Você já leu sobre o GTD (Getting Things Done) neste blog: trata-se de um método de organização criado por David Allen, autor do livro homônimo (cujo link para o Submarino você encontra na lateral). Hoje eu quero falar sobre como você pode adequá-lo ao seu programa de e-mails para não ter mais pânico ao acessá-lo e ver aquele monte de mensagens se acumulando na caixa de entrada.

Você vai precisar criar as seguintes pastas:

  • @actions
  • @responder
  • @ligar
  • @ler/revisar
  • @espera
  • @trânsito
  • @delegados
  • Projetos
  • Algum Dia / Talvez / Prospects
  • Referência
As pastas com @ no começo são as pastas de contextos, onde você guardará os e-mails que necessitam de alguma ação.
A pasta de Projetos deve conter subpastas com o nome dos projetos em andamento. Você deve guardar itens que já foram ações, mas agora estão concluídas.
A pasta Algum Dia ou com nomes semelhantes (escolha um que mais se adeque ao seu caso) deve conter os projetos que não estão em andamento, mas pode ser que venham a estar logo mais.
A pasta de Referência também deve conter subpastas com arquivamento normal – o que você costumava fazer antes. Você deve utilizar para arquivar somente itens que não demandem ações. Ex: banco de currículos, dados de servidores, clippings etc.

Pastas de contextos

@actions – Guarde aqui e-mails que demandam ações que você pode executar sem obstáculos, mas não pode ser exatamente no momento. Uma das principais regras do GTD é: se recebeu uma tarefa que demande menos de 2 minutos, faça no ato. Se não, ela pode entrar nesta pasta para você fazer assim que liberar alguns minutos em sua vida.  Ex: “Montar cronograma XPTO”.
@responder – Guarde aqui e-mails que precisam ser respondidos em mais de 2 minutos. Quando puder, tire 15 minutos e vá respondendo um atrás do outro, até terminar seu “tempo livre”. Estando todos separados, fica mais fácil saber os que precisam de resposta. Ex: “Você sabe me dizer quando começa a pessoa nova na sua equipe?”.
@ligar – Guarde aqui e-mails que peçam uma ligação ao telefone. A ideia é pegar alguns minutos, abrir essa lista e resolver todos os telefonemas pendentes. Ex: “É necessário pedir um suprimento de cartuchos para o pessoal do almoxarifado”.
@ler/revisar – Guarde aqui e-mail que precisam de revisão. Ex: “Preciso que você confira este cronograma para mim” e “Um cliente postou um elogio em seu blog pessoal, cujo link segue abaixo”.
@espera – Guarde aqui e-mails que demandam ações de outras pessoas e suas próximas ações dependem delas. Ex: “Já encaminhei seu e-mail para fulano e ele vai nos mandar os arquivos”. A ideia é revisar essa lista e entrar em ação, caso não tenha tido retorno do que está ali.
@trânsito – Guarde aqui ações que precisam ser executadas quando você estiver na rua. Ex: “Buscar casaco na lavanderia” ou “Comprar a edição especial da revista X”.
@delegados – Diferente da pasta @espera, nesta pasta você deve guardar o que você delegou para outras pessoas. Imagine que você receba um e-mail pedindo uma ação que não deve ser executada por você. Você encaminha para outra pessoa e guarda o e-mail nesta pasta. A ideia é revisá-la e conferir se as tarefas estão em andamento ou já foram concluídas.

O grande truque

A grande sacada desse sistema é que você pode enviar e-mails para si mesmo com tarefas no título. Isso confere uma mobilidade enorme! Imagine você no trânsito, tendo uma ideia e sem ter onde anotar? Grave uma mensagem de voz pelo celular e envie para o seu e-mail! Ou então, mande um e-mail mesmo. A coisa de centralizar as tarefas na sua caixa de entrada é a melhor maneira de você se organizar porque é algo que você visualiza diversas vezes por dia e não corre o risco de esquecer.
A organização das pastas por contexto facilita a sua rotina e garante que nada seja esquecido. Com o passar do tempo, você terá o hábito de enviar e-mails a si mesmo e organizará melhor tudo.

Sua cabeça está cheia?

Se a sua cabeça está cheia, você precisa esvaziá-la em um sistema eficiente que lhe permita pensar em coisas mais importantes, como estratégias de negócios. Sua caixa de entrada é um reflexo da sua mente. O objetivo é esvaziar ambas. E como fazer isso? Processando seus e-mails nas pastas adequadas, citadas lá em cima. Isso é o que você fazer no decorrer do dia, sempre que abrir seu e-mail. Apenas processe, processe e processe! E, no decorrer do dia, vá realizando as ações das pastas.

Muito importante: desligue o notificador de novos e-mails. Abra a caixa de entrada quando puder.

Quando você esvaziar sua caixa de entrada pela primeira vez, terá uma sensação indescritível.
Quando passar a executar melhor seus projetos em decorrência disso, terá mudado sua vida.
Boa sorte!

21 Comentários

  1. >oi,Muito bom seu blog,achei ele pq to numa fase em q a desorganizacao me estressa.Sempre fui desorganizado mas agora que to na faculdade isso ta pesando muito.Gostaria de um post de como otimizar isso,sem uso de PC.Ando pra la e pra ca com coisas da faculdade mas tbm queria tempo para mim mas nenhuma das 2 coisas to conseguindo fazer.Se puder me ajudar?Tenho varias datas de provas e compromissos,alem de contas para pagar,projetos,pesquisas e tudo to perdendo pq tem aulas de laboratorio que sao de 15 em 15 dias e outras a cada 30 dias.Fora meu blog (www.cuecapublica.com) que ta um lixo e nao tenho tempo para pesquisar sobre algo especifico e soh fica no papel como teste.Espero q me ajude,obrigado.

  2. guria, MUITO obrigada pela dica.
    fiz isso com minha caixa de e-mails quando voltei das férias, e estou tendo uma semana de retorno produtiva e mais calma 🙂
    obrigadíssima!!!

  3. Thais, já adotei o método de organização, mas fiquei com uma dúvida sobre o seguinte: na empresa onde trabalho, todo e-mail enviado ao meu setor vai com cópia para todos os integrantes do setor, ou seja, eu recebo muitos e-mails que não são direcionados a mim, dos assuntos mais variados possíveis. Isso não me permite, por exemplo, saber em qual contexto eu devo colocá-lo, uma vez que, como o assunto não me diz respeito, não faço ideia do ‘status’ do mesmo.

    Como devo proceder nesse caso?

  4. Uhn… boa ideia, mas preciso otimizá-la. Porque a maioria dos e-mails que eu preciso realizar alguma @ação ou @responder (rs) não vem diretamente para o meu e-mail, mas sim para o e-mail do setor (que vai com cópia para todos). TENSO.

    Mas já valeu a ideia do filtro!!! Vou tentar! 🙂

  5. Olá Thais.
    Amei o seu blog. Ele tem me inspirado a ser uma pessoa mais organizada.
    No momento estou uma dúvidas:

    tenho muitas contas de e-mail, sendo 2 pessoais (um gmail que acaba recebendo muito spam e um hotmail que é o que mais utilizo, pois é o meu e-mail mais antigo), 3 emails profissionais, sendo: gmail (pq tem agenda e grande capacidade de espaço), um insititucional (cartografico@arquivoestado.sp.gov.br – trabalho no estado) do núcleo que dirijo e um institucional com meu nome, por exemplo: jyamamoto@sp.gov.br. Como faço? Basicamente eu fico entrando em várias caixas de email e muitas vezes eu como bola, deixo passar algumas coisas…e pretendo usar a agenda do google, mas não sei nem por onde começar…me dá uma luz?
    Muito obrigada!!
    Janaina

  6. Dicas bem legais, estou adorando seu site..

    Outra ferramenta legal se você usar o Gmail, é o uso do “não lido” e “demais”, ou organizar os emails por caixa de prioridade… E tem também os itens marcados com estrela, que você pode usar vários ícones…

    Acabo usando muito essas duas ferramentas pois meu email principal é de trabalho, pessoal e da faculdade, é muito tema diferente.

    Abraço!!

  7. Gosto bastante desse método de organização. Conheci há uns três anos e desde então sempre apliquei. Suas dicas foram muito úteis! 🙂

    andarilhominimalista.blogspot.com.br

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