Muitas pessoas têm pedido para que eu compartilhe como eu organizo a minha estrutura de tags no Evernote, e hoje eu estou postando alguns prints para exemplificar.

Como comentei, eu uso somente dois cadernos: Inbox e Processed. Quando uma nova nota entra, ela entra como padrão no caderno Inbox. Depois que eu processo – ou seja, organizo com as tags adequadas – ela vai para o caderno Processed. Não sei se esse é o modelo ideal, mas tem dado certo para mim. Não existe jeito certo de usar – eu mesma posso acabar mudando daqui a um tempo. O legal do Evernote é que dá para mudar facilmente sempre que houver necessidade.

Outro ponto importante é que a busca do Evernote é tão boa que, se você não quiser se organizar com tags, simplesmente não precisa. Eu faço isso porque curto o processo e porque, para o GTD, para mim é importante.

Minhas tags estão estruturadas assim:

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Acima estão as quatro macro-tags principais. Em GTD é onde eu administro tudo relacionado a projetos, tarefas, objetivos etc. Em Arquivo, arquivo todas as referências em ordem alfabética, conforme meu hábito com o próprio GTD (e porque é intuitivo). Em MPN estão as notas master de todos os projetos em andamento, caso eu queira ter uma visão rápida de todos eles. E em Compartilhados estão as notas que compartilhei com outras pessoas, apenas para ter controle.

Captura de Tela 2013-09-23 às 22.24.15

Acima está um print do segundo nível de tags.

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Tirei o último print acima detalhando mais um nível. No Arquivo, a letra I está destrinchada para vocês verem como eu organizo as tags por assunto. A ideia é deixar a tag mais intuitiva possível, como palavra-chave.

Preferi deixar com a letra inicial na frente porque facilita identificar um arquivo de referência na hora de tagear.

O ideal do uso de tags, em vez de cadernos, é que você pode usar diversas tags por nota, enquanto que caderno só pode ser um.

É isso. Espero que os prints tenham ajudado a entender melhor como estou fazendo.

Para quem não tiver entendido nada e quiser saber do que eu estou falando, leia: Organizando projetos no Evernote – o processo.

35 Comentários

  1. oie

    Sei que não tem nada a ver com o post…mais queria uma dica sobre o que fazer com caixas de eletrodomesticos…..tipo…eu compro algo..um dvd…um cel….um tablet….mais não tenho coragem de jogar as caixas fora…pq ali tem manual…tem os cabos…e algumas coisas que depois posso precisar….e outra….se um dia eu precisar levar pra uma viagem posso usar a caixa…já aconteceu com xbox do meu marido…

    O que vc acha?…..me dá uma dica de como organizar ou me livrar de tudo isso….helpppp…hehe

    Obrigaduuuuuuuu….bjus

    • Lidy, eu tb tenho pena de jogar fora as caixas simplesmente pq as considero boas e fico pensando no “e se um dia eu precisar??”… rs

      Casei há pouco tempo então vc imagina a quantidade de caixas maravilhosas no nosso apê né? Mas fiz assim: comprei uma caixa organizadora e coloquei ali todos os manuais e cabos, separados em saquinhos… em uma pasta, arquivei todas as notas fiscais… e as caixas, acabei por jogar fora… com dor no coração mas pensei q, se um dia eu precisar, eu compro em alguma papelaria ou pego num supermercado… rs

  2. Olá!! Chega ser lindo de tão organizado!
    No meu tenho uma tag pra cada canto da Vida… Uma Bagunça!
    Mas estou tentando Graças a Você!
    Muito Obrigada Mesmo por esse Post e todos os Outro que estão mudando minha Vida!
    Beijos!!

  3. Querida Thais,
    este post veio em boa hora! Realmente, é lindo de tao organizado e me deu uma clareada a respeito do uso do Evernote com o GTD e tags!
    Muitissimo obrigada por esse post e por tantos outros!
    🙂
    Aimara

  4. Olá Thais…

    A sua estrutura está bem parecida com a minha.

    Gostei da ideia de criar tag com as letras para organizar os arquivos de referência. Eu vinha apenas iniciando o título da nota com a letra, por ex: O – Opções de Presente. E, como o evernote pode organizar de A a Z…. Mas do sei jeito fica ainda mais organizado.

    Obrigado.

  5. Tô adorando muito todas essas informações sobre o Evernote. Tô usando muito melhor a ferramenta agora! Gostaria de saber onde nessas tags você encaixa o arquivo de referência rápida sobre o qual falou nesse post: http://vidaorganizada.com/organizacao/referencias/gtd/como-eu-estou-usando-o-arquivo-de-referencia-rapida-do-gtd-atualmente/
    No post citado deu eu entendi que seria 4.Tarefas Agendadas > Agenda > Agenda 2013 > 00. Mês > Dia 00, mas como não vi nada nesses prints atuais, queria saber se você ainda está usando esse formato pra referência rápida.
    Obrigada. bjbj

  6. Oi Thais,

    Muito bom seu site, acompanho sempre , sou usuário fanático pelo Evernote, minha noiva inclusive já fala comigo(coloca la no seu evernote) nome dela é Thais tambem ahhahhahaa
    So uma dica que eu acho que pode ser interessante, estou utilizando o aplicativo http://www.jam-software.com/treesize_free/ o que ele faz? Ele faz um relatorio de alguma pasta ou hd inteiro por exemplo, com esse relatorio pronto eu jogo no evernote todo o caminho das minhas pastas entao quando procuro por um arquivo especifico consulto tambem pelo evernote, por exemplo: ebooks.

    Parabens pelo excelente trabalho
    Francismar Erik

  7. Nao tem como nao se apaixonar por esse elefantinho, nao eh mesmo?! Vai ter uma conferencia da Evernote agora em San Francisco, mas o valor da inscricao eh meio salgadinho. Uma pena, porque estou tao pertinho… 🙁
    Bom, mas na verdade estou curiosa para saber em qual plataforma esta esse evernote do qual vc tirou o print screen. Porque eu uso o mac book e o ipad e nao consigo visualizar como voce…

    Abracao!

  8. Vendo esse post resolvi voltar a brincar com o Evernote… eu comecei a usá-lo com a extensão “Clip to Evernote” do Chrome e acabei capturando alguns sites e armazenando. Hoje já fiz uma limpa e deixei tudo em apenas um notebook e fui ajeitando algumas tags.
    Agora gostaria de um conselho seu… minha situação é a seguinte: tenha uma graaande pasta “Meus Documentos” que sincronizo laptop casapendrivedesktop trabalho e, de tempos em tempos, em um HD externo (tenho uma conta no Amazon Glacier também, mas ainda não comprei o software sincronizador… santa paranoia redundante hehe).
    Enfim, essa pasta “Meus Documentos” tem zilhões de arquivos de todos os tipos, formatos e tamanhos. São organizados, a grosso modo, em Pessoal, Trabalho e Faculdade e cada uma dessas tem mais n subdivisões. São pdfs, docs, xls, imagens etc…
    O que você aconselha que seja sincronizado com o Evernote? Como ele lida com planilhas? E documentos do Word? Ele bagunça a formatação?

  9. Thaís, adorei!! Agora consegui compreender… Vou tentar novamente, agora veio em ótima hora. Estou de mudança para um apartamento bem menor do que o nosso, e guardar documentos, etc… é muito desperdício. Adaptei algumas coisas, pq eu uso o ZTD já que não tenho tantos projetos e nos serve muito bem. Bem vamos lá!! Muito obrigada! Com carinho, Tel

  10. Querida Thais, você sera canonizada por esse post com certeza, rsrsrsr. No meu evernote, como sou professora, divido os meses em bimestres para facilitar a localização de algum plano, anotação ou artigo interessante que vou abordar em sala de aula. Assim, ainda que não saiba exatamente em que mês vou ministrar o conteúdo, ainda assim o bimestre certinho estará lá.

  11. Olá Thais! Sempre usei o Evernote na coleta, principalmente de páginas na web, e fiquei muuuuito feliz quando você migrou seu sistema GTD pra essa ferramenta, pois confesso que não dei conta do Toodledo 🙁 Gostaria que tirasse uma dúvida: Qual a diferença essencial entre a tag “Visão” e “Objetivos de Longo Prazo”? Poderia citar um exemplo de cada um? Não assimilei bem se algumas Notas seriam Visão ou Objetivo de Longo Prazo.
    Agradeço bastante.
    Seu blog é maravilhoso, parabéns.

    • Em Visão eu coloco a minha visão sobre coisas da vida.

      Tenho uma nota lá que é assim: “visão sobre a maternidade”. Então lá escrevo tudo o que acho que tem que ser a maternidade – meu ponto de vista. Tenho também notas sobre visão de carreira, trabalho, apartamento, família, casamento etc.

      Objetivos são coisas que eu quero alcançar – não reflexões. ;D

  12. Thais porquê nas suas telas não aparecem as tags: contexto, duração, status, rotina…as que estão no fluxograma. Estou em dúvida! Me ajuda? abraço querida!

  13. Sempre que eu vejo uma implementação digital das referências organizadas alfabeticamente, como sugere o David Allen, eu me pergunto: é realmente útil? Digo, em um ambiente onde posso realizar pesquisas e gravar pesquisas, não faria mais sentido a organização temática, em vez de alfabética? Quais as vantagens do uso de tags de uma letra, Thaís? melhora realmente sua produtividade, ou é algo baseado em “David Knows Best”? 🙂

    • Não sei se entendi. Eu não uso tags de uma letra. Tenho uma tag para cada letra do alfabeto, por exemplo, mas elas funcionam como “pastas” para o conteúdo propriamente dito, tipo “A – Atestados”. Só para ficar visualmente mais organizado que deixar tudo corrente.

  14. Thais, obrigada pelo retorno, e desculpe a ansiedade! É que tinha visto sua resposta de um post posterior ao meu e pensei que tinha se esquecido de mim! Desculpe! rsrsrsrs

    Estou com a mesma dúvida da Leticia, consigo criar tags, mas não as macro tags, como se cria as macro tags?

    grande abraço!

  15. Thais, estou com uma dúvida bem pontual: não consigo apagar tags do meu uso anterior, que já não uso mais, sabe como resolvo isso? 🙁
    Obrigada!

  16. Thais, uma outra coisa: você usa tags para contextos? Não encontrei as tags de contextos na sua estrutura. 🙂

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