Tenho experimentado muito mais vezes a desconexão ultimamente e a minha criatividade vem fluindo melhor. Também estou sendo muito produtiva, o que é bacana, porque eu sou (sinceramente) viciada em Internet.

Em uma dessas noites, criei alguns infográficos com base no GTD e vou começar a compartilhar com vocês. O de hoje é o fluxograma do “meu” GTD, ou seja – a forma como eu aplico o método atualmente. Não que ele esteja sempre mudando (alguns processos nunca mudam), mas como estou usando-o no Evernote, tenho feito da seguinte forma:

meu-fluxograma-gtd

Alguns pontos explicados:

  • Tickler é como eu chamo todos os itens que entram na agenda ou no arquivo de referência rápida (43 pastas). Muitas vezes quero salvar uma informação para ler em determinado dia (pode ser uma frase ou mesmo um lembrete), então eu a coloco ali. Quando ler tickler, então considere que é ou agenda ou arquivo de referência rápida.
  • Eu crio uma tag para cada projeto porque assim as notas de tarefas podem aparecer todas juntas, filtradas por projeto, se eu quiser visualizar dessa forma.

Cheguei a postar esse infográfico no Facebook antes de publicar aqui e algumas pessoas me perguntaram se eu mudei novamente o meu esquema para o Evernote. A verdade é que ainda estou implementando o sistema (há quase dois meses… tem que ter paciência na transição), então mudanças vêm e vão enquanto vou adequando a ferramenta. É que eu gosto de compartilhar o processo com vocês porque acredito que todos aprendem um pouco – tanto vocês quanto eu.

No geral, essa estrutura é praticamente a mesma do fluxograma que postei no blog há algumas semanas. Eu só achei que agora dá para visualizar melhor; ficou mais prático. A essência não mudou não.

Nos próximos infográficos, vai ficar mais fácil entender como estou utilizando a estrutura de cadernos e tags no Evernote, assim como o que deve ser priorizado no dia a dia na hora da execução das tarefas – que é o motivo principal de tanta organização.

50 Comentários

  1. Thais bom dia,

    Ainda sobre o Evernote, gostaria de esclarecer o menu ETIQUETAS.
    Para que servem na realidade? Qual a melhor forma de utilização/vinculação?
    Pesquisei muito na internet, mas, não encontrei nada de concreto.
    Ficaria muito grata se pudesse esclarecer-me.
    Desde já agradeço pela atenção!

  2. Muito interessante esse seu fluxo e organização no Evernote. Estive experimentando o Springpad, conhece? Visualmente ele é bem mais atraente que o Evernote, mas como ele ainda não tem para pc, ainda uso o Evernote. Abraço e parabéns pelo blog.

  3. Show de bola! Não poderia ter ficado mais claro.

    Seria interessante, se possível, criar duas ou três situações hipotéticas para exemplificar a passagem das mesmas pelo fluxo. Por exemplo: Um livro que não posso esquecer de comprar, um vestido que gostaria de usar como referência para comemoração de 10 anos de casamento e, por fim, atualizar novo endereço para correspondência.

    Algumas dúvidas que surgiram em relação ao uso desse fluxo no Evernote:

    1. Como fica a organização das tags para atividades que não demandam nenhum tipo de ação?
    2. Como funciona a tag Agenda?
    3. Atividades caraterizadas como dentro da rotina entram para os checklists? Elas devem ser identificadas com mais algum tipo de tag?

    Obrigada!
    Patrícia

  4. Thais vc seria uma ótima programadora… nós da área de TI fazemos nossos programas dessa forma…
    Gostei do fluxo de organização pra mim ficou facil compreender!

  5. Excelente, thais! Obrigada.
    Tou ansiosa agora pelo post das tags.

    Fiz a migração do toodledo ao evernote com voce, e estou adaptando a minha realidade as suas idéias.

    So sinto falta de um jeito de cadastrar tarefas recorrentes. Ex: hj cumpri a tarefa A. Ao marcar como concluída ela automaticamente some e reaparece um X periodos. Essa função existe no outlook, mas esse soh uso no desktop do trabalho. .. quem sabe um dia… 🙂
    Bjs!

  6. Legal o fluxograma!

    Essa de realizar algo que demanda 2 min. eu estou fazendo, sempre q é algo rápido, já faço e pronto!

    Eu acho que as pessoas ficam muito ansiosas para descobrirem técnicas de organização, pensando que isso é rápido de aprender e q vai resolver todos os seus problemas, só que não!

    Eu já fui assim hehe agora entendo que é melhor ir arrumando e organizando as coisas aos poucos do que querer aplicar tal técnica com 100% de aproveitamento. Nada é perfeito e a gente aprende fazendo! Conforme as coisas vão acontecendo vou aprendendo o que eu posso mudar para mim ou não.

    Aprendi com seu blog que a perfeição é inimiga da organização, é verdade! A gente espera fazer tudo com perfeição, só que se a gente ficar esperando por isso, a verdade que nos transformamos nuns procrastinadores safados !

  7. Bem GDT mesmo esse fluxograma! O meu funciona basicamente da mesma forma, mas ainda tenho dificuldade em relação às tags de projetos que têm prazos, porque colocar somente a tag “agenda” não funciona pra mim. Todo dia de manhã tenho que olhar todas as notas com essa tag pra ver o que está mais perto e deve ser priorizado, mas sinto que deva ter uma maneira mais fácil de vizualizar os projetos pela data do deadline, e eu estou fazendo errado. Nesse ponto sinto saudade do toodledo, haha. Como você faz, Thais?

  8. Thais, a partir do momento que você cria um projeto e uma tag para ele, uma pergunta: ele será todo centralizado numa nota só? Daí você cria a nota e vai inserindo tópicos a fazer para realização do projeto? Como funciona isso pra você?

  9. Thaís, dei uma procurada no blog mas não encontrei… Gostaria de saber quantas caixas de entrada você acha ideal: email, caderno, etc. Comprei o livro do GTD e estou começando a aplicar na minha vida. Obrigada!

    • Tenho um post agendado sobre isso. =)
      Mas o número varia muito de pessoa para pessoa. Tem gente que só precisa de um, outras que precisam de 4, 5. depende da necessidade.

  10. Há já algum tempo que sigo todos os seus posts, mas decidi por fim comentar, porque fiquei definitivamente rendida ao evernote através dos seus relatos e estou a começar a adaptá-lo à minha vida. Adorei este fluxograma porque acho que permite uma melhor compreensão daquilo que se pretende transmitir, pelo que adoraria continuar a ver explicações suas através deste método. Apesar de ler várias vezes posts seus à cerca do GTD e de como este método simplifica nossa vida, nunca decidi implantá-lo na minha vida, até ao dia de hoje. Deve ter feito um click… Obrigada pelas fantásticas dicas do seu blog.

  11. Olá Thais,

    Tenho estado a ler os post sobre o evernote e fiquei com uma dúvida: eu introduzo uma nota com a tag “dia 06”, portanto quando tratar o assunto devo tirar essa tag certo? Senão ao fim de uns meses de uso é muito confuso..

    Muito obrigada! Beijinho

  12. Thais, lista de supermercado vc coloca em qual tag?

    Coloquei na tag Em Andamento, subtag Control jornal e criei um subtag como o nome supermercado.

    Fiz certo ou não?

  13. Quando uma tarefa é concluída, você apaga todas as tags, e coloca a tag: Concluído ou Concluído – 2013?

  14. Vendo seu fluxogramda do GTD, podemos considerar um tratamento médico como um projeto? Pode ser uma doença ou uma terapia, sei lá, qualquer coisa. Entendo que deve ser projeto por ter mais de uma etapa, por exemplo: Projeto Terapia – Procurar terapeuta – Agendar consulta – Pegar guia de exame no convênio – Consulta (essa seria na agenda né?) – Realizar pagamento. Daí as próximas consultas e/ou exames devem ser anotados no caderno Agenda, no dia específico, certo? Estou meio confusa em relação a essa parte!

  15. Olá Thais,

    Conheci seu blog a pouco tempo e isso tem me ajudado muito na nova fase de vida em que me encontro.

    Adorei seu fluxograma, super prático e fácil para entender as coisas que você posta no blog.

    Surgiu uma dúvida.
    Quando você diz para criar uma TAG, se eu for começar um projeto, eu coloco ela como subTAG de alguma outra TAG ou deixo ela solta?

    Bjs e parabéns pelo lindo trabalho.

  16. Oi tudo bem? Eu tentei organizar esse método no OneNote por questão de praticidade pois no meu local de trabalho o evernote não funciona muito bem ( tem uns bloqueios). Até então estou gostando teve uma semana que eu larguei meio prá lá. Fiquei de saco cheio. Acabou que esqueci uns compromissos ($) que estavam programados (kkk). Daí vi que realmente tenho que tentar melhorar no método GTD pois é muito útil. Também acabei de ler 2x “Os Sete Habitos das pessoas altamente eficazes” que é outro livro que gostei d+ e foi bom ter lido antes de conhecer o GTD pois lembrar do hábito três “Foque no mais importante” me impede de virar um organizador compulsivo que coloca as mínimas coisas no sistema. Não que seja ruim colocar, mas está alem do meu limite. Uso esse sistema para planejar só o que está ligando com seus objetivos + as coisas importantes dos papeis da minha vida.

  17. Thais,

    Sou um empresário, no ramo de peças automotivas e preciso estar sempre tomando ações e decisões, rápidas e em várias áreas diferentes.
    Usava o EVERNOTE a algum tempo, mas de uma forma diferente. Usava muitos cadernos. Quando ví este fluxograma, o imprimi e comecei a processar todas as entradas como sugerido, bem como criei um caderno arquivo, onde estão todas as notas, diferenciadas telas tags.
    Minha produtividade deu um salto gigantesco. Outra dica importante, foi a de gerenciamento da caixa de entrada com o @Ação e o @Aguardando resposta.
    Ficou muito fácil gerenciar minhas demandas, bem como controlar meus projetos e ações futuras. Abandonei agendas e sofwares de tarefas. Fica tudo no EVERNOTE.

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