Eu utilizo o GTD há muitos anos. Desde 2006, para ser mais específica. Eu não me lembro exatamente como o descobri – só sei que li o livro e, na época, havia poucas fontes na Internet para saber mais a respeito e trocar ideias.

Fiz tudo aquilo que o David Allen recomenda: tirar dois dias para coletar tudo, depois processar, organizar, fazer, revisar. O GTD é muito complicado para quem está começando, não há métodos certos e infalíveis, e eu demorei muito tempo para encontrar o que funciona melhor para mim. E isso está em constante mudança. Pode ser que, em algum tempo, eu encontre uma forma melhor. O que realmente nunca mais mudou foi o método.

Isso me dá cerca de seis anos de uso intenso do GTD, então eu acredito que possa compartilhar um pouco a minha experiência a respeito.

O que eu mais gosto no GTD é a praticidade de organizar as listas por contextos, não por temas. Isso facilita demais no dia a dia. O mais difícil, ao meu ver, é justamente ter tempo para revisar os projetos semanalmente. Mas não tem jeito, isso é fundamental para fazer acontecer.

Atualmente, eu utilizo o Toodledo para gerenciar os meus projetos. Já testei muitas ferramentas e a considero minha preferida. Existem dezenas de opções e cada um deve encontrar a que gosta mais. Eu gosto dessa e não pretendo mudar. Já aprendi também que, quando mudamos muito, as tarefas se perdem e nosso foco nos projetos vai embora.

Minha opinião atual sobre uma ferramenta é a seguinte: se ela dá trabalho, não serve. Porque já é super difícil se manter organizado no dia a dia com tantas atividades. Se a ferramenta não for prática e intuitiva, não funciona. O grande problema é que eu achava isso do GTD no começo também, até me familiarizar com ele. E, hoje, não consigo viver de outra forma (estou falando sério!).

Todos os meus projetos estão organizados no Toodledo. Eu já tive um arquivo grande de referência rápida, mas ele ocupava tanto espaço que eu acabava ficando com um pouco de raiva dele. Ainda pretendo voltar a usar, de outra forma (estou repensando). Hoje, tenho somente uma pasta com 12 divisórias para os meses, e me viro bem assim, apesar de ter alguns gaps. Meus arquivos de referências para projetos ficam exclusivamente no Dropbox e, os arquivos em papel, em uma pasta para projetos em casa e outra no trabalho. Tenho um caderninho de bolso como caixa de entrada e uma agenda de papel, também nesse formato. Usei a agenda do Google durante o ano passado inteiro, mas gosto da agenda de papel e quis voltar. Vamos ver! Toda experiência é válida e, por enquanto, tem sido ok. Eu uso a agenda exclusivamente para compromissos, já que, mesmo as tarefas pontuais, eu deixo no Toodledo.

Sendo bem prática, eu faço da seguinte forma: quando eu chego no trabalho, abro o Toodledo e vejo quais são as tarefas para o dia em questão. Geralmente já são as tarefas essenciais que eu preciso fazer naquele dia, então trabalho nelas. Se não tiver nenhuma atividade para o dia, eu vou para a lista de contextos. E ‘bora lá para a lista @trabalho: vejo tudo o que preciso fazer nesse contexto, em ordem de prioridade. Vou fazendo de acordo com o tempo que tenho. Quando tenho um tempo livre e não estou com cabeça para analisar uma por uma, vou no “scheduler” do Toodledo e ele me sugere uma tarefa a ser feita (e, em 99% dos casos, ele é certeiro). Vou trabalhando nessas tarefas em um péríodo de mais ou menos 1h30, quando paro para fazer uma pausa e depois retorno. Assim vai todo o meu dia de trabalho, todos os dias.

Antes de sair, vejo a lista @rua para ver se preciso fazer algo no trajeto entre o meu trabalho e a minha casa. Dessa forma, não esqueço de comprar um remédio, fraldas para o meu filho ou alguma coisa no mercado. Ao chegar em casa, verifico o contexto @casa (assim que eu estiver “livre”) e vou trabalhando nos meus projetos. Nem preciso dizer que, para tudo isso dar certo, é necessário fazer sempre uma revisão legal e processar as tarefas mais de uma vez por dia, porque senão você deixa de confiar no sistema.

Tudo isso pode parecer muito complicado, mas é extremamente natural para mim. Sinceramente, a forma mais simples de organizar suas tarefas é somente listá-las, não é verdade? Isso não requer método nenhum, basta fazer. E, se você não quiser ter nenhum método, só fazer isso pode já ser o suficiente para manter a sua vida nos eixos. Mas o que o GTD proporciona é um controle maior da sua vida. Não é só sobre tarefas que você precisa resolver asap, mas sim sobre projetos que você quase esqueceu, sobre sonhos, sobre uma viagem que quer fazer ano que vem, sobre um objetivo grande de vida como “ser uma amiga presente” ou “ser uma boa mãe”, comprar um apartamento, dar a volta ao mundo, enfim… não é só sobre tarefas, mas sobre prioridades. Sobre o foco que daremos (ou não) para determinadas coisas no nosso dia a dia. Afinal, por que fazemos o que fazemos? Por que levantamos todos os dias pela manhã e enfrentamos o trânsito para chegar ao nosso trabalho? Por que deixamos de gastar 10% do nosso salário todo mês para juntar uma quantia X em Y tempo? Por que deixamos de fazer uma coisa em detrimento de outra? E, mais importante: por que, vez ou outra, paramos em frente ao espelho e nos perguntamos por que resolvemos fazer algo que não tem nada a ver com a gente? São muitos por ques, e as respostas estão aí, nas prioridades, no foco que a gente dá para as coisas que realmente importam. Se você não tem controle sobre esse foco, está deixando sua vida passar.

E quer saber? Tudo bem ser assim! De verdade! Cada um tem um modo de viver e fazer as coisas. Tem quem não goste de viver com objetivos, ter uma vida mais calma, sem pressa, deixar a vida levar. São formas distintas de ver a vida! Não existe certo ou errado. Eu já vivi dos dois lados  e, quando passei um ano inteiro sem objetivos, no ano seguinte eu voltei para o rush porque não consigo viver sem alcançar minhas metas. Sou feliz assim. Gosto de ter objetivos, planejá-los e ir subindo um degrau de cada vez até chegar lá. E o GTD me proporciona isso como nenhum outro método me proporcionou. Se vai funcionar para você? Não sei, cada um tem que percorrer seu caminho até encontrar a melhor maneira de se organizar. O que eu pretendo dizer com este post é que eu demorei bastante para chegar neste estado. Eu achava o GTD confuso e, para quem está começando, é mesmo. E eu vivo relendo o livro porque, cada vez que eu leio, descubro um trecho interessante com uma dica que eu ainda não tinha aplicado. Eu curto o GTD, mas porque eu curto ser organizada, descobrir novas maneiras de fazer as coisas. Isso sou eu, não você, não ele, ela, outras pessoas.

Quando as pessoas me pedem para pelamordedels eu ajudá-las a se organizarem, juro, tenho vontade de pegar na mão e dizer: meu amigo (ou amiga), a jornada é longa e exclusivamente sua. Posso tentar te ajudar, mas cada um tem o seu jeito, as suas necessidades, as suas vontades, o seu dia a dia, os seus gostos. Tudo o que eu posso te dizer, com certeza, é que não será da noite para o dia. Pode – e provavelmente irá – durar anos esse processo. Talvez ele nunca termine. Mas você precisa começar por algum lugar, se deseja ter uma vida organizada. Sabe a história da longa jornada que começa com um pequeno passo? Bem por aí.

Tire da cabeça o seu ideal de organização e faça simplesmente o que for suficiente para você nesse momento. A organização é um hábito, tem que ser cultivada todos os dias um pouquinho. Não precisa se desesperar porque não consegue implementar o GTD. Ele é um método dificinho mesmo no começo. Vá fazendo aos poucos, à medida que for entendendo. Eu mesma só consegui me sentir satisfeita com o uso do método cinco anos depois! E outra, há mil maneiras de fazer acontecer. Pegue dicas aqui, métodos ali, mas encontre a sua maneira de se organizar, porque essa é a única maneira que dará certo.

O mais legal? É que ela ainda vai mudar muitas vezes, com toda a certeza. Assim como a sua vida, os seus projetos, os seus sonhos. Somos assim. E se nós, humanos, temos tantas falhas, por que um único método deveria ser perfeito o tempo inteiro?

A organização deve servir você – não o contrário. Lembre-se sempre disso! E boa sorte.

27 Comentários

  1. Li o livro e nao curti taaaanto o GTD assim. Claro que alguns pontos sao muito bons e uteis, mas minha impressao geral foi de excesso de complicacao. Ha uns tempos li o ZTD do Leu Barbauta e fiquei surpresa porque adorei. Surpresa porque nao curto tanto a filosofia zen, minimalismo, etc. Mas o ZTD eh muito bacana! Meu caderninho que funciona como minha agenda foi meio inspirada nele. 🙂

    Bjos

  2. Adoooro quando, além do conteúdo excelente, o texto também deixa transparecer a pessoa incrível que está por trás de tudo! Parabéns!!

  3. Li a respeito do GTD no seu blog e estou tentando colocar em prática com base nos seus posts.

    Está funcionando razoavelmente bem (comecei há 3 dias, então é cedo pra dizer). Agora, você vem e diz que o método é complicado…. não sei se eu é que entendi mal, mas eu o achei relativamente simples

    Olha como ficou, com as minhas adaptações:

    – uso um caderninho como caixa de entrada.
    – depois, o que tem data certa para ser feito, eu registro na agenda
    – o que não precisa ir pra agenda eu risco na caixa de entrada mesmo, depois de feito
    – comprei um outro caderninho para anotar as tarefas futuras/projetos sem data definida, mas ainda não precisei usá-lo

    e não tirei dois dias para “coletar tudo”. Sinceramente, não entendi o que isso quer dizer, até pq não li o livro do Allen e me parece algo meio neurótico.

    Não consigo me imaginar passando dois dias “coletando coisas”. Anoto na medida em que lembro, no dia a dia normal

    Bueno, espero que funcione

    Um abraço e parabéns pelo blog

  4. – Oi Thais posso até não comentar sempre, mas estou sempre aqui (sempre quero dizer ao menos 5 vezes por dia, é serio). Já disse isso antes (em outro comentário), mas seu Blog simplesmente revolucionou o meu modo de ser e pensar, não estou exagerando. Agora minha casa está sempre limpa e organizada (e minha mãe feliz) e com as suas dicas de fazer um pouco todo dia e não deixar pequenas coisas para depois (tipo ao invés de jogar uma roupa na cama já dobra e guarda, ou limpe sua pia, dobre sua cama) meu quarto está OUTRO, ninguém que me conheceu antes acredita quando vê.
    Agora estou mais feliz, tenho tempo para estudar e tirar boas notas, ir a igreja, sair com as amigas, e simplesmente não fazer nada.
    Thais tenho certeza que foi Deus que me fez chegar aqui.

    Obrigada por trazer alegria e luz a minha antiga desordem.
    bzo, bzo

    Laila

    Obrigada por trazer alegria e luz a minha antiga desordem.

  5. Oi Thaís, eu até tentei colocar o GTD em prática, acho que é um dos melhores métodos de organização que já vi, mas não me adaptei muito bem. Então, por acaso, descobri o ZTD, que, na minha concepção, é uma forma mais prática e simplificada do GTD e tem dado super certo!!! Acho que o importante não é seguir um método a risca, mas adaptar o que funciona melhor as suas necessidades.
    Mais uma vez, amo seu blog, não deixo de visita-lo um dia sequer e tem feito muito bem a minha vida!!!
    Bjos

  6. Thais, o melhor post pra mim! Acho que um dos meus problemas com organização é justamente idealizar demais e me espelhar (de forma ruim) em vocês blogueiras e me frustrar pq eu sou diferente oras. E acho que só com seu post percebi isso.
    Obrigada mais uma vez e sempre!

  7. Thais, por isso que adoro seu blog! Texto incrível. Comigo aconteceu exatamente o que você falou, achei muito complicado no começo. Mas deu pra sentir que funciona sim o GTD, só precisaria de mais tempo pra ficar automático, um pouco mais de disciplina e dedicação da minha parte. Por enquanto não sinto necessidade de um método tão avançado pra mim, mas acredito que num futuro próximo (quando tiver minha casa, filhos, marido etc.) vou precisar e aí voltarei para ele! Um beijo e ótimo ano novo pra vc!!

  8. Descobri o metodo GTD aqui, já li o livro e vários textos relacionados aos métodos mas por enquanto só fiz a coleta o que demorou uns 3 meses, e agora vou começar a processar a entrada (oremos!) estava criando coragem (sou muito preguiçosa rsrs) mas esse texto me ajudou a dar inicio a essa nova etapa.

    Quase não comento aqui mas saiba que seu blog me ajudou (e ajuda) bastante, sou muito grata a você !!

    Agora bora processar a caixa de entrada rsrs

  9. O GTD é muito complicado.
    Dá trabalho e, por isso, pra mim, não serve.
    O ZTD minimalista é muito mais prático e lúcido.
    Mas, como você disse, não existe certo e errado. Cada um tem que achar o seu método.

  10. Estou sempre visitando o blog, amei esse post, achei bem sincero e verdadeiro.
    O ser humano quando se deixa levar por automático, deixa de pensar, deixando de pensar, apenas sobrevive. Quando a Thais fala do esforço que ela teve, imagino que a responsabilidade e o resultado que obteve foi por ela e não exatamente o método em si que utiliza, o método é o instrumento, o ator principal é quem dirige.
    Descobri o site da Thais a um ano, eu ainda não descobri o melhor método para mim,
    me perco por excesso de informações, é celular, é a faculdade, é o namorado, é a família,é tudo ao mesmo tempo, tenho vontade de jogar tudo para o alto, mas quando penso nas minhas conquistas, vejo que vale a pena continuar…
    …quando penso nas minhas conquistas, o fator principal não foi o método, mas sim a minha vontade, o querer, a determinação!
    …Hoje penso, se tivesse o método, talvez seria muito mais simples rs.
    Atualmente utilizo o Evernote, para organizar minhas ideias tem sido essencial no meu dia-a-dia.
    Thais parabéns pelo post, pelo blog, é muito bom poder compartilhar!!!

  11. Ha muita verdade no seu post. A jornada de cada um é individual. Além disso, a gente vai envelhecendo e as necessidades vão se modificando. Seus posts me ajudam muito. Acho que entendi o principio por trás do GTD a partir das suas explicacoes e nao senti necessidade de ler o livro. Nunca conheci métodos, sempre criei os meus, mas tenho gostado de conhecer estes sistemas. Acho que sao bons. Melhores que os meus.
    Meus métodos individuais funcionavam para mim, mas dependiam da minha memória. Eu nao precisava me esforçar para lembrar de tudo, simplesmente lembrava (para o bem e para o mal…). Hoje nao funciono mais assim (ufa!). O que me pareceu bom no GTD é a capacidade do sistema funcionar por meio da disciplina, sem contar com a memória ou talentos especiais para organização. Estou aprendendo. nao preciso mais lembrar de nada, porque já anotei no tal do Toodledo. Comecei há uma semana e já virei fã! Bjs.

  12. Ola, tb visito o blog quase todos os dias, mas desde o novo ano tenho visitado todos os dias e pretento continuar assim, estou aprendendo muito com vc.
    Vc e dez. Ainda nao li sobre estes metodos que vc fala, estou desde o dia primeiro me organizando aos poucos um dia de cada vez, espero nos proximos meses olhar para tras e ver que evolui. Como sou muito desorganizada e apegada as coisas ( fale mais sobre isso) minha casa , meu trabalho, minha vida esta tudo desorganizado a unica coisa que mesmo desorganizada esta ok e as financas, rsrsrs .
    Neste ano e prioridade que eu consiga me organizar melhor. Espero aprender a cada dia com seus posts.
    Obrigado
    Catia Nonaka.

  13. Thais,

    Esse post me deixou com uma vontade enooorme de comprar o livro.
    Eu já li quase tudo que você tem no blog sobre GTD (e de alguns outros blogs também), mas agora percebo que ler o livro poderá ajudar em muito na aplicação do método.
    Principalmente porque estou trabalhando nessa coisa das prioridades da vida e objetivos a curto, médio, longo prazo. Acho que faltava entender isso pra melhorar minha aplicação do método.
    Obrigada pelos textos recentes sobre as fases do GTD, têm sido muito úteis pra mim.
    Já li o ZTD, também sigo o método FlyLady, e o mais legal é isso que você falou, cada jornada é individual, a grande sacada é adaptar às minhas necessidades de uma forma que funcione pra mim!

    Obrigada mais uma vez!
    Beijo!
    Léslie

  14. Olá Thaís!

    Tenho visitado seu blog semanalmente. Acabei vindo parar no seu blog através do Google, procurando dicas sobre organização do lar. Em dezembro me mudei, sai da casa dos meus pais para morar no apartamento que comprei. Agora moro sozinha e tenho que me virar. Li sobre o Fly Lady e o GDT. Não conhecia estes métodos. Enomendei o livro do David Allen, e ainda, o “Casa Limpa e Arrumada” (que você recomendou em um post) e o “Quanto Menos, Melhor” do Leo Babauta (dica de uma leitora sua). Comecei a usar agenda e bloco de notas para me organizar. E esta é uma das minhas metas para 2013! Prefiri usar a Agenda do Hotmail e o Evernote. Tenho conta no Hotmail há muito tempo, acho prático e clean, uso tudo de lá: e-mail, lista de contatos, sky drive, messenger, agenda de aniversários e agora, agenda de compromissos! O bom é que o Hotmail e o Evernote sincronizam, então consigo fazer anotações em qualquer lugar: no meu nottebook de casa, no smartphone e ainda do PC do trabalho. Seu blog está sendo uma inspiração para me tornar uma dona de casa, profissional e mulher organizada!

    • Olá Patricia!
      O Evernote tem versão em português? Se existir, tem como vc enviar, pois somente encontrei em Inglês.
      Grata, Ana Queila

  15. Excelente texto, Thais! É tão bom estar por aqui…mas chegou a minha hora de ler esse livro, já comecei o processo de organização e estou sedenta por mais! Como a vida dá certo com tudo organizado! Mais uma vez, agradeço por vc usar seu tempo aqui no blog, muito obrigada mesmo!!! Beijos!

  16. Esse é um dos posts q eu mais amei. Já o li várias vezes. Me deu muita inspiração.
    Quero retomar minha vida organizada, pois estas festas de fim de ano e visitas me tiraram do foco!
    Obrigada por ser tão excelente sempre! Beijos

  17. Me considero bem organizada, mas não sigo nenhum método especial. As coisas vão seguindo seu curso, de forma natural: gosto de manter a casa organizada, não gosto de tralhas, e vou tocando as coisas de casa sem stress. Como minha rotina é bem variável, evito ficar programando demais o meu dia. Para as minhas necessidades, basta um instrumento: uma agenda. Ela serve para anotar compromissos (tipo dentista, reunião), e também me serve como bloco de notas. Vou escrevendo nela tudo o que preciso fazer, e vou riscando à medida que faço… simples assim.
    Procuro não me ater somente às obrigações, mas fazer também coisas que realmente queira, coisas que me dêem prazer. Essas coisas vão pra agenda também…assim não corro o risco de deixá-las de lado. 🙂

  18. Thais tu és um verdadeiro sonho de organização todos os dias desejo acordar com essa vontade de organização é um luta interior para conseguir vencer a inercia.

    Obrigada por seres assim e fazeres-me sonhar que um dia poderei ser assim:)

    Ana Luísa

  19. É vivendo e aprendendo, né Thais?

    Como disse a Amélia ” O ser humano qdo se deixa levar por automático, deixa de pensar, deixando de pensar, apenas sobrevive”…sim, fato! Porém, gosto é de pensar, colocar em prática meus pensamentos na minha memória mesmo, exercitando-o, porque sou muito avoada, muito esquecida. Penso que se colocar tudo no computador, minha memória ficará preguiçosa e aí será um deus-nos-acuda! Haja palavras cruzadas!!! haha

    Prá falar a verdade, não tenho paciência de transformar minha agenda em GDT, ZTD, EVERNOTE e outros. Gosto é do manual, prática de escrever, anotar.
    Sentir o cheiro do papel, rabiscar e afins. Livro no Tablet? Prefiro do Sebo onde eu possa dormir com este na cara rsrs

    Imprimi o resumo do livro do Leo Babauta (sou leitora voraz e muito curiosa) traduzido em português que encontrei no Google e adorei! Em vez de aplicar no ZTD, aplico é no meu caderno de ENTRADA E SAÍDA.
    Neste caderno, anoto de tudo que me interessa até frases, para caso eu precise anotar em alguma foto ou me sirva como reflexão.

    Thais, adoro tudo o que vc posta e muito aprendo também. Como você me fez amadurecer!

    Beijos e sucessos sempre!
    Aldinha

  20. Olá Thais! Por meio do seu blog, resolvi comprar seu livro e do David Allen no início do ano. Decidi estudar Direito, e com tantas responsabilidades do curso, deixei de lado algumas leituras, retomando-as agora neste período de férias da faculdade! Confesso que fico bastante ansiosa e dá agonia em ler a metodologia GTD, porque eu gostaria de colocar em prática antes das aulas retornarem, pois acredito que me ajudará a ser mais organizada com os meus compromissos! Fora, os projetos futuros que desejo alcançar! Quanto a isso, o GTD parece perfeito, dá para projetar realizando um passo-a-passo para que cada sonho seja concretizado! Ok! Mas, me deparo com a dificuldade de organizar o princípio de tudo, as tais listas e como diluir dentro por contextos e dentro das listas 6 listas: algum dia/talvez, referências, projetos, esperar, calendário e próximas ações. E depois tem os tais níveis, que o autor diz que deve nortear minhas escolhas, e ele faz um comparativo com a altura alcançada por uma aeronave, decolagem e pés! Enfim, fiquei doida quando li até aqui, e confesso que estou mais perdida do que a bagunça que se encontra a minha agenda…. Kkkk mas, ao mesmo tempo, curto um desafio e quero destrinchar este livro e este método, pois parece-me algo extraordinário! Gostaria que vc me auxilia-se, indicando algum post que pudesse me ajudar em ordem cronológica com o livro e com a sua experiência, a fim de me ajudar a melhor compreender este início, sem me sentir angustiada! Obrigada por compartilhar suas experiências, gosto muito do seu blog!

    • Vai com calma! Você está acompanhando a série Aprenda GTD aqui no blog? Estou explicando desde o começo como implementar.
      GTD é incrível mesmo. Fico feliz que esteja usando. <3
      Obrigada por comentar.

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