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Será que, no mundo ideal, existe um sistema de arquivo que realmente funcione? | Imagem: Getty Images

Você já tentou montar um arquivo para organizar sua papelada? Certamente que sim, então sabe como é frustrante se dar conta de que ele não funciona! Os motivos são inúmeros e variam de acordo com o estilo de vida de cada um, mas o fato é que montar um sistema de arquivo é uma tarefa complexa e que envolve muitos, muitos fatores mesmo. Veja algumas dicas para fazer funcionar:

Apesar de ser uma usuária do sistema GTD, a experiência me ensinou que o melhor formato de arquivo para mim é organizar a papelada por categorias. Mas assim, papelada de arquivo morto, de referência, e não arquivo que eu mexo constantemente, como contas. Então tenho minhas pastas e caixas de material da faculdade, pós-graduação, trabalho, gravidez, decoração, receitas etc. Funcionam bem para mim e tenho uma regra básica: não guardo o que for supérfluo. E olha, é um exercício constante, porque vira e mexe acabo encontrando algum papel que me faz questionar a minha sanidade (“por que eu guardei isso?”).

O grande lema do blog se aplica aqui também, então: não é possível organizar tralha. Destralhe, e só então pense em organização. Isso significa encarar suas pilhinhas de papel (não tente fazer de uma vez, a não ser que queira entrar em crise – desculpe, David Allen) e jogar fora 80% do que está ali.

É trabalhoso, mas pense pelo lado positivo: você organizará sua papelada e terá um arquivo ok para você! Não vale a pena? Eu acho que sim.

Saiba o que encontrará pela frente

Você se deparará com todo tipo de papel, de documentos importantes a notas absurdas que você se perguntará os motivos pelos quais achou importante guardar. De todo modo, tenha em mente que cada tipo de papel deve ter uma solução específica. Uma coisa é jogar um post-it fora – outra totalmente diferente é se desfazer de uma fatura antiga do cartão de crédito.

Cuidado com a segurança de suas informações

Uma fragmentadora de papel é a melhor aquisição que você pode fazer neste caso, a não ser que queira ficar rasgando em pedacinhos cada papel com informações confidenciais que encontrar. Além do que for lixo, você precisará guardar papéis importantes, como documentos, certidões e comprovantes ainda válidos. Tome cuidado com esses artigos e não seja negligente com eles. Uma boa ideia é ter uma pasta grande (ou uma caixa) para documentos importantes. Pelo menos esse tipo de documento você garante que estará guardado e seguro.

Veja quanto espaço você tem

Uma coisa é certa: mesmo se desfazendo de muita coisa, pode ser que você não tenha espaço para guardar tudo. A única saída é priorizar o que fica e se desfazer sem dó do que não serve mais. Pense na possibilidade de digitalizar algumas coisas para otimizar o espaço. Essa ideia é especialmente boa para trabalhos escolares dos seus filhos, por exemplo.

Gerencie a papelada nova que chega

A melhor forma de se fazer isso é centralizando tudo em um só lugar. Nada pior que deixar contas em cima da mesa da cozinha, textos da faculdade na mesa do quarto e papéis do trabalho dentro da mochila. Se você deixar todos os papéis em uma única caixa de entrada, pode ter tudo bagunçado, mas sabe que ao menos o que procura está ali, e não espalhado pela casa.

Tenha um arquivo para contas

Eu tenho uma pastinha fina onde guardo as contas do mês, que ainda serão pagas. Chegando pelo correio, já coloco ali. Depois de pagas, coloco-as em uma pasta sanfonada (com 12 divisórias, uma para cada mês do ano), arquivadas. Funciona bem para mim e acho mais eficiente que organizar por categorias (TV a cabo, curso, luz, água etc).

Esqueça códigos de cores e outras ideias mirabolantes

Esse tipo de coisa funciona em determinadas situações e muito frequentemente quando a papelada já está em ordem. Tentar montar um esquema de cores sem uma ordenação básica, além de ser limitado, só vai bagunçar mais a sua cabeça. Atenha-se ao simples.

Use o que você tem

Essa é a continuação do item anterior. Não queira “comprar 12 pastas cor de rosa para arquivar a papelada” se, depois, precisar de mais e não encontrar modelos iguais. Isso não funciona.  Use as pastas e caixas que você já deve ter em casa e, se for o caso, no futuro você as substitui.

Não existe regra para o lugar onde guardar os arquivos

Pode ser que mantê-los todos juntos dê uma sensação maior de organização, mas atenha-se às suas necessidades. Não parece óbvio que o melhor lugar para guardar um fichário de receitas seja na cozinha? Então por que você o colocaria com os outros arquivos no escritório?

Você está bem resolvida(o) com o seu sistema de arquivamento? Dê algumas dicas!

Thais Godinho
09/09/2011
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  1. Sarah Argollo Santos 09/09/2011

    oi, tudo bom?
    sabe o que eu uso bastante, e tem funcionado para reduzir o volume de coisas arquivadas? escaneio as garantias, notas fiscais e outros documentos que terão que ficar guardados por muito tempo, e guardo em pastas no meu computador, ou num programinha chamado Evernote, que arquiva e organiza imagens, pdf e texto.
    quando eu preciso consultar alguma coisa, é só olhar no computador. não ocupo espaço e não corro o risco de perder os documentos comidos por traças, ou pela humidade. :o)
    parabéns, conheci há pouco o seu blog e já virou leitura diária.

    • Thais Godinho respondeu Sarah Argollo Santos 11/09/2011

      Oi Sarah, com certeza esse é o ideal, mas duro é tempo pra escanear tudo!

  2. Patricia 09/09/2011

    A ideia de guardar as contas pagas por mês e não por categoria é genial, porque eu fico procrastinando a separação delas. Muito mais fácil pegar todas juntas e colocar na aba do mês correspondente 🙂

  3. […] Criando um sistema de arquivos que realmente funcione » Home > Resumo da […]

  4. Danielle 10/09/2011

    Olá, estou passando pela primeira vez no seu blog e de cara encontro um post com um assunto tão familiar (sou arquivologista, rs…). Adorei!

    • Thais Godinho respondeu Danielle 11/09/2011

      Que legal, Danielle! Você deve ter dicas incríveis também. =)

    • eloisa silva respondeu Danielle 03/08/2016

      O que é arquivologista?????

  5. Adriana 10/09/2011

    Hehehe, eu me adapto mto bem a separar as contas por tipo, e não por mês. Mas sei lá, cada um, cada um.

    Pros papéis em geral, tenho um enoorme arquivo de aço, herança da firma do papis, onde cabe tipo 1 milhão de pastas suspensas. O problema é que já tem muita coisa q eu sei que deve ser jogada fora, q fez sentido guardar na época q comecei e hj não faz mais. Ou seja, o volume é uma faca de “dois legumes”, pois aguenta muito tempo mas vai precsar de uma revisada periodicamente.

    Mas não reclamo. Isso tem funcionado para mim.

  6. […] Se você quiser saber mais sobre armazenamento de papéis, leia o post Criando um sistema de arquivos que realmente funcione. […]

  7. Léslie 02/12/2011

    Oi Thais!

    Acompanho seu blog e curto muito seus textos.
    Eu tenho uma pasta sanfonada de 12 divisórias pras contas pagas, mas ela acaba ficando muito gordinha e fica difícil de manusear depois de alguns meses.
    No fim do ano passado comecei a separar por categorias, daí eu faço assim: quando a pasta começa a ficar gordinha, pego as contas pagas e passo para o meu arquivo em categorias. Como tenho uma pasta sanfonada para cada tipo de conta (condomínio, água e luz, extratos, holerites), fica até que fácil guardar.

    Mas ainda não sei se é o melhor método. Está dando certo, mas é trabalhoso.

    O que você faz com as contas pagas da pasta de 12 divisórias no fim do ano?? Guarda, joga fora?

    • Thais Godinho respondeu Léslie 02/12/2011

      Guardo durante 5 anos e depois vou reciclando. Por exemplo, a de 2006 vai virar a de 2012 =)

  8. Marina 15/12/2011

    Thaís, aqui é assim, eu tenho uma caixa gigante com envelopes de contas e arquivos importantes dos últimos 5 anos. Agora eu vou jogar o último ano fora e guardar a de 2011 nela. Pra pasta do ano em vigor, eu uso uma pra cada conta, mais um menos, tem dado certo, mas o problema mesmo é espaço, que ocupa muito! Vou tentar essa jogada de uma divisória pra cada mÊs!

  9. […] Tenha um sistema para controlar a papelada na sua casa. Uma caixa de entrada costuma ser suficiente para controlar o fluxo – mas o que você faz com a papelada arquivada também é importante. Veja como organizar um arquivo eficiente em casa. […]

  10. Luks Vieira 07/09/2012

    Adorei a ideia do classificador sanfonado…
    Att.,
    Luks

  11. Aline 31/05/2013

    Estou amando as dicas do site, me considero uma pessoa organizada, não gosto de guardar tralhas, vivo jogando coisas fora e reamentel fico pensando: “por que guardei isso por tanto tempo” e fico enormemente feliz quando encho um saco de lixo de coisas… dá mais espaço, a sensação é muito boa. Esse último ano me mudei então joguei MUITA coisa fora, foi muito bom!!! Acho que até que meus arquivos funcionam bem, mas podem melhorar. Gostei da idéia de separar as contas por mês na pasta sanfonada, pois fica mais fácil de jogar fora depois… Sempre faço uma limpa, mas assim fica mais fácil.

  12. tatiane salgado 10/04/2014

    preciso de um HELP
    comecei a trabalhar em um departamento de uma faculdade na parte juridica, onde estao as pastas de tdos os semestres dos alunos são 10 semestres, essas pastas contem as atividades complementares e de estagio que precisam no decorrer do curso porém quando eles pedem para checar as horas eu não acho a pasta deles , tentei organizar por semestre mais nao deu certo, pensei em organizar em ordem alfabetica, qual seria a melhor maneira?

    • Thais Godinho respondeu tatiane salgado 10/04/2014

      No Evernote você organiza por cadernos e tags. Pode funcionar.

  13. Diego Baroni Guterres 11/01/2015

    Oi, Thais! Parabéns pelo blog! Muito bom! Estou lendo o livro do David Allen, e estou tendo dificuldades de entender sobre o tipo de pastas para arquivamento. Na página 79, ele recomenda: “Livre-se dos arquivos de pastas suspenas, se puder”. Em seguida, sugere usar “(…) apenas pastas simples, que fiquem em pé sozinhas dentro da gaveta, sustentadas pela chapa móvel de metal que fica no final.” Não conheço esse tipo de gaveta. Estou por fazer um escritório novo em casa e estou na dúvida se faço as gavetas com pastas suspensas ou de acordo com esta recomendação. Que tipos de pastas simples são as que ele recomenda?
    Muito obrigado! Abração!

  14. Ivanilde Roque 13/01/2015

    Estou amando seu blog!! Encontrei por que procurava uma solução para organização dos meus livros!! Sou professora do 6°ao 9° ano! Você não imagina a quantidade de livros didáticos que ganhamos de editoras, eles são preciosos pois nos auxiliam muito para consultas e atualizações! Preciso de ajuda!! 🙁 Bj

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  17. Diogo 04/08/2016

    Em empresa não tem jeito. Como é muita gente mexendo é muito fácil sumir documento. Utilizamos o sistema chamado digitaldoc pra gerenciar as digitalizações, melhorou muito.