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Não importa se você trabalha em um escritório ou em casa – há maneiras de simplificar o seu dia-a-dia de trabalho para que as tarefas não se acumulem e você consiga melhorar a sua produtividade. Aqui vão 10 maneiras de simplificar o seu dia-a-dia então.

(Getty Images)

1. Comece cedo

É comum ler em entrevistas com pessoas bem-sucedidas que uma das práticas mais comuns entre todas elas é acordar cedo. Então, se você puder acordar um pouco mais cedo do que de costume para fazer outras atividades, isso certamente facilitará o seu dia-a-dia. O que eu costumo fazer é acordar uma hora antes do que poderia para ler meus e-mails e planejar o dia com calma. Eu havia postado que estava agilizando as minhas manhãs em uma hora para sair de casa, mas isso foi no início, quando precisava entrar no ritmo. Como isso já aconteceu, agora estou me dando ao luxo de acordar um pouco mais cedo para realizar outras tarefas e isso tem facilitado meu dia incrivelmente. Ao chegar no trabalho, já li e respondi e-mails importantes e planejei as ações da equipe que coordeno. Também consigo tomar banho e café-da-manhã com calma. Minha dica para você é: calcule quanto tempo precisa para cada coisa de manhã, acrescente 15 minutos extras e terá sua hora certa para acordar todos os dias.

2. Tenha uma TO-DO list diária pequena

Um TO-DO list nada mais é do que uma lista de tarefas. Quando você acumula muitas delas, tende a sequer olhar a lista, fazendo com que ela perca a sua eficácia. Tente não sobrecarregar a lista das coisas que tem para fazer para não correr o risco de se afogar em todas. O que nos leva à dica seguinte…

3. Priorize suas tarefas

Defina somente três prioridades – aquelas três coisas que, se você não fizer, o mundo vai acabar, e dedique-se a elas. Quando terminar, poderá focar em outras tarefas da sua TO-DO list do dia.

4. Faça uma coisa de cada vez

O mito da pessoa multi-tarefa está caindo por terra. Apesar de ser uma excelente qualidade a capacidade de fazer diversas coisas ao mesmo tempo, quando precisar se concentrar em algo, dedique-se somente àquilo. Ser multi-tarefa nesses casos pode levar à perda de qualidade e, nos piores casos, a erros fatais.

5. Faça pausas

Mesmo que você esteja extremamente focado(a) em um trabalho, faça uma pausa de 10 a 15 minutos a cada duas horas para respirar, beber água e relaxar um pouco. Essa parada forçada fará o seu organismo tomar um pouco de fôlego en vez de trabalhar direto até a exaustão.

6. Divida seus dias por blocos

Eu divido assim:

manhã – antes de sair de casa
manha – no trabalho
tarde – no trabalho
noite – em casa
noite – antes de dormir

Dessa forma, fica muito mais fácil saber o que precisa ser feito e o que dá para encaixar dentro das prioridades.

7. Use um bom gerenciador de projetos e tarefas

Um dos segredos para simplificar o seu trabalho é ser organizado. Existem muitas alternativas de ferramentas para gerenciar suas tarefas e projetos, desde a tradicional agenda de papel até o mais avançado smartphone. Você precisa encontrar o que mais se adequa ao seu dia-a-dia. O que não pode é não ter nenhum.

8. Mantenha sua mesa de trabalho limpa

Trabalhar em um ambiente sem tralha é a melhor forma de evitar o estresse no dia-a-dia. Tire da sua mesa tudo o que não for necessário e trabalhe com o mínimo. Em 15 minutos você consegue tirar tudo de sua mesa, colocando de volta somente o essencial. Essa é a uma maneira simples de tirar toda a poluição visual da sua frente.

9. Evite distrações desnecessárias

Desabilite notificadores de e-mails, mensagens instantâneas, redes sociais, SMS e, se puder, telefone. Toda vez que o telefone toca ou a janela do msn pisca, isso te atrapalha. se precisa trabalhar concentrado(a), desative tudo. Organize seu dia de forma que possa checar seus e-mails em determinados momentos específicos, mas não o tempo todo. Realmente, ninguém consegue trabalhar desse jeito.

10. Tire o fim do dia para considerações finais

Algo que realmente faz diferença no meu dia-a-dia é registrar no Google Calendar tudo o que eu estou fazendo e, no final do dia, fazer um balanço. Fiz o que era realmente importante? As pendências prioritárias foram resolvidas? Em 99% dos casos, consigo realizar tudo graças a essa revisão que faço no final do dia. Ela me garante que eu não desperdice vida com besteiras e foque nos meus objetivos.

E a sua opinião?

Como você simplifica os seus dias? Que dica essencial você pode dar para simplificar o dia-a-dia de trabalho?

Thais Godinho
16/03/2011
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