O melhor do Evernote é ter tudo centralizado em uma única ferramenta, pois facilita muito o meu dia a dia não ter que acessar diversos pontos para executar o que precisa ser executado. Inclusive eu criei uma recipe no IFTTT (falarei sobre isso e sobre esse site posteriormente) para enviar para o Evernote uma nota sempre que eu criar um novo compromisso na agenda do Google. Ainda estou testando, mas tem funcionado. Eu só mantenho o G. Calendar porque sincronizo com a agenda do meu marido e do meu filho, mas com essa recipe tudo fica automático e gerenciável via Evernote.

agenda-gtd-evernote

Algum dia/talvez. Esta é uma categoria tradicional do GTD para coisas que queremos fazer, mas não são o foco no momento. Tenho esta tag com algumas sub-tags também, a saber:

algum-dia-talvez-gtd-evernote

Arquivo. Dentro da tag arquivo, coloco os itens diversos em ordem alfabética, sem segredo. Antes eu utilizava uma tag para cada letra e, dentro delas, as outras tags com os termos em si, mas vi que era desnecessário, já que o Evernote já lista em ordem alfabética. Isso me permitiu criar sub-tags de categorias. Por exemplo, tenho uma tag chamada “Bancos”. Dentro dela, tenho listados os bancos onde temos conta. Ou seja, em vez de deixar uma tag tipo “Bradesco” solta no arquivo, eu a deixo dentro de “Bancos”. Ainda estou testando esse sistema, mas tem funcionado. Não coloquei foto porque tem muitos termos pessoais, viu gente.

Compartilhados. Marco com esta tag todas as notas que compartilhei com outras pessoas, apenas para eu ter controle desse compartilhamento.

Em andamento. Esta tag estava dentro de outra tag chamada “Status”, mas deixei-a como tag principal para gerenciar melhor projetos, tarefas e rotinas ativos. Isso foi um insight que eu tive e que tem funcionado muito bem. Exemplos de sub-tags que estão dentro desta: Andamento da minha área no trabalho, Contas a pagar, Control journal (FLY Lady, com as listas de limpeza detalhadas, por exemplo, e rotinas), Projetos em andamento, entre outras. Dentro de projetos em andamento, separei por áreas de foco (ex: Pessoal – Casa, Pessoal – Família, Profissional – Blog) e, dentro destas, as tags dos projetos em si. Mais uma vez, sem print porque é bem pessoal.

Gerenciamento da vida. Estou usando este termo na falta de um melhor, mas é onde coloco tags referentes a objetivos, visão, entre outras. Poderia estar na tag “Arquivo”, mas eu sinceramente gosto de deixá-la como tag principal para ficar sempre de olho.

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Prioridades de tarefas e projetos. Auto-explicativa essa tag. Defino graus de prioridade e, quando crio uma nota MPN ou de tarefa, eu seleciono a tag específica. Isso me ajuda a priorizar no dia a dia, pois não deixo de trabalhar em uma tarefa urgente ou importante simplesmente por não ter nenhum critério de análise que não seja olhar uma por uma. Meus critérios para definir cada prioridade são os seguintes: TOP (urgente, pra ontem), alta (importante), média (não tão importantes, mas outras pessoas dependem da minha execução) e baixa (para fazer na sequência).

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Status de tarefas e projetos. Idem à etiqueta acima, é referente às tarefas e projetos. Em “Aguardando”, eu coloco todos os projetos e tarefas que, por algum motivo, preciso esperar acontecer algo. Exemplo: preciso fazer um relatório, mas antes disso preciso esperar que fulano me passe uma informação. Não depende de mim, mas também não é uma tarefa que foi delegada. Logo, está em espera. Em “Cancelados”, coloco projetos e tarefas que, por algum motivo, não precisaram mais ser realizados. Em “Concluídos”, coloco tudo o que for concluído (por ano). Arrasto não só as notas de tarefas como as tags de projetos inteiros para lá, quando eles são concluídos. Eu só tiro o “!” da frente (que indica que o projeto está em andamento na tag correspondente) e substituo por “2013 – Área de foco – Nome do projeto”. Tem sido bem rápido e intuitivo fazer assim, pois já me acostumei. Em “Delegados”, coloco todas as tarefas e projetos que passei para outra pessoa, tanto no trabalho quanto em casa (algo que eu tenha pedido para o meu marido fazer, por exemplo). Dentro desta tag, há sub-tags com o nome das pessoas responsáveis (geralmente são sempre as mesmas, então não tem tanta tag assim). Em “Next actions”, por fim, ficam as tarefas que só dependem de mim. Basta acessar e fazer.

status-gtd-evernote

Tags de tarefas. Centralizei dentro desta tag principal as sub-tags referentes somente a tarefas. Também não sei se vou deixar esse nome, mas por enquanto está assim. Todas as tarefas são tageadas por Contexto, Duração e Nível de energia necessários. Esses dados são do GTD, mas também são importantes para mim. Meu sistema é totalmente personalizado para as minhas necessidades. Esses três parâmetros são essenciais para eu saber o que devo priorizar a cada dia (vou falar sobre isso em um post sobre a revisão diária com foco na execução, aguardem!). Pois bem, em “Contextos”, estão todos os contextos necessários. Vivo mexendo nisso, porque identifico necessidades. Por exemplo, tem coisas que só posso fazer em um tablet com iOS, assim como em um tablet com Android (testes para o blog, principalmente), então achei importante tê-los listados, mas para a maioria das pessoas não precisa. Em “@rua”, eu coloco todos os contextos que preciso. Separei “@celular” de “@telefonemas” pelo mesmo motivo do tablet – nem sempre uso o celular para telefonar, mas para fazer testes de aplicativos etc. Em “@computador”, há tarefas que posso fazer em qualquer computador, como coisas que só posso fazer no Macbook ou quando estiver online. O “@vo” é a casa da minha avó, pois passo alguns finais de semana lá e aproveito para resolver bastante coisa. A tag de “@trabalho” eu não expandi na visualização porque tenho um contexto com o nome da minha chefe, onde eu listo todas as pendências que preciso verificar com ela. Em “Duração”, estão listadas as minhas três durações de tarefas (já escrevi um post explicando cada uma delas). Essas tags são importantes porque às vezes tenho, por exemplo, 15 minutos antes de entrar em uma reunião, então posso verificar o que tem ali e executar uma ou mais tarefas em um tempo que, se eu não tivesse focado, poderia ter sido perdido com qualquer bobagem. Em “Nível de energia necessário”, listo as tarefas que precisam ser feitas naquela hora do dia em que estou com pique total (“Energia alta”), assim como as tarefas para fazer no modo automático (geralmente as de rotina, em “Energia baixa”).

tags-de-tarefas-gtd-evernote

E aí gente, muita informação? Quis colocar bastante imagem neste post para mostrar direitinho para vocês como eu venho fazendo.

Devo dizer que nunca me senti tão produtiva, nem no auge do uso do Toodledo. O GTD é o método que melhor funciona para mim há anos, e adequá-lo ao Evernote tem melhorado muito a minha produtividade. Espero conseguir ajudar vocês a montarem seu próprio sistema, adequado às suas necessidades, com esse monte de posts que eu estou escrevendo.

Por favor, deixem sugestões, críticas, dúvidas e comentários. Obrigada!

214 Comentários

  1. Dentro da tag Agenda você tem os DIAS somente dentro do mês corrente? Ou todos os meses tem as sub-tags dos dias?

  2. Thais, gostaria de sugerir uma publicação destrinchando a tag “Status de tarefas e projetos” pra podermos entender melhor como funcionaria as sub-tags dentro dessa tag. Eu vi que cada sub-tag dentro dessa tag também possui sub-tags, por exemplo: Concluídos – Concluídos 2013. Mas e nas outras tags, como ficaria? Por exemplo: Aguardando – Aguardando (mês)? Não entendi muito bem, mesmo sendo ainda usuária do Toodledo (estou migrando aos poucos, tentando aprender mais antes de migrar totalmente).

    Desde já, agradeço!

  3. Parabéns pelo blog, Thais!
    Tenho uma dúvida sobre cadernos. Quando uma nota é uma tarefa e relaciona-se com um ou mais projetos em andamento, você a coloca no caderno “Tarefas” ou “Suporte a projetos?

      • Eu ía vir aqui perguntar algo semelhante, mas ao começar definir eu entendi. O que eu gostaria de saber: quando você cria uma tarefa, por exemplo: “ligar no consultório do médico X para pedir atestado Y.” (eu anotei isso ontem à noite, pra não esquecer de fazer isso hoje) – então, as tags que eu usaria nesse caso seriam as tags de tarefas? Por exemplo: @telefone, Duração – Menos de 15 minutos, Energia baixa. Seriam apenas essas tags, como já utilizamos no Toodledo? E essa tarefa fica no caderno Tarefas apenas, pois ela não é um compromisso com data e hora marcada, certo?

  4. Cara Thais;

    Venho estudando o seu fluxograma (já que é através dele que as informações são processadas), pois bem também já li e reli a sua estrutura do GTD no evernote, para assim entender melhor.
    Mas hoje a minha dúvida é sobre o Fluxograma do (seu) GTD:
    Quando a informação a processar é uma tarefa você cria algumas Tags, que são:

    – Projeto associado — VOCÊ CRIA UMA TAG COM O TITULO DO PROJETO?SE A RESPOSTA FOR NÃO, ONDE FICA ESSE TAL ”PROJETO ASSOCIADO”?
    – Contexto OK
    – Agenda (se tiver prazo) OK
    – Prioridade OK
    – Responsável (se for delegada) OK
    – Rotina (se for recorrente) — COMO ASSIM? VC CRIA UMA TAG COM A PALAVRA ”ROTINA” E DEIXA SOLTA, OU ELA FICA DENTRO DE OUTRA TAG?
    – Status OK

    São só sobre essas duas tags que estou com dúvidas.
    Obrigada se puder responder.

  5. Muito bem explorada a forma com que inseriu os conceitos do gtd no evernote. Realmente ele é um poderoso centralizador de informações e requer esse tipo de organização senão é fácil se perder no meio de tantos recursos.
    Obrigado pelas dicas

  6. Olá Thais, primeiramente obrigado por seu blog! Desde quando o conheci, minha cabeça fica a 1000 por hora, procurando maneiras de aplicar o GTD e o Evernote. Com suas dicas já evolui muito. E como diz, o ideal e’fazer alguns pequenos ajustes se necessário. Você tem alguma dica especial para quem é empresário e precisa se organizar com 5 empresas/projetos?. Tenho 3 empresas físicas, e mais 3 blogs. Seu blog já me auxiliou muito, mas ainda tenho dificuldades em organizar as tarefas e aplicar o GTD no Evernote para todos os projetos. Se não conseguir um tempinho para responder vou entender, pois imagino que sua vida deve ser super corrida. Agradeço mais uma vez pelos excelentes conteúdos. Abraços!

    • Obrigada, Willian! Olha, a maneira que encontro de ajudar todos é postando no blog. Para organizações mais pessoais, recomendo a contratação de um consultor. Isso vai te ajudar porque seria algo específico para você. Recomendo a Call Daniel, especialista em GTD: http://www.calldaniel.com.br
      Obrigada por comentar!

  7. Oi Thais, gostaria de uma sugestão sua! É o seguinte, estou tentando migrar da lista de tarefas do wunderlist para o evernote. Achei o seu artigo interessante e estou tendente a experimentar uma solução baseada na sua. Só que vem surgindo alguns problemas. Gostaria de sua opinião, por exemplo, para em que caderno colocar as estações de rádio e de podcast que eu gosto: caderno de arquivo ou de tarefas? Agradeço desde já a atenção!

  8. Estou com uma grande dúvida.

    Oque vc coloca exatamente no caderno TICKER ? por favor cite exemplos. Já que eu tenho uma grande problema de não saber diferenciar um compromisso de uma tarefa.

    Se puder me responder irá me ajudar MUITO.

    Grata.

      • Thais, então o caderno Ticker abriga tarefas que, por terem data e hora marcadas, acabaram se tornando compromissos? Fico confuso sobre o que fazer com lembretes, pois não consigo dissociá-los das tarefas correspondentes. Um lembrete quase sempre implica uma tarefa; em que caderno colocá-lo, então?
        Seu blog tem me ajudado muito!

        • Não coloco tarefas no Ticker.. mas no caderno Tarefas. Ticker é para compromissos e lembretes. Marcar uma nota com o dia não significa que ela deixou de ser tarefa ou referência, por ex, mas que preciso ter acesso àquela nota naquele dia.

          • Obrigado, Thais. Talvez eu tenho que tornar mais clara para mim mesmo a distinção entre tarefa e compromisso.
            Eis um exemplo. Tenho agendada uma reunião com meu chefe para o dia 28, em um lugar específico. Nela irei tratar de alguns pontos de determinado projeto. Crio uma nota para ela – digamos, “Reunião com o chefe”. Primeira questão: esta nota vai para o caderno Ticker ou para o caderno Tarefas? Trata-se de uma tarefa da qual preciso ter um lembrete… ou não? Segunda questão: indo para o Ticker, devo usar tags do projeto relacionado, do contexto em que a tarefa correspondente será realizada… e outras tags semelhantes?

            • Olha, vou dizer como eu faço:

              Reunião com o chefe -> Ticker

              Preparar pauta para reunião -> Tarefa

              Sobre as tags de projetos, sim! Se for tarefa, tag de contexto também.

              Espero ter ajudado.

              • Olha eu aqui insistindo, Thais. Se utilizamos uma agenda, o caderno Ticker não passaria a ser desnecessário? Estou intrigado com este caderno!

                • Você leu o livro do GTD? Sem querer soar repetitiva, mas tooodos esses conceitos são muito bem explicados lá. Eu acabo falando meio “por cima” aqui no blog porque não tenho posts explicando exatamente tudo.

                  Eu uso a agenda do Google.

                  Vou te explicar UM exemplo de como o Ticker é fundamental para mim.

                  Eu organizo alguns eventos no trabalho. No último dia 17, eu tinha que ter comigo: informações do palestrante, dos fornecedores, horários, mini-CV para ler no palco, texto de abertura, entre uns 20 outros arquivos diferentes.

                  Como eu resolveria esse problema só com a agenda? Imprimindo tudo? Se eu imprimisse, onde ia guardar? Eu não ia imprimir no dia ou no dia anterior, pois poderia não dar tempo. Teria que imprimir antes e guardar em algum lugar.

                  No caso, como eu tinha tudo no Evernote, tudo o que eu fiz foi tagear as notas que eu precisaria no dia com a tag do dia em questão. Quando chegou o dia, bastou clicar na tag e estava lá tudo o que eu precisava, sem ficar procurando ou pensando naquilo em cima da hora.

                  Esse foi um exemplo apenas. Dá para fazer com muitos projetos, em todas as áreas da vida.

                  Espero ter ajudado, mas recomendo a leitura do GTD!

                  • Ahh, Thais, o exemplo foi ótimo! Não li o livro ainda, mas já estou cuidando disso! Muito obrigado mesmo pelo esclarecimento!

                  • Ainda uma pequena dúvida: por que os arquivos relativos ao compromisso não estariam no caderno Referência?

  9. Olá,

    Descobri o seu blog há cerca de uma semana e estou adorando o conteúdo. Comecei a me organizar no Evernote e fiquei com algumas dúvidas:

    1. Em qual caderno e qual qual tag eu colocaria uma lista de coisas que eu quero comprar?

    2. O que seria exatamente um projeto? Poderia me dar exemplos?

    Espero que minhas perguntas não te incomodem. Obrigado desde já e vou continuar acompanhando seu blog daqui.

  10. Ola thais ..hj é o priemiro dia que entro no seu blog, adorei! Mas to um pouco perdida, devo usar o evernote ou o tooledo? Tem um mini resumo? Obrigada Stela

  11. olá, estou em dúvida em relação a organização dos tags no processamento da caixa de entrada para as devidas pastas…
    você coloca diversas tags em um mesmo arquivo para depois ficar mais fácil de achar? mas ao mesmo tempo não fica mais bagunçado?

    • Gabriel, na verdade eu tenho um esquema. Dê uma olhada em um post com o meu fluxograma do GTD no Evernote, que ficará mais claro. Expliquei direitinho lá. Obrigada!

  12. Olá Thais,

    Já acompanho o blog há um tempo e cheguei até ele justamente por um post que falava sobre o que era o método GTD. Depois disso eu li o livro e comecei a implementar , usei o toodledo, mas cheguei a um ponto em que virei uma maquina de tarefas e aí comecei a pesquisar mais sobre minimalismo e como reduzir compromissos e tarefas para focar no essencial.

    Adorei quando você passou a dar dicas de como implementar o GTD no evernote, pois eu me dou muito bem com a ferramenta.

    Consegui implementar seguindo suas dicas mas fiquei com uma duvida em relação a que caderno colocar a tag de projetos algum dia talvez, ela fica no caderno projetos, ou nesse só ficam os projetos em andamento? ou depende de cada tipo de projeto? se for isso poderia dar algum exemplo

    Parabéns pelo blog e obrigada por toda ajuda que você presta aos leitores!!

  13. Olá Thais, vejo muitos blogs com conversas desnecessárias, do tipo perguntas repetitivas, queria deixar uma dica as participante do blog que. Antes de lançar uma pergunta o melhor caminho a seguir é localizar o primeiro arquivo que compete o seu interesse que no caso aqui acredito que seria o EVERNOTE > GTD, e fazer uma boa leitura dos posts iniciais, pra não desperdiçar tempo e energia do AUTOR e dos participantes 😉

  14. Thais estou encontrando a seguinte duvida com a tag AGENDA.
    Ex: Eu cadastro uma sub-tag no mês de janeiro tipo Dia 31 ok
    Depois tenho um compromisso em Fevereiro no dia 31 então relaciono essa sub-tag do dia 31 na tag de fevereiro, logo se eu clicar na tag do dia 31 de janeiro a tag do dia 31 de fevereiro é mostrada pra mim. É assim mesmo que funciona? Devo clicar então na tag de Fevereiro pra poder visualizar as somente as sub-tags relacionadas ao mê de fevereiro.

    • Fevereiro não tem 31, hihi.

      Mas brincadeiras a parte… enquanto o dia não está na tag do mês seguinte, você tageia a nota somente com o mês. Na sua revisão semanal, você tageia com o dia, se for o caso.

      • Pois é Thais me desculpe pelo 31 de fevereiro, eu estava tão concentrado na tag que esqueci desse detalhe haha!
        Mas então, ainda fiquei na duvida. Pois imagine que eu tenha um compromisso no mês seguinte em um dia específico, e quero tagealo para não correr o risco de arrumar outro compromisso com a mesma data, como ficaria essa questão?
        Obrigado

        • Veja o post sobre como criar uma agenda no Evernote!

          O ticker não é para compromissos, mas para tagear notas que você precise em tais datas.

          Agenda é diferente. Dá pra fazer outro esquema. =)

  15. Olá Thais! Montei uma estrutura no evernote muito parecida com a sua e estou um pouco perdido nas informações vamos lá a minha duvida.

    Estou no caderno tarefas ok. Então tageio a tarefa com as seguintes tags;
    #contexto > @trabalho > pois faz parte de uma tarefa do trabalho
    #prioridade da tarefa > #prioridade média > #status > #next actions (em ação) #duração > 1:00 hora até aí tudo bem, segue uma hierarquia.
    Agora que vem a duvida, cheguei até o evernote pra verificar minhas tarefas do dia se eu clicar em tarefas vai listar todas elas, então tenho que verificar todas novamente pra identificar qual será executada, pois quando eu clico em uma tag por exemplo; #prioridade da tarefa todas as outras que não estiverem tageadas com a mesma prioridade não aparecerão. Fui claro?

  16. Bom dia Thais!! Seu site é muito últil para todos que querem otimizar essa vida corrida sem se perder. Desde já parabéns!

    Eu ainda não li o GTD, mas já comprei o livro pq vi, pelo seu site, que realmante temos resultados. Apesar disso, já comecei a estruturar o meu Evernote conforme suas orientações, mas como é de se esperar, tenho certa dificultade em compreender a lógica de todo o cilclo das notas, desde de o Inbox até ser concluída. Se vc puder um ajudar um pouco mais, eu lhe agradeço! Seguem alguns dúvidas:
    1) Quando um nota entra, o primeiro processamento é tagear a nota e transferir para o caderno correto, certo?! Após essa 1ª etapa a nota continua em aberto. Quando concluímos a tarefa, ela permanece no caderno, mas não há qualquer distinção que me faço ignorar a mesma por já estar concluída. Eu sei que vc tem uma tag de concluídas, mas quando vc vai no caderno, terá que ler ela pra saber se fez ou não. Ela não deveria ser deletada? Como vc faz para não ter que ler essas notas quando faz a consulta pelo caderno?
    2) Como marco um nota como concluída no Evernote do iphone versão free? Não achee de jeito algum. Estou fazendo isso pelo site. Poderia me ensinar?

  17. Thais, aproveitando a pergunta do Inovas, como vc faz pra processar suas notas? Vc filtrar por prioridade, agenda, status? Pq pelo que vi, vai ocorrer o mesmo problema que eu descrevi anteriormente, não poderemos identificar de modo claro o que já foi concluído e o que está pendente, pq as notas não somem nem se distinguem!

    • O que define o que aparece é o seu acesso. Você acessa a tag que deseja, filtra dessa maneira. Não é para acessar tarefas concluídas se você deseja ver as tarefas a concluir. ;D

      Seria legal buscar uns tutoriais no site do Evernote, pois o que eu falo aqui é para quem já usa algumas coisas básicas do programa. O site é muito rico… vivo lendo para buscar dicas novas. Recomendo.

  18. Oi Thais, tudo bem?
    Fiquei um pouco em dúvida com os tags. Vc parou de usar os tags 0-feet; 10.000 feets, 20.000 feets, etc?
    Obrigada,
    Julia

    PS. Amo seu blog, obrigada por todas dicas!

    • Oi Julia,
      Os posts vão mostrando uma evolução, ou amadurecimento, por assim dizer. Vou postando no blog porque pode ajudar outras pessoas a se organizarem. Hoje já nem faço mais assim, mas fica o registro.
      bjo

  19. Thais,

    Só uma correção, de um erro que vejo em vários posts seus: o nome correto é tickler, em vez de “ticker”.

    Parabéns pelo trabalho

    • Na verdade não é bem um erro. O nome do sistema é tickler e, em português, “arquivo de referência rápida”. Eu nomeio as *tags* como ticker (a nomenclatura pontual é mais adequada para dizer que é uma ação que precisa ser “tickada”, digamos assim). Muitos usuários do GTD também fazem desse jeito. =) Mas obrigada.

  20. Descobrindo o Evernote e o GTD. Já até coloquei esse artigo seu no Evernote para ler e reler.

    Gostei mesmo!

  21. Thaís,
    Vou dar um exemplo para expliacar a minha dúvida.
    Hoje, olhei na tag @rua e tinha lá uma série de notas de coisas que eu tinha pendentes, para fazer na rua. Tinha também algumas que eu já tinha feito dias atrás.
    Como vc faz para tirar, para não ficar essa poluição, mistura.
    Vc tirar a tag@ rua à medida que vai executando as tarefas? É isso?

    Pergunto isso porque vai chegar uma hora que vc vai ter um monte de notas misturadas, algumas executadas e outras não. Daí ficará inviável.

    Como faço para ficarem somente as pendentes?

    • Olá Reniele,
      Tiro sim, tem que ser uma coisa dinâmica. Você tira a tag de contexto (que qualifica a nota como uma ação) e insere a tag de conclusão. Na tag de contexto, deve ter somente o que ainda precisa ser feito.

  22. Oi, Thaís, obrigado por responder.

    Tenho uma outra pergunta. Sou usuário recente do evernote. Menos de um mês. Tenho 346 notas. Fiz a primeira leitura do livro do Wladimir Campos (ótimo) e o do David Allen (excelente). Digo primeira leitura porque, por questão de eficácia, pretendo repetir algumas vezes. Com esse conhecimento, hoje voltei todas as minhas notas para minha INBOX e comecei a reprocessá-las todas. Um grande RETRABALHO. A questão é que tenho a estrutura de cadernos semelhante à demonstrada por vc aqui. Copiei toda e depois fui adequando ao jeito que funciona pra mim. Ocorre que hoje encontrei dificuldade em distribuir as notas nos cadernos que tenho, 6 no total (entrada, ticker, tarefa, projetos, suporte a projetos, arquivo), com as mesmas funções demonstradas aqui. Daí pensei se não seria o caso de voltar a ter apenas os 2 cadernos do GTD (entrada e processadas) e categorizar só com tags.
    Com essa dificuldade, fui pesquisar na internet e encontrei uma entrevista sua (http://blog.evernote.com/ptbr/2014/04/15/thais-godinho-organizada-evernote/) em que comenta que voltou novamente aos dois cadernos somente. Se não for abusar, gostaria que vc comentasse um pouco sobre essa necessidade de retorno aos dois cadernos. O que te levou a voltar e se isso facilitou a vida, ficar com dois cadernos apenas. Pergunto também se vc tirou também o caderno de arquivo.

    Já abusando da sua gentileza,pergunto uma outra coisa. Tenho, por exemplo, um grande projeto pós-reforma da minha casa. Inclui, móveis, para todos os cômodos, paisagismos, equipamentos de segurança, toldo, decoração etc. Eu queria ter uma visão geral. Ao terminar ficou um mega projeto. Muito grande. Numa situação como essa, vc recomenda fazer apenas um projeto mesmo, ou vc divide em projetos menores?

    Agradeço a você pela importantíssima ajuda.

    • Sobre os dois cadernos, respondi seu outro comentário.

      Sobre a segunda pergunta, eu aplico a definição do GTD: se tem mais de um passo pra ser concluído, é projeto e não tarefa. Parece ser o caso de vários sub-projetos esse seu.

      Espero ter ajudado.

  23. Oi, Thais,

    na entrevista que tem sua no site do evernote, você comenta que voltou a usar apenas dois cadernos. É isso mesmo, voltou a usar apenas dois cadernos? Em caso positivo, o que te levou a voltar para essa estrutura? vc notou melhorias?
    Confesso que tive dificuldade em usar os seis cadernos na hora de distribuir minhas notas. Fiquei confuso. Também achei que demora mais ter que classificar por cadernos e por tags. Daí pensei se seria legal usar apenas os dois cadernos (entradas e processados) e categorizar tudo por tags. A propósito, li o livro do David Allen e o do Wladimir Campos, sou usuário há menos de um mês, estou reclassificando todas as minhas notas (346), não gostaria de ter esse RETRABALHO mais uma vez.

    • Você precisa encontrar a melhor maneira para você mesmo, de organizar. Aqui no blog eu dou sugestões, mas nada como a gente identificar nossas próprias necessidades e aplicar na ferramenta. Eu vivo mudando e fazendo testes. Gosto muito do esquema de apenas dois cadernos, por ser mais simples.

  24. Olá Thais, ultimamente venho lendo seus artigos sobre o GTD e a implementação dele no Evernote. Primeiramente gostaria de agradecer por disponibilizar todas essas informações, que estão sendo de uma utilidade enorme para mim e para muita pessoas que vem acompanhando seus artigos em busca de mais organização em suas vidas. Também ja li o livro do tio David algumas vezes, então ja deu pra assimilar bem todos os conceitos da metodologia. Ou melhor, todos não (muita pretensão minha) por que é muita informação e so tem uns três meses +/- que eu venho usando o gtd, mais boa parte sim… pelo menos o suficiente pra eu ja ir me virando, hehe ^^

    Agora é o seguinte, como eu posso agendar uma atarefa recorrente no Evernote? Por exemplo, uma tarefa que se repete toda segunda quarta e sexta, uma tarefa semanal ou uma tarefa mensal… que seja. De que forma eu poderia lidar com esse tipo de tarefa, de preferencia de uma forma que fosse simples e intuitiva, para que fosse possível visualizá-la no dia em que eu tive-se que realiza-la. Como no Ticker, em que você clica na tag do mês e do dia e você ja tem a sua disposição todas as tarefas referentes aquele mês e aquele dia. Só que no caso das tarefas recorrentes eu teria que ficar mudando as tags dos dias e dos meses toda hora, logicamente isso não iria dar certo, ou até poderia dar, mas também iria dar muito trabalho.

    Enfim, como você lida com tarefas recorrentes no Evernote? No wunderlist, que atualmente é a ferramenta que eu uso, não so é possível agendar tarefas recorrentes, como também lembretes recorrentes dessas tarefas, que aparecem na área de trabalho. Seria bom se isso fosse possível no Evernote também.

    • Oi Tiago,

      Crie tags para os dias da semana, nesse caso.

      O que é importante ter em mente: o Evernote não é um gerenciador de tarefas. Ele é um gerenciador de notas. Se quisermos gerenciar tarefas nele como fazemos com o GTD, precisamos fazer algumas adaptações. Tem que saber se o custo-benefício compensa para você. ;D

  25. Tanto o GTD quanto o evernote são fantásticos. Como vc trabalha a metologia (GTD) no sistema (evernote) sua opinião é muito importante para mim, que estou tentando implementar a mesma sistemática. O seu blog (artigos e respostas) são a melhor fonte de pesquisa que conheço, talvez a melhor que temos em português. Obrigado por isso. Está ajudando muito. Faz a gente caminhar mais rápido e melhor.

  26. Bom dia Thais! Primeiramente parabéns pelo site! Já sou seguidor assíduo!
    Estou aplicando GTD no Evernote e gostaria de separar de alguma forma meus projetos pessoais (home office) e projetos onde trabalho atualmente (fixo), você teria alguma sugestão? Muito obrigado.

  27. Thais!
    Como percebi nos posts, você utiliza Evernote e Toodledo. O último, é utilizado para gerenciamento de projetos e ações, mesmo com essa ferramenta, você ainda mantém tags de ações e projetos no Evernote?
    Obrigado!

    • Oi Marcelo, tudo bem?
      Utilizo diversas ferramentas. O Evernote uso somente para referência.
      Estou montando um post mais atual sobre como estou usando todas, entra em breve no blog. Pode ajudar!
      Abs

  28. Boa noite Thaís, gostei muito dessa estrutura, apesar do post ser meio antigo, mas fiquei com uma dúvida, em qual caderno vc colocava, por exemplo, os arquivos da tag Algum dia/ Talvez, como livros para ler, pesquisas a fazer e afins?

  29. Que blog bacana! Varias dicas legais para utilizar com o evernote.
    Tenho colocado algumas ideias no evernote e utilizo bastante o FiiNote para escrever e depois exporto para o evernote, acho o FiiNote para textos mais completo.
    Thaís super para parabéns pelo blog.

  30. Olá Thais, primeiramente quero parabenizar e agradecer pelo bolg, tem me ajudado muito. Era uma pessoa extremamente desorganizada, não conseguia organizar minhas tarefs diárias (Faculdade, trabalho), acumulava muitas coisas. Depois que descobri o bolg, tenho aprendido bastatnte, mas ainda não sei usar o Evernote, na vdd, ainda não li o Livro recomendando para realizar o GTD, mas queria saber se não teria como vc fazer um vídeo mostrando todas essas ferramentas que descreveu.

  31. Super amei essas dicas e gostaria mais dessa. Sigo e leio o seu blog, pois é real são coisas que real
    mente e você coloca suas coisas e podemos seguir coo exemple

  32. Thaís vc já tentou o onenote no lugar do evernote? Quais as diferenças principais é ou empecilhos de se usar um e outro
    Muito obrigada

    • Já, mas não uso nada da Microsoft em termos de hardware, então para mim não faz sentido. Acho o Evernote imbatível, mas o One Note é muito bonitinho e tem seus próprios recursos muito bons também.

    • Olá. Tudo bem?
      Sou iniciante no Evernote, sempre fui fiel ao Onenote, mas devido a restrições do tipo criar Tag´s, colocar as notas em ordem alfabética,poder apresentar, utilizar de forma efetiva a versão web em interação com outros dispositivos – estou migrando utilização do OneNote para o Evernote.
      Notei uma questão grave, a meu ver, na versão Web, não permite inserir uma Tag/etiqueta já criada… estou certo ou equivocado?
      Agradeço desde já. Abraço

  33. Olá Thais Godinho
    Gostaria muito se saber se você, atualmente utiliza a versão Web do evernote e, caso utilize, se consegue inserir etiqueta que esteja criada… Não consigo..
    agradeço desde já, um abraço

    Carlos H

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