ou

Recebo constantemente perguntas sobre como se lembrar de tudo o que tem pra gente fazer na vida. As pessoas me dizem assim: “Thais, eu sei que preciso usar agenda, caderno, caixa de entrada, celular, e-mail, mas não sei exatamente o que usar em que lugar para não me esquecer de nada”. Eu já falei sobre esse assunto em posts esparsos, mas hoje eu quis unificar todas essas informações em um post só, para facilitar a resposta para quem tem a mesma dúvida.

Tudo o que tiver data

Toda informação que estiver relacionada com alguma data deve entrar na sua agenda. Parece óbvio, mas no dia a dia acabamos confundindo. Veja alguns exemplos:

Aniversário da amiga entra na agenda? Sim.
Comprar o presente dessa amiga, devo estabelecer um dia e colocar na agenda? Não, pois pode não dar certo o dia.
Deixei uma camisa na lavanderia. Devo anotar a data em que devo buscar? Sim.
Se eu tiver que levar minhas roupas para lavar, devo escolher um dia e marcar essa tarefa? Não.
Tenho uma reunião na terça que vem. Entra na agenda? Sim.
Preciso preparar uma apresentação para essa reunião. Posso colocar que vou fazer três dias antes? Não, pois você pode fazer a qualquer momento.
Preciso separar meu passaporte um dia antes de ir viajar. Coloco na agenda? Sim.
Preciso arrumar a minha mala antes de ir viajar. Coloco na agenda? Não, pois você pode fazer um dia antes, como mais dias antes.

Deu para pegar o espírito da coisa? Na agenda deve entrar somente o que tem data marcada mesmo, e não datas ideais.

Tarefas que não têm data específica

Para elas, eu uso uma ferramenta chamada Toodledo. É um site gerenciador de tarefas. No entanto, você deve utilizar o sistema que funcionar melhor para você. Pode ser um simples caderno com listas diversas, desde que você revise sempre para verificar o que deve ser feito.

O que guardar em arquivos de pastas suspensas?

Eu uso para arquivar documentos, o que significa: papelada que não está em uso. Você pode usar para guardar documentos, certidões, diplomas, escrituras e o que mais for arquivo.

Você também pode ter um arquivo de pastas suspensas para arquivar contas pagas.

Eu tenho um segundo arquivo de pastas suspensas para fazer o esquema de 43 pastas do GTD. Leia mais sobre esse sistema aqui.

Pastas de projetos

Eu tenho duas pastas transparentes de plásticos: uma no trabalho e outra em casa. Nessas pastas, eu guardo a papelada referente a projetos em andamento, tanto em âmbito pessoal quanto profissional. Não é nada de mais: apenas junto os papéis que podem ser importantes para os projetos nessas pastas, separadas com clipes por projeto.

Por exemplo, posso estar reformando a cozinha. Então, no clipe desse projeto, deixo uma folha de sulfite com a to-do list geral, os comprovantes de pagamento de serviços já pagos, telefones relevantes e tudo o mais que estiver sendo usado. Depois que o projeto terminar, eu faço uma seleção e guardo somente o que precisar, jogando o resto fora. Nessas pastas, fica somente o que estiver em andamento.

Caderno como caixa de entrada

O nome é auto-explicativo, mas vamos lá: eu tenho um caderno normal, pautado ou não, onde todos os dias eu anoto a data do dia em questão e vou escrevendo as informações que chegam até mim e que acho importante anotar: tarefas, ideias, lembretes. Ao final do dia, risco o que já fiz e processo as que ainda não foram feitas (sobre esse processamento, leia aqui).

O objetivo é simplesmente centralizar todas as informações que chegam até mim em um único lugar.

Revisões constantes: esse é o segredo

Para nunca se esquecer de nada, eis uma sugestão de revisões:

Revisão diária
– Ver página da agenda para o dia: compromissos e o que precisa ser feito
– Ver listas de tarefas
– Revisar caderno caixa de entrada

Revisão semanal
– Pagar contas
– Verificar aniversários próximos
– Revisar as pastas de projetos

Revisar o que precisa ser feito é o segredo do sucesso. Só anotar não adianta nada se você não acessar seus sistema para saber o que precisa ser priorizado.

Se alguém tiver dúvidas sobre esse processo, por favor, deixe um comentário que responderei assim que puder.

Thais Godinho
05/06/2013
Veja mais sobre:
41
15 minutos de arrumação noturna
Dicas para organizar o seu cantinho de estudos para o desafio
Como é a vida com 94 projetos em andamento

 

  1. Marcela 05/06/2013

    Sensacional, apesar de ser uma pessoa organizada e tentar controlar a minha agenda, sempre esqueço de alguma coisa. Valeu o post!

  2. Josy Santos 05/06/2013

    Já um tempinho faço como você citou Thais: coloco todos os compromissos com data na agenda de papel, a qual anda comigo para todos os locais. E em casa mantenho o caderno onde anoto as tarefas que desejo fazer em casa, no trabalho e na faculdade, mas que não tem data marcada, apenas para saber o que precisa ser feito e arrumado. Essa dica aprendi aqui em seu site, nos post anterior e são ótimas mesmo.

    Beijos,
    Josy Santos

  3. Kleice Silva 05/06/2013

    Olá Thais, acompanho seu blog a algum tempo e gosto muito, mas deve ser uma das primeiras vezes que estou comentando.
    Eu comecei a fazer a caixa de entrada em um caderninho, que uso assim como a Fran do blog Morando Sozinha faz, mas dps de um tempo comecei a usar o bloco de notas do celular para isso, afinal o celular esta sempre comigo já o caderno não. No bloco de notas eu marco tudo o que eu preciso, se eu lembro de algum filme que preciso assistir, se alguma amiga indica algum cosmetico, tarefas que me lembro em momentos aleatórios, por exemplo durante o almoço lembro que tenho que comprar roupa pra usar em algum evento, dps normalmente a noite, pego o caderninho e anoto oque realmente for importante, de acordo com as “abas” do caderno (ex: wishlist, tarefas, filmes e livros… etc…).
    Acho que essa idéia de caixa de entrada foi o que mais “revolucionou” a organização da minha vida, afinal a gente pensa em milhões de coisas durante o dia e se não anotar as idéias vão se perdendo mesmo.

    Beijos 🙂

    • Thais Godinho respondeu Kleice Silva 06/06/2013

      Boa. Eu não uso porque escrevo mais rápido que meus dedos no touchscreen do celular (haha) e já fiquei sem bateria algumas vezes. Sou da turma do papel, não tem jeito, mas sei como anotar no celular é uma ótima tática também.

  4. Marcela 05/06/2013

    Thaís, tenho uma dúvida em relação ao caderno de caixa de entrada: Eu tenho um caderno pequeno 96 folhas (capa dura) e uma agenda onde faço exatamente o que vc cita em seu blog, mas noto que minha bolsa fica muito cheia. Vc recomenda fazermos anotações em folhas avulsas (tipo o que vc faz com os projetos) e depois em casa, no momento da revisão você descreve no caderno??? Dúvida…

    • Thais Godinho respondeu Marcela 06/06/2013

      Leve algum bloquinho de notas pequeno então. É importante tê-lo sempre com você, então o que for melhorar a praticidade é muito válido. Eu gosto bastante dos cadernos em formato de bolso.

  5. RENATA 05/06/2013

    Ótimo post. Muito esclarecedor. Sempre tive dúvida do que realmente anotar na agenda.
    Você indica um aplicativo semelhante ao Toodledo, mas em português?

    bjs
    Renata

    • Valéria Vieira respondeu RENATA 05/06/2013

      Thais, tb queria saber um desses em português… 😀

    • Thais Godinho respondeu RENATA 06/06/2013

      Gente, igual ao Toodledo, com todos aqueles recursos, desconheço. Mas ele tem bem poucos termos em inglês – dá para usar o Google Translator para decorar algumas palavras e usar. Se isso não for suficiente, dá para usar as listinhas em papel ou outros gerenciadores de tarefas (existem MUITOS). ;D

  6. Silvia 05/06/2013

    Olá Thais! Primeiramente parabéns pelo blog, já acompanho há algum tempo, e tem me ajudado demais. Eu tenho uma dúvida com relação a tarefas sem data. Estava usando o toodledo,e agora estou migrando para o gtasks, mas ainda tenho dificuldade em filtrar o que vai para a agenda e o que vai para a lista de tarefas. Por exemplo, tenho que mandar um trabalho para um congresso, e a data máxima para envio é dia 17 de julho. Logo, esta data vai para a agenda, certo? Só que eu não vou escrever o trabalho de um dia para o outro, preciso começar imediatamente, mas também não é uma coisa que se escreve de um dia para outro. A minha dúvida é, como gerencio isso? coloco nas tarefas que preciso escrever o trabalho, mas sem datas, e na revisão diária me lembro dele? Estou fazendo mestrado em música, e tenho muitas tarefas relacionadas ao mestrado ao mesmo tempo, então não sei ainda como colocar isso nas tarefas, para não esquecer, e para conseguir dar conta… me ajuda! hehe

    • Nayara respondeu Silvia 05/06/2013

      Muito bem colocado, Silvia. Este é um desafio mesmo, e eu também tenho dificuldades neste gerenciamento, mesmo tendo o omni focus, que é um gestor de tarefas bem completo.

    • Thais Godinho respondeu Silvia 06/06/2013

      Silvia, dá uma olhada no post sobre como eu uso o GTD e o Toodledo, que lá explico todo o processo. Basicamente, você tem que fazer revisões das suas listas. Se uma tarefa precisa ser feita antes dessa data, você pode jogá-la na agenda, mas somente se ela estiver se tornando urgente. Se não, o ideal é deixar na lista de próximas ações e ir resolvendo por prioridades. No post falo bastante sobre tudo isso!

  7. Vania Lacerda 05/06/2013

    Bacana! Pra meu uso pessoal, se as informações estiverem todas reunidas num lugar só, é melhor… Uso apenas uma agenda, dessas grandes, que tem uma folha para cada dia, e muito espaço para anotações. Uso como agenda , para anotar tudo que tem data. Uso o espaço das anotações como a Thais usa o caderno, como caixa de entrada. E faço minha lista de coisas a fazer em uma folha com linhas, uma folha solta que deixo (adivinhem!) dentro da agenda, sempre na data de hoje. Então, na verdade tenho um único instrumento, a Santa Agenda.
    As pastas de projetos são mto úteis. Agora, por ex, estou fazendo uma pequena reforma em casa, então tudo que se refere a isso está numa pasta específica. Orçamentos, telefones, notas fiscais, tudo.
    E pra completar, temos em casa um quadro magnético ao lado da mesa da cozinha. Prendo ali o que envolve outros membros da familia: convites para festas, o cronograma de provas escolares de minha filha, etc. Assim, quando alguém se senta pra tomar café já vai dando uma olhada em seus próprios compromissos.

    • Thais Godinho respondeu Vania Lacerda 06/06/2013

      Muito bom, Vania. O importante é encontrarmos o melhor sistema para cada um de nós. E é uma maravilha quando isso acontece, não é? =)

  8. Nayara 05/06/2013

    Dúvida, Thaís: onde você anota as tarefas que você escolheu para fazer no dia de hoje? Na sua caixa de entrada? Ou você vai pegando as tarefas no toodledoo?

    Eu uso o omnifocus, e tenho lá minhas tarefas por contexto/projeto, etc. Mas para o dia de hoje, gosto de ter uma lista das tarefas mais importantes. E eu tenho anotado isto na caixa de entrada. No entanto, noto que a inbox fica um pouco poluída, pois além das tarefas do dia, vou anotando as outras coisas que precisam ser processadas depois.

    Bjs e obrigada! Excelente post!

    • Thais Godinho respondeu Nayara 05/06/2013

      No Toodledo. Ele também tem a opção de Prioridade nas tarefas, aí é só selecionar esse modo de visualização.

  9. Janaína Gonçalves 05/06/2013

    Oi Thaís!

    Tenho uma dúvida: depois que você anota na caixa de entrada algo que tenha que fazer daí alguns dias, como faz com essa informação? Eu sei que não vai para a agenda, conforme disse no post, mas também não vai para as tarefas que deverão ser realizadas no dia seguinte.
    Por exemplo: hoje é segunda e anoto na caixa de entrada que devo comprar um presente para um amigo que fará aniversário no sábado. Onde anota e como se programa.
    Grande Abraço!
    Sou fã do seu blog!!!
    Janaína

    • Michele respondeu Janaína Gonçalves 05/06/2013

      posso dar uma dica? eu uso o toodledo, nesse caso eu escreveria assim: comprar presente do fulano até dia 8/6 (por exemplo).. com data de realização para amanhã… amanhã no fim do dia se eu não o fizer, eu mudo a data de realização pra depois de amanhã.. e assim por diante.. mas como está escrito no titulo da tarefa a data limite, quanto mais eu adiar eu vou saber que o prazo está ficando menor, esse é meu controle. Vou confessar: eu tenho o defeito de acabar deixando pra ultima hora, mas, mesmo assim, dificilmente perco um compromisso.. está sempre tudo anotado e daí tomo as medidas necessárias a respeito, ainda que tarde, mas nunca esquecidas…

    • Thais Godinho respondeu Janaína Gonçalves 06/06/2013

      A revisão diária, junto com a priorização, ajudam a manter a tarefa em vista.

    • Thais Godinho respondeu Janaína Gonçalves 06/06/2013

      Janaína, tenho um post em que explico detalhadamente como faço isso. É um post sobre o uso do GTD e do Toodledo. Dê uma olhada, se puder.

  10. Thais Godinho 06/06/2013

    Pessoal, tenho um post só sobre o uso do Toodledo e gerenciamento dos meus projetos, vejam:
    http://vidaorganizada.com/organizacao/comece-a-se-organizar/como-eu-utilizo-o-metodo-gtd-e-o-toodledo/

  11. Tatiana 06/06/2013

    Thais, bom dia!

    Novamente quero dizer que o seu blog está cada dia melhor e me ajuda muito.
    Eu faço da seguinte forma:
    Tenho um caderno formatado para exibir os compromissos da semana à esquerda(como não tenho muitos compromissos em um dia especifico mesmo que o espaço seja pequeno é suficiente) e anotações em uma página pautada à direita, nesta página coloco todas as tarefas que preciso realizar durante a semana e conforme vou realizando marco como feita. Se por acaso eu precisar de mais espaço para as tarefas anexo uma folha.
    Ele acaba sendo também a minha caixa de entrada – Coloco uma folha anexa também para informações que vão chegando.
    Eu gosto assim porque já vejo os compromissos de toda a semana e conforme os compromissos também defino as tarefas. O caderno é compacto, levo ele para todos os lugares.

    Você acha que pode haver falhas neste meu sistema?
    Percebo que deixa-lo como caixa de entrada dependendo do dia e das informações que recebe sobrecarrega, e alguma vezes pode até fica poluido e me confundir.

    Você acha que seria melhor deixar um caderno separado como caixa de entrada?

    Espero sugestões.

    Obrigada.

    • Thais Godinho respondeu Tatiana 06/06/2013

      Tatiana, um sistema é falho quando ele não te atende completamente. Se funciona para você, está perfeito. Particularmente, eu gosto bastante da ideia da agenda semanal com as tarefas à direita (tem algumas agendas que já são vendidas assim). Já usei uma vez e, se eu não tivesse esse meu sistema atual, acho que estaria fazendo dessa forma novamente.

  12. May 06/06/2013

    Thais, foi muito esclarecedora essa postagem! Apesar de você já ter postado antes sobre isso – inclusive mais de uma vez. O que eu sempre fiquei na dúvida é que na agenda eram apenas coisas com data e hora marcada, por exemplo: uma consulta médica.

    Mas hoje, quando eu li seus exemplos, eu entendi assim (quero que me diga se está correto ou não): além das consultas médicas, pode ser por exemplo uma situação com DATA definida (mesmo que não tenha hora) e que você precise providenciar algo (por exemplo: separar o passaporte 1 dia antes da viagem).

    MAS, se a minha filha tem uma comemoração na escola e eu preciso encomendar salgados (por exemplo) 1 dia antes, isso entra na agenda? Até hoje, eu via isso como tarefa e jogava no Toodledo com o DueDate pra data que eu preciso. Se fosse “comprar presente” sei que isso é tarefa, posso comprar quando quiser. Mas no caso de encomendar salgados, precisa ser exatamente no dia anterior, para que fique pronto no dia do evento, por exemplo. Isso seria compromisso e teria que colocar na agenda?

    Do mais, tenho todas as suas postagens sobre organização impressas (aloka!) e adoro cada vez que você posta algo sobre o assunto!

    Beijão!

    • May respondeu May 06/06/2013

      Também no caso de pagamento de contas (não utilizo débito automático), que possuem datas definidas, devo colocar na agenda também? São compromissos e não tarefas né?

      HAHAHAHA! Engraçado eu já ter lido o blog todo (muito mais de uma vez) e ainda ter dúvidas e etc. Desde já, obrigada por esclarecer!

      • Thais Godinho respondeu May 06/06/2013

        Olha, eu tenho “pagar contas” na minha listinha de rotina semanal. Em vez de ficar fazendo malabarismos com mil datas, prefiro pagar as que chegaram uma vez por semana e pronto!

    • Thais Godinho respondeu May 06/06/2013

      Não, não entra. Porém, na sua revisão semanal, você pode perceber que essa tarefa está quase se tornando urgente. Então, como exceção, você pode determinar tal dia para realizá-la.

      Eu faço isso muitas vezes, mas tento me policiar porque muitas vezes estabeleço uma data e não consigo cumprir, o que já denuncia a falha dessa decisão. Mas aí passo para outro dia, se for o caso.

      E obrigada pelo restante que escreveu. =)

  13. Jéssica 08/06/2013

    Sensacional seu método de organização, vou começar a incorporar essas dicas por aqui, por que eu sempre esqueço alguma coisa.

  14. Dani 04/07/2013

    Thaís, seu blog é maravilhoso e inspirador. Sempre olho no início do dia. Sigo algumas dicas, mas confesso que me confundo toda com aplicação dos projetos, uso do Toodledo, etc. Tenho usado bastante a agenda do gmail. Sempre tive agenda de papel, mas esse ano acabei não usando e estou com um caderninho na bolsa, contudo, acabo anotando tudo e fica meio misturado. As contas pago sempre nos primeiros dias do mês (3 ou 4), via internet banking e duas contas que têm desconto em local físico. Tenho procurado imagens ou tutoriais para uso, mas confesso que ainda estou confusa srsrs Obrigada. Beijos!!!

  15. Ellen Cristina 04/07/2013

    Olá Thais!!!

    Fico sempre a espera de suas ricas ideias. Inclusive divulguei lá na minha página.
    Tudo relacionado a organização praticidade é tudo de bom!!!

    https://www.facebook.com/pages/Organize-Harmonia-no-Lar/256018641209920

    Tudo de maravilindo!!! Bjsssssssss

  16. Fernanda 04/07/2013

    Thais tenho uma dúvida. ..muitas das minhas idéias e lembranças do que fazer me ocorrem na cama, ja com a luz apagada, esperando o sono…o que você faz quando isso acontece?

    • Thais Godinho respondeu Fernanda 05/07/2013

      Eu sempre deixo um caderninho e uma caneta no criado-mudo, ao lado do abajour.

  17. Ana Paula 15/07/2013

    Vc conhece o evernote? Programa para organização pessoal, uso ele no ipad, vc tem alguma dica de melhor aproveitamento dele?

  18. Josiele 24/07/2013

    Oi Thais,

    Em primeiro lugar muito obrigada por dispor do seu tempo para ensinar algo tão necessário (a organização) para as pessoas mais distraídas como eu.

    Em segundo lugar queria dizer que o que mais me incomoda em fazer as tais listas de tarefas é se alguém vai ler aquilo. Exemplo: estou fazendo uma lista no word para poder me organizar e alguém chega atrás para bisbilhotar, sempre me sinto boba fazendo essas listas, principalmente quando coloco itens mais íntimos, como “comprar tal produto de higiene”. A minha timidez é até pequena, mas me sinto muito envergonhada se alguém lê minhas tarefas pessoais, ou meus projetos. Sou meio apegada aquela crendice de que se ninguém souber, tem mais chances de dar certo. Gostaria de uma dica para eu não parar de fazer minhas listas. Criptografia? rsrsrsrs

    Bjs e parabéns pelo seu belo trabalho com este blog!

  19. Érika 05/09/2013

    Trabalho em um escritório e meu desafio é lembrar, estou observando cada dica, pois no geral, nunca fui boa de lembrar das coisas, pareço estar sendo obrigada pela vida a me superar.

    Sou quase uma secretária e meus chefes não lembram do que têm que fazer e constantemente me perguntam, as vezes de coisas que sequer fui informada, preciso ficar atenta até no que dizem para outras pessoas, pois depois sobra para mim.

    Existem aqui postagens sobre organizações e hábitos eficazes na área profissional?

    Amando o blog!

    Abç.

    • Thais Godinho respondeu Érika 06/09/2013

      Oi Érika! Passo por uma situação parecida. O que eu faço é estar sempre muito organizada porque, se precisar de alguma informação, a tenho fácil para informar. Recomendo o método GTD para você (pesquisa no blog, tem muita coisa a respeito!). Bjo

  20. Fabiana 13/11/2013

    Oi Thais,

    Primeira vez que comento no seu blog, apesar de acompanhá-la já há algum tempo. Eu tenho uma dúvida em relação ao uso do seu caderno de caixa de entrada e a agenda. No meu caso eu uso minha agenda basicamente como diário. Tenho agenda-diário desde os 12 anos, e faço isso até hoje, com 31. Há algum tempo eu venho usando um caderninho que cabe na bolsa, que uso como caixa de entrada, onde organizo minhas finanças, projetos acadêmicos, projetos pessoais e projetos por fora (sou arquiteta, trabalho num escritório, mas também pego uns projetos por fora), e diversas outras coisas, como compromissos do dia a dia e pendencias burocráticas (há 3 anos minha mãe faleceu de câncer e há 3 meses meu pai faleceu num acidente de carro, eu e minha irmã tivemos que assumir a casa e ainda outros imóveis que meus pais possuíam, ou seja, é muita coisa pra administrar), e quero cada vez mais me organizar perante tantas coisas que precisam ser administradas. Mas a questão é o seguinte, não tenho mais vontade de escrever na agenda como diário, mas tenho um apego com agendas, então pensei em substituir o caderninho por ela, mas a ordem cronológica e dinâmica de uma agenda é diferente de um caderno avulso. Eu queria saber se você tem alguma sugestão em relação a isso e como você usa sua agenda e seu caderno, como é a diferença entre eles pra você e se um deles pode ser eliminado.

    Enfim, aguardo sua resposta quando puder e parabéns pelo blog!
    😉

    • Thais Godinho respondeu Fabiana 15/11/2013

      Fabiana, eu simplifico tudo o que puder! Use o que achar melhor. =) Eu prefiro cadernos, mas não tem o menor problema em usar a agenda, se você preferir assim. Particularmente, prefiro deixar agendas somente para compromissos.

  21. lays 26/06/2014

    Oi Thais !
    Bom, primeira vez que vendo comentar aqui, mas gostaria de expor o que eu faço e sempre me ajuda muito …
    Eu tenho meu caderno, e sempre anoto as coisas mais importantes (com datas certas) mas certas ideias não podem ser deixadas para trás, foi então que tive a ideia de colar na página do dia, aqueles papéis do bloquinho de nota, escrevo se eu tenho que arrumar o guarda roupa, coisas do tipo, e colo na página …