ou
Olá Thais, já faz tempo que acompanho seu blog e sou super fã. Estou num dilema.

Eu tenho no meu dia a dia atividades que eu chamei de “atividades pop up”. Dei este nome para elas justamente porque elas surgem na minha lista de coisas a fazer exatamente como pop ups. Geralmente são coisas que eu tenho que resolver na hora e acabo congestionando outras atividades que não são tão urgentes mas que têm sua importância e que sempre acabam ficando para depois. Já aconteceu de ter que interromper uma atividade urgente para atender outra de urgência maior.

E o que mais me atrapalha é o telefone, porque tenho que interromper minhas atividades para poder atender. Como não tenho secretária essa atividade acaba ficando para mim. Mas mesmo que tivesse alguém para atender o telefone, essa pessoa serviria apenas para atender já que sou sempre eu que trato com os clientes. Além disso não estou podendo contratar mais uma pessoa por enquanto.

Para muitas coisas que realizo com frequência já criei uma rotina que estou tentando seguir, o que já alivia bastante, porque sinto que tenho o controle sobre as coisas quando mantenho uma rotina. Porém às vezes nem a rotina consigo seguir ininterruptamente porque sou interrompida pelo telefone. O que eu faço?

Beijos

Adorei esse termo e super vou usar daqui pra frente, querida leitora. Lidar com interrupções é uma arte cruel, que nem todos conseguem fazer. Depende do seu chefe, das pessoas com as quais você trabalha, sua família, seu ambiente de trabalho e muitos outros fatores. Vou explicar como eu faço para ver se te ajuda.

No trabalho, quando preciso me concentrar, aviso o pessoal ao redor que vou “entrar na Thaizolândia”, coloco os fones e consigo trabalhar sem problemas na maioria das vezes. Quando é alguma coisa que demanda muita concentração, eu costumo sair da sala e ir para outro ambiente (trabalho com notebook, o que facilita, mas muitas vezes levo só um caderno e uma caneta para conseguir escrever, e o tablet ou o smartphone caso eu precise de alguma referência).

A coisa de ir para outra sala pode ajudar com o telefone. Se alguém puder atender seus recados, essa pessoa dirá que você não está em sala no momento.

Se for parte do seu trabalho estar sempre disponível, aí não tem muito jeito. Se a prioridade é atender telefone, todo o resto deixa de ser, concorda? Então deixar de se concentrar faz parte. Uma sugestão é aproveitar aqueles momentos em que você sabe que a demanda é menor (início da manhã, por exemplo) e se dedicar aos projetos que demandam mais concentração nesse horário.

Ter rotinas ajuda mesmo, pois te coloca no piloto automático para as tarefas mais simples. Deixe para fazê-las quando não precisar de muita concentração, entre uma ligação e outra.

Agora, se sua função não for atender telefones prioritariamente, e você não puder deixar a sua sala, eu recomendaria a você que trabalhasse em blocos de 25 a 30 minutos com o telefone fora do gancho quando precisasse se concentrar mais. Pode ajudar!

Boa sorte.

Thais Godinho
10/10/2013
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  1. Gabi 10/10/2013

    Thais, o email da leitora me lembrou daqueles quadrantes do livro “7 hábitos das pessoas eficazes”, sabe? Em que ele lista situações urgentes-importantes-não urgentes-não importantes.

    Temos que saber o que é urgente e o que é importante. os conceitos se confundem no nosso dia a dia.

    Urgente é o que não pode de modo algum se deixado para depois, como por exemplo, um motoboy que saiu para entregar um trabalho a um cliente e não chegou ao destino no tempo programado. Urgente é saber onde ele está, se está bem,se precisa de ajuda,etc.

    Importante é o que merece atenção e dedicação. Porém, muitas vezes o importante não é urgente.

    Bjos e aproveite o dia das crianças ( e parabéns pelo dia do professor tb!) !

  2. Thaina Marcolino 10/10/2013

    Oie, Bom Dia!
    Eu passo por isso o dia todo, infelizmente é também parte da minha função atender o telefone e passar para as outras pessoas do setor ou anotar os Recados como sou bem novinha e trabalho a pouco tempo, todo mundo se sente no direito de me dar ordens e pedir ajuda o que atrapalha minhas outras Funções.
    Uma ideia que poderia ajudar, é uma caixa de mensagens no seu telefone quando for algo de muita importância não se perde a informação por não atender!
    Outra ideia que funcionou com minha chefe, é usar um tipo de contato Virtual, como sites e e-mails, deixando sempre bem ativos e monitorados deve diminuir a quantidade de ligações que só buscam por informações na maior parte das vezes.
    Obrigada Ajudou Muito Thais!

  3. Camila 10/10/2013

    Acho que ajudaria você ter um identificador de chamadas no seu telefone, ou uma secretária eletrônica. Neste caso voce poderia retornar as ligações posteriormente.
    Também tem muitos clientes que consideram seu caso muito urgente mas afinal ném é….

  4. Daniela 10/10/2013

    Eu acho bastante válida a divisão das tarefas em blocos de 25/30 minutos sem interrupção. Quem sabe, não tirando o fone do gancho, mas sim colocando uma secretária eletrônica ou mesmo um identificador de chamadas, como propôs a Camila . Assim, a leitora pode incluir na sua rotina um momento específico do dia (ou dois ou mais, dependendo da atividade que ela desempenha) para retornar as chamadas. E aqui, creio que este momento específico do dia passa a ser classificado como Importante e não Urgente (falando dos quadrantes do livro Os 7 Hábitos) – afinal, não tem nada mais chato p/ um cliente do que deixar um recado na secretária eletrônica ou enviar um e-mail e nunca receber retorno do mesmo – se é comigo, eu já não ligo mais uma segunda vez.
    Beijos
    Esse Blog é Super Legal !!!

  5. Fabiana 10/10/2013

    Oi Thais, li um post ontem e lembrei de você, achei que ia demorar para você tocar no assunto mas não foi! MyFocus é um botão que sinaliza por cor se você está disponível para interrupções ou não, ligado ao computador no modo “focused” ele também bloqueia alertas do sistema e de mensagens.

    http://www.kickstarter.com/projects/875757448/myfocus-intercept-the-distractions-take-back-your

    Abraço.

    Fabiana

  6. Nilza 10/10/2013

    A expressão “atividade pop-up” é perfeita. Compreendo porque os clientes querem falar diretamente com a leitora: deve ser uma pessoa muito eficiente e habilidosa com as palavras.
    Eu já tratei vários negócios só por e-mail e me sinto bem com este sistema, porque eu também sou muito ocupada. Se fosse cliente da leitora, me sentiria confortável com pouco contato pessoal.
    Minha mãe é uma senhora de classe média. Está tentando encomendar lembrancinhas para a festa de bodas de ouro do meu tio. Os itens que ela gostou são comercializados por empresas que atendem exclusivamente por internet, sem contato telefônico ou pessoal.
    Ela ficou perplexa. Não compreende o que, na opinião dela, é um comportamento frio e pouco educado. Diz que uma lembrancinha não é um parafuso. No entender dela, o contato pessoal é essencial, incluindo os telefonemas com a atenção pessoal do vendedor.
    O resultado é que ela se recusou a comprar de quem não a atendeu. Agora que a má impressão “pegou”, mesmo que as donas das empresas ligassem pessoalmente para ela ela não voltaria atrás na sua decisão. Se ofendeu mesmo. Prefere ir pessoalmente até a 25 de março e fazer pessoalmente cada uma das lembrancinhas a tratar negócios por e-mail. Se não puder fazer, prefere pagar o dobro para quem foi educado e gentil com ela. Todas as amigas dela pensam assim, sem exceção. Se cativadas, permanecem consumidoras fiéis por décadas, porque acreditam em confiança e confiar, para elas, depende de contato pessoal e paciência.
    Se os clientes da leitora forem como eu, ela não terá prejuízos em limitar os contatos telefônicos a algumas horas do dia, privilegiando os e-mails.
    Se os clientes dela tiverem o perfil da minha mãe, ela pode perder o cliente e provavelmente não conseguirá recuperá-lo. Nesta segunda hipótese, não se trataria de atividade pop-up, mas de parte essencial do trabalho.
    Espero que a comparação possa ajudar a leitora.

    • thaty respondeu Nilza 10/10/2013

      Nossa, eu já sou o contrário da sua mãe… rsrsrs… resolvi toda a festa da minha filha por email (comida, fotos, convites)… se não fosse assim não conseguiria pois meu tempo disponivel para esta atividade é escasso, nem sempre é o horário comercial… então, eu não iria em frente para contratar algo que não pudesse resolver por email…

      Ao contrário, minha atividade profissional é como a da leitora. Eu tenho que atender todos os telefonemas e resolver tudo praticamente na hora. Mas achei tb o termo ótimo! Antes trabalhava em obra e direto eu recebia uma atividade “pop up” de um engenheiro ou mestre da obra com dúvidas de projetos e afins… eu brincava que na verdade só começava meu trabalho (coordenar e compatibilizar projetos) a hora que a obra parava: 17hs. Das 8 às 17 era só atendimento à obra!!! Que era só “parte” do meu trabalho… resultado: trabalhava todo dia até 20, 21hs…

      resultado final: qdo me deram as contas nunca mais quis trabalhar nesse esquema, na obra… agora trabalho em meu escritório, PARA a obra! E a Thais hj é minha musa para ter FOCO!!!

  7. Josi 10/10/2013

    No meu trabalho as demandas de email são mais frequentes e eu prefiro que venham desta forma. Meu problema é que uma das pessoas que atendo, em qualquer solicitação, ela manda um email e liga na sequencia. Acho extremamente desnecessário, pois respondo rapidamente as demandas por email, não vejo necessidade de receber uma demanda por email e outro reforço via telefone bem na sequencia, isso atrapalha totalmente minha produtividade e concentração, me irrita muito. Estou tentando encontrar uma forma de sinalizar a pessoa, pois até para ela é um esforço desnecessário. Ou liga ou escreve! Tratar um assunto desta forma não é eficiente, a não ser que o assunto seja complexo ou exija mais agilidade, mas geralmente são demandas simples e sem prazos apertados, não entendo mesmo como esse tipo de pessoa consegue se organizar no trabalho. Em compensação atendo outra pessoa que só me liga quando o assunto exige um detalhamento e entendimento maior, do contrário, ela solicita tudo por email e sinceramente eu prefiro assim.

    • Thaís respondeu Josi 10/10/2013

      Oi Josi, tenho o mesmo problema. Resolvi da seguinte forma:
      – Repeti algumas vezes para os clientes mais compreensivos: “Olha, talvez eu não responda seu email no exato momento em que recebo, pois estou trabalhando em uma tarefa que exige concentração. Mas tenha certeza que, assim que possível, vou verificar sua mensagem e tratar ela com prioridade”. Daí eles passaram a se sentir mais seguros e ligar menos.
      – Com os clientes desesperados e pouco compreensivos eu apenas parei de prestar atenção nos telefonemas. Atendo e fico “uhum, uhum”, pois, infelizmente, nunca dizem nada que realmente faça diferença. Me parece que a urgência com que tentam entrar em contato é inversamente proporcional à importância do assunto, hehehe.

    • Daniela respondeu Josi 11/10/2013

      Eu já tive o mesmo problema. No meu caso, como eram ligações esporádicas. Resolvi com extrema atenção. Toda vez que a pessoa ligava eu era super atenciosa, mesmo que tudo que a pessoa perguntasse já tivesse sido respondido por minha mensagem de e-mail. Em alguns casos, quando me referia a medidas do produto, por exemplo, mesmo que eu soubesse os dados, eu pedia um minuto para conferir, conferia, dava a informação e me justificava: “são muitos detalhes”. E continuava respondendo os e-mails dela com presteza. Depois de umas cinco ligações ela parou de ligar, e continuamos resolvendo tudo por e-mail. Ou ela percebeu que eu a fazia perder tempo, ou passou a confiar que tudo funcionaria bem mesmo por e-mail.

  8. Sam 10/10/2013

    Tenho essa mesma demanda! Preciso produzir e atender. A única forma que eu estou conseguindo conciliar até o momento, é limitando o horário de atendimento. Avisei a todos os clientes que o horário de atendimento telefônico é das 14h às 18h, e avisei também em meu site e assinatura de email. Assuntos em outro horário peço que os clientes enviem Email, que eu respondo quando possível! Por enquanto tem funcionado pra mim, mas notei que novos clientes e possíveis clientes (pedidos de orçamento), costumam acontecer pela manhã.. e agora estou vendo como trocar esse horário…já que o período da manhã é o que eu uso para produção ou para resolver pendências na rua, além da vida pessoal..

  9. Gi 10/10/2013

    Nossa esse texto grita meu nome hehehe! trabalho em uma empresa de software para engenharia e atendo o suporte aos clientes…não é fácil atender ao fluxo de emails e ligações ainda mais quando tudo tem prazo para ser respondido…..já tirei ótimas idéias daqui…Muito obrigada Thais por proporcionar um local que contém ótimo conteúdo…sou sua fã!!!bjos

  10. Wanice Bon'ávígo 10/10/2013

    Que demais! Também já incorporei! Aliás, hoje pela manhã já fui acordada com uma “pop-up” familiar, que gerou outras várias…meu dia teve que ser replanejado! Muito boa postagem! Bjs

  11. Sara 10/10/2013

    Não poderia concordar mais com você! Também eu já passei por esse dilema e utilizei os pomodoros para me ajudarem, nos intervalos de 25 minutos em que me concentro unicamente num objectivo não estou disponível para mais ninguém e isso tem feito com que seja muito mais produtiva no trabalho!

  12. Criscia Revoredo 10/10/2013

    Adorei o post. Acredito que valeu inclusive para quem tem “pop up” que não são telefonemas, como é o meu caso.Obrigada Thaís pela dica. E obrigada à leitora por compartilhar sua batalha de organização conosco.

  13. Rafael Danigno 04/11/2013

    Adorei o nome “tarefa pop up”! Realmente encaixa perfeito!
    Escrevi recentemente um post exatamente sobre o assunto, com 7 dicas para se manter focado no que realmente importa. Acho que também podia ajudar! Segue o link abaixo.

    http://rafaeldanigno.com.br/produtividade/7-taticas-para-se-manter-focado-no-mais-importante/