ou

Ao implementar o GTD no Evernote e definir o fluxograma que, até agora, tem funcionado lindamente para mim, descobri que implementei algumas soluções intuitivas. Uma delas foi a definição da duração das tarefas.

Quando eu processo uma tarefa no Evernote, um dos critérios utilizados nas suas tags é definir qual a duração de cada tarefa. A estrutura dessas tags no Evernote fica assim:

Duração
Duração – Menos de 15 minutos
Duração – Cerca de um pomodoro
Duração – Até 1h30

Gosto de fazer assim porque, quando eu começo a digitar “Duraç…”, já aparecem as opções de tags, então fica bem rápido selecionar.

São 4 as durações das minhas tarefas e vou falar um pouco sobre cada uma delas abaixo:

2 minutos

Tarefas que levam menos de 2 minutos para serem concluídas são feitas imediatamente. Eu sequer as processo – saem da caixa de entrada direto para a tag “Status – Concluídas”. Por isso, elas não precisam de tags.

Menos de 15 minutos

Chuto que 80% das minhas tarefas precisam de bem pouco tempo para serem concluídas, desafogando o gargalo. Isso que é o legal de estudar o GTD – você aprende a destrinchar cada tarefa, transformando-a em próximos passos curtos e fáceis de fazer, evitando a procrastinação.

Cerca de um pomodoro

Pomodoro é uma técnica que não aplico completamente, mas gosto do conceito. Um pomodoro, para mim, dura 25 minutos. Quando tenho alguma tarefa que estou postergando, costumo ajustar meu timer e trabalhar nela durante esse tempo. Muitas vezes eu consigo finalizar a tarefa, pois estou totalmente concentrada nela. Quando isso não acontece, pelo menos eu comecei a fazer e agora falta pouco, então basta definir os próximos passos.

Até 1h30

Este é o meu limite de duração de uma tarefa. Geralmente envolve escrever ou pesquisar alguma coisa. Se uma tarefa parece ter mais de 1h30 de duração, é sinal que precisa ser destrinchada em sub-tarefas menores. Logo, é o que faço, então nenhuma das minhas tarefas dura mais que 1h30.

Na prática, posso acessar a lista de tarefas pelas tags de duração no Evernote. Se eu estou no trabalho e tenho 20 minutos disponíveis até entrar em uma reunião, por exemplo, eu seleciono essas duas tags (@trabalho e Duração – Menos de 15 minutos) e vejo o que posso fazer. É aproveitamento do tempo!

Pode parecer trabalhoso tagear as notas de tarefas com esses detalhes, mas talvez seja somente no começo. Depois que você pega a prática, fica bem rápido e intuitivo. Eu já sei de cor o que preciso tagear toda vez que processo uma tarefa nova, e não demora mais que alguns segundos.

Thais Godinho
19/10/2013
Veja mais sobre:
24
Organizando a mala para uma viagem a trabalho
Guia do Vida Organizada para aplicar o GTD no Todoist – Parte 4 – Organizando o workflow diário
Depoimento da leitora: “Frequentemente me via sem foco, sem determinação e perdida em questionamentos”

 

  1. Carol 19/10/2013

    Muito interessante, Thais! Sou leitora assídua do seu blog e quando começou a falar da migração para o Evernote fui “espiar” o que era… Estou encantada e sou uma pessoa difícil de implementar novos hábitos… Apenas a pouco tempo comecei a ler o livro do David Allen e o seu fluxograma vai me ajudar muito porque desde o início queria concentrar tudo no Evernote… Se desse certo seria um sonho… E estou vendo que vai dar, rs. Mas percebo que leva um tempo até absorvermos todos os conceitos… Para mim pareceu confuso inicialmente a questão de determinar a duração das tarefas.. Uma tarefa de 1:30h que se subdvide em subtarefas não seria um projeto? Fiquei na dúvida… Mas achei realmente um verdadeiro “pulo do gato” para mantermos a produtividade. Seus posts me inspiram muito! Obrigada e ótimo final de semana!

    • Thais Godinho respondeu Carol 19/10/2013

      Mas quem disse que a tarefa de 1h30 se sub-divide em outras? Tarefa é uma tarefa única. Se tem mais passos, é um projeto. O que eu quis dizer é que, se uma tarefa vai durar mais de 1h30, então é porque ela deve ser dividida em mais tarefas, ou seja, se transformar em um projeto! resumindo: meu limite de tempo para tarefas é 1h30.

      • Carol respondeu Thais Godinho 19/10/2013

        Ok, Thais. Agora eu entendi o que disse sobre o limite de tempo. Acho que não tinha prestado atenção. Desculpe e obrigada!

  2. Isabella Vieira 19/10/2013

    Bom dia, Thaís! Estou usando da mesma forma que você o Evernote para o GTD…. Tenho uma dúvida, por exemplo, quando você termina uma tarefa você coloca a tag Status-Concluída e retira as outras tags da nota?! Se não, você fica confusa ao acessar a tag @trabalho (por exemplo) e ver um monte de tarefas já concluídas? Ou você muda o caderno?! Estou em um dilema com isso… rsrsrs

    • Thais Godinho respondeu Isabella Vieira 19/10/2013

      Claro que tiro, senão não faz sentido. Tag de contexto só fica em tarefa ativa ou next ation (isso está explicado no fluxograma que postei há alguns dias).

      Também mudo o caderno de Tarefa para Arquivo.

  3. Wandréa 19/10/2013

    Oi Thaís,
    Temos atrás vi como faz com suas tarefas de casa. Baixei sua agenda e consegui fazer algumas coisas. Ainda sou muito procrastinadora, então leva tempo. Depois que consegui ter disciplina pra emagrecer 20 kilos, to conseguindo ter projetos e vontade de fazer outras coisas além de comer ou dietas. Você usa o Evernote para suas tarefas do lar também? Pretende fazer um post sobre isso? Vi em outro post que seu marido é quem está fazendo mais coisas né? Mas você ainda segue aquele esquema de cada dia fazer alguma coisa pra não ter tanta coisa pra fazer no fim de semana?
    obrigada
    bjo
    Wan

  4. Rô! 19/10/2013

    Eeeee esse post me animou a continuar com o gtd e o evernote. Comecei faz pouco tempo, e no inicio criei essas tags de duração intuitivamente (mesmo pq não li o livro ainda :\). Mas na primeira revisão vi que não estava sendo muito útil e complicando, mas pq eu ainda estou aprendendo todos os conceitos. Achei melhor simplificar nesse início para não correr o risco de largar no meio. E ai se sentir necessidade mais para frente eu coloco de novo.
    Uma dúvida sobre cadernos, li todos os posts do gtd e evernote várias vezes mas não entendi. Você só tem 3 cadernos? Tarefas, caixa de entrada e arquivo? Ai no arquivo a única divisão é por tag mesmo?
    Não consegui fazer assim e criei uma pilha de cadernos para o arquivo e dei uma dividida grosseira só pra separar mas ainda to em dúvida se foi melhor ou pior. As vezes tenho a impressão de ser desnecessaria a divisão de cadernos pelas tags serem bem divididas e por por permitir que uma nota esteja em mais de uma área.

    • Thais Godinho respondeu Rô! 21/10/2013

      Eu não coloco sempre as durações não. Na correria, marco somente o contexto e o projeto. A duração não é algo que influencie tanto.

      No início eu usava somente 2 cadernos, mas agora uso mais. Tenho um post agendado sobre isso (entra em breve), que acho que pode esclarecer melhor.

      Mas sou a favor de usar poucos cadernos, senão fica uma loucura.

  5. Renata 19/10/2013

    Thaís, posso deixar uma sugestão?
    Gostei muito do post “A pressão para fazer o máximo”, então deixo a dica pra você ler o livro “Seja Insensato”. É sobre negócios, mas, vem a calhar em praticamente qualquer área da vida. Muito bom!

  6. Ana 19/10/2013

    Olá Thaís adorei essa divisão de tempo, agiliza mais né,,,to com agenda de papel ainda vou iniciar no evernote,mas são dicas muito legais pra otimizar o tempo que temos. Já to conseguindo me organizar melhor e colocar em prática alguns projetos ,muito obrigada pelas dicas que sempre coloca aqui bjs e bom fds

  7. Sabrina Mix 20/10/2013

    Oi, Thaís!

    Mas onde ficam arquivadas essas tags de “Duração”? Estou tentando entender onde elas se encaixam na estrutura sugerida pelo Matt.

    Outra coisa, estou super ansiosa pelo seu post com as rotinas da FlyLady. Quero colocar as minhas também no Evernote, mas ainda não tenho ideia em qual tag inserir.

    Beijos e sucesso!!!

    • Thais Godinho respondeu Sabrina Mix 21/10/2013

      Tenho um post agendado que está explicando direitinho. Acho que vai ajudar.

      “Rotinas” eu coloco na tag “Em andamento”. Vou explicar no mesmo post. =)

  8. Ligia 20/10/2013

    Thaís, como você lida com as interrupções constantes? Minha maior dificuldade é conciliar as tarefas individuais com o atendimento das demandas urgentes da equipe e de outras áreas da empresa. A coisa mais difícil é terminar o que comecei…

    • Thais Godinho respondeu Ligia 21/10/2013

      Já programaria meu dia contando com algum tempo para atender essas demandas…

      Outro dia teve um post aqui no blog com essa dúvida da leitora. Outras leitoreas postaram muitas sugestões legais; dê uma olhada! Acho que vc vai gostar.

      Obrigada.

  9. Adorei o post. Agora eu entendi.. heheh… descobri seu blog essa semana que passou por indicação de uma amiga e estava me sentindo meia burra porque não consegui ler todos os posts ainda e os que eu li fiquei meio perdida. Mas neste comecei a entender a sua maneira de organização e vou colocar em prática a partir de amanhã. Estou amando e super feliz,começar a me organizar porque estou cansada de não ser ninguém…Bjo grande

  10. […] as minhas durações, já falei em um post específico, mas resumirei aqui: menos de 15 minutos (para tarefas mais rápidas, mas que levam mais de dois […]

  11. […] reunião dos Vigilantes do Peso e recebo sugestões novas para comer durante a semana. À noite, eu tiro um pomodoro (25 minutos) para fechar o menu e listar os ingredientes necessários para fazer compras no dia […]

  12. Thaisa 22/10/2014

    Olá Thais !
    Primeiramente quero dizer que adoro seu trabalho e que você tem me ajudado bastante a me organizar !
    Muito obrigada mesmo…
    E como gosto tanto eu sempre dou um like nos seus posts, só que hoje percebi que eles não contabilizam, não dão certo… Eu clico em like e é como se eu não tivesse clicado. Não sei se você pode me ajudar, ou se é um problema no blog.. Achei importante comentar pois queria ajudar a divulgar seu trabalho >.<
    Um beijão