ou

Meus amigos, gostaria de compartilhar com vocês a minha obra-prima do GTD no Evernote.

Tive um estalo e criei no papel essa estrutura, que se tornou a ideal (pelo menos por enquanto!).

Criei rapidamente o mind map e vim postar aqui para colher sugestões sempre bem-vindas, mas a ideia é a seguinte: o que mais me atrapalhava no Evernote era a questão das tarefas. Meu aplicativo preferido para gerenciar as tarefas e projetos no GTD é o Toodledo, então fui estudar a ferramenta para saber por que ela era tão boa. E oras, o trabalho que eu tinha lá de selecionar cada campo em cada tarefa era a mesma de tagear as notas no Evernote.

No entanto, eu precisava de uma estrutura semelhante, que me ajudasse a entender o que era prioridade, o que eu deveria fazer se tivesse pouco tempo, etc etc. Com base em tudo isso, criei a seguinte estrutura, lembrando que faço tudo isso com tags.

Evernote e GTD

Clica que aumenta!

(download em PDF)

Aberta a dúvidas!

Thais Godinho
04/10/2013
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  1. Luciana 04/10/2013

    Thaís,

    Eu sinceramente ainda prefiro o Toodledo, por vários motivos. Primeiro porque não posso abrir o Evernote no trabalho, é bloqueado, e não gosto de ficar no celular o tempo todo. Segundo, creio que por falta de prática, não consegui ficar a vontade com o evernote.

    Também uso o Outlook como caixa de entrada e calendário e OneNote para gerenciar e trabalhar nos meus projetos.

    Abraços e uma excelente segunda feira!

    • Ana Claudia respondeu Luciana 04/10/2013

      Por que bloquear o evernote no trabalho?

  2. Marcella 04/10/2013

    Tem como vc fazer este fluxograma em pdf para impressão? Muito difícil imprimir a letra eh mt pequena e está em cinza o fundo… =(

  3. Lorena Leandro 04/10/2013

    Gênia!

  4. Rafaela 04/10/2013

    Thais,

    Como você trata suas tarefas concluídas? Se ela estiver em algum projeto, você a coloca como concluída dentro do projeto ou deixa somente com a tag de concluída? E as tarefas de Agenda? Só joga como concluída?

    • Thais Godinho respondeu Rafaela 04/10/2013

      Status – Concluída

      • Rafaela respondeu Thais Godinho 04/10/2013

        Mas continua na pasta do projeto, por exemplo?

        • Thais Godinho respondeu Rafaela 04/10/2013

          O quê?

          • Rafaela respondeu Thais Godinho 05/10/2013

            A nota (tarefa) que você colocou com a tag de concluída, continua na tag do projeto? Ou ela perde todas as tags e fica somente com a de concluída?

            • Thais Godinho respondeu Rafaela 05/10/2013

              Continua na tag do projeto para eu fazer o acompanhamento do que já foi feito.

  5. Cinthia 04/10/2013

    Me parece genial esse esquema, mas tô com umas dúvidas nos quadradinhos azuis! Tem como exemplificar mais?! Por favor? Muito obrigada mesmo pelo blog!

    • Thais Godinho respondeu Cinthia 04/10/2013

      São as tags eu eu uso. Expliquei em posts anteriores qual a estrutura.

  6. Patricia 04/10/2013

    Thais. Em que programa vc fez o mapa?
    Eu estou começando a usar o evernote e estou adorando!
    Bjs

  7. Aline 04/10/2013

    Thais, eu amo seu blog! Estou iniciando agora no Método GTD. Amei o Toodledo. Está sendo muito útil. Mas não consigo aprender a mexer no Evernote. Parece tão complicado e trabalhoso… 🙁 Vou dar uma estudada melhor sobre ele, mas valeu as dicas. 🙂

  8. Aimara Crepaldi 04/10/2013

    Fantástico! =)

  9. Thaís 04/10/2013

    Thaís, tem como usar o Evernote só pelo celular e pelo ipad? Porque pelo que eu vi é um pouco diferente do que você mostra aqui…

    • Thais Godinho respondeu Thaís 04/10/2013

      Tem sim. Normalmente os apps são diferentes da versão web mesmo em termos de design, mas não das funcionalidades principais.

      • Thaís respondeu Thais Godinho 04/10/2013

        É, mas estou achando que na web é mais completo mesmo. Outra coisa, será que você poderia dar um exemplo pra gente visualizar melhor. Tipo, tal tarefa está dentro de tal caderno e de tais etiquetas. Pelo que eu entendi cada nota no Evernote fica dentro de um caderno e é possível colocar várias etiquetas nele, é isso mesmo?

        Obrigada!

  10. Juli B 04/10/2013

    Oi!
    Achei mt bom seu fluxo, tb enxergo que as tags atendem a estrutura do toodledo (ou do RTM). Apenas fiquei com as seguintes dúvidas:
    1) pra enxergar somente as tarefas de hoje ou ativas, vc vai fazer pastas de pesquisa?
    2) e tarefas recorrentes e periódicas? Ex: toda segunda-feira/ dois dias apos cumprir esta tarefa ela deve ser feita novamente/ etc. ?

    Um bj e obrigada por ter este blog.

    • Thais Godinho respondeu Juli B 04/10/2013

      1 – Uso o sistema de 43 pastas do GTD (arquivo de referência rápida).

      2 – Ficam em Rotinas (uma nota por tarefa). Marco os dias Dia 01, Dia 08, Dia 15 etc.

  11. Nayara 04/10/2013

    Uma nota para cada tarefa?
    E, no caso de projetos com várias tarefas, não fica muita nota pra um projeto só?
    Beijos!

    • Thais Godinho respondeu Nayara 04/10/2013

      Tem funcionado bem, porque na tag de um projeto ficam não só tarefas, mas todos os arquivos relacionados.

  12. Andrea Rosti 04/10/2013

    Oi Thaís, muito bom! Já dei uma organizada melhor. Você está usando algum símbolo especial antes das tags? Sabe que eu cheguei a conclusão que é melhor não usar?
    O que você acha?
    Bjs

    • Thais Godinho respondeu Andrea Rosti 04/10/2013

      Uso sim, expliquei em posts anteriores.

      Basicamente:

      @ para contextos
      ! para projetos
      + para objetivos

  13. Nayara 04/10/2013

    Thais, e você usa as ferramenta “bloco de notas”, que permite reunir várias notas no mesmo bloco, e “pilha de nota”, que reune vários bloquinhos relacionados?

    • Thais Godinho respondeu Nayara 04/10/2013

      Não, uso somente dois cadernos: Inbox e Processed. O resto é tudo tag.

  14. Pri Tescaro 04/10/2013

    Oi Thais,

    Eu uso o Evernote há anos e até meses atrás, era basicamente para arquivar materiais que encontrava na web. Agora que estou usando com outro olhar, muito mais funcional que é a proposta da ferramenta.

    Queria saber como você faz com duas coisas:

    Suas tarefas, se entendi bem, você cria uma nota para cada uma delas. Assim: “pegar sapato no conserto” é uma nota, “levar aspirador na loja” é outra nota, e cada uma delas vai para um caderno das pastas de referência?

    E sobre os projetos, você destrincha as ações em notas específicas (uma para cada) e depois coloca as tags referente ao projeto relacionado. Quando finaliza, o que faz? Arquiva tudo como?

    Obrigada por compartilhar essa boa ideia do Evernote com a gente!
    Um beijo
    Pri

  15. Angela Figueiredo 05/10/2013

    Thaís,

    Li o seu post sobre como organizar o GTD no Evernote, e veio bem a calhar, pois a ferramenta que eu estava usando para organizar as tarefas no meu trabalho não estava me servindo, precisava de algo mais direcionado ao GTD. Eu já usava o Evernote para guardar material de referência e notas sobre projetos e achei fantástica a ideia de manter tudo numa ferramenta só. Fiz como o vídeo ensina e está me servindo maravilhosamente, mas fiz algumas adaptações:

    a) passei a usar um caderno só, pois às vezes clicava numa tag de projeto ou ação e não aparecia nada, porque o caderno “inbox” era o que estava selecionado. Então eu tinha que voltar, selecionar “todas as notas” e selecionar a tag do projeto de novo, e isto estava me atrapalhando;

    b) como agora as notas ficam todas juntas num caderno só, uso o símbolo “>” no início das notas de tarefas, para distingui-las visualmente das notas de referência;

    c) e para saber as notas que não foram processadas, busco pelas notas sem tag (uso uma “saved search” para isto).

    Para as coisas pessoais, entretanto, continuo com o Toodledo, pois acho sua interface para o celular mais fácil de operar.

    Acompanho seu blog já faz alguns meses, mas é a primeira vez que posto nos comentários. Parabéns pelo blog, suas dicas e reflexões tem me ajudado bastante!

    Beijos,
    Angela

    • Thais Godinho respondeu Angela Figueiredo 05/10/2013

      Boa solução. A coisa de ter que mudar de cadernos é um ponto de atenção mesmo.

  16. Willian 05/10/2013

    Thaís, genial representar o processo no mind meister! É um baita ferramenta!

    Parabéns! Isto é praticamente uma arquitetura organizacional.

    bjs.

    • Thais Godinho respondeu Willian 05/10/2013

      Pois é! Fiquei muito contente por tê-lo feito. Obrigada. =)

  17. Jane 07/10/2013

    Tive a impressão que sua estrutura de TAg’s no evernote mudou a partir desse diagrama.

    Quando vc vai processar uma tarefa, vc adiciona todas essas tags descritas no mindmap?
    Poderia exemplificar, por favor, como processa uma tarefa a partir da inbox?

    Obrigada

    • Thais Godinho respondeu Jane 07/10/2013

      Oi Jane, o diagrama explica justamente isso. Qual sua dúvida especificamente?

  18. Jane 07/10/2013

    Oi Thais, desculpe! Depois de reler meu comentário, percebi que não fui clara na pergunta, pois realmente o diagrama ilustra o que você faz.

    Entendo que você tem uma dinâmica padrão, tem bagagem de longa data no GTD e confia no seu sistema.

    Na verdade não é uma dúvida especificamente, mas é que ao ver o diagrama achei que são muitos critérios (tag’s) ao processar uma tarefa. Eu, que tenho pouca experiência em GTD, se usasse todas essas abordagens teria receio em deixar alguma tarefa passar batida, pois acho que estaria inclinada a olhar principalmente para as tarefas marcadas com TOP ou em next-action-contexto, talvez…

    Para exemplificar o que estou dizendo:
    Tarefa: fazer cotação para compra de impressora
    Tags a serem marcadas: área de foco a, projeto b, contexto c, agenda, duração, prioridade, status (ativa, espera, next,) etc….

    Ao executar as tarefas eu, repito que sou novata em GTD, talvez só olhasse para as demais tarefas só na revisão semanal..rs

    Obrigada pela atenção Thais, acompanhar seu blog faz parte da rotina diária.

  19. […] geral, essa estrutura é praticamente a mesma do fluxograma que postei no blog há algumas semanas. Eu só achei que agora dá para visualizar melhor; ficou […]

  20. […] implementar o GTD no Evernote e definir o fluxograma que, até agora, tem funcionado lindamente para mim, descobri que implementei algumas soluções […]