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Existem dois mitos quando falamos sobre organizar a vida. O primeiro deles é que toda pessoa organizada é neurótica (“ui, sou desencanado!”). O segundo é que, para se organizar, só por um milagre, como se fosse algo sem esforço e de uma hora para a outra. Esqueça esses dois mitos se você deseja se organizar. Não existem pessoas perfeitas e qualquer um pode se organizar com o mínimo de boa vontade.

Sabe por que é difícil se organizar no dia-a-dia? Porque não enxergamos nossas prioridades. Já escrevi um post sobre isso (Como definir prioridades e executar tarefas) e recomendo fortemente a leitura. No entanto, acho que o conceito mais importante disso tudo é: você pode fazer tudo o que quiser, se se organizar para isso, mas não pode fazer tudo ao mesmo tempo.

Você já deve ter ouvido falar da pessoa multi-tarefa. Pois é, esse é outro mito que está caindo. Pesquisas mais recentes afirmam que quem faz uma coisa de cada vez consegue fazer mais e, principalmente, melhor. Porque o mais importante é você melhorar a sua produtividade, não aumentá-la. Como exemplo, posso citar aquelas pessoas que estudam durante cinco horas mas aprendem menos que aquelas que estudam durante uma hora e meia. O que essas últimas têm de diferente? Não é necessário conhecer nenhum segredo ou técnica especial: basta se planejar e saber organizar tudo.

Neste post, darei algumas dicas rápidas para você organizar os seus horários e afazeres. São elas:

1. Arranje uma agenda para anotar seus compromissos. Não é para anotar tarefas, mas compromissos mesmo. Esse é o primeiro passo para você controlar seus horários. Você deve encontrar a agenda que for mais conveniente para você, seja a do celular, a de papel ou na Internet. Até o ano passado, eu sempre usei a agenda de papel. 2012 foi o primeiro ano em que usei totalmente e somente a agenda do Google, mas a de papel atende perfeitamente bem. Uma sugestão prática e barata são aquelas agendas pequenas, fininhas, que cabem em qualquer bolsa ou bolso. Ah, e não precisa esperar até o ano que vem para usá-la! Comece hoje mesmo.

2. Se você tem muitos compromissos, procure ter sempre um tempo de respiro entre eles, para evitar atrasos. Coloque de 15 a 30 minutos entre o previsto para cada compromisso.

3. Durante um dia de trabalho, faça ciclos de 1h30 para cada 15 minutos de descanso. Nessa pausa, você pode ir ao banheiro, beber água, dar uma volta etc. Isso fará com que você se concentre nesse tempo disponível. Existe uma “técnica” muito simples chamada Pomodoro. Eu acho ela extremamente simples e dedutiva, nem considerando uma técnica mesmo, mas pode servir de ponto de partida. Ela tem basicamente esse mesmo sentido de trabalhar 1h30 e descansar 15.

4. Se você leu o texto sobre como definir prioridades, deve ter estabelecido os seus objetivos de longo-prazo. Se não leu, recomendo que leia agora, pois é importante para prosseguirmos. Durante a semana, é importante dar atenção a esses objetivos, pois eles existem justamente para que você não perca o foco.

5. Descubra quais seus períodos de maior produtividade durante o dia e deixe para esses horários as tarefas mais chatas e complicadas. Naqueles períodos em que você sempre fica com sono ou sente que o tempo não rende, deixe para fazer as atividades de rotina, que já estão no seu piloto automático.

6. Para conseguir dar conta das tarefas em casa, separe-as em dois tipos: as administrativas e as de rotina. As administrativas são aquelas que envolvem pagamento de contas, planejamento do menu semanal e as compras no supermercado, por exemplo. as tarefas de rotina são aquelas que mantêm a sua casa em pé, como trocar a roupa de cama e lavar a louça. Para as tarefas administrativas, estabeleça um dia da semana para cada uma delas. Para as outras tarefas, veja como estabelecer rotinas para facilitar o dia-a-dia.

7. Controle um pouco o nível de informações que chegam até você diariamente. Umas das principais características das pessoas improdutivas é ficar com o e-mail aberto o tempo todo, sendo interrompidas a cada instante. Se não for o e-mail, é o Facebook. Se não for o Facebook, é o celular. Seja disciplinada(o) quanto a essas interrupções estabelecendo horários para checar o e-mail, as redes sociais etc. Veja um outro texto do blog sobre como administrar seus e-mails.

8. Uma vez por semana, verifique se algo na sua casa precisa de reparos. Sempre tem alguma coisa, nem que seja somente uma lâmpada que precise trocar. Faça também uma verificação no carro para evitar imprevistos e gastos caros de última hora. Também entram aqui os exames de saúde feitos rotineiramente. Lembre-se que se você não estiver bem, não conseguirá fazer mais nada.

9. Eu utilizo um método chamado GTD para organizar as minhas tarefas, mas você não precisa fazer nada muito complexo agora. Faça uma lista de tudo o que precisa fazer e, diariamente, escolha as três coisas mais importantes da lista. Quando terminar essas três, escolha mais uma e assim por diante, até o final do dia. No dia seguinte, escolha mais três e repita o processo.

10. Na segunda e na sexta-feira, faça uma revisão dos projetos em todas as áreas de sua vida para não esquecer nada nem deixar coisas importantes de lado. Você certamente fará uma listinha de novas tarefas após essa revisão, pois as tarefas nunca param de chegar. Aproveite para estabelecer as prioridades da semana e, com o passar dos dias, vá executando as tarefas relacionadas. Às vezes, um simples telefonema já desencadeia uma série de outras pendências que estavam paradas.

11. Quando você perceber que tem adiado uma tarefa muitas vezes, tente descobrir o motivo. Talvez seja mais fácil “quebrá-la” em várias tarefas menores. Sempre divida uma tarefa ao máximo, pois isso facilita e dá ânimo, por serem tarefas pequenas e mais rápidas.

12. Analise com cuidado quando tiver um tempo livre na semana. Ficamos tentados a encaixar mais tarefas e compromissos, mas é importante ficar sem fazer nada também, para descansar o corpo e o cérebro.

13. Aprenda a abrir mão de compromissos e tarefas que não caibam em sua vida no momento. Se você tem seus objetivos e prioridades definidos, basta consultá-los quando se deparar com um projeto novo. Se sua vida finalmente estiver equilibrada, veja se há mesmo a necessidade de estressá-la com novos compromissos e atividades. Às vezes, tudo o que precisamos é de um tempo para curtir o que cultivamos até aqui.

14. Conheça o seu limite. Delegue tarefas a outros colegas de trabalho, em casa ou, se puder, pagando por isso. Nada paga pela sua saúde, pelo bom relacionamento em casa e pela sua produtividade no trabalho. Procure ter uma relação saudável com seus projetos para que o que for realmente importante na sua vida não fique em segundo plano.

15. Quando uma tarefa puder ser feita em dois minutos ou menos, faça imediatamente. Não vale a pena postergar algo tão simples e rapidinho de tirar da frente.

16. Em vez de anotar o que precisa fazer em post-its e papeizinhos que ficam espalhados por aí, use um único caderno. Eu costumo deixar uma caneta dentro dele para não ter que procurar uma sempre que precisar usar.

17. Faça tudo o que puder para tornar suas tarefas mais prazerosas. Ouça música, tome uma xícara de café, sente-se em uma poltrona confortável, fique ao ar livre etc.

18. Sempre que conseguir, faça o planejamento dos seus compromissos e antecipe o que puder. Não deixe para comprar passagens de última hora se pretende viajar daqui a seis meses, por exemplo.

Não fique estressada(o) pensando em tudo o que precisa fazer! Em vez disso, simplesmente comece a fazer alguma tarefa da sua lista. Ficar lamentando que não tem tempo é até enfadonho, visto que ninguém “tem tempo” hoje em dia. Faça o melhor que puder, nem que seja bem pouco, pois isso é melhor do que não fazer nada. O que não vale a pena é abrir mão da organização com desculpas como “não quero ser neurótico com organização” ou esperando uma solução milagrosa da noite para o dia. Tudo o que você precisa é de um pouco de boa vontade.

Thais Godinho
09/07/2012
Veja mais sobre:
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Como organizar: Lista de tarefas só para a faculdade
10 dicas para se organizar trabalhando em casa
Como organizar uma pipeline de projetos para o ano

 

  1. Laila D'Anglly 09/07/2012

    – Nossa esse Post está ótimo, principalmente pra mim que estou começando. Realmente não é fácil, mas estou tentando, e antes a minha desculpa era: “sou muito perfeccionista, não consigo fazer algo por metades” e eu acho que isso é usado por muitos, por exemplo estou adiando uma faxina a dias por que não sei fazer pela metade, no entanto aqui estou apredendo que posso fazer uma faxina durante vários dias. Muito Obrigada mesmo, parece que depois que aprendi a ler esse blog estou até respirando melhor, inclusive até os sentimentos estou começando a organizar, rs. Desculpe se eestou sendo piegas, mas esse é meu depoimento, hehe.

    Ps.: Não sei se tem algum lugar pra depoimentos, por isso postei aki, pra que vc saiba o quanto esse blog faz uma diferença na vida das pessoas.

  2. Cristina 09/07/2012

    Se faz! Estou maravilhada com este post 🙂

  3. Amanda 09/07/2012

    Boa noite, gostaria de parabeniza-la pelo blog o qual vem me ajudando cada dia mais com a organização da minha casa, tenho dois filhos e andava meio perdida!!!
    Mas minha duvida, nao se refere muito a isso, gostaria de saber o que voce esta comendo no cafe da manha com a dieta a proteina, estou fazendo a dua semanas mas ja nao sei mas o que posso comer, é a refeição mais complicada, se puder me ajudar fico agradecida!! Abraços

  4. […] Organize os seus horários e tarefas | Vida Organizada. Share this:TwitterFacebookGostar disso:GosteiSeja o primeiro a gostar disso. […]

  5. 09/07/2012

    Thais, que post perfeito!!! Além das informações e dicas suuuuuuper úteis, você escreve muito bem! Com você tenho aprendido que o importante não é fazer tudo de uma vez só, e sim fazer um pouquinho de cada vez. Obrigada por compartilhar um pouco da sua vida e me ajudar a organizar a minha. Como tenho um filhinho de 2 anos (prioridade na minha vida e rotina), sinto falta de posts seus que mostrem mais claramente as atividades com o pimpolho na sua rotina diária. Às vezes não consigo encaixar… sei lá… Se puder escrever sobre isso, agradeço. Bjs

  6. Thais Godinho 10/07/2012

    Oi Rê, obrigada pela sugestão. Tentarei inserí-lo mais nos posts sim. =)

    • lidiane respondeu Thais Godinho 21/05/2015

      dinada!!!!!!!

  7. Ana Carolina 12/07/2012

    nesses ultimos meses eu até esqueci o que é ter uma agenda cheia pois não estava trabalhando e faço curso apenas de Terça e Quinta. Mas agora em agosto eu começarei a trabalhar de dia e fazer faculdade à noite e confesso que tenho medo que minha casa vire um caos!!! Sempre tento fazer o que aprendi no seu blog e consegui me organizar (apesar de meu marido achar que exagero um pouco.
    Este post me ajudou a ficar mais calma… Se você tiver mais dicas sobre trabalhar e estudar, por favor escreva!

  8. Peter Tavares 15/07/2012

    Olá!
    Excelentes dicas!

  9. Edmairy Marília da Silva Araújo 09/08/2012

    Oi, Thaís.

    Descobri seu blog por acaso na internet e adorei todos os posts. Não queria deixar de parabenizá-la pelo excelente texto e pela relevância dos assuntos tratados. Passarei por aqui sempre para dar uma conferida.Um grande abraço.

  10. Laura Lima 19/10/2012

    Eu amei suas dicas!
    Mas não consigo fazer a minha agenda do google…
    pode me ajudar?

    • Thais Godinho respondeu Laura Lima 21/10/2012

      Qual sua dúvida, Laura?

  11. Frederico 15/01/2013

    vou tentar implementar, obrigado pelas dicas

  12. Kimberly Leandro 11/03/2013

    Olá, muito bom o seu post! Adorei as dicas! Parabéns!
    Para mim as dicas de organização serão muito úteis, estou no ensino médio e sempre estou em busca de dicas para me organizar melhor! Obrigada pelas dicas!
    Abraços!

  13. Max 03/08/2013

    Afff! Amo essa Thais e ela nem sabe, kkkkk!! Estou me encontrando, realizando minhas tarefas e colocando os meus objetivos nos eixos. Obrigada Thais, seu blog é SHOW!

  14. Natália 18/01/2014

    Thais, eu amei o seu blog. Muito útil e eficiente. Tenho 18 anos e nunca fui organizada. Digamos que eu arrumava o meu quarto e tava bom assim. Agora eu vou começar duas faculdades ao mesmo tempo e serei obrigada a me organizar pra valer Eu li quase todo o seu blog em uma noite, pra ver se eu conseguia tirar daqui algumas dicas (admito que não li tudo, TUDO…) e sim, eu consegui ótimas dicas, você é maravilhosa! Muito obrigada. No entanto, gostaria de saber se você não tem algumas dicas mais específicas sobre como organizar a vida com relação à faculdade: livros, cadernos (ainda não sei se é melhor usar cadernos ou fichários), como organizar uma agenda? é realmente mais eficiente colocar só os compromissos? Eu pretendo começar jogando fora todas as coisas do Ensino Médio, mas dá uma pena colocar fora os livros, devo colocá-los fora, ou encontrar algum lugar pra eles? Como ainda não sei todos os horários ou, como serão as matérias de cada curso (na prática), eu não tenho uma base mais “sólida” para começar a organizar cadernos, fazer um pra cada matéria etc. Ainda moro com os meus pais então dicas de como organizar só o quarto de uma estudante já está de bom tamanho, se você puder responder, é claro…
    Talvez você já tenha escrito muitas dessas dicas no blog, mas talvez para duas faculdades diferentes você tenha algumas dicas a mais, que se encaixem melhor com todos os problemas que envolvem essa situação…
    Muito obrigada e desculpe pelo enorme texto, juro que não era a minha intenção…
    Agradeço de coração por ter feito esse blog, já me ajudou muito em poucas horas 🙂
    P.S: Acho que postei num lugar errado antes, se foi, me desculpa de novo :/

  15. Lucas 07/03/2014

    Amei! Tenho muitas tarefas, mas sempre tenho o pessimo costume de adiar todas elas e no final minha produtividade é zero. Começarei a agir, como dito acima “só preciso de boa vontade” 🙂

  16. Julliana P 24/03/2014

    Você tem uma dica de como fazer uma lista ou planilha para família toda de como organizar,criar uma rotina de horários?

    • Thais Godinho respondeu Julliana P 04/04/2014

      Oi Julliana, qual sua dúvida, exatamente? Pois para fazer um quadro horário basta inserir os horários e as atividades de cada um.

  17. […] Também escrevi um post sobre como definir prioridades e executar tarefas, além de um mais recente com dicas para organizar seus horários e tarefas. […]

  18. […] Veja também como organizar seus horários. […]

  19. […] Veja também como organizar seus horários. […]

  20. shara 04/11/2014

    gostei muito de sua dinca

  21. Dida 08/02/2015

    Oi, Thaís! Legal o seu blog! Você escreve muito bem!

  22. Wang 04/04/2015

    Boas dicas para se tornar mais produtivo, agora é só por em prática! Parabéns, os itens são simples, mas objetivos e práticos!

  23. […] Veja também como organizar seus horários. […]

  24. Elizete Lopes 16/08/2015

    Vivo buscando uma forma de me organizar, para conseguir dar conta dos meus deveres durante o dia… Com suas dicas, me parece que agora finalmente, vou conseguir dar conta de tudo. Uffa… acho que agora vai… rsrs… Obrigaduuu! Beijos

  25. Tania Catarina 30/12/2015

    Olá Thais,

    Estou definitivamente enganjada a organizar a minha vida, principalmente agora que decidi trabalhar por conta própria.

    Comprei o seu livro, acompanho seu blog e tenho algumas dúvidas. Por enquanto optei por registrar os meus compromissos em agenda de papel e isso ficou claro pra mim. Porém não compreendi como gerir as tarefas. A sua sugestão é termos a agenda para compromissos e mais uma lista de tarefas ou eu vou encaixando as tarefas entre um compromisso e outro?

    Isso ainda me deixa um pouco confusa.

    Grata.

    • Thais Godinho respondeu Tania Catarina 30/12/2015

      Isso mesmo. Calendário é espaço sagrado, onde só entra o que realmente tem data/prazo atrelado.

  26. Adrissa 13/05/2016

    Olá Thais!
    Estou querendo implementar várias coisas novas na minha vida por está insatisfeita comigo mesma. Porém, no momento, me encontro em uma total desorganização pessoal e profissional. Digo, sinceramente, que seus posts vêm me ajudando bastante a colocar as coisas em ordens. Acho legal agradecer pois sei o quanto é difícil manter um blog e organizar a vida para mantê-lo funcionando, então obrigado pela ajuda direta/indiretamente (rsrs).

    • Thais Godinho respondeu Adrissa 13/05/2016

      Eu que agradeço. 🙂

  27. […] isso, é importante que você crie uma rotina de trabalho, estabelecendo um horário para trabalhar todos os […]

  28. Diego Ribeiro 11/01/2017

    Cara, isso é simplesmente fantástico!!!

    parabéns!!!

  29. nelson 22/02/2017

    Boa noite, muito bom seu blog, já ganhou um seguidor, parabens

  30. Nilo Rodrigo 07/05/2017

    Muito bom! Estava precisando.

  31. wagner sampaio freitas 14/05/2017

    ótimas dicas,vou seguir alguns de seus conselhos, pois estou com minhas atividades semanais bastante desorganizadas e isso etá me deixando estressado, vou seguir algumas dessas dicas para me organizar, obrigado e sucesso para você!