Preparem-se porque hoje o post está muito bom! Percebam que os meus preferidos são os enviados pelos leitores. <3 Se você quiser participar desta seção do blog, envie sua dica para queroparticipar@vidaorganizada.com.

Hoje o post é enorme, mas eu fiz questão de publicá-lo assim para que nenhuma informação ficasse de fora. Vejam o e-mail que eu recebi da Vivian:

Oi Thais!

 Primeira vez que entro em contato com vc e já com texto, rs.
Sou Vívian, bagunceira em rehabilitação. Tenho trabalhado e estudado em casa, tido problemas em várias áreas da vida e dúvidas quanto a metas, e objetivos para os próximos anos. Então métodos de organização de ideias e ações tem sido essenciais na minha vida para conseguir me focar e definir para onde quero ir.
Comecei há pouco tempo meu processo de organização e transformação pessoal e já tenho tido um efeito bem positivo. Tive vontade de seguir sem exemplo e criar um blog para escrever minhas experiências, ideias e tudo o mais. Mas não é minha praia, então gostaria de ir dividindo esse meu processo com você e os leitores de seu blog.
Fiquei muito feliz quando vi seu post convidando leitores a participar do blog. Vi uma oportunidade de mostrar um pouco do meu processo pessoal, ideias que tive para organizar objetos e ações, etc.
Estou te mandando dois textos inicialmente. Não sei se serão publicados, mas aqui estão, e no mínimo, você acaba vendo meu processo pessoal, né (=
Tenho mais algumas ideias guardadas para enviar, mas ainda não vou me arriscar, rs.
O primeiro texto é como comecei a aplicar o GTD na minha vida e a diferenças que já posso notar nas primeiras semanas. O segundo é sobre aplicativos de organização, alternativas ao Toodledoo. Não sabia bem como escrever, então escrevi como se fosse publicado. As fotos são do meu “caderno GTD”.
Espero que goste, ou ao menos responda quando ler, rs.
Abraço!
Vívian

Querida Vivian,

Não só adorei os seus dois textos (e o seu caderno) como estou publicando aqui. Adoro conhecer o ponto de vista de outras pessoas sobre o GTD, pois sempre aprendo mais sobre o método. Vou postar seus dois textos aqui e tenho certeza que os leitores também vão adorar.

Texto 1: Começando a se organizar com o GTD

Trabalho em casa e através da internet, por isso está sendo essencial sistematizar as ações, definir horários para não ficar na procrastinação (todo mundo sabe que Facebook vicia, né?).

E foi quando uma amiga postou o link para um dos artigos da Thais no Facebook que conheci o Vida Organizada. Já fazia alguns meses que eu vinha tentando me organizar e transformar minha vida, fazendo pesquisas ali e aqui e o blog entrou na minha vida justamente no momento em que eu mais precisava, pois já não achava soluções suficientes para minha bagunça.

Como costumo fazer, me empolguei, e já comecei a ler o blog sem parar procurando o que serviria para mim, o que se adequava a minha rotina e objetivos, o que eu poderia adaptar, etc. De tudo isso o que chamou a atenção de imediado foi o GTD, que até então eu não conhecia.

Lendo os textos da Thais, comecei a ir atrás, entender melhor o método e como aplicá-lo em minha vida. Textos em inglês, português e espanhol.

Isso tudo faz pouco mais de um mês, ainda estou MUITO desorganizada, claro, mas já dá para perceber como o GTD faz diferença.

Sou do tipo que tem insights o tempo todo, em todo lugar e nas horas mais impróprias. Daquelas de lembrar algo de súbito quando estou atravessanto uma rua ou mil ideias na hora de dormir (e esse último acontece muito com as pessoas, não é?). Por algum tempo há havia tentado anotar as ideias que me vinham a mente, mas não funcionava pois nunca lembrava onde havia anotado e as perdia dentro do caderno.

Esse foi o campo que o GTD mais faz diferença. Não tenho mais problemas de 1000 pensamentos pipocando na hora de para dormir ou de não conseguir concluir uma tarefa por lembrar de outra coisa no meio dela. A coisa mais boba como “ter o mínimo de caixas de entrada possíveis faz uma diferença ENORME.

Comecei a listar as atividades que eu faço, as categorias necessárias para organizar as ideias. De inicio tentei conceitos diferentes do proposto pelo GTD, mas logo vi que o método sintetizava muito bem tudo que precisa ser feito por uma pessoa no dia-a-dia.

Listei então os contextos, as categorias que se encaixavam ou não a minha vida, pesquisei outras pessoas que utilizavam o método e de que maneira isso ocorria.

Daí chegou o momento de fabricar meu caderno GTD.

Um dos meus problemas é mudar de ideia depois de algum tempo, perceber que uma coisa “x” fica melhor da maneira “y”, então procurei montar o caderno de uma forma que eu pudesse mudar toda a classificação das tarefas caso quisesse posteriormente, sem perder o caderno ou ficar feio: Posso trocar a etiqueta das divisórias ou trocar as divisórias de lugar.

O resultado me agradou muito, um caderno comum se tornou… Como disse meu namorado, “um tablet analógico” – haha.
No final há uma proteção lisa e que grudo bloquinhos de post-its. Utilizo eles para definir as prioridades, para algo importante que deve ser feito ou simplesmente um lembrete.

Há a parte de “Inbox” para tudo que me vem a cabeça e que deverá ser depois organizado pelas categorias. Criei também um “Arquivo” no próprio caderno, para informações que precisam ser consultadas como um número de telefone que eu preciso ter à mão mas que não preciso gravar na agenda do celular ou um código de agendamento de consultas, um cartão de visitas, esse tipo de coisa.

Dentro dele ainda uso #Tags ou @Contextos – escritos a caneta colorida – para definir melhor uma atividade.

Apliquei também a ideia de Rotina Matinal e Rotina Noturna, além da Semanal, Mensal e Menor Frequência. Colei as Rotinas na área de “Próxima Ação” para tê-las sempre a mão e conferí-las além de um Horário Semanal (com todas as tarefas) que estou montando ainda. Ainda estou em processo de adaptação, mas já consigo lembrar coisas que eu acabava esquecendo muito facilmente como que eu preciso fazer as unhas ou lavar a cortina.

É interessante como quando você começa a transformar as coisas na sua vida aplicando esses princípios tão bobos, você sente vontade dividir com todo mundo, mostrar como está fazendo e perguntar se não serve para a pessoa também ou como ela faz na vida dela. Fiquei empolgada com a ideia de criar um blog assim como a Thais e mostrar meu processo pessoal dia-a-dia. Mas não é a minha praia =P

Espero contar um pouco do meu processo através do blog da Thais e que vocês tenham gostado do meu caderninho. (=

Texto 2: Aplicativos alternativos para se organizar

Me interesse muito pela ideia de ter um programa para organizar minhas tarefas e compromissos, gostei do Toodledoo apresentado pela Thais, mas infelizmente não foi um programa adequado para mim, já que uso PC, não curto usar software 100% online, não tenho iPhone nem Android (AINDA!). Por isso fui buscando outros aplicativos similares mas que pudessem ser usados em PC (mas também em Android, já que eu pretendo ter um em breve). De todos que encontrei, o Conqu é o mais legal.

O Conqu é bem completo e bem GTD mesmo. As tarefas se organizam em Today/Hoje, Next/Próximas Ações, Future/Futuras, Waitining/Espera, Projects/Projetos, Context/Contextos… Enfim, ele segue o GTD. Mas também pode se classificar as tarefas com TAGs e há um campo para tarefas atrasadas. Nele você pode ainda definir o tempo e a energia que precisam ser gastos para realizar aquela tarefa, agendar um dia ou delegá-la a um contato. Você insere o email da pessoa e o Conqu envia um lembrete para aquela pessoa, com os detalhes da tarefa =D

Você pode também sincronizar por email e online as tarefas, além de imprimir a lista. O software é em inglês e está disponível para Windows, Mac, iPhone, iPad, Android, Blackberry e… Linux!

Uma alternativa também é utilizar o próprio Microsoft Outlook, além de evitar a instalação de novos programas, caso você tenha o Office já instalado. Nele você pode criar pastas para organizar os emails, tarefas e anotações, categorizar ou definir prioridade da tarefa e ainda programar uma data especifica ou intervalo de tempo para aquela tarefa ou compromisso. Ou seja, comprar uma coisa mensalmente, a cada 3 meses ou um ano; um compromisso que ocorre quinzenalmente, etc.

É possível também sincronizar o Outlook com muitos celulares Java, então se você ainda não se rendeu as maravilhas de um Android ou iPhone como eu, não será por isso que você ficará sem ter tudo organizadinho e ao alcance no seu bolso.

E vocês, também adoraram a participação da Vivian? =)

73 Comentários

  1. Vivian, vc está de parabéns!
    Thais, foi gratificante esse post!
    A Vivian me passou um ânimo täo grande e a certeza de que a organizaçäo sò traz benefícios para nossas vidas! Ameiiiii!

  2. Gostei muito!
    A Vivian nos passa a certeza de que é possível ser organizada sim!
    Vamos lá, vou tentar novamente.

  3. Thais, Eu não gostei… EU SOU A VIVIAN EM PESSOA… ou a irmã gêmea dela… kkkk… como faço pra trocar idéias com ela? Pode me ajudar? Gente como pode??? Essa anotação do caderno: ” Arrume o quarto por 5 minutos é a minha cara”… Jesus… tô bege… enfim… perco muito tempo me organizando e não coloco em prática… isso é péssimo eu sei… mas enfim… faço (quase) como ela… EU PRECISO DA RECEITA DO CADERNO DELA… ME AJUDAAAAA!!! rs

  4. Muito legal a experiência da Vivian.
    Também não me adaptei ao Toodledoo.
    Baixei o Conqu e parece que vou me adaptar melhor à ele.
    E o caderno então… To apaixonada! =)
    Vivian…acho que vc deveria investir num blog, ou quem sabe numa “coluna” no blog da Thaís 😉
    Beijos

  5. Muito bom o post da Vivian. Deu pra sentir a sinceridade das palavras! Boa sorte, Vivian, espero que dê tudo certo! Vc tb servirá de inspiração!

  6. Genial!

    Penso em adotar o mesmo esquema da Vivian, só que em um fichário pequeno, pois sempre dá pra adotar mais “abas” e sessões 🙂

    A Vivian poderia fazer um post mais detalhado sobre, hein? Achei fantástico!

    Abraços e meus parabéns!

  7. GOSTEI MUITO DO MODELO DA VIVIAN… E GOSTARIA DE SABER MELHOR OS DETALHES DAS ABINHAS E SESSÕES… ESTOU AMANDO O SEU SITE THAIS… E COM ELE TENHO ORGANIZADO MINHA VIDA…

  8. PENSAVA SER DIFICIL. PASSO AQUI TODOS OS DIAS E DEVORO SEU BLOG.HOJE LENDO ESSE TEXTO DE VIVIAN ME EMPOLGUEI.VAMOS VER NO QUE VAI DAR. PARABÉNS THAIS PELA HUMILDADE DE DIVIDIR SEU ESPAÇO COM POST DE SUAS LEITORAS.BELO EXEMPLO.UM ABRAÇO!

  9. Beatriz, eu tb fiquei super curiosa em ver mais detalhes do caderno, que tal Vivian, vc postar mais fotos?? bjm a todos.

  10. Viviannn (Thais), realmente o conqu parece ser maravilhoso. Será que vc (vivian) não poderia escrever mais sobre as experiências, usos e etc? Para as pessoas que são novatas no GTD (eu rs) não ficarem tão perdidas. De qualquer forma a ajuda já foi maravilhosa.

DEIXE UMA RESPOSTA