Meus amigos, gostaria de compartilhar com vocês a minha obra-prima do GTD no Evernote.

Tive um estalo e criei no papel essa estrutura, que se tornou a ideal (pelo menos por enquanto!).

Criei rapidamente o mind map e vim postar aqui para colher sugestões sempre bem-vindas, mas a ideia é a seguinte: o que mais me atrapalhava no Evernote era a questão das tarefas. Meu aplicativo preferido para gerenciar as tarefas e projetos no GTD é o Toodledo, então fui estudar a ferramenta para saber por que ela era tão boa. E oras, o trabalho que eu tinha lá de selecionar cada campo em cada tarefa era a mesma de tagear as notas no Evernote.

No entanto, eu precisava de uma estrutura semelhante, que me ajudasse a entender o que era prioridade, o que eu deveria fazer se tivesse pouco tempo, etc etc. Com base em tudo isso, criei a seguinte estrutura, lembrando que faço tudo isso com tags.

Evernote e GTD
Clica que aumenta!

(download em PDF)

Aberta a dúvidas!

40 Comentários

  1. Thaís,

    Eu sinceramente ainda prefiro o Toodledo, por vários motivos. Primeiro porque não posso abrir o Evernote no trabalho, é bloqueado, e não gosto de ficar no celular o tempo todo. Segundo, creio que por falta de prática, não consegui ficar a vontade com o evernote.

    Também uso o Outlook como caixa de entrada e calendário e OneNote para gerenciar e trabalhar nos meus projetos.

    Abraços e uma excelente segunda feira!

  2. Tem como vc fazer este fluxograma em pdf para impressão? Muito difícil imprimir a letra eh mt pequena e está em cinza o fundo… =(

  3. Thais,

    Como você trata suas tarefas concluídas? Se ela estiver em algum projeto, você a coloca como concluída dentro do projeto ou deixa somente com a tag de concluída? E as tarefas de Agenda? Só joga como concluída?

  4. Me parece genial esse esquema, mas tô com umas dúvidas nos quadradinhos azuis! Tem como exemplificar mais?! Por favor? Muito obrigada mesmo pelo blog!

  5. Thais, eu amo seu blog! Estou iniciando agora no Método GTD. Amei o Toodledo. Está sendo muito útil. Mas não consigo aprender a mexer no Evernote. Parece tão complicado e trabalhoso… 🙁 Vou dar uma estudada melhor sobre ele, mas valeu as dicas. 🙂

  6. Thaís, tem como usar o Evernote só pelo celular e pelo ipad? Porque pelo que eu vi é um pouco diferente do que você mostra aqui…

      • É, mas estou achando que na web é mais completo mesmo. Outra coisa, será que você poderia dar um exemplo pra gente visualizar melhor. Tipo, tal tarefa está dentro de tal caderno e de tais etiquetas. Pelo que eu entendi cada nota no Evernote fica dentro de um caderno e é possível colocar várias etiquetas nele, é isso mesmo?

        Obrigada!

  7. Oi!
    Achei mt bom seu fluxo, tb enxergo que as tags atendem a estrutura do toodledo (ou do RTM). Apenas fiquei com as seguintes dúvidas:
    1) pra enxergar somente as tarefas de hoje ou ativas, vc vai fazer pastas de pesquisa?
    2) e tarefas recorrentes e periódicas? Ex: toda segunda-feira/ dois dias apos cumprir esta tarefa ela deve ser feita novamente/ etc. ?

    Um bj e obrigada por ter este blog.

  8. Uma nota para cada tarefa?
    E, no caso de projetos com várias tarefas, não fica muita nota pra um projeto só?
    Beijos!

  9. Oi Thaís, muito bom! Já dei uma organizada melhor. Você está usando algum símbolo especial antes das tags? Sabe que eu cheguei a conclusão que é melhor não usar?
    O que você acha?
    Bjs

  10. Thais, e você usa as ferramenta “bloco de notas”, que permite reunir várias notas no mesmo bloco, e “pilha de nota”, que reune vários bloquinhos relacionados?

  11. Oi Thais,

    Eu uso o Evernote há anos e até meses atrás, era basicamente para arquivar materiais que encontrava na web. Agora que estou usando com outro olhar, muito mais funcional que é a proposta da ferramenta.

    Queria saber como você faz com duas coisas:

    Suas tarefas, se entendi bem, você cria uma nota para cada uma delas. Assim: “pegar sapato no conserto” é uma nota, “levar aspirador na loja” é outra nota, e cada uma delas vai para um caderno das pastas de referência?

    E sobre os projetos, você destrincha as ações em notas específicas (uma para cada) e depois coloca as tags referente ao projeto relacionado. Quando finaliza, o que faz? Arquiva tudo como?

    Obrigada por compartilhar essa boa ideia do Evernote com a gente!
    Um beijo
    Pri

  12. Thaís,

    Li o seu post sobre como organizar o GTD no Evernote, e veio bem a calhar, pois a ferramenta que eu estava usando para organizar as tarefas no meu trabalho não estava me servindo, precisava de algo mais direcionado ao GTD. Eu já usava o Evernote para guardar material de referência e notas sobre projetos e achei fantástica a ideia de manter tudo numa ferramenta só. Fiz como o vídeo ensina e está me servindo maravilhosamente, mas fiz algumas adaptações:

    a) passei a usar um caderno só, pois às vezes clicava numa tag de projeto ou ação e não aparecia nada, porque o caderno “inbox” era o que estava selecionado. Então eu tinha que voltar, selecionar “todas as notas” e selecionar a tag do projeto de novo, e isto estava me atrapalhando;

    b) como agora as notas ficam todas juntas num caderno só, uso o símbolo “>” no início das notas de tarefas, para distingui-las visualmente das notas de referência;

    c) e para saber as notas que não foram processadas, busco pelas notas sem tag (uso uma “saved search” para isto).

    Para as coisas pessoais, entretanto, continuo com o Toodledo, pois acho sua interface para o celular mais fácil de operar.

    Acompanho seu blog já faz alguns meses, mas é a primeira vez que posto nos comentários. Parabéns pelo blog, suas dicas e reflexões tem me ajudado bastante!

    Beijos,
    Angela

  13. Thaís, genial representar o processo no mind meister! É um baita ferramenta!

    Parabéns! Isto é praticamente uma arquitetura organizacional.

    bjs.

  14. Tive a impressão que sua estrutura de TAg’s no evernote mudou a partir desse diagrama.

    Quando vc vai processar uma tarefa, vc adiciona todas essas tags descritas no mindmap?
    Poderia exemplificar, por favor, como processa uma tarefa a partir da inbox?

    Obrigada

  15. Oi Thais, desculpe! Depois de reler meu comentário, percebi que não fui clara na pergunta, pois realmente o diagrama ilustra o que você faz.

    Entendo que você tem uma dinâmica padrão, tem bagagem de longa data no GTD e confia no seu sistema.

    Na verdade não é uma dúvida especificamente, mas é que ao ver o diagrama achei que são muitos critérios (tag’s) ao processar uma tarefa. Eu, que tenho pouca experiência em GTD, se usasse todas essas abordagens teria receio em deixar alguma tarefa passar batida, pois acho que estaria inclinada a olhar principalmente para as tarefas marcadas com TOP ou em next-action-contexto, talvez…

    Para exemplificar o que estou dizendo:
    Tarefa: fazer cotação para compra de impressora
    Tags a serem marcadas: área de foco a, projeto b, contexto c, agenda, duração, prioridade, status (ativa, espera, next,) etc….

    Ao executar as tarefas eu, repito que sou novata em GTD, talvez só olhasse para as demais tarefas só na revisão semanal..rs

    Obrigada pela atenção Thais, acompanhar seu blog faz parte da rotina diária.

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