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Como comentei há alguns dias, venho migrando todos os meus projetos para o Evernote, e finalmente posso dizer que a migração, apesar de não estar completa (não veeenço escanear coisas), finalmente está tranquila e o sistema está funcionando bem. Este post contém algumas dicas bem pontuais para quem já conhece o Evernote e já conhece o GTD.

# Realmente, o fato de usar somente dois cadernos facilita muito a vida. Eu cheguei a pensar em usar um caderno para cada área de foco, mas a verdade é que há projetos que se encaixam em mais de uma área de foco, mas no Evernote uma nota só pode ficar dentro de um único caderno. Logo, as tags são mais práticas nesse sentido.

# Um ponto que estava pegando bastante era a questão dos arquivos de suporte a projetos, pois eu estava em dúvida onde deveria guardá-los. Relendo o livro do David Allen, encontrei um trecho onde ele me ajudou muito, e basicamente agora faço assim: enquanto um projeto está ativo, os arquivos referentes a ele ficam tageados somente com a tag do projeto. Quando ele é concluído, analiso o que devo arquivar junto com ele e o que devo arquivar para referência futura. Tem funcionado lindamente.

# Tarefas recorrentes estão sendo administradas nas tags do arquivo de referência rápida, que é aquele com as 43 pastas (tags, nesse caso). Se eu preciso fazer uma tarefa X no dia 5, basta arrastar a tag do dia 5 para o mês seguinte e a tarefa continua vinculada a ela.

# Não estou usando o recurso de lembretes do Evernote. Não senti necessidade e, pelo que eu li por aí, é um serviço beta que ainda tem uns bugs. Eu preciso confiar no meu sistema, senão ele não dá certo.

# Procuro processar a Inbox ao menos uma vez por dia. Se eu tiver tempo, processo mais de uma vez, até ela estar vazia. Ajuda bastante não deixar acumular.

# Para facilitar a visualização dos projetos, eu precisei fazer uma outra hierarquia de tags, pois estava ficando maluca ao procurá-los. Então agora a estrutura, na tag Projetos em andamento, é a seguinte: Projetos – (nome da área de foco). E, dentro dessa tag, as tags de projetos daquela área. Facilitou muito. Para tagear uma nota, eu uso como estava fazendo: ! Área de foco – Nome do projeto. Tem funcionado bem.

# Escanear coisas dá um pouco de trabalho, mas é hábito! O bom é que assim, se não vale a pena escanear, também não vale a pena guardar, então jogo fora. O filtro ficou mais simples do que antes, quando eu costumava guardar papéis porque poderia precisar deles depois. Eu utilizo um aplicativo chamado CamScanner HD. Tiro foto com o tablet, ele ajusta a imagem e posso enviar diretamente uma nota para o Evernote, processando depois. Não sei se esse é o melhor aplicativo, mas foi o primeiro que testei e acabei gostando.

# De todos os meus acessos, prefiro utilizar o aplicativo para Windows do Evernote. Uso mac em casa e o aplicativo tem algumas coisas que me irritam. Tanto no celular quanto no tablet ele funciona bem. Também gosto de usar a versão web (especialmente quando estou no mac e sem paciência para algumas coisas que não gosto nele).

# Criei uma tag especial chamada Rotinas, que fica em 0ft – Runway (favor ler os posts anteriores para entender essas expressões; expliquei tudo direitinho neles). Lá, estou montando todas as minhas rotinas de trabalho, em casa etc. Ainda estou testando o modelo para ver se funciona bem, porque eu preciso abrir todos os dias a nota tal referente à rotina no contexto em que eu estiver.

Apenas alguns comentários sobre o uso recente do Evernote com o GTD.

Thais Godinho
11/09/2013
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51
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  1. lina 11/09/2013

    Thais você deixou de usar o toodledo?

    Agora você centraliza tudo no evernote?

    • Thais Godinho respondeu lina 11/09/2013

      Sim, Lina, relatei em posts anteriores – dá uma olhada. ;D

  2. Mariana 11/09/2013

    Thais, reparei esses dias que as cores do seu blog são semelhantes às cores do Evernote… rs

  3. Miranda 11/09/2013

    Thais, não estou entendendo vcomo funciona o evernote, estou perdida quanto ao uso. Poderia dar umas diquinhas para iniciantes? Obrigada!!

    • Thais Godinho respondeu Miranda 11/09/2013

      Miranda, por favor, veja os meus posts anteriores sobre o Evernote. Eu me baseei nos vídeos do site After The Book, todos indicados nos posts.

  4. Vanessa 11/09/2013

    Thais, com relação à forma como vc organiza os projetos em andamento – tag Projetos – (nome da área de foco), pergunto: como você relaciona isso com a outra tag 20ft – Áreas de Responsabilidade? Nossa, isso me dá um trabalho danado! Veja, se eu vou fazer uma viagem neste ano, as notas relacionadas a ela entrarão na tag do projeto respectivo ou na tag “Viagens” que criei dentro dos 20ft? Ou entra nas 2 para facilitar? Fico muito confusa porque entendo que, quando buscamos uma nota, devemos ter o máximo possível de tags referentes a ela. Estou errada?

    Organizei o meu EN com base naqueles vídeos sugeridos por você e é por aí que venho me guiando… Só que percebo que sempre uma nota diz respeito a uma área de responsabilidade e, por isso, a tag 20ft está sempre ficando recheada. Queria saber se estou no caminho certo.

    Esperava muito as suas dicas acerca do EN + GTD. São sempre preciosas! Na verdade, venho aprendendo muita coisa desde que descobri o blog e percebi que tenho capacidades guardadas em mim nunca d’antes navegadas.

    Obrigada pela companhia e um beijo grande.
    Vanessa

    • Thais Godinho respondeu Vanessa 11/09/2013

      Tarefas e arquivos de suporte são tageadas somente com a tag do projeto e, no caso das tarefas, com o contexto e o dia, se necessário.

      Notas master de projeto (MPN) são tageadas com as áreas de foco e tags de objetivos.

      • Vanessa respondeu Thais Godinho 11/09/2013

        Preciso entender melhor, então, as MPN… Confesso que não consequi “pescar” as dicas dos vídeos… Onde consigo ter mais informações, Thais?

  5. Alessandra 11/09/2013

    Thais, você é demais, rsrsrsrs
    Minha vida é uma verdadeira bagunça, ou melhor, era! Porque estou mudando…
    Achei seu blog semana passada e não consigo parar de ler, acho super completo e fico imaginando como vc consegue fazer tanta coisa?!?!?!?
    Já comprei o livro de David Allen, estou lendo mas acho que a tradução podia melhorar né? Dei uma olhada na amostra do Kindle, mas como meu inglês tb precisa melhorar (Projeto), comprei a versão traduzida mesmo!
    Li o do Vladimir Campos sobre o evernote e adorei, muito prático e útil!
    Quero muito mudar minha vida, pois me sinto engasgada sabe, parece que nada anda e tudo que vejo em minha volta é tralha, rsrsrsrs… Tô com vontade de jogar tudo fora agora! Eu era muito apegada, mas tô praticando o desapego e realmente me sinto muito melhor com isso!
    Obrigada, pois você é responsável por parte da minha mudança, rsrs!
    Bjs
    Alessandra

  6. Rodrigo 11/09/2013

    Olá Thais, quando puder posta um print da organização das tarefas no Evernote.

  7. Giulia Hildebrand 11/09/2013

    Oi Thaís!!!!
    Acompanho seu blog há algum tempo, mas só agora estou comentando. Lendo seu post sobre o evernote, estou me perguntando o que são exatamente esses projetos.

    Sei que você não especifica muito essa parte por conta da privacidade, mas noto que esses projetos abrangem todas as áreas da vida, seja trabalho ou pessoal.
    Mas você poderia exemplificar melhor o uso e separação das pastas dentro dos temas? Quero dizer, nem todos os projetos se configuram da mesma forma. Estou confusa…

    Quero dizer, o tema de projeto pode ser “qualquer coisa”? Quero dizer, desde estudar inglês ou organizar uma viagem, ou no campo profissional, a elaboração de um projeto de uma residência para um cliente? – Sou arquiteta, por isso dei um exemplo relacionado à minha área de trabalho.

    E outra coisa: e qdo um determinado arquivo tem um determinado assunto, mas não refere-se a um projeto específico?

    • Thais Godinho respondeu Giulia Hildebrand 12/09/2013

      Projeto é um termo do GTD. Sugiro a leitura de alguns posts do blog para conhecer melhor esses termos, ou a própria do leitura do livro mesmo.

      Resumidamente, projeto é toda tarefa com sub-tarefas.

  8. May 12/09/2013

    Aguardo ansiosamente uma postagem explicando o passo-a-passo do Evernote, assim como aquela que você fez sobre o Toodledo. Já utilizo o Evernote, já quis utilizá-lo como sistema, mas também tive um pouco de medo, principalmente por não ter estudado a ferramenta a fundo (já tentei comprar o livro, mas não consegui) enfim. Fico feliz de saber que está dando certo!

  9. Valéria Canedo 12/09/2013

    Thaís, teria como vc dar exemplos dentro de cada situação acima citada? Claro que nao estou solicitando que vc exponha aqui seus projetos! Mas se possivel, dê exemplos pois no meu caso, eu aprendo mais com exemplos do que as explicações propriamente ditas.
    Alguns termos são novos para mim. , não é falta de ler posts anteriores. Ainda não li GTD (o livro) mas aprendi bastante ja com o Vida Org.
    Mui Grata!

  10. Wildes 12/09/2013

    Alessandra, desculpe a intromissao, mas me identifiquei muit c sua resposta, as vezes me sinto ate sufocada c tantas coisas q precisoboranizar. Tb comprei o livro do Vladmir e estou tentando aprender a usar os recursos do evernote, pois preciso muito, muito msm. Ainda bem q existe a Thais Godinho p nos ajudar, ne? Bjs

    • Alessandra respondeu Wildes 13/09/2013

      Oi Wildes,

      Imagina, é bom saber que não estamos sozinhas! Isso nos dá mais força pra continuar.

      Já tentei várias vezes e sempre peco pela ansiedade, mas já entendi que não me tornei assim de um dia pra noite e nem vou mudar num prazo tão pequeno.

      Acho o EN muito legal e super útil, pena que no meu trabalho é bloqueado. O livro é bom e as ideias do Vladimir são ótimas, um pouco sofisticadas pra mim, mas ajuda muito porque assim é possível desenvolver uma forma que se aplique a nossa realidade, acho que é essa a proposta do livro mesmo.

      Verdade, ainda bem que temos pessoas como a Thais! Um dia se eu for metade do que ela é já estará bom, rsrsrsrs

      Bjs

  11. Janine 12/09/2013

    Olá Thais!
    sempre acompanho os posts, mas neste estou com dificuldade de entender os passos dos 3 primeiros e do último item do que vem fazendo no EN. Tem como colocar uma foto para ilustrar o que está dizendo. Eu faço uso do EN, mas não consigo administrar bem ainda, dividi tudo em 2 cadernos, mas organizar com as tags eu não dou conta.
    obrigado, bjs

  12. Arthur 12/09/2013

    Thais, você usa a versão paga ou gratuita do Evernote?
    Comprei um tablet recentemente e já comecei a usá-lo.
    Obrigado.

    • Thais Godinho respondeu Arthur 12/09/2013

      Paga.

      • Marina Maria respondeu Thais Godinho 23/09/2013

        Thais, a versão gratuita não dá direito a fazer sub-tags, né? 🙁 Estava tentando, mas não consigo. 🙁

        • Thais Godinho respondeu Marina Maria 23/09/2013

          Não sei dizer, pois não tenho a versão gratuita… se alguém puder informar nos comentários…

        • Rodrigo Cristiano respondeu Marina Maria 06/09/2014

          Marina, sou iniciante no Evernote e no GTD. Na versão gratuita (que eu também tenho rs) você consegue criar sub-tags pelo Evernote instalado no seu computador. No smartphone e no tablet, acredito que não seja possível pois eu também não consegui. Já pesquisei em vários lugares e não encontrei nada falando a respeito. Thais, poderia nos informar se você consegue criar sub-tags pelo smarthphone ou tablet?

          • Thais Godinho respondeu Rodrigo Cristiano 07/09/2014

            Não, somente no computador mesmo. As versões mobile são bem mais limitadas e servem mais para consulta e acesso rápido às informações, nãp para gerenciar.

  13. […] Organizando o GTD no Evernote – dicas! […]

  14. lina 17/09/2013

    Fofa! Seria possível você postar sua pagina do evernote para visualizarmos o seu modelo?
    rsrsrs

  15. Nayara 09/10/2013

    Thais, faltou colocar a tag GTD neste post! 🙂
    É que estou reimplementando o GTD na minha vida, e, para isto, decidi reler todos os seus posts com esta tag. Senti falta deste post, que já tinha lido antes e achado superútil.
    beijos!!

  16. Bia Carias 15/10/2013

    Olá Thaís, comecei a implementar o GTD no Evernote recentemente(ou seja, estou apanhando bastante da ferramenta). Mas vc acha funcional utilizar com somente 2 cadernos como nos vídeos do blog “AfterTheBook” (Inbox e processamento)? Montei assim a estrutura, mas ainda estou descobrindo como usá-la. Minha conta é a gratuita e parece que esta não busca a tag por símbolo( pelo menos pela web). O meu sofrimento maior está sendo não conseguir de modo nenhum adicionar notas pelo celular, fica dando mensagem de erro. Sabe se é necessário algum suporte de arquivo (Java) para permitir a função?

  17. anna 13/11/2013

    Thais,
    quero aprender a usar as erramentas Evernote, fly lady e GDT. Onde eu aprendo? Vc tem como me ajudar?
    Sucesso pra vc!!!

    • Thais Godinho respondeu anna 15/11/2013

      Oi Anna,

      Para o Evernote, existem muitos (mesmo!) tutoriais na Internet.

      Para a FLY Lady, há um post aqui no blog ensinando como implementar desde o começo (está ali na lateral, nos textos mais lidos).

      Para o GTD, existe um livro: “A arte de fazer acontecer”, de David Allen.

      Boa sorte.

  18. Adriano Luiz 02/03/2014

    Boa tarde Thaís.

    Não estou querendo mais usar agenda de papel, pensei em usar o Evernote como agenda estou com dificuldade em achar um jeito bacana de usar. Você tem alguma outra sugestão?

    • Thais Godinho respondeu Adriano Luiz 05/03/2014

      Sim, há um post sobre como fazer sua agenda no Evernote, dê uma olhada!

  19. […] Organizando o GTD no Evernote – dicas! […]

  20. Larissa 09/08/2014

    Bom dia Thais!

    Quais são as opções para inserir imagens no Evernote?

    Tentei na base do copiar e colar e não consegui.

    Obrigada pela atenção.

  21. […] Organizando o GTD no Evernote – dicas! […]

  22. Flavia Nobre 10/09/2014

    Oi Thais!
    Estou navegando, navegando nos seus posts e estou AMANDO! Acho que eu ainda estou meio perdida, mas logo eu vou me achar! (Risos)

    Eu queria uma dica sua sobre esta dica “# Tarefas recorrentes estão sendo administradas nas tags do arquivo de referência rápida, que é aquele com as 43 pastas (tags, nesse caso). Se eu preciso fazer uma tarefa X no dia 5, basta arrastar a tag do dia 5 para o mês seguinte e a tarefa continua vinculada a ela.”

    Procurei dentre seus posts mas não consegui entender como funciona a sua solução para as tarefas recorrentes. Irei mapeá-las e vou dividi-las em SEMANAIS, QUINZENAIS, MENSAIS, TRIMESTRAIS E ANUAIS e criar também uma rotina de gerar as tarefas periódicas.

    Mas queria saber como fez e como faz essa parte das TAGs para a recorrência. Você criou uma TAG para cada dia do mês, foi isso?

    Se tiver já algum post seu, que explica isto, você pode “colar” aqui a referência, por favor? Eu realmente procurei antes de comentar, mas não consegui localizar.

    Obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Flavia Nobre 10/09/2014

      Flavia, neste guia, no post sobre tarefas, explico detalhadamente. Recomendo a leitura!
      Se tiver mais dúvidas, me fale, por favor.
      Obrigada!

      • Flavia Nobre respondeu Thais Godinho 10/09/2014

        Olá Thais! Muito obrigada pela sua rápida resposta!! :-)))))))
        Vou procurar sim e qualquer coisa eu “grito”
        Bjão e obrigada por TODA ajuda, pois sem seu blog eu nunca iria conseguir me organizar sozinha!

      • Thiago Dória respondeu Thais Godinho 26/02/2015

        Oi, Thais, tudo bem?
        Sobre tarefas recorrentes diárias, como você faria caso ainda usasse apenas o Evernote?
        Obrigado!
        Thiago

        • Thais Godinho respondeu Thiago Dória 26/02/2015

          Tickler.

          • Thiago Dória respondeu Thais Godinho 27/02/2015

            Mesmo usando a tag “..1. Diariamente”? Você colocaria as tags de todos os dias também?

            • Thais Godinho respondeu Thiago Dória 27/02/2015

              Ou um ou outro! Ou é tag de dia da semana, ou é de frequência (diária, semanal), ou número do dia no mês (tickler).

              • Thiago Dória respondeu Thais Godinho 27/02/2015

                Certo!
                Mas, na estrutura de tags, você manteria o tickler e as tarefas recorrentes? Eu você abdicaria de um dos dois recursos? Há situações mais apropriadas para o tickler e outras para as tarefas recorrentes?
                No caso de uma tarefa quinzenal, por exemplo, não daria pra aplicar “toda segunda-feira”. Uma alternativa, então, seria utilizar “quinzenal” e os dias do mês “Dia 07” e “Dia 21”, por exemplo. Mas aí estaria misturando os dois recursos. Desculpa a confusão!
                Ah, você também utilizaria tags de turnos (penso no caso de uma tarefa que precisa ser realizada no dia x pela manhã).
                Obrigado!

                • Thais Godinho respondeu Thiago Dória 01/03/2015

                  Acho que é importante simplificar o máximo possível. Eu jamais usaria duas tags diferentes para uma mesma coisa. Vale a pena usar aquela que funcionará para você.

                  O que define a tag é a frequência!

                  Se eu tenho que fazer a coisa X toda segunda, vou colocar a tag de segunda, não a tag de semanalmente.

                  Se eu tenho que fazer a coisa Y pelo menos uma evz por semana, vou colocar a tag de semanalmente, não de um dia aleatório da semana.

                  Se tenho que fazer a coisa Z todo dia 10, vou colocar a tag do dia 10, não a tag mensalmente.

                  E por aí vai.

                  Para prazos, uso agenda. Se você gerencia no Evernote, pode criar essas tags.

                  Abs

                  • Thiago Dória respondeu Thais Godinho 03/03/2015

                    Ótimo, Thais! Muito obrigado!
                    Só para confirmar: no caso de um pagamento que deve ser feito em Janeiro, as tags da nota poderia ser @Online, @1 – Janeiro, @Duração – Menos de 15 minutos. Seria mais ou menos isso?
                    Se for possível, gostaria de saber também como você faz no caso de tarefas que precisam ser executadas em turnos específicos. Você adicionaria tags de turnos também?
                    Obrigado mais uma vez!

                    • Thais Godinho respondeu Thiago Dória 03/03/2015

                      a) Sim.
                      b) Não tenho tarefas desse tipo. Já fiz desse jeito há muitos anos, mas hoje busco simplificar ao máximo meu sistema.

    • Thiago Dória respondeu Flavia Nobre 26/02/2015

      Desculpa, Thais! Pode desconsiderar a mensagem anterior. Estou lendo o post sobre as ações no seu guia e minhas dúvidas já estão sendo sanadas. 😉
      As que ainda tenho são as seguintes:
      1. você manteria um log na nota para as atividades diárias também?
      2. no caso de listas de compras, como você lida com as diversas listas de um mesmo tipo? Por exemplo, imagino que você tenha várias listas de mercado, às quais corresponderiam diferente compras. Você, então, teria algo como “Lista de mercado 26.02.2015” e “Lista de mercado 05.03.2015”, por exemplo?
      Agradeço desde já!

      • Thais Godinho respondeu Thiago Dória 26/02/2015

        1 – Sim, claro.
        2 – Sim, tenho uma lista padrão que uso como template e crio outra semanalmente.
        Abs