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A Tatiana A. E. enviou suas dúvidas pelo formulário de contato e o e-mail estava ficando tão grande que resolvi postar aqui no blog. Esclareço algumas dúvidas que podem ser de outras pessoas também. Seguem!

Olá Thais!
Navegando pela internet, encontrei o seu site. Fiquei tão encantada que nem me lembro mais o que procurava no dia que vim parar aqui! 🙂

De cara, me chamou a atenção um post sobre o GTD (que eu desconhecia completamente) e daí um post foi chamando outro e quando vi queria ler o blog inteiro!!! Já li seu post de como ler o blog mas não adianta, estou navegando página por página para ter certeza que nenhum post que me interesse irá passar despercebido! Já indiquei seu blog para todos os meus amigos e estou implementando várias coisas que vi aqui! Lembrei! Acho que parei aqui quando pesquisava sobre o Fly Lady (que eu também desconhecia e que também estou implementando, com adaptações para minha realidade e para o que funciona para mim).

Bom, vamos lá! Adorei o método GTD e acho q finalmente vou conseguir organizar meus projetos e tarefas (comprar o livro do David Allen já está nos planos). No entanto, fiquei insegura quanto a um fato e gostaria de sua ajuda. Analisando o meu dia-a-dia percebi que tenho poucos compromisso e muitas tarefas e projetos. Assim, acho que no meu caso uma agenda seria de pouca utilidade, certo? Hje uso a agenda do google e marco lá o que não quero esquecer: aniversários, reuniões, consultas. Acho que isso já basta né, sem a necessidade de uma agenda de papel.

Bom, você usa a agenda do Google! =) Acho que, de alguma forma, todos precisam de uma agenda para anotar compromissos, senão perdemos o controle. Não vale a pena guardar essas informações na cabeça. A agenda pode sr usada para anotar outras informações além dos compromissos. Veja o post Utilizando a agenda de forma organizada.

Sobre a agenda ser eletrônica ou de papel, tanto faz. Basta usar o que for mais adequado ao seu estilo de vida. Eu comecei com papel, fui para a do Google, e agora voltei para o papel. Não existem soluções definitivas. É legal ir testando o que funciona melhor para a gente com o passar do tempo.

Quanto ao caderno caixa de entrada, pensei em deixá-lo para anotar tudo o que vier a cabeça (tarefas, projetos) e depois passar para o toodledo (q também não conhecia e adorei), mas fiquei em dúvida se eu deveria separar o caderno por contextos ou não.

Não. Quando você ler o livro do David Allen, vai ver que ele fala sobre cada uma das etapas do método GTD. Eu pretendo fazer uma série de posts sobre todas as etapas também, muito em breve. Mas, basicamente, quando você insere informações na sua caixa de entrada, você está realizando a coleta das informações. A organização por contextos entra depois, quando você processar essas informações e organizá-las. Se você usar a caixa de entrada com contextos, pode perder o raciocínio e não processar direito.

A coisa de escrever na caixa de entrada e depois analisar, para processar e organizar, é justamente para a sua mente estar mais clara quando você for lidar com aquelas informações. Cansei de riscar informações da minha caixa de entrada porque, quando escrevi, pareciam ideias maravilhosas mas, analisando com calma algumas horas depois, vi que não eram prioridade e nem deveriam entrar nas listas de projetos.

Por isso, recomendo que a caixa de entrada seja mesmo um caderno com texto corrido, onde você vai lidando com um item por vez. O próprio David Allen recomenda que seja dessa forma também. A caixa de entrada precisa ser acessível (estar sempre com você), simples, senão você vai achar mais fácil não escrever nela que escrever e se perder em meio às informações.

Por fim, vi que no blog tem muitos textos sobre gerenciamento de projetos. Mas fiquei curiosa em saber como você registra o seus nas “folhas em branco” que carrega! É que quando pesquiso sobre o assunto só encontro referências sobre projetos como os que tínhamos que fazer na faculdade… Queria algo mais simples. Você teria alguma dica?

Não entendi exatamente a questão das folhas em branco, Tatiana. Você quer dizer os arquivos de apoio aos projetos? Se sim, eu não as carrego comigo. Tenho uma pasta em casa e outra no trabalho, que me bastam. Procuro ter o mínimo possível de papel comigo, digitalizando o restante.

Se for outra coisa e eu entendi errado, por favor, escreva nos comentários que eu edito aqui no post.

Bom, já me estendi demais, desculpe! Parabéns pelo blog! É sensacional! Tenha certeza que ele é a salvação para muitas pessoas e fonte de mudanças também! Bom, para mim foi!
Abraços!

Obrigada, Tatiana! Escreva quando quiser.

Thais Godinho
27/05/2013
Veja mais sobre:
16
Livro: Sua vida em primeiro lugar
Resumo do mês de agosto 2015 aqui no blog

 

  1. Cintia 27/05/2013

    Oi Thais,
    Legal o post!

    Eu acho que a dúvida da Tatiana foi sobre conseguir organizar todos os projetos a partir de uma “folha em branco”, mas eu acho que você só consegue porque o caderno é apenas uma “caixa de entrada”, depois cada item vai para o seu devido lugar (até porque se não seria impraticável ficar folheando o caderno em busca de itens).

    Tem um aplicativo que eu gosto muito, o todoist.com. Ele é bem legal para organizar projetos e para estabelecer frequência de datas (“todo dia 5”, “a cada 15 dias” etc). A versão paga envia lembretes para o seu celular e a gratuita envia para o seu e-mail.

    Como eu não tenho muitos compromissos, criei um projeto no Todoist chamado “agendamentos”. Nele eu coloco apenas o que eu tenho de fazer com data e hora marcada, como consultas médicas e exames. Sempre que eu coloco um item lá, já programo o lembrete por SMS para “1 dia antes”, “meia hora antes” etc, a depender da preparação necessária.

    Eu sei que o ideal é ter compromissos em uma agenda, mas pra mim ficou bem mais prático assim, porque consigo manter todas as informações em um só lugar e visualizar rapidamente compromissos, tarefas, projetos, tanto pela categoria quanto pelo dia, semana etc.

    Abraços

    • Thais Godinho respondeu Cintia 27/05/2013

      O importante é que funcione para você, Cintia. Obrigada pela sugestão de aplicativo.

  2. Marcela 27/05/2013

    Um comentário, sem muita importância…mas fiquei com ciúmes da leitora recém chegada ao blog #atencaoespecial, mas tudo bem!!! seja bem vinda

  3. Renata Rocha 27/05/2013

    Ótimo post, Thais! Eu não sigo o GTD ao pé da letra, mas acho muito importante a leitura do livro para entender de verdade como esse sistema funciona. Vou aproveitar o comentário para deixar o link de uma notícia que conta uma história muito bonita e que com toda certeza vai me inspirar nessa segunda-feira e em todos os dias: http://www1.folha.uol.com.br/equilibrioesaude/2013/05/1285372-internado-ha-mais-de-40-anos-paciente-cria-serie-de-animacao-dentro-do-hospital.shtml. Espero que você goste 🙂

    Um beijo e boa semana,
    Rê.

  4. F. 27/05/2013

    Eu ainda não uso nenhum sistema específico.
    Mas gosto muito da parte das listas!

    Fazer um check list de tudo.
    Quanto a agenda eu tenho usado mesmo só a do iphone! (O Calendário) E os demais pensamentos sem se compromisso, coloco no notas.

    O calendário utilizado pelo icloud (internet) é muito bom e completo.

    Obrigada Thais

  5. Elis 27/05/2013

    Eu acho que a Tatiana está falando disto aqui:

    “Pastas para projetos – Tenho uma pasta no meu trabalho e uma pasta em casa para os meus projetos. Dentro delas, eu guardo folhas de sulfite onde descrevo cada projeto. Na folha de cada projeto, está o meu planejamento dele – todas as informações que preciso ter a respeito. Em anexo, com outra folha sulfite grampeada, eu deixo a lista de tarefas relacionadas àquele projeto”.

    • Thais Godinho respondeu Elis 28/05/2013

      Bom, se for isso, eu explico melhor no post sobre o GTD e o Toodledo, pois o assunto é bem extenso. Mas, basicamente, temos arquivos e anotações ligadas a projetos. Eu apenas junto todos em uma pasta no trabalho e outra pasta em casa, para projetos pessoais. É só para organizar essa papelada, quando for o caso. O gerenciamento dos projetos em si (as tarefas), fica toda no Toodledo.

      • Tatiana Estanislau respondeu Thais Godinho 03/06/2013

        Thais!!!
        Muito obrigada pela atenção!! E desculpe pela demora. Estava de férias e dei uma “desconectada” geral. Estava precisando, e muito!
        Mas agora estou de volta e vou já mandar este link para todos meus amigos que agora também seguem seu blog depois da minha indicação! Hahaha Desculpe Marcela, mas estou mesmo me achando! 😛 (Brincadeirinha gente)
        A minha dúvida sobre projetos era exatamente o que a Elis mencionou. Ela surgiu justamente quando li este trecho. Pensei: ok, vem a ideia do projeto a Thais pega a folha em branco e o quê? Faz anotações como as da caixa de entrada ou já tem um esqueminha de projeto, como este p.ex. https://docs.google.com/file/d/0BzBNCwVA56rmR2hmZkNDYmlfZDQ/edit?usp=sharing ?
        De qualquer forma, vou aproveitar a cabeça fresca de volta das férias e reler os posts sobre o GTD e o Toodledo, além do livro do David Alen.
        E mais uma vez, muuuuitttoooo obrigada Thais e a todos que comentaram!
        Abs!

  6. Nayara 27/05/2013

    Há algum tempo eu venho usando um caderno como inbox, mas a coisa só começou a funcionar pra valer quando, num belo dia, a Thais postou por aqui uma fotinho de sua caixa de entrada. Tudo tão limpo e lindo.
    De repente me veio um click.
    Em vez de várias colunas, símbolos e rabiscos, uma lista “item por item”, bem legível, do que vier na cabeça: tarefas, ideias, referências. Só não abandonei as cores, o único critério de classificação que ainda sobreviveu, por sua utilidade e belezura.
    Como bem disse a Thais, complicar a nossa caixa de entrada torna anti-prática a tarefa de colher a informção. E aí ela se perde no emaranhado da nossa já abarrotada cabecinha…
    Bem vinda, Tatiana!

  7. Léslie 28/05/2013

    Thaís, eu acho o Toodledo sensacional para as tarefas e tentei usá-lo. O problema é que eu não fico online o dia todo, nem no celular, então fica difícil usá-lo direto.
    Por outro lado, ter que reescrever tudo que está na Caixa de Entrada à mão num caderno separado por contextos é tão trabalhoso que desisti. Tentei por um tempo, mas logo parei porque não consegui ficar atualizando tudo.

    Você tem alguma sugestão para as divisões das tarefas por contexto sem ser num caderno, sem ser no Toodledo?

    Obrigada!

    Obs.: adoro seus posts sobre o GTD!

    • Thais Godinho respondeu Léslie 29/05/2013

      Bom, se não fica online, é melhor optar por algo que esteja sempre acessível para você, como cadernos, ou fichas pautadas.

  8. Thaty Silva 29/05/2013

    Oi Thaís, eu estou acompanhando seu blog há algumas semanas, cheguei-amei-e não parei mais de ler. Acontece que eu sou a desorganização em pessoa (verdade rs), mas estou decidida á por um pouco de ordem na minha vida. Perdi a conta das vezes em que perdi um compromisso ou furei um encontro com um amigo ou pior: deixei equipe e amigos na mão por esquecer de fazer algo que tinha ficado sobre minha responsabilidade. Todos que me conhecem sabem que sou assim e os que realmente me amam acabam relevando (hehe), mas é extremamente chato e tem me prejudicado muito. Tenho um filho de cinco anos que começou no primeiro ano e tenho me visto às voltas com os meus compromissos,os dele e deixar tudo em ordem em casa. O “clic” se deu quando recebi o primeiro boletim dele e vi que ele recebeu excelente em quase tudo,exceto em dois quesitos onde recebeu “bom”: adivinha? organização e cuidado com o material. Me senti envergonhada até, pois como ensinar organização para meu filho se eu mesmo nem sei direito como faz? Então decidi me empenhar e encontrar um método que funcione pra mim. As tuas dicas tem me ajudado muito, já estou usando o toodledo (em partes), criei uma caixa de entrada que, nossa!, tem me ajudado muito. Como agenda estou usando a do google mesmo e está me servindo. Confesso que muita coisa acho exagero, maaass quem sou eu pra questionar algo que funciona? Já fiz minha lista de longo, médio e curto prazo e também criei uma chamada “estilo de vida” onde coloco tudo oque quero ser e como quero viver (ser organizada está nessa ). Enfim, confesso que ainda não teve um dia onde eu fiz exatamente tudo tudo de forma organizada e como planejado, mas já sinto que melhorei muito e, como sou muito ansiosa e geralmente desistia assim que perdia um prazo ou não fazia algo exatamente como planejado e como já perdi as contas de quantas vezes tentei ser organizada e falhei, agora meu novo lema tem sido: Devagar, porém consistente. Não tenho pressa em adquirir esse novo hábito, estou mais concentrada em torná-lo permanente. É isso. Decidi escrever pela forma como vi que você trata as suas leitoras, me senti incentivada á compartilhar um pouco do quanto você tem me ajudado, e acredite, no meu caso, (praticamente um caso perdido) você tem feito parte de uma verdadeira transformação de vida! não é exagero. Obrigada!

  9. Fábio Silva 31/05/2013

    Boa tarde. acompanho seu blog pois o acho de grande valia. Esto ucom uma dúvida: qual o nome do livro do David Allen que menciona o GTD? há algum material em que possa ler sobre o GTD? Obrigado

  10. Laila 05/06/2013

    – Bom Diia Thaís,

    eu já comentei antes que amo seu blog né?
    Mas é sério é a primeira coisa que faço todos os dias, olhar o seu blog e indicar para todos que conheço.

    Quis comentar aqui uma coisa que eu adaptei na minha vida sobre a caixa de entrada e tem dado certo há uns 4 meses (ou mais, não lembro). Eu comprei 2 canetas daquelas Bic quatro cores e ando com elas junto com o caderninho, ai para contexto (@facul, @casa, etc) coloco uma cor. No meu caso assim:
    @Facul: cor preta
    @Todo:azul
    @comprar: rosa
    @vermelho: compromissos
    @roxo: idéias e aletoriedades
    @azulclaro: igreja
    @Verdeclaro: loja
    @verdeescuro: desejo

    E assim no começo eu tava usando só esse método mesmo, agora que eu criei as abinhas por contexto, pq anotei vou separando por exemplo tudo que está de rosa já sei que é na aba comprar.

    Na verdade acho até que pra quem não tem muito tempo e gosta de simplificar nem precisa reescrever por aba e contexto, pq se você quer saber o que precisa fazer com relação a faculdade (se está na faculdade por exemplo) é só olhar tudo o que está de preto e ainda não foi riscado.

    =]

    Bom é bem simples mas tem dado certo pra mim e talvez para alguém também dê.

    E Thaís mais uma vez obrigada.

    Bzoo