Quando eu comecei a utilizar o GTD (um método de organização; clique no link para saber mais), percebi como fazia uso errado da minha agenda. Eu costumava abrí-la na página do dia em questão e ir anotando o que eu precisava fazer. Se você utilizar como caixa de entrada (assim como eu utilizo o caderno; veja mais naquele link acima), tudo bem, mas a grande verdade é que a maioria de nós não utiliza dessa forma. Levante a mão quem aqui não anotou um monte de tarefas em um dia da agenda e, impossibilitado(a) de fazer tudo, copiou as tarefas para o dia seguinte?

Por que isso não funciona: porque nosso dia-a-dia é maluco. Recebemos demandas o dia inteiro e, por mais organizados que sejamos, muitas vezes não conseguimos dar conta de tudo. Foi assim que eu descobri o GTD e passei a organizar meus projetos de outra forma. E foi aí que eu descobri que a agenda deve ser utilizada para compromissos e tarefas extremamente pontuais, que realmente precisam ser feitas em determinado dia. Mas precisamos tomar um cuidado enorme com isso, porque não são tarefas que queremos que sejam feitas naquele dia, mas as que realmente necessitam. Por exemplo, existe uma grande diferença entre uma tarefa como “pagar a conta de luz que vence hoje” com “organizar o armário”. Deu para sentir a diferença? Uma realmente tem um prazo, a outra não. E são somente as que têm um prazo que devem ser anotadas na agenda.

Veja outras informações que você pode usar para anotar na sua agenda, sem atrapalhar seu dia-a-dia e enchê-las de informações desnecessárias:

  • Tarefas pontuais, como eu exemplifiquei acima. Tarefas que tenham um prazo.
  • Prazos em si. Você pode ter uma série de deadlines no trabalho e anotar esses prazos na agenda pode ser bastante útil.
  • Compromissos! Afinal, é para isso que as agendas servem, em primeiro lugar. Anote todos os seus compromissos: reuniões, consultas médicas, festas de aniversário, viagens etc.
  • Se você alugou um filme ou pegou um livro emprestado na biblioteca, anote o prazo na agenda.
  • Mulheres podem anotar o período em que estarão ovulando ou menstruando (para não ficar muito explícito, eu faço uma bolinha vermelha no dia).
  • Se você comprou algo que será entregue na sua casa, anote na agenda o dia em que está prevista a entrega.
  • Informações sobre eventos diversos, como o início da temporada da sua série de tv preferida, por exemplo.

Dica: 43 pastas do David Allen

No GTD, existe a recomendação para que tenhamos um arquivo com 43 pastas, que basicamente são pastas para os 12 meses e para os 31 dias de cada mês. Algumas pessoas simplificam e têm somente 12 pastas, uma para cada mês. Para que servem? Para você organizar a papelada que precisará em datas específicas.

Alguns exemplos:

  • Você terá uma consulta médica no dia 23. Na pasta do dia 23, pode deixar um papel com todas as perguntas que deseja fazer ao médico durante a consulta. Quando chegar nesse dia, você abrirá a pasta e usará o que estiver guardado dentro dela.
  • Você terá uma reunião muito importante no dia 14, para a qual precisa ler mais de 20 páginas para se inteirar. Você deixa então essas folhas de leitura na pasta do dia 13, para ler um dia antes.
  • Seu filho precisa levar uma autorização de passeio para a escola daqui a uma semana. Você pode assinar e deixar a autorização na pasta do dia antes, para ver e guardar na mochila dele.
  • Você precisa entregar um formulário preenchido daqui a quinze dias. Basta guardá-lo na pasta do dia em questão.
  • Seu dia de pagar as contas da semana será na próxima quinta-feira. Você as guarda na pasta desse dia, então.

A ideia é abrir a pasta do dia em questão diariamente e verificar o que precisa usar naquele dia. Como todo sistema de organização, precisa ser mantido como um hábito para que você confie plenamente.

E, como vêem, os usos das 43 pastas são inúmeros. Muitas vezes essa papelada fica tomando nosso espaço sem que saibamos o que fazer com ela, pois não são papéis para arquivarmos, não é? São papéis importantes que precisamos tomar alguma providência. Essa dica das 43 pastas é bastante útil, eu acho. Para organizar, você pode utilizar pastas suspensas ou, como eu disse, uma única pasta com 12 divisórias (para os meses) onde você organiza o conteúdo dos dias com clipes e post-its. Depende do seu espaço.

As 43 pastas acabam funcionando como um arquivo de suporte à sua agenda e os dois devem trabalhar juntos.

56 Comentários

  1. Bom dia Thais,

    Ótimas dicas. tive que começar a pensar minha agenda assim tbm, pois já estava virando uma bagunça.

    O que faço sobre as tarefas não pontuais, é prender com um clip uma folha colorida, com tudo que preciso fazer na agenda. E dou um “check” no que fiz, e o que eu não fiz é facilmente transferido para a outra folha somente com”uma virada” de pagina, já que esta preso por um clip.
    essas tarefas de organização por exemplo planejo semanalmente, assim não preciso ficar fazendo nova lita a todo momento.

    beijos

  2. Thais!
    Era tudo que eu precisava,há algum tempo estudo uma melhor forma de usar a minha agenda e meu caderno de anotações, já havia até pedido o seu post correlacionado – que vc escreveu a um tempinho atrás! Agora ficou perfeito.
    PARABÉNS MAIS UMA VEZ

  3. Este post veio em boa hora!
    E eu já havia procurado em seu blog algo do tipo!
    Obrigada pela dica!
    Em 2013 terei uma agenda assim! 🙂

  4. Como a Keyla disse, em 2013 terei uma agenda assim! Será que consigo manter? Preciso de duas agendas, na verdade: uma pessoal e uma profissional. Aí ando com as duas na bolsa, o que faz um superpeso! Mas me esforçarei hehe

  5. Thais sempre arrasando!! Foi através do blog que comecei a usar somente a agenda do google, uma para compromissos pessoais(eu, dona de casa) e uma para compromissos profissionais. Uso um caderninho que anda sempre comigo para anotar as coisas do dia a dia que vão surgindo quando não estou no computador pq qnd estou, uso listinha de tarefas tb do google. Com isso o peso da bolsa diminuiu muito e o bom que não fiquei atrelada a nenhum sistema operacional, preciso apenas de acesso com a internet (3G ou WiFi)

  6. Eu não consigo usar nada eletrônico, agenda do google, toodledo… comigo tem que ser no papel senão eu não funciono. Eu criei um sistema que funciona bem. Se vc se interessar posso falar mais detalhado com fotos, se vc quiser uma contribuição da leitora. 🙂

    Bjos

  7. Nossa, muito boa essa dica das pastas! Adorei! Aliás adoro o seu site e, embora não faça muitos comentários, acompanho as publicações diariamente.

    Obrigada por nos passar dicas tão valiosas!!!

    Bjão

    • Não, são pastas para todos os dias do mês (31 dias) e mais 12 pastas para os meses do ano. Então 31 + 12 = 43.

      São muitas não é?

  8. Adorei o post. Comprei minha agenda 2013 um pouco menor que a 2012 pra tentar tornar ela mais prática e carregar junto com o caderninho. E já tive que comprar porque já tenho provas e trabalhos sendo marcados para o verão, por causa da greve das universidades e consultas médicas de rotina marcadas agora pelo convênio, sóó pro ano que vem também.

    Vou usar essas dicas pra começar a usar ela da forma certa esse ano! 🙂 Quando estava procurando um modelo, fiquei em dúvida entre as convencionais e as compactas e acabei optando pela convencional, um pouco menor. Não consegui imaginar uma utilização boa para as pequeninhas, mesmo sendo muito tentador por causa do peso.

    Adorei esse esquema das pastas! Quem sabe me arrisque daqui a um tempo.

    Boa noite!

  9. Amei este artigo! Muito bom mesmo! É realmente isto que está acontecendo comigo: anoto TUDO na agenda, desde compromissos profissionais até planejamentos de cardápios…enfim, aquilo que deveria ajudar acaba se tornando mais um motivo estresse e confusão. Em 2013 minha agenda será feita conforme as suas dicas.
    Obs: SEU BLOG É MARAVILHOSO!
    Bjs

  10. também padeci do mesmo problema e embora hoje em dia já só anote na agenda as consultas compromissos com data, fiquei tentada a experimentar essas 43 pastas.beijocas

  11. Parabéns pelo blog, Thais!
    Eu adaptaria os ensinamentos desse post, já que eu tenho a opinião de que papel e fios são a praga do mundo.
    Prefiro ter tudo no computador. Minha base de organização é o evernote: um caderno pra finanças, um caderno pra tarefas, um caderno pra “diário do sono”, etc.
    Mas, sobre esse post, uma sugestão que dou é: criar as 43 pastas no computador mesmo, uma pra cada dia do mês, uma pra cada mês. Quando eu recebo um documento que precisarei usar em determinado dia, eu tiro foto, com o celular mesmo, jogo o arquivo pra dentro da pasta do dia que precisarei dele e, ao acordar, abro a pasta pra saber se tenho algo que vou precisar naquele dia. Eu acho mais prático. Não dá mais pra ficar tendo trabalho com papel… e eles entulham! Parecem os Gremlins!

    • Mas Hugo, esse sistema é justamente pra organizar a papelada. Tipo recibos que você vai usar pra trocar quando for na loja daqui a uma semana. Papéis que você necessariamente precisa organizar.

  12. Thais, na verdade eu só vim fazer uma sugestão de post. O ano está acabando e acho que muitas de nós já estamos pensando em que agenda comprar pra 2013. Seria legal se você fizesse um post com tipos de agenda (bem bonitinhas, nhw-nhw-nhw) e lugares que podemos comprar. O que acha? Beijo!

  13. Thais, adorei! Vi que não sei usar a agenda, isso é fato. Misturo tudo: lembretes com tarefas e por aí vai. Aproveitando a deixa, queria que vc me tirasse uma dúvida que sempre me acompanha quando tento me organizar… Onde devo colocar meu “lembretes”?
    Bjo.

  14. Atualmente tenho duas agendas: uma para uso pessoal e a outra para usar no trabalho. Me adapto bem a esse processo, pois tenho que ter algo físico em mãos. Penso que talvez poderia ter apenas uma agenda, mas aí me confundo toda entre atividades pessoais e do trabalho. Além do mais que eu uso minha agenda do trabalho, em reuniões e fica aberta em mesa redonda com a Diretoria, fico pensando que as minhas atividades pessoais podem ficar expostas demais. Vc tem algum método para essa situação. Porque eu gostaria de minimizar o uso de várias agendas, pois já me peguei pensando em ter uma 3a agenda para atividades da Universidade em que dou aula affff me dá uma luz
    bjs

  15. Eu uso cores diferentes… nem pensar duas agendas. Precisamos centralizar, senão uma canibaliza a outra. O objetivo da agenda é justamente organizar os compromissos. Por ex: como marcar a próxima consulta no médico, no consultório, sem saber se vc terá alguma reunião no dia e horário?

  16. Gente, eu sempre comprava agenda e o seu uso ficava tão confuso que eu nunca a terminava!!! Suas ideias Thais estão ótimas, inclusive de compilar tudo numa agenda, pq já confundi datas de eventos pessoais com faculdade e trabalho… e deu dor de cabeça!

    Eu vi esse caderninho ( http://corrupiola.com.br/shop/modelos-especiais/corrupio-dos-a-dos/dos-a-dos-preto-2 ), achei o trabalho lindo e acho que vale mais a pena fazer um 2em1, um lado, fazemos a agenda riscando a mãos dias/mês e no outro, um caderno de tarefas.

    Quem se anima?

  17. Então Thaís, venho analisando sobre a agendas a um tempinho, o seu post http://vidaorganizada.com/organizacao/minha-vida/eu/como-eu-utilizo-a-minha-agenda/ sobre o uso da agenda me ajudou muito. Porém não consigo visualizar, além das cores como eu poderei utilizar apenas uma agenda, em uma reunião de trabalho, como por exemplo marcado para a hora do almoço Manicure/Pedicure, ou então academia.
    Por isso eu fiz duas agenda, mas de fato vem me incomodando, e gostaria de uma luz como resolver. Talvez siglas para utilização de atividade pessoais? Será que seria ideal, sei que vc utiliza o esqueminha de cores, mas e aí quando vc senta com seu chefe e anota uma atividade profissional…como vc faz? Sua agenda está ali aberta, para que ele e os colegas possam ver o que vc está anotando no momento e o que já está anotado.
    Bjs e obrigada

  18. Gente, mas agenda é uma coisa super pessoal. Nunca mostrei para ninguém, especialmente no trabalho. Geralmente faço todo tipo de anotação no meu caderno (caixa de entrada). Se precisar consultar alguma data, olho brevemente na agenda.

  19. Bom texto. Estou pensando em escrever um também. Esse método GTD (Getting Things Done) realmente ajuda na organização. Como não gosto de papéis, tampouco escrever à caneta, utilizo duas ferramentas que considero fundamentais.

    * No sistema Android, o programas Tasks and Todos Pro
    Com este programa, crio quantas pastas julgar necessário. Posso agendar uma data e horário para despertar, marcar como urgente, nivelas o grau de prioridade de cada tarefa.

    No meu caso, utilizo apenas 5 pastas.
    1 Inbox – lanço tudo, pra deixar a mente clara como a água
    2 Due date – Tiro as tarefas da caixa de entrada, descrevo minuciosamente cada tarefa, penso numa possível data e horário
    3 Next Action – Depois que as tarefas estão processadas e retiradas da caixa de entrada, lanço na Próxima ação que estipulo para no máximo 48 horas
    4 Someday – Aqui lanço tudo o que for para o longo prazo, uma vontade, um desejo, escrever um livro, plantar uma árvore, essas coisas..rs
    5 Delegate – Sabemos a importância de delegar funções. Sempre que posso delegar tarefas, o faço.

    * Também no sistema android, Busines Calendar
    Programa que utiliza a agenda do Google
    Aqui, lanço todos os compromissos e tarefas com data e horários estipulados. Tenho 3 Agendas
    1 Profissional – Lanço tudo o que for concernente ao meu trabalho. No fim de semana procuro agendar as tarefas mais importantes. Todos os dias, à noite, “desenho” o dia seguinte

    2 Administrativo – Todos os vencimentos de contas, abertura e fechamento de ciclos de telefonia e tb a cabo, rotina diária e noturna, etc

    3 Aniversários de amigos e compromissos sociais – Óbvio

    Bom, é assim que procuro me organizar. Me sinto muito feliz de desenhar o dia seguinte e, ao fim do mesmo, perceber que consegui cumprir “a missão”

    Abs!

  20. Adorei o post!
    Mas fiquei com dúvida. Eu que tenho muitos cronogramas de estudo (um tema para cada dia) coloco eles no sistema “listas diárias” (flylady) ou na agenda? Poderia me dar uma dica Thaís?

    um bjito

  21. Olá Thais,
    estou viciando no seu blog, hihihihi!
    Queria tirar uma dúvida, no seu caderno de entradas você
    estipula o tempo que poderá gastar em cada tarefa??
    Li seu texto sobre GTD, mas ainda não entendi muito bem
    como é feito o caderno de caixa de entrada. Acho que vou
    ter que ler o livro né?!

    Bju!

  22. Olá Thais, estou gostando muito de ler seu blog e muito empolgada mas um pouco receiosa de estar fazendo o correto.
    Nestas pastas de cada dia do mês vão junto asusntos relacionados a casa, familia, trabalho etc. Ou deverei ter um arquivo com 43 pastas para casa e um arquivo com 43 pasras para o trabalho.
    Obrigada

  23. Olá Tais!!! Sei que suas dicas são as corretas mas eu não consigo deixar de poluir a minha. Quando coloco na agenda do google: ” arrumar armário” no sábado de manhã, acordo mais decidida a arrumá-lo naquela data e horário como se um compromisso fosse. Ao colocar essa tarefa no Tasks do gmail, sinto que não considero os afazeres como um compromisso a ser seguido até pq não estipulei data e hora para fazê-lo. Sinto que no Tasks a coisa fica mais solta e aí eu deixo de lado. Sei que cada um tem um jeito e se adequa a metologia que melhor lhe apraz … E para mim a coisa só funciona se eu poluir a agenda rsrsrsrs… Beijão! Otimo post!

  24. Olá Thais!

    Um amigo me indicou seu blog há um tempo e desde então me encantei e me identifiquei profundamente!
    Muitos colegas do meu convívio já acessaram também, e os comentários “É demais!” não param de aparecer! hehe

    Sobre o post da agenda, não conhecia técnicas sobre organização até pouco tempo, apesar de sempre gostar, e fui aprimorando aos poucos minha organização. Desde o começo da faculdade não vivo sem minha agenda (hoje a dependência é menor) e atualmente cheguei a um uso consciente, organizado e muito satisfatório.
    Encontrei uma agenda de papel da qual não pretendo mais abrir mão, da Tilibra, modelo “Easy Day Organizer Book”. Ela contém uma prática agenda da semana (espaço não muito grande nem minúsculo), que dá uma visualização legal da semana como um todo e de todos os compromissos.
    Contém uma agenda de endereços, na qual acabo anotando também referências de livros e filmes que as pessoas vão me indicando, além dos contatos. E por fim, e o que mais gosto, a agenda tem um caderninho, no qual faço minha “Caixa de entrada”. quando fica muito cheia e bagunçada simplesmente arranco a página e posso repor (o modelo de spiral permite isso).
    Fica como dica pra quem gosta de tudo num lugar só, sem volume exagerado. Já me perdi muito com papeizinhos e cadernos muito grandes. Gosto de estar sempre com ele.

    Parabéns pelo blog, e obrigada pela ajuda em tantos aspectos da vida!!!
    Abraços!

  25. Ultimamente estou usando minha agenda para controle financeiro e compromissos pontuais. Realmente para realizações de tarefas é mais complicado…tenho q usar um caderno de anotações que serve de caixa de entrada pra mim.
    Ah, as 43 pastas é interessante mais tem que ter espaço. No meu caso ficaria mais interessante 12 pastas e papeis presos por clips ou em saco plasticos para dividir pelos dias.

    Otimo post como sempre.

  26. Olá, Thaís, eu amo o seu blog e amei o post sobre a agenda. Desde adolescente eu não vivo sem agenda, começou com o uso que faço hoje (compromissos), virou uma mescla de compromissos e diário (quem nunca?) e hoje é novamente nesse formato de compromisso, pecando às vezes como “caixa de entrada” (quem nunca???). Eu até fotografei minha agenda nova e postei no insta…rsrsrsrs…
    Obrigada por repartir esse seu talento com a humanidade, seu blog tem me ajudado a me conscientizar do uso do meu tempo e de quanto a organização é importante, principalmente para mim, pois tenho um filhinho de 2 anos e se eu não me organizar ele também sofrerá. A verdade é que me encontrei como senhora do meu tempo no seu blog, embora ainda esteja colocando em prática essa nova faceta minha. Obrigada!!!!!!!!!!!!!!!!!

  27. Fiquei até com vontade de ter uma agenda, mas tenho poucos compromissos, você acha que vale a pena comprar uma agenda? Porque eu anoto meus compromissos no meu caderno de caixa de entrada, porém numa parte separada só para colocar os compromissos e tarefas.
    Como eu comecei com isso recentemente, não sei vale a pena ter uma agenda. O que você acha? Me ajuda, por favor.

    Beijos.

  28. Adorei a dica, pois realmente eu nunca soube usar agenda direito e necessito me organizar mais e usar agenda.

  29. olá thais…chei brilhante a idéia do caderno e tbm tenho agenda e como vc disse… a uso de maneira errada. Então posso usar o caderno para colocar algumas áreas que precisam de uma certa organização e dentro do que eu anotar no caderno dependendo das datas e prazos incluir na agenda e usar os dois simultâneos!

    aguardo sua resposta

  30. Thais, você não tem noção de como seu blog está me ajudando!
    Estou super feliz por estar conseguindo começar a fazer algumas coisas e poder planejar e organizar outras.
    Muito obrigada por compartilhar esse conhecimento!

  31. Ola
    Thais n sei como arrumar minha agenda ja pensei em diario mas n consigo escrever tds dias n tenho blog n sou muito organizada por favor me ahuda
    Beijos

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