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Um estudo realizado este ano na Universidade da Califórnia revelou que o e-mail é o grande vilão da produtividade no trabalho. Especialmente se você costuma trabalhar com a caixa de entrada aberta, ou com os famosos alertas ligados, você pode estar comprometendo seriamente o seu rendimento.

Já publiquei um post aqui no blog sobre como domar seu e-mail, e ele já contém algumas dicas que considero úteis para domar a caixa de entrada. De qualquer forma, outras providências que você pode tomar para controlar o uso do seu e-mail no trabalho são:

 1. Tenha um horário para ver seus e-mails

Independente da frequência que você escolher para checar seu e-mail, é consenso que a melhor forma de lidar com ele é não deixar a caixa de entrada aberta enquanto você trabalha, pois isso gera muitas distrações. Se você recebe pouco fluxo de e-mails, pode tranquilamente checá-los a cada duas horas. Eu costumo fazer blocos de trabalho de 90 minutos (45 + 45) e checar meus e-mails entre esses blocos. Nos dias em que sei que vou receber mais e-mails, dependendo dos projetos, checo com uma frequência maior. O que realmente não dá é para trabalhar com a caixa de entrada aberta. Se você recebe um grande fluxo de e-mails, mas essa não é sua atividade principal, estabeleça uma frequência maior (a cada 15 minutos, por exemplo). Nenhum e-mail é tão urgente que não possa esperar no máximo 15 minutos.

Pausa para um comentário: Estamos vivendo em uma época realmente louca e insana em termos de informação. As pessoas acham que tudo é urgente, quando na verdade não é. Precisamos colocar um limite nisso para manter nossa sanidade mental e produtividade no trabalho. Você pode checar se todas as pessoas que você conhece que trabalham somente em cima de urgências não são as menos produtivas do seu local de trabalho. Isso é um fato! Você não pode controlá-las, mas pode controlar o fluxo de informações que chegam até você. Por favor, faça isso. O mundo precisa dessa atitude.

2. Evite encaminhar e-mails e copiar pessoas

A não ser que seja extremamente necessário, não faça isso. Não polua ainda mais a caixa de entrada de ninguém.

3. Mensagem lida, providência tomada

Não deixe os e-mails se acumularem na caixa de entrada. Crie pastas para ações, como “responder”, “ler”, “enviar arquivo” etc. Crie de acordo com as suas demandas no trabalho. Quando acessar sua caixa de entrada, assim que clicar em uma mensagem, já tome uma providência. Não deixe essa mensagem novamente na caixa de entrada, pois os e-mails irão se acumular. Se levar menos de 2 minutos para responder, responda. Se for demorar mais do que isso, coloque nas pastas. E CLARO que você deve dar atenção às pastas ao longo do dia. Você pode pegar 15 minutos para responder todos os e-mails da pasta “responder”, por exemplo, uma vez antes do almoço, outra vez no meio da tarde e outra vez no fim do expediente.

4. Use mais o telefone

Se você precisa de uma resposta imediata, use o telefone. Evite usar o e-mail ao máximo, pois a grande maioria das pessoas não está organizando e dando conta dos seus e-mails assim como você está tentando fazer. Se precisar de uma informação ou tirar uma dúvida, telefone. Resolva seu problema na hora, em vez de ficar com uma pendência super demorada, atrasando seus projetos.

5. Desligue alertas

Por último, mas não menos importante: desligue todos os alertas de mensagens que você possa receber, tanto de e-mails quanto de notificações no Facebook, e-mail pessoal, SMSs etc. Essas coisas chegam o tempo todo e atrapalham demais. Tome agora essa decisão pela sua produtividade e desligue esses alertas para conseguir trabalhar melhor e mais concentrada(o).

Quais suas maiores dificuldades ao lidar com o e-mail no dia-a-dia de trabalho? Por que você não consegue se desligar?

Thais Godinho
13/11/2012
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  1. Aparecida ELiana 13/11/2012

    Comecei a fazer essas coisinhas semana passada. Eu estava perdendo o foco e é tanta besteira que chega e ficava vendo sem motivo algum… Agora só checo duas vezes no dia, quando muito três e tomo as devidas providências.

  2. Carla mãe da Bruna 13/11/2012

    eu checo quando chego e antes de sair, lembrando que o meu turno é de 6 horas
    Se tem alguma coisa urgente as pessoas ligam pra mim (acho que leram o teu post hihihi)
    mas tem dias q fico com o e-mail aberto e daí é fatal…
    muito necessário esse post!
    um beijo

  3. Michelle Amorim 13/11/2012

    Considero esses alertas os grandes vilões na minha rotina. Assim que desabilitei os alertas sonoros do iPhone (para e-mails e facebook) já melhorei muito a minha concentração, mas continuo trabalhando com a caixa de e-mails aberta e checo a todo o momento. Tá aí uma coisa a se mudar (agora sim) urgentemente!

    Adorei o post 🙂

  4. Pamela Lima 13/11/2012

    Ameeei a dica, acabei de aplica-la no meu e-mail comercial….!

  5. Lucia 13/11/2012

    Muito boa a dica, vou tentar, o problema é o celular que tbem recebe os e-mails. Sou viciada!!!!

  6. Luana de Borba 13/11/2012

    Eu sou MUITO ansiosa, desde pequena, e se não estou no meu computador com o e-mail aberto, entro muitas vezes no computador do laboratório para checar. Sou compulsiva e tenho que melhorar, eu sei! O mesmo com o facebook, estou todo tempo checando. Já fiz a prova que o computador com internet me desorganiza/atrapalha a vida, mas parece que é mais forte que eu, sabe? hehe! Sempre digo a mim mesma “vou me organizar melhor”, mas acabo deixando. E olha que para muitos sou uma pessoa extremamente organizada… porque só eu não me sinto assim?
    Bom, lendo seus posts resolvi adotar/adaptar o método GTD e minha prioridade esta semana é conseguir encontrar o caderno/agenda que se encaixe nas minhas necessidades. Espero poder conseguir me organizar melhor e aproveitar melhor meu tempo, pois tenho certeza que serei uma pessoa mais saudável.
    Obrigada pelas dicas!

  7. Tati Monteiro 13/11/2012

    ao Thais, demais o seu post!!!!tenho grande dificuldade com meus e—mails pois recebo em média 100 a 150 na minha caixa todos os dias e ficou tão ansiosa que nem termino uma atividade e já estou partindo pra outra, ficou toda atrapalhada… Vou procurar trabalhar dessa forma a partir de agora. Bjos

  8. Daniel Almeida 14/11/2012

    Ola Tais, no meu caso tenho apenas 2 contas de emails, olho de manha e a noite, mais ja fui pirado pelo msn, bom se nao mexer na conta em 30 dias é cancelada.
    Meus emails fiz diferente nao tenho muitos spam.Obrigado pelas dicas, abraço bom feriado.

  9. Veronica 22/02/2013

    Thais, eu tenho um problema enorme com emails. Faço freelas pra cinema em que toda a comunicação é feita por email. É comum eu receber emails “pára tudo o que você está fazendo e muda”, então para mim não serve essa de não olhar, pelo contrário. Mas nem todos os emails são urgentes. O que acontece é eu ter que parar várias vezes o que estou fazendo para ler um email que poderia ser lido em outra hora, mas não teria como eu saber disso sem lê-lo.
    Se já identifico pelo assunto ou pelo remetente que posso abrir depois, deixo para abrir depois de concluir a tarefa que estou fazendo. Mas quando vejo que preciso abrir, não tenho certeza se estou fazendo o melhor que poderia.
    Eu costumo responder se achar que é rápido e souber como responder. Se a resposta demanda muita atenção, tento marcar como não lida para voltar para a tarefa interrompida, mas isso me desconcentra muito.
    O que você pensa dessa abordagem?

  10. […] Thaís, sobre como administrar melhor seu e-mail no trabalho. Resolvi compartilhar com vocês. COMO GERENCIAR SEU E-MAIL DURANTE UM DIA DE TRABALHO Um estudo realizado este ano na Universidade da Califórnia revelou que o e-mail é o grande […]

  11. […] Thaís, sobre como administrar melhor seu e-mail no trabalho. Resolvi compartilhar com vocês. COMO GERENCIAR SEU E-MAIL DURANTE UM DIA DE TRABALHO Um estudo realizado este ano na Universidade da Califórnia revelou que o e-mail é o grande vilão […]

  12. […] Um estudo realizado este ano na Universidade da Califórnia revelou que o e-mail é o grande vilão da produtividade no trabalho. Especialmente se você costuma trabalhar com a caixa de entrada aberta, ou com os famosos alertas ligados, você pode estar comprometendo seriamente o seu rendimento.   Já publiquei um post aqui no blog sobre como domar seu e-mail, e ele já contém algumas dicas que considero úteis para domar a caixa de entrada. De qualquer forma, outras providências que você pode tomar para controlar o uso do seu e-mail no trabalho são:    1. Tenha um horário para ver seus e-mails Independente da frequência que você escolher para checar seu e-mail, é consenso que a melhor forma de lidar com ele é não deixar a caixa de entrada aberta enquanto você trabalha, pois isso gera muitas distrações. Se você recebe pouco fluxo de e-mails, pode tranquilamente checá-los a cada duas horas. Eu costumo fazer blocos de trabalho de 90 minutos (45 + 45) e checar meus e-mails entre esses blocos. Nos dias em que sei que vou receber mais e-mails, dependendo dos projetos, checo com uma frequência maior. O que realmente não dá é para trabalhar com a caixa de entrada aberta. Se você recebe um grande fluxo de e-mails, mas essa não é sua atividade principal, estabeleça uma frequência maior (a cada 15 minutos, por exemplo). Nenhum e-mail é tão urgente que não possa esperar no máximo 15 minutos.   Pausa para um comentário: Estamos vivendo em uma época realmente louca e insana em termos de informação. As pessoas acham que tudo é urgente, quando na verdade não é. Precisamos colocar um limite nisso para manter nossa sanidade mental e produtividade no trabalho. Você pode checar se todas as pessoas que você conhece que trabalham somente em cima de urgências não são as menos produtivas do seu local de trabalho. Isso é um fato! Você não pode controlá-las, mas pode controlar o fluxo de informações que chegam até você. Por favor, faça isso. O mundo precisa dessa atitude.   2. Evite encaminhar e-mails e copiar pessoas A não ser que seja extremamente necessário, não faça isso. Não polua ainda mais a caixa de entrada de ninguém.   3. Mensagem lida, providência tomada Não deixe os e-mails se acumularem na caixa de entrada. Crie pastas para ações, como “responder”, “ler”, “enviar arquivo” etc. Crie de acordo com as suas demandas no trabalho. Quando acessar sua caixa de entrada, assim que clicar em uma mensagem, já tome uma providência. Não deixe essa mensagem novamente na caixa de entrada, pois os e-mails irão se acumular. Se levar menos de 2 minutos para responder, responda. Se for demorar mais do que isso, coloque nas pastas. E CLARO que você deve dar atenção às pastas ao longo do dia. Você pode pegar 15 minutos para responder todos os e-mails da pasta “responder”, por exemplo, uma vez antes do almoço, outra vez no meio da tarde e outra vez no fim do expediente.   4. Use mais o telefone Se você precisa de uma resposta imediata, use o telefone. Evite usar o e-mail ao máximo, pois a grande maioria das pessoas não está organizando e dando conta dos seus e-mails assim como você está tentando fazer. Se precisar de uma informação ou tirar uma dúvida, telefone. Resolva seu problema na hora, em vez de ficar com uma pendência super demorada, atrasando seus projetos.   5. Desligue alertas Por último, mas não menos importante: desligue todos os alertas de mensagens que você possa receber, tanto de e-mails quanto de notificações no Facebook, e-mail pessoal, SMSs etc. Essas coisas chegam o tempo todo e atrapalham demais. Tome agora essa decisão pela sua produtividade e desligue esses alertas para conseguir trabalhar melhor e mais concentrada(o).   Quais suas maiores dificuldades ao lidar com o e-mail no dia-a-dia de trabalho? Por que você não consegue se desligar?   Fonte: Vida Organizada […]