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Olá Thais, já faz tempo que acompanho seu blog e sou super fã. Estou num dilema.

Eu tenho no meu dia a dia atividades que eu chamei de “atividades pop up”. Dei este nome para elas justamente porque elas surgem na minha lista de coisas a fazer exatamente como pop ups. Geralmente são coisas que eu tenho que resolver na hora e acabo congestionando outras atividades que não são tão urgentes mas que têm sua importância e que sempre acabam ficando para depois. Já aconteceu de ter que interromper uma atividade urgente para atender outra de urgência maior.

E o que mais me atrapalha é o telefone, porque tenho que interromper minhas atividades para poder atender. Como não tenho secretária essa atividade acaba ficando para mim. Mas mesmo que tivesse alguém para atender o telefone, essa pessoa serviria apenas para atender já que sou sempre eu que trato com os clientes. Além disso não estou podendo contratar mais uma pessoa por enquanto.

Para muitas coisas que realizo com frequência já criei uma rotina que estou tentando seguir, o que já alivia bastante, porque sinto que tenho o controle sobre as coisas quando mantenho uma rotina. Porém às vezes nem a rotina consigo seguir ininterruptamente porque sou interrompida pelo telefone. O que eu faço?

Beijos

Adorei esse termo e super vou usar daqui pra frente, querida leitora. Lidar com interrupções é uma arte cruel, que nem todos conseguem fazer. Depende do seu chefe, das pessoas com as quais você trabalha, sua família, seu ambiente de trabalho e muitos outros fatores. Vou explicar como eu faço para ver se te ajuda.

No trabalho, quando preciso me concentrar, aviso o pessoal ao redor que vou “entrar na Thaizolândia”, coloco os fones e consigo trabalhar sem problemas na maioria das vezes. Quando é alguma coisa que demanda muita concentração, eu costumo sair da sala e ir para outro ambiente (trabalho com notebook, o que facilita, mas muitas vezes levo só um caderno e uma caneta para conseguir escrever, e o tablet ou o smartphone caso eu precise de alguma referência).

A coisa de ir para outra sala pode ajudar com o telefone. Se alguém puder atender seus recados, essa pessoa dirá que você não está em sala no momento.

Se for parte do seu trabalho estar sempre disponível, aí não tem muito jeito. Se a prioridade é atender telefone, todo o resto deixa de ser, concorda? Então deixar de se concentrar faz parte. Uma sugestão é aproveitar aqueles momentos em que você sabe que a demanda é menor (início da manhã, por exemplo) e se dedicar aos projetos que demandam mais concentração nesse horário.

Ter rotinas ajuda mesmo, pois te coloca no piloto automático para as tarefas mais simples. Deixe para fazê-las quando não precisar de muita concentração, entre uma ligação e outra.

Agora, se sua função não for atender telefones prioritariamente, e você não puder deixar a sua sala, eu recomendaria a você que trabalhasse em blocos de 25 a 30 minutos com o telefone fora do gancho quando precisasse se concentrar mais. Pode ajudar!

Boa sorte.

Thais Godinho
10/10/2013
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