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Ao implementar o GTD no Evernote e definir o fluxograma que, até agora, tem funcionado lindamente para mim, descobri que implementei algumas soluções intuitivas. Uma delas foi a definição da duração das tarefas.

Quando eu processo uma tarefa no Evernote, um dos critérios utilizados nas suas tags é definir qual a duração de cada tarefa. A estrutura dessas tags no Evernote fica assim:

Duração
Duração – Menos de 15 minutos
Duração – Cerca de um pomodoro
Duração – Até 1h30

Gosto de fazer assim porque, quando eu começo a digitar “Duraç…”, já aparecem as opções de tags, então fica bem rápido selecionar.

São 4 as durações das minhas tarefas e vou falar um pouco sobre cada uma delas abaixo:

2 minutos

Tarefas que levam menos de 2 minutos para serem concluídas são feitas imediatamente. Eu sequer as processo – saem da caixa de entrada direto para a tag “Status – Concluídas”. Por isso, elas não precisam de tags.

Menos de 15 minutos

Chuto que 80% das minhas tarefas precisam de bem pouco tempo para serem concluídas, desafogando o gargalo. Isso que é o legal de estudar o GTD – você aprende a destrinchar cada tarefa, transformando-a em próximos passos curtos e fáceis de fazer, evitando a procrastinação.

Cerca de um pomodoro

Pomodoro é uma técnica que não aplico completamente, mas gosto do conceito. Um pomodoro, para mim, dura 25 minutos. Quando tenho alguma tarefa que estou postergando, costumo ajustar meu timer e trabalhar nela durante esse tempo. Muitas vezes eu consigo finalizar a tarefa, pois estou totalmente concentrada nela. Quando isso não acontece, pelo menos eu comecei a fazer e agora falta pouco, então basta definir os próximos passos.

Até 1h30

Este é o meu limite de duração de uma tarefa. Geralmente envolve escrever ou pesquisar alguma coisa. Se uma tarefa parece ter mais de 1h30 de duração, é sinal que precisa ser destrinchada em sub-tarefas menores. Logo, é o que faço, então nenhuma das minhas tarefas dura mais que 1h30.

Na prática, posso acessar a lista de tarefas pelas tags de duração no Evernote. Se eu estou no trabalho e tenho 20 minutos disponíveis até entrar em uma reunião, por exemplo, eu seleciono essas duas tags (@trabalho e Duração – Menos de 15 minutos) e vejo o que posso fazer. É aproveitamento do tempo!

Pode parecer trabalhoso tagear as notas de tarefas com esses detalhes, mas talvez seja somente no começo. Depois que você pega a prática, fica bem rápido e intuitivo. Eu já sei de cor o que preciso tagear toda vez que processo uma tarefa nova, e não demora mais que alguns segundos.

Thais Godinho
19/10/2013
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