April 2012

Posts no mês April 2012.

30 Apr 2012

Inspiração: a chuva e o frio

Eu não sei quanto a vocês, mas eu adoro escrever quando está frio e chovendo. Espero o filhote dormir, ou então acordo mais cedo, preparo uma xícara de chá e sento calmamente ao computador para escrever, ou me aconchego no sofá com um caderno e uma caneta na mão. Acho que não há nada no mundo que eu goste de fazer mais. E você?

27 Apr 2012

Agenda ou diário com fichas de papel

Eu já tinha visto essa ideia no Pinterest e precisava compartilhar com vocês, porque acho tão simples e lindinha!

Você pode usar como diário ou como agenda mesmo, anotando seus compromissos para os dias em questão, ou ainda utilizar como o arquivo de referência rápida do David Allen. Essa foto aí de cima foi tirada daqui.

Talvez eu faça ano que vem. <3

26 Apr 2012

Mães e projetos de vida

Confesso que, quando eu me tornei mãe, não imaginava como a minha vida mudaria a partir daquele momento. Pode parecer extrema ingenuidade, mas acho que nós nunca estamos preparadas para ter filhos até que eles nasçam, por mais experientes que a gente possa ser com filhos dos outros. Ter uma pessoinha dependendo de você 24 horas por dia é trabalhoso demais e um impacto enorme na vida de qualquer mulher.

Quando eu paro para pensar em tudo o que aconteceu nos últimos três anos, fico chocada com as mudanças que aconteceram na minha vida. Foram muitas! Desde a notícia da gravidez até hoje, minha vida passou por muitas situações de extrema mudança que os apaixonados por astrologia atribuirão ao retorno de Saturno. Outra mudança nesse sentido foi ter mudado meu nome quando me casei, o que alterou a numerologia também, mas foi proposital, e é incrível como tudo se encaixa e agora as coisas estão começando a entrar nos eixos depois desse período que pareceu um furacão.

No dia em que fiz o teste de gravidez, estava completando um mês que eu tinha deixado meu último emprego para trabalhar em casa e nós não podíamos acreditar na coincidência. Uma felicidade tremenda tomou conta de mim, como eu nunca havia sentido antes, e naquele dia eu fui assistir ao show da banda do meu marido me sentindo a mulher mais bonita do mundo.

Quando nosso filho nasceu, resolvi me dedicar totalmente a ele porque fiquei extremamente cansada e sem forças para fazer qualquer outra coisa. Tive complicações na gravidez que se estenderam até depois do nascimento e eu demorei para me recuperar. Frequentemente recebo aqui no blog comentários de mães com bebês de um, dois, três meses me perguntando como fazer para organizar a casa, e eu sempre respondo: “gente, por favor, você tem um bebê recém-nascido em casa, esqueça o resto!”, porque me lembro dessa fase com o meu filho e a única coisa que eu conseguia fazer era realmente descansar sempre que podia. Eu estava extremamente voltada para os cuidados com ele e até criei um blog sobre o método da Encantadora de Bebês, pois estava dando tão certo conosco que eu precisava compartilhar o que estava vivenciando. Eu não sei como teria sido se eu não tivesse aprendido a importância de ter uma rotina com o bebê desde o dia em que ele nasceu.

Um projeto que deixei de lado foi estudar para concursos públicos. Quando engravidei e estava trabalhando em casa, achei que conseguiria aproveitar esse tempo para estudar bastante, mas em poucos meses precisei deixar tudo de lado. Quando recebi uma nova proposta de trabalho, e meu filho tinha oito meses de idade, eu aceitei porque eu sentia muita falta de trabalhar fora de casa. Ficar em casa estava me deixando um pouco deprimida, até, porque eu tinha deixado a minha carreira de lado. Era bom poder ficar com o nosso filho, mas eu sentia falta daquilo que sempre tinha sido a minha vida. E, assim, eu voltei a trabalhar em uma agência. Era perto de casa (ia e voltava a pé) e eu não ficava muito tempo longe do meu filho, mas foi um duro período de adaptação.

Em menos de um ano, eu não só voltei a trabalhar fora depois de ter um filho, como dei um up aqui no blog (atualizar todos os dias não é fácil, meninas!), comecei a minha pós-graduação e mudamos de cidade em decorrência de um novo emprego! Ou seja, foram muitas mudanças em pouquíssimo tempo e só aos poucos a nossa ficha vai caindo com relação a tudo.

Hoje, quando eu paro para pensar, acho que perdi muito tempo na vida com projetos bobocas que não tinham absolutamente nada a ver com meus objetivos de longo prazo, e isso pode ter feito diferença nessa vontade de querer fazer muito de uma só vez. Por exemplo, eu deveria ter feito a minha pós-graduação antes de engravidar. Poderia ter feito um intercâmbio também. Mas ao mesmo tempo eu penso que, se não fiz essas coisas, foi porque não tive a oportunidade mesmo, nem tempo (trabalhei três anos em dois empregos que me mantinham até bem tarde na empresa). As coisas acontecem quando a gente faz acontecer mesmo, e a gente só faz acontecer quando é prioridade e tem planejamento. Demorei para entender isso de verdade, mas agora me sinto nos eixos.

Na semana retrasada, meu filho completou dois anos de vida. Ele passou do estágio bebê para criança e a melhor decisão que eu tomei foi a de ter mudado para passar mais tempo com ele. Todo o meu dia, minha semana e minha vida foram adequados para que eu possa passar com ele o melhor tempo possível, mesmo com tantas atividades. Mas é uma luta diária, pois sempre recebo convites e ideias para projetos que envolvem finais de semana e tenho que ficar “ai, desculpa, queria muito poder participar, mas vou ficar com o filhote” etc. Eu não abro mão disso. Mas acho que isso é coisa pela qual todas as mães passam.

Porque, no final das contas, o que é importante na nossa vida? Cada um tem as suas prioridades. Toda mãe e todo pai precisam se lembrar que são responsáveis pela formação de um novo ser humano, e que isso envolve carinho, atenção, não só matricular nas melhores escolas e em dezenas de cursos extra-curriculares. Acima de tudo, envolve respeito, disponibilidade e exemplo. Quando eu recebi aquela primeira proposta de emprego depois que ele nasceu, eu me perguntei: “que tipo de mãe eu quero ser para o meu filho? Que exemplo eu quero dar a ele?”. E a minha resposta foi: quero ser uma mãe que tem vida própria também, mas nunca, nunquinha, deixando de ficar com ele para fazer coisas menos importantes. E a conclusão é que isso é uma resposta para qualquer situação, independente de trabalhar fora de casa ou me dedicar exclusivamente aos cuidados com ele.

Mães que trabalham em casa (e incluo aqui tanto o trabalho formal, assalariado, ou remunerado, quanto o trabalho de cuidar da casa e dos filhos) podem e devem ter vida própria da mesma forma. Eu não consegui fazer isso porque prefiro trabalhar fora – faz parte de quem eu sou. O que eu quero dizer é que a responsabilidade por ter vida própria vai de cada uma de nós. Não é porque você trabalha em casa que não pode ter isso. A vida é cheia de possibilidades e o trabalho é só uma delas.

Escrevi esse texto enorme apenas para dizer que precisamos tomar o controle da nossa vida, independente de trabalharmos fora ou não, independente de termos um ou sete filhos, independente de sermos casadas ou solteiras. Ter um ou mais filhos deixa a nossa vida trabalhosa, mas continua sendo vida. Se não fizermos um esforço para alcançar nossos objetivos, ninguém fará por nós. O negócio é deixar a desculpite de lado, traçar planos e pôr a mão na massa.

Boa sorte.

25 Apr 2012

Organizando um piquenique

Organizar um piquenique deve ser uma tarefa agradável, e não uma atividade cheia de estresse só porque você se esqueceu de levar o essencial. Sendo assim, elaborei este pequeno guia para ajudá-la(o) no que for necessário. Com o feriado chegando, pode ser que você se anime. =)

O que levar em um piquenique?

  • Geladeira de isopor ou caixa térmica para guardar os lanches e as bebidas.
  • Carrinho (daqueles de levar mochilas) para carregar as coisas.
  • Máquina fotográfica para registrar os momentos felizes.
  • Protetor solar e bonés.
  • Toalha para colocar no chão ou sobre a mesa. Leve uma de algodão para ter mais mobilidade.
  • Guardanapos. Se preferir, troque por uma boa quantidade de papéis-toalha.
  • Pratinhos e copos de plástico. Leve sempre 2 a mais do que o necessário, caso alguma criança derrube no chão ou caia algum inseto dentro, coisas do tipo.
  • Sacos de plástico para guardar o lixo e jogar na primeira lixeira que encontrarem.
  • Mapa ou guia do local.

O que comer e beber?

Vai do gosto de cada uma das crianças. Não adianta querer forçar um lanche que elas provavelmente não comerão. Alguns lanchinhos são básicos e costumam agradar a todos os gostos:

  • Bolachas recheadas, daquelas tipo Passatempo, Trakinas etc.
  • Sanduíches de atum e pão de forma branco. Você pdoe fazer uma variação com salpicão.
  • Bolachas de água e sal com manteiga, fechadas, formando um sanduíche.
  • Frutas fáceis de comer, como maçã, banana, mexerica, pêra, uvas.
  • Salgadinhos que podem ser comidos frios. Tente evitar esta opção, pois fritura é sempre a pior alternativa para crianças (e para os adultos também).
  • Sucos variados. Leve uma garrafinha de 1 litro para cada opção. Uma que sempre dá certo é groselha. Leve sabores que agradarão as crianças, como uva, morango, laranja. Evite sabores cítricos demais ou misturas extravagantes como cenoura com beterraba.

Programe atividades de recreação com as crianças. Isso depende exclusivamente do lugar onde será realizado o piquenique. Se for no zoológico, por exemplo, pergunte de que animais gostaram mais ou menos, o que ainda gostariam de ver etc. Se for em um parque, faça a brincadeira de buscar objetos das cores que você disser. Leve raquetes de frescobol, potinhos para fazer bolhas de sabão ou bolas. Há uma infinidade de brincadeiras que só o lugar poderá ditar. Observe ao seu redor e seja criativa(o)!

24 Apr 2012

Minha filosofia de organização

Imagem: Getty Images

Não é possível organizar a casa inteira em 15 minutos, mas você pode organizar uma gaveta. E amanhã, uma caixa. E depois, suas fotos.

Sua vida não ficou bagunçada da noite para o dia e não será assim que ela ficará organizada. Organização é um hábito, e hábitos são desenvolvidos.

Não espere milagres nem perfeccionismo, mas faça o melhor que puder. :)

A perfeição é a inimiga número um da organização.

23 Apr 2012

Como eu utilizo o método GTD e o Toodledo

Finalmente o post que muita gente vem me pedindo há um tempão! =)

Como ele está enorme, eu o dividi pelas quatro etapas do método GTD (coleta, processamento, ação e revisão), pois achei que ficou mais fácil de explicar.

O método GTD se baseia nessas quatro etapas: coleta, processamento, ação e revisão. Eu já venho usando o método há uns seis anos e passei por diversas fases de amadurecimento de lá para cá – comprei MUITA coisa que acabei não usando depois (lendo o livro, você se sente compelido a usar fichas 3×4, 43 pastas, entre outras coisas) e hoje cheguei a um grau que considero ideal para mim. Uma das coisas que eu já notei com o GTD é que quem lê o livro acaba ficando com uma certa ansiedade para fazer exatamente como ele recomenda. Eu passei por tudo aquilo e achei bem estressante, nada comparado ao que eu faço hoje.

1. Coleta

Eu ando para todo lugar com meu caderno e uma caneta dentro dele na bolsa ou na mochila. Uso somente um caderno por vez, até acabar. Uma das orientações do David Allen é que a gente tenha somente uma caixa de entrada (ou o mínimo possível delas), e eu utilizo o caderno.

O que é a caixa de entrada? Onde entram todas as informações, ideias, tarefas, solicitações, lembretes, TUDO o que chegar de informação na sua vida a todo momento.

David Allen diz que a melhor maneira de coletar tudo na sua vida no momento em que você começa a querer aplicar o GTD é tirar dois dias (!!!) para separar tudo, mas tudo mesmo que estiver na sua cabeça ou na sua casa ou no seu trabalho, juntar em cima de uma mesa e só depois começar a processar esse material. É claro essa é uma versão simplificada do processo e eu recomendo que você leia o capítulo correspondente no livro para (muito) mais detalhes. Quem tem dois dias para fazer isso? E outra: depois de coletar tudo, um dia que você fique sem processar aquilo, já vira bagunça de novo. Sou a favor de ir coletando aos poucos, a partir do momento em que você está vivendo, o que já vai gerar muitos projetos e tarefas.

Como eu faço - Eu escrevo a data na lateral da página no caderno e vou anotando ali tudo o que me chega de informação naquele dia. Não é para usar a agenda como lista de tarefas – é para usar um caderno comum mesmo. A data que eu coloco é a data do dia de hoje. Exemplos: “comprar fraldas”, “dia 25 tenho dentista e preciso avisar minha chefe”, “lembrar de levar tal coisa tal dia” e por aí vai. Não é para fazer essas coisas no dia – é que eu recebi essas informações no dia em questão, e só depois vou organizar quando será feito (vou explicar mais para a frente). Ninguém merece ter tudo na cabeça. Liberte-se! Passe para o papel e seja uma pessoa mais tranquila. Eu escrevo tudo mesmo o que me chega e que não posso esquecer. Sempre que vejo algum cantinho com bagunça (papéis amontoados sobre a mesa de trabalho, por exemplo), verifico um por um e anoto no caderno o que preciso saber com relação a eles (“guardar papel X pois precisará para Y”, “assinar documento Z” etc). A coisa de pegar dois dias para mim é impossível e não é nada prática, então não recomendo, apesar de poder dar certo para outras pessoas.

Eu tenho quatro caixas de entrada, basicamente: meu caderno, meu e-mail pessoal, meu e-mail profissional e o meu celular (onde recebo mensagens). Nessa ordem. O caderno sem dúvida é o principal, pois anoto de tudo nele (ideias, listas, tarefas, lembretes etc). Geralmente anoto nele também as tarefas que entram por meio das outras caixas de entrada, para centralizar as informações.

2. Processamento

É aqui que entra o meu querido Toodledo. O Toodledo é um site (e aplicativo para celular e iPad) que organiza suas tarefas por contexto, pastas, status, localidade, objetivos de vida etc. Eu já usei MUITAS ferramentas de to-do lists e posso dizer que, para mim, é a que funciona melhor. O Toodledo tem três versões: uma free, uma paga e uma que você paga um pouco mais para funcionalidades como carregar arquivos. A versão free me atendeu bem durante muitos anos e somente ano passado passei para a versão paga para ter mais funcionalidades.

A melhor maneira de aprender a usar o Toodledo é ler a FAQ deles. É muito completo e eu frequentemente dou uma olhada lá para ver se não estou deixando de usar algum recurso que pode me ser útil.

Como eu faço - Diariamente, sempre que dá tempo (e aos pouquinhos, nunca tudo de uma vez), eu vejo o que anotei no meu caderno e passo as tarefas para a ferramenta.

Quando clico em “Add task” (adicionar tarefa), abre uma pequena janela com detalhes para acrescentar. Como vocês podem ver na imagem acima, são eles:

- Task (tarefa)
- Folder (pasta)
- Context (contexto)
- Goal (objetivo)
- Location (local)
- Start date/time (data e hora de início)
- Due date/time (data e hora de término)
- Repeat (repetição)
- Repeat from (repete de)
- Lenght (duração)
- Priority (prioridade)
- Status
- Note (notas)

Você pode deixar em branco os campos que quiser, mas quanto mais detalhado, melhor. Tirando os campos de prioridade e status, todos são customizáveis – ou seja, você pode escrever o que quiser ali. Para determinar que campos aparecerão ao adicionar uma tarefa, vá à página de configurações e marque os que considerar importantes. Alguns campos (como Status) só estão disponíveis na versão pro.

No menu lateral do site, você pode selecionar suas opções:

Na página principal (main), aparece o menu acima. Ao clicar em cada um dos itens, as tarefas aparecem para ser visualizadas de acordo com o conteúdo de cada item. Complicado? Vou dar um exemplo clicando em Folder:

Ao clicar em folder, aparecem as minhas pastas, que são as áreas da minha vida onde eu tenho projetos.

O que são essas áreas? São as áreas de responsabilidade da sua vida, onde você tem papéis a desempenhar. Para entender melhor, leia o artigo Como definir prioridades e executar tarefas. Muitos conceitos essenciais do GTD estão explicadinhos lá.

Embaixo, um link para editar as pastas que leva a uma página para mudar a ordem de exibição, renomear e adicionar novas. (Antes que vocês me perguntem, em “Minha imagem” tenho projetos como emagrecer, rotina de beleza (pintar cabelo, fazer as unhas), roupas para comprar etc).

Cada vez que você clica em um item do menu, aparecem as tarefas correspondentes ao lado. Dessa forma, você pode filtrar o máximo possível o que você está vendo. Toda vez que você clicar em algum item do menu superior, aparecerão as tarefas relacionadas àquela categoria em questão. Em Due date, por exemplo, você pode selecionar Overdue (atrasadas), Today (hoje), Tomorrow (amanhã) e assim por diante. Vale a pena dar uma explorada em todas as opções para saber como elas são disponibilizadas.

Como começar a usar o Toodledo

1º passo - Faça seu cadastro no site.

2º passo - Clique em Folder > Edit folders para adicionar as área de atuação em sua vida.

3º passo - Clique em Goal > Edit goals para adicionar seus objetivos de curto, médio e longo prazo. Para saber como fazer isso, leia este texto.

4º passo - Clique em Context > Edit contexts e adicione os contextos onde você executa tarefas. Aqui entra um dos conceitos mais bacanas do GTD! David Allen diz que nossas listas de tarefas devem ser organizadas por contexto, pois assim priorizamos o que for necessário naquele momento. Exemplo de contexto: computador (coisas para fazer quando estiver no computador). Outro: casa (coisas para fazer quando estiver em casa). Trabalho (coisas para fazer no trabalho). Rua (coisas para fazer na rua, como comprar algo). telefone (ligações que precisam ser feitas). E por aí vai. Os meus contextos são esses e alguns outros, como @pós-graduação (coisas que eu preciso fazer enquanto estiver na faculdade) e @vó (coisas que eu preciso fazer quando estiver na casa da minha avó, em outra cidade). Atenção: não é para colocar a cidade! Mas os contextos (por exemplo, você pode usar o computador em vários lugares diferentes, em casa, no trabalho etc).

5º passo - Clique em Locations > Edit locations para adicionar as cidades onde você pode executar tarefas. Não confunda com contextos! Lugares no sentido de cidades mesmo. Para quem viaja bastante ou vive entre duas cidades, é um campo muito útil. Se você fica sempre em somente uma cidade, esse campo pode ser inútil e você pode ocultá-lo nas configurações.

Agora é só adicionar tarefas selecionando os campos pré-selecionados por você!

Importante: Nunca adicione uma tarefa com data de conclusão, a não ser que ela necessariamente precise ser realizada naquela data em questão. Isso funciona mais ou menos como o arquivo de referência rápida do David Allen (ele explica melhor no livro). Eu costumo colocar somente a data de início para saber quando eu processei aquela tarefa, para ter um controle de quanto tempo ela ficou ali antes de eu completá-la.

Importante 2: No status das tarefas, só é executável o que estiver em “Next action” (próxima ação). Se a tarefa não estiver com esse status, eu não coloco contexto nela para que ela não entre na minha to-do list.

O Toodledo oferece mil funcionalidades. Você pode criar tarefas para sua rotina diária de limpeza em casa, por exemplo, e colocar no campo “Repeat” (repetir) para repetir diariamente, a cada semana, a cada dois dias, a cada três anos etc. Não existe muito como dizer exatamente quais são todos os “modos de uso” porque dependem muito de cada pessoa, seus projetos, prioridades e acessibilidade. Por isso a melhor maneira de aprender mesmo é mexer na ferramenta!

Importante 3: Compromissos não são tarefas! Compromissos devem ser anotados na sua agenda, não nas suas listinhas. Da mesma forma, não confunda tarefas com compromissos. Por isso você não deve utilizar sua agenda para anotar tarefas! Eu uso a agenda do Google Calendar (falei um pouco sobre como você pode usá-la aqui) para anotar meus compromissos.

Como saber o que é uma tarefa?

Quando você analisar o que coletou em sua caixa de entrada, pergunte-se: preciso fazer algo a respeito disso? Essa anotação requer alguma ação de minha parte? Se não, risque/jogue fora, guarde como referência (se for o caso) ou arquive como “Someday” (algum dia), no Toodledo, dentro da área de responsabilidade específica.

Se for uma tarefa

1 – Se levar menos de dois minutos para realizar, faça imediatamente.
2 – Se levar mais de dois minutos, processe para as listas e projetos.
3 – Se outra pessoa deve fazer, delegue-a.
4 – Se precisa ser feita, mas só em outro dia específico, processe com a “Due date” marcada.

3. Ação

O mais importante de tudo isso é conseguir executar as tarefas, correto? Bem, e como você pode fazer isso? Quando você estabelece um contexto para a tarefa em questão (casa, trabalho, telefone etc), ela se torna executável. Isso significa que você não depende de nada nem ninguém para executá-la.

Passos para executar as tarefas:

1 – Veja a lista por contexto, dependendo do contexto que você está no momento.
2 – Veja quanto tempo você tem para executar as tarefas dentro daquele determinado contexto.
3 – Veja as prioridades.

David Allen diz para pegarmos uma lista e ir executando as tarefas na sequência. Isso dá muito certo se as prioridades estiverem bem definidas, senão você pode acabar fazendo coisas menos importantes que outras primeiro. O bom do Toodledo é que você pode filtrar as tarefas da forma que quiser. Para fazer esses passos acima, basta você:

1 – Clicar em “Context”.
2 – Selecionar o contexto em que você está (por exemplo: “computador”).
3 – No campo das tarefas, clicar em “Priority”. Isso fará com que as prioridades mais altas fiquem listadas lá em cima, e então fica fácil visualizar o que precisa ser feito primeiro (lembrando que é você quem determina as prioridades na hora de incluir a tarefa – é um dos campos).

Importante: Se uma tarefa demandar menos de dois minutos para ser realizada, você não precisa sequer processá-la – execute-a imediatamente. Muitos projetos ficam parados por conta de gargalos ocasionados por essas pequenas e rápidas tarefas (encaminhar um e-mail, por exemplo, ou avisar alguém por telefone sobre uma reunião que foi cancelada). A regra é essa: se demorar menos de dois minutos, faça imediatamente. Senão, anote no seu caderno e depois processe a tarefa normalmente como faz com as outras, e ela entrará para a lista de executáveis de acordo com o contexto e a prioridade. Por que isso é importante? Porque FREQUENTEMENTE recebemos demandas que temos vontade de executar na hora, mas elas têm prioridade menor que outras que também precisam ser executadas e acabam tomando um tempão do nosso dia. Anotar e processar dá um controle maior das prioridades e garante que você não fique disperso(a) nem perca tempo com algo que não precisa ser feito naquele momento.

4. Revisão

A revisão é a parte mais importante do GTD, na minha opinião, pois é ela que garante que você esteja executando todas as tarefas e concluindo os seus projetos.

A revisão deve/pode ser feita da seguinte forma: diariamente, semanalmente e ocasionalmente. Vou explicar como funciona cada uma delas.

Diariamente

O importante da revisão diária é saber o que precisa ser feito mais rápido e focar naquelas atividades para não perder prazos. É a primeira coisa que eu faço de manhã, ao chegar no trabalho.

1 – Veja seu calendário para conferir os compromissos do dia.
2 – Abra sua lista de tarefas para o dia em questão para ver o que precisa ser feito naquele dia, invariavelmente. No Toodledo, clique em “Due Date” > “Today” e, na lista de tarefas, em “Context” para listá-las por contexto. Analise as tarefas dentro do contexto onde estiver e vá executando por ordem de prioridade.
3 – Depois, abra suas listas por contexto e vá executando também por ordem de prioridade. A diferença desta lista para a de cima é que esta não tinha como data de execução hoje – as tarefas podem estar com datas adiante ou sem data alguma, para executar assim que puder mesmo.
4 – Verifique a lista de tarefas em espera, clicando em “Status” > “Waiting” e “Delegated” para ter controle do que estão devendo para você. Se algo estiver atrasado, cobre as pessoas.

Semanalmente

O importante da revisão semanal é acompanhar o andamento dos projetos como um todo. No Toodledo, eu organizo meus projetos dentro das áreas. Crio uma tarefa com o nome do projeto e listo sub-tarefas nela (funcionalidade disponível somente na versão pro). Mais ou menos assim:

Tarefa: Consertar a pia do banheiro
Sub-tarefa 1: Procurar o telefone de um encanador na região
Sub-tarefa 2: Agendar visita com encanador

Definição de projeto e tarefa segundo o GTD: projeto é toda tarefa que precisa de mais de um passo para ser realizada.

Enfim, voltando à revisão semanal. Toda semana (eu faço na segunda de manhã e na sexta à tarde):

1 – Abra cada área de responsabilidade e revise os projetos. Veja se existe alguma tarefa que foi concluída e você não marcou, se alguma se tornou insignificante perto de outras resoluções, o que está atrasado, os prazos e programe tarefas para a próxima semana, se precisarem de datas específicas.
2 – Faça anotações sempre que precisar, sobre os projetos.
3 – Veja com calma os projetos e as suas anotações para ter uma visão mais analítica do conjunto. As decisões erradas são tomadas na correria do dia-a-dia, quando não temos tempo para parar e pensar um pouco. Esse é o momento de fazer isso.

Ocasionalmente

De vez em quando (eu faço de uma a duas vezes por mês), analise seus objetivos de curto, médio e longo prazo e verifique se está fazendo algo para alcançá-los. No Toodledo, clique em “Goal” > “Edit goals”. O legal dessa revisão é que te dá uma visão geral da sua vida e de onde você está investindo o seu tempo.

Também é importante dar uma olhada em todos os projetos e tarefas marcados como “Someday” (algum dia) no Status, pois pode ser que eles tenham se tornado mais importantes ou então talvez você tenha arranjado um tempo para se dedicar a eles. Frequentemente eu excluo alguns projetos que, quando eu registrei, pareciam uma ótima ideia, mas depois de um tempo se tornaram  irrelevantes para mim.

Importante: Por mais tentador que seja, não faça a revisão semanal todos os dias, nem a revisão ocasional muitas vezes. Isso fará você perder tempo. Se todas as etapas estiverem sendo cumpridas direitinho, basta confiar na sua lista atualizada e fazer as revisões no tempo certo. =)

Outras funcionalidades do Toodledo

O Toodledo apresenta diversas funcionalidades que incrementam o dia-a-dia e facilitam a produtividade, dentre elas:

  • “Sharing” – a possibilidade de adicionar pessoas para acompanhar ou editar os projetos. Nunca utilizei, mas pode ser interessante para pequenas empresas, por exemplo. Eu considero a ferramenta extremamente pessoal para abrí-la assim a outras pessoas, mas existem diversas formas de usá-la.
  • “Scheduler” – uma das maiores invenções da humanidade! Você seleciona uma pasta (área de responsabilidade), o contexto e o tempo disponível e o Toodledo te dá uma lista de tarefas para fazer naquele período! Claro que só funciona bem se você tiver especificado quanto tempo demora para executar cada tarefa (mesmo que estimado).
  • “Statistics” – estatísticas de onde você está investindo mais o seu tempo de acordo com as tarefas que vem realizando.
  • “Alarms” – ferramenta que envia alarmes via e-mail e sms para a execução de tarefas. Nunca usei, mas é útil.
  • “Import / Export” – ferramenta essencial para fazer backup das tarefas em diversos formatos. Eu faço semanalmente para garantir que nada se perderá. Mas olha: em praticamente seis anos de uso do Toodledo, eu nunca vi o site fora do ar.
  • Integração com o Google Calendar – você pode inserir suas tarefas na agenda do Google, bastando clicar em um pequeno ícone no dia em questão para visualizá-las.
  • “Printable booklets” – como se já não bastasse tudo isso acima, o Toodledo ainda oferece um recurso para você imprimir as suas listinhas e montar como se fosse um caderninho. Eu não uso muito porque atualizo o tempo todo, mas confesso que quebra um galhão quando preciso resolver muitas coisas na rua e vou ficar sem acessar a internet por qualquer motivo.

Leituras adicionais

Uma dica de leitura para quem já conhece o GTD e se sente estressado com o seu uso: Zen To Done. É uma espécie de simplificação do método. Eu não o utilizo (como disse neste post, adaptei o GTD à minha organização pessoal), mas sempre me serve como fonte de consulta também.

A Rita também postou semana passada sobre como ela utiliza o Toodledo, e o post é super útil por dar outro ponto de vista do uso da ferramenta.

E é claro que eu sempre vou recomendar a leitura do livro do David Allen, a razão disso tudo: “Getting Things Done – A Arte de Fazer Acontecer”. Só lendo o livro para conhecer o método completo e sem falhas, mas é o que eu digo: o mais importante de qualquer método de organização é como você o adapta à sua realidade. E fazer dele um hábito. Se não for um hábito, não é solução. Nada acontece da noite para o dia e tocar projetos de vida é uma arte. ;D

22 Apr 2012

Uma semana de limpeza dos banheiros

Outro dia eu escrevi aqui sobre como facilita ter uma lista de limpeza detalhada para cada cômodo porque dá um norte quando temos 15 minutos (ou mais tempo) para limpar alguma coisa. Como essa semana que passou foi a semana do banheiro (segundo o sistema FLY Lady), eu prestei atenção em como foi a nossa rotina de limpeza e fiz anotações para compartilhar aqui.

Pela primeira vez em muitas semanas, eu resolvi voltar a fazer as missões do dia. Fiz um curso na terça, o que me impossibilitou de fazer a desse dia, e de quarta a sexta eu fiquei mal por causa de uma intoxicação alimentar. Isso me fez ver como ficamos reféns do nosso corpo quando estamos doentes e como isso interfere nas nossas atividades, mas isso é assunto para um outro post. Enfim, o que eu quero dizer é que não fiz as missões nos dias certos, mas consegui fazê-las do meu jeito no decorrer da semana, pois são tarefas rápidas.

As missões foram:

1 – Limpar o lado de fora dos vasos
2 – Limpar as lixeiras
3 – Destralhar o armário
4 – Limpar as pias
5 – Passar mop no piso

1 – Em vez de limpar somente o lado de fora, acabei limpando tudo. Tenho nojinho de vaso sanitário sujo e limpo bem pelo menos uma vez por semana. A limpeza inclui lavar com um balde de água (dentro e fora), usar um produto desinfetante dentro, esfregar com a escova própria para isso, limpar por fora com papel toalha e Veja desinfetante e trocar o refil do aromatizador. Como temos dois banheiros, limpei um em cada dia.

2 – Esvaziar as lixeiras e limpá-las é uma tarefa rápida. Costumo deixar o rolinho de sacos de lixo na gaveta do próprio banheiro e passei papel-toalha com desinfetante em ambas antes de colocar os novos saquinhos.

3 – Destralhar os armários também foi uma tarefa rápida. Incrível como, mesmo fazendo o declutter diariamente por todo o apartamento, a gente sempre deixa uma coisinha ou outra escapar. Joguei fora três produtos vencidos e organizei as cestinhas. Também anotei o que precisaria comprar na próxima visita ao supermercado. Abasteci o estoque de papel higiênico também (costumo deixar sempre dois rolos extras em cada banheiro).

4 – Limpar as pias é praticamente uma tarefa diária, então não deu muito trabalho. Acabei limpando os espelhos também com um limpa-vidros.

5 – Em vez de passar o mop no piso, lavei com água e sabão e deixei para passar o mop com algum produto cheiroso em outro dia. Nossos banheiros são difíceis de lavar (assim, de jogar água etc) porque eles não têm ralos sem ser na área do box =/, o que dificulta muuuito para tirar a água e secar. Eu gostaria de fazer isso mais vezes, mas acabo fazendo de uma a duas vezes por mês. O que faço diariamente para manter limpos é passar o aspirador (cabelos everywhere) e o mop a cada dois dias. Meu ideal é passar todos os dias, mas às vezes simplesmente não dá tempo.

Eu também registrei qual a minha rotina diária de manutenção da limpeza dos banheiros por aqui. É a seguinte:

  • limpar respingos e outras sujeiras nas pias
  • jogar água na porta do box e nas paredes enquanto tomo banho
  • limpar as coisas que ficam em cima da pia sempre que empoeiram (sabonete líquido, porta escovas, vasinho)
  • trocar lixeiras e abastecer papel sempre que necessário
  • passar o aspirador de pó
  • passar o mop com algum produto de limpeza ou simplesmente só com água

Também revi a lista detalhada de limpeza desde que nos mudamos e ela é basicamente a seguinte:

  1. Lavar o chão
  2. Passar o mop
  3. Limpar os vasos
  4. Limpar as pias
  5. Limpar os espelhos
  6. Limpar os armários
  7. Limpar as portas
  8. Limpar as paredes
  9. Limpar as portas do box
  10. Tirar pó dos chuveiros
  11. Limpar as janelas
  12. Limpar os ralos (ugh)

Outra providência foi fazer pequenas aquisições bobinhas mas que eu ainda não tinha arranjado desde que nos mudamos, como comprar uma touca de banho nova, trocar os tapetes antiderrapantes do box dos meninos, comprar uma bucha vegetal nova para o filhote, entre outras comprinhas básicas e rotineiras (como shampoo, absorventes etc).

Lá se foi uma semana de limpeza nos dois banheiros daqui de casa. E por aí, quais são suas tarefas de sobrevivência esse ambiente inóspito do lar, doce lar?

21 Apr 2012

Tudo o que você precisa saber para destralhar a sua casa e a sua vida

Imagem: 1kindesign

Não é possível organizar tralha. Essa frase da FLY Lady já virou lema aqui no blog. Diariamente, coisas novas entram em nossa casa – das embalagens das compras no mercado às contas que chegam pelo correio. Destralhar precisa ser um hábito diário, já incorporado à nossa rotina, para que a gente não deixe a tralha se acumular.

Veja dicas definitivas para conseguir se livrar da tralha:

E você, destralha sua casa (e sua vida) todos os dias?

20 Apr 2012

7 ideias para decorar o banheiro

Imagem: Koo To Yoo

  1. Um porta-shampoo pode ser usado para guardar outros apetrechos dentro da porta do armário embaixo da pia. Basta pendurá-lo na porta, como você faria no box.
  2. Para otimizar o espaço dentro de um armário sem prateleiras, use um porta-docinhos de dois andares para colocar produtos.
  3. Pendure uma sapateira atrás da porta para guardar esponjas, secadores de cabelo, pantufas e o que mais precisar.
  4. Instale uma prateleira em cima da porta para guardar as toalhas enroladas e fazer estoque de papel higiênico.
  5. Sabem aqueles kits para cozinha, onde um ferro serve de base para pendurar escumadeiras, escorredores etc? Você também pode usá-lo no banheiro, caso tenha espaço em cima da pia ou dentro do box, para guardar tudo o que precisa.
  6. Porta-temperos também podem ser utilizados para guardar sais de banho.
  7. Separe os produtos no banheiro com cestinhos específicos para cada tipo: cabelo, rosto, corpo, unhas etc.
19 Apr 2012

Os métodos de organização que eu utilizo para cuidar da casa

Eu já comentei aqui no “sobre” do blog que utilizo alguns métodos no meu dia-a-dia, mas nunca expliquei como eu os utilizo para áreas específicas da vida. Hoje vou falar um pouquinho sobre como eu os utilizo nos cuidados com a casa.

Um adendo importante: gente, o post sobre como eu uso o Toodledo é simplesmente o campeão de pedidos. Ele está enorme! Eu estou escrevendo aos pouquinhos porque tem muita coisa, mas saibam que eu estou escrevendo e que logo ele entra no ar, está bem?

Método FLY Lady

O sistema FLY Lady foi criado exclusivamente para cuidar da casa (você pode ler mais sobre ele e como começar aqui). Eu utilizo o método adaptado à minha realidade, a saber:

Divido a casa por zonas, mas adaptei à estrutura do nosso apartamento (veja aqui como funciona a limpeza por zonas).

Zona 1 – entrada, sala e varanda
Zona 2 – cozinha
Zona 3 –  os dois banheiros (social e suíte)
Zona 4 –  os dois quartos (casal e filhote)
Zona 5 – escritório

Sempre olho as missões de cada dia da semana, mas não me prendo a elas. Encaro como uma sugestão.

As rotinas diurna e noturna estão presentes porque facilitam demais a vida.

Fazemos o planejamento do cardápio semanal de forma menos rígida, decidindo os pratos da semana (e as compras antecipadas) mas sem dizer que faremos tal prato em tal dia – escolhemos entre as opções disponíveis de acordo com o que estivermos com vontade de comer (veja aqui como planejar o cardápio semanal).

Tenho uma lista diária de coisas essenciais para fazer em casa, mas ela vem diminuindo cada vez mais para simplificar o nosso dia-a-dia.

Fiz uma lista detalhada de limpeza para cada cômodo e, na zona da semana, vou fazendo à medida que sobra um tempinho.

Quando algo está parado e eu estou com preguiça, utilizo a técnica dos 15 minutos (programo o timer em 15 minutos e faço o melhor que puder naquele período).

Método GTD

Utilizo o método GTD fazendo a revisão diária de tarefas. No post sobre o Toodledo, estou explicando com mais detalhes, mas basicamente, todos os dias eu reviso as seguintes listas:

  • to-do list diária
  • to-do list por contexto (no caso, @casa)
Tenho também projetos ligados à nossa casa e vou acompanhando semanalmente o andamento deles de acordo com as tarefas que eu executei (ou não). No post sobre o Toodledo, tudo ficará mais claro, prometo.

Método da Encantadora de Bebês

O principal benefício do método da Encantadora de Bebês (a inglesa Tracy Hogg) é instaurar uma rotina para a criança e toda a família. Isso traz inúmeros benefícios, como tranquilidade e menos ansiedade (todos sabem o que esperar, especialmente a criança). Nosso filho tem dois anos e uma rotina bem estabelecida, o que significa que ele tira a soneca da tarde, come no horário, toma banho, toma leitinho, dorme a noite toda e assim vamos indo bem.

O impacto que esse método tem nos cuidados com a casa? Enorme! Conseguimos programar toda a nossa rotina prestando atenção às necessidades do nosso filho. Viajamos na hora da soneca dele, deixamos para fazer coisas mais pesadas em casa quando ele já foi dormir, preparamos a janta / leite / banho dele etc.

Muitas pessoas não gostam de rotina, mas eu acredito que, para crianças, ela seja fundamental.