ou

270813-arr1

Arquivo de referência rápida é outro termo do método GTD.

Basicamente, trata-se um sistema de 43 pastas (12 pastas para os meses e 31 pastas para os dias) para salvar documentos e informações relacionadas a datas.

Há diversas maneiras de implementar esse sistema. A que eu estou usando atualmente envolve um arquivo físico e o Evernote.

O meu arquivo físico é composto por um arquivo de plástico (marca Ordene) comprado na Kalunga com pastas suspensas cor de rosa para os meses (acima) e divisórias de plástico para fichário para os dias (abaixo).

270813-arr2

No Evernote, tenho uma estrutura de tags assim:

270813-evernote

Funciona da seguinte maneira: se eu tiver um documento, uma nota ou uma informação específica para determinado dia ou mês, eu a coloco na pasta específica.

Eu tenho o arquivo físico pois ainda preciso entregar muita coisa em papel. Exemplos: entregar atestados médicos na empresa no dia 2 de setembro – os atestados ficam na aba 2, na pasta de setembro. Quando for dia 2, eu abro a pasta e vejo tudo o que tem lá dentro, que certamente é o que eu vou precisar no dia.

Ingressos de teatro comprados antecipadamente, sem ser pela Internet. A peça é no dia 21 de outubro. Como ainda estamos em agosto (então estou usando somente as pastas de agosto e setembro para os dias – abaixo explico melhor), coloco dentro da pasta de outubro, sem dia específico. Quando chegar outubro, eu avalio o que tem dentro dessa pasta sem dia determinado e redistribuo.

Você precisa ter somente 31 abas para os dias porque, à medida que os dias passam, você as transfere para o mês seguinte. Por exemplo, hoje é dia 27. Eu abri a aba de hoje, peguei o que precisava, e joguei a aba do dia 27 para a pasta de setembro, depois do dia 26, que já coloquei ontem. Agora, minha pasta de agosto tem somente as abas de 28, 29, 30 e 31, enquanto a pasta de setembro já tem as abas de 1 a 27.

Quando agosto acabar, todas as divisórias do dia estarão já na pasta de setembro. Então eu jogo a pasta de agosto para o fim da fila, de modo que a pasta de setembro seja a primeira que eu vejo quando acesso meu arquivo (ver na imagem acima). E assim vai indo, mês após mês, ano após ano.

Pode parecer complicado mas, na prática, é muito rápido. Já incorporei esse hábito na minha rotina noturna, quando arrumo minha bolsa para o trabalho no dia seguinte. Pego a aba do dia seguinte, tiro o que tem lá e coloco em uma pastinha de saída, que vai comigo para o trabalho. Trata-se de uma pasta transparente com elástico, daquelas bem simples, compradas em papelaria, onde eu guardo os papéis que preciso carregar comigo ao longo do dia. Uso isso somente para não deixar os papéis soltos dentro da bolsa ou mochila.

No Evernote, funciona da mesma maneira, mas com notas. Um exemplo é pauta de reunião. Imagine que você tenha uma reunião no dia 30 de agosto e sabe que irá precisar da pauta e do modelo de ata para ir escrevendo ao longo da reunião. Bem, você já deixa essas notas tageadas no Dia 30. Quando o dia acabar, você tira a tag da nota e a arquiva da melhor forma dentro do seu sistema de organização.

A grande vantagem de usar o arquivo de referência rápida é ter as coisas que você precisa exatamente quando você precisa. Se você recebe um documento ou uma informação que só vai precisar lá na frente, daqui a 20 dias, ou daqui a quatro meses, o arquivo de referência rápida pode funcionar para você.

O David Allen até incentiva o uso para deixar recados para você mesmo, mensagens motivacionais, enfim, coisas que seriam importantes você ver naquele determinado momento que a pasta ou a aba representa.

Um uso interessante que pode ser feito é para pagar contas. Se você vai toda quinta ao banco pagar as contas (ou paga pela Internet), já pode deixar as contas a serem pagas na aba da próxima quinta-feira. Assim, quando a quinta chegar, e você olhar a abinha referente, lá estarão as contas.

Também pode usar para guardar a lista do supermercado no dia das compras. Ou uma lista das perguntas que você quer fazer para a professora do seu filho no dia da reunião de pais. Ou os exames que precisa levar em uma consulta médica. A lista é infinita!

Aí você pode se perguntar como saber o que vai para o arquivo de referência rápida. Bom, o GTD também tem a resposta para isso!

Toda vez que você for processar alguma informação que estiver dentro da sua caixa de entrada, você vai se perguntar se aquilo demanda uma ação. Por exemplo, limpar a mesa do escritório demanda uma ação. Uma nota sobre como limpar a mesa do escritório não, é uma referência que você vai precisar usar somente no dia em que for limpar a mesa. O exemplo foi meio bobo, mas resume bem porque é essencial no GTD entender o que demanda ação e o que não demanda, pois é separando essas duas coisas que você vai conseguir se organizar no sistema.

Se a info não demanda ação, você tem três opções: ou você descarta, ou você arquiva como algo para fazer algum dia, talvez, ou você joga para uma data específica, lá na frente, pois não é algo que você vai precisar agora, exatamente, mas já sabe quando vai precisar. Se você não sabe quando vai precisar, ela vai para a pasta “algum dia/talvez”.

Aqui eu já estou indo longe demais! Para entender melhor, precisa ler o livro ou conhecer o método inteiro. O post foi para mostrar como eu tenho usado o arquivo de referência rápida no momento, que é uma das ferramentas que o David Allen recomenda ter para se organizar.

Mais alguém que utilize o método GTD faz assim com o arquivo de referência rápida? Se não, como organiza essa parte?

Thais Godinho
27/08/2013
Veja mais sobre:
Como eu me organizo
37
Os tipos de malas que você tem que ter
Visite seus familiares mais velhos para lhes fazer companhia
Rotina diária no GTD: foco na execução