ou

Esta semana tenho duas viagens a trabalho e tinha uma lista de ações que precisava concluir antes de viajar. Quis fazer uma experiência, analisando essa lista. De todas as ações que eu precisava fazer, quantas delas poderiam ser feitas apenas por mim? Ou seja: se eu tivesse uma equipe de 10, 12 pessoas, e pudesse delegar, quais dessas eu não poderia delegar, pois somente eu sou a pessoa qualificada a fazê-las?

Esse exercício foi interessante porque, de 19 ações, 8 poderiam ser feitas por outras pessoas. No momento eu (ainda) não tenho uma equipe abaixo de mim para delegar ações como “gerar notas fiscais” ou “enviar proposta comercial”, mas esse exercício me fez ver as seguintes condições:

  • Quase 50% do meu trabalho poderia ser delegado. E, se fosse, eu teria 50% a mais de tempo para trabalhar naquilo que só eu posso fazer (meu talento).
  • Eu já sei quais ações podem ser delegadas, então isso vai facilitar muito quando eu for contratar alguém. Terei claro o escopo da pessoas e as competências que ela precisará ter.
  • Isso também me deu mais certeza de que devo contratar alguém. 🙂 Esse deve ser um bom foco então.
  • As ações que só eu posso fazer me dão um indicativo do que é realmente prioridade, pois resumem o meu trabalho. Eram ações como escrever, me capacitar, capacitar outras pessoas.

A dica de hoje é para você fazer a mesma análise com a sua lista de afazeres. Será que todas as tarefas da sua lista realmente precisariam ser feitas por você? Você é a pessoa mais apropriada? Talvez você não possa delegar no momento, mas essa análise te dará um forte indicativo de qual deve ser o seu foco para crescer.

Faça o teste e me conte. 😉

Thais Godinho
28/06/2017
Veja mais sobre:
0
#GIRLBOSS ou: o que criatividade tem a ver com empreendedorismo feminino
Como manter o mindset empreendedor e superar a crise
Quantas das suas atividades atuais você realmente deveria estar fazendo?

Um dia na vida de uma pessoa que usa GTD há quase 11 anos.

Acordo no horário em que meu despertador toca. Não tenho um horário fixo para acordar – procuro dormir sempre sete horas e meia e estar na cama oito horas antes de acordar. Em média, durmo por volta da meia-noite ou meia-noite e meia, e acordo no tempo correspondente depois disso. Quando tenho viagens ou outros compromissos que me obrigam a acordar mais cedo, procuro compensar na noite anterior, indo dormir o mais cedo possível.

Tenho um pequeno ritual matinal, quado faço minha meditação, tomo café-da-manhã e preparo um chá para subir para o meu home-office, onde vou passar o dia. Ao chegar lá, abro as janelas, coloco o chá na mesa e confiro meu tickler para o dia. Se tiver algo lá, coloco na caixa de entrada.

Muitas vezes, gosto de ouvir música (calma) nesse horário e, algumas vezes, ler as principais notícias do dia no NY Times.

Abro meu navegador. A página inicial é minha agenda do Google. Ali, tenho o cenário para o meu dia e as ações que preciso executar. Já procuro executar todas que não dependam de um horário naquele período da manhã. De modo geral, isso acaba sendo concluído até a metade da manhã, caso eu tenha muitas coisas.

Ao longo do dia, vou cumprindo os compromissos da agenda. Sessões de coaching, reuniões e outros.

Nos intervalos da agenda, eu acesso as minhas listas de próximas ações, que estão organizadas por contexto, e eu adoro ter a liberdade de escolher o que prefiro fazer, ao analisar cada uma delas. O que tem prazo está no calendário, então não perco nenhum. Mas ter essas listas com atividades sem prazo me dá uma liberdade enorme de escolher focar aquilo que tenho mais interesse e vejo como prioridade no momento.

De modo geral, abro a minha caixa de e-mails antes da hora do almoço – quando já finalizei os prazos do dia ou, então, eles estão sob controle, faltando pouca coisa a ser concluída. Trabalho com duas caixas de e-mails e tenho o costume de esvaziá-las diariamente. Esvaziar a caixa de entrada não significa fazer tudo o que está ali, mas esclarecer e organizar no lugar mais adequado. Tem coisas que eu faço na hora (se levarem menos de 2 minutos), outras que farei no mesmo dia (vão para o calendário), mas a maioria pode ser adiada para fazer em um momento mais apropriado.

Almoço com o meu filho em casa. Essa é uma das vantagens de trabalhar em home-office. Quando ele vai para a escola, gosto de dedicar um tempo a atividades mais relaxantes para a alma e a mente. Ou vou à academia, ou assisto um episódio de uma série no Netflix (de 20 minutos), ou tomo um banho, ou leio um livro ou revista.

Na parte da tarde, continuo no mesmo ritmo da manhã: trabalhando nos meus compromissos e listas de ações.

Tenho uma caixa de entrada física que vai sendo alimentada ao longo do dia. Antes de encerrar meu dia de trabalho, gosto de esvaziá-la.

É claro que existem dias em que eu não trabalho em casa. Esta semana, por exemplo, trabalharei em casa apenas durante dois dias. Por isso é muito importante para mim manter um escritório “móvel”, que me atenda quando estiver fora. A rotina acaba sendo praticamente a mesma, tirando o fato de que não estou em casa. Por exemplo, se eu tiver um treinamento ou compromisso pela manhã, gosto de chegar antes (para evitar o trânsito) e tomar meu café-da-manhã em uma cafeteria local, para assim ouvir música, ler as notícias do dia e trabalhar em prazos antes mesmo de “o dia começar”…

A única coisa que muda quando fico o dia todo fora, em eventos, é que não esclareço a caixa de entrada física no dia. Deixo para fazer isso na manhã seguinte. Porém, quando estou viajando, me sinto bastante confortável para aproveitar os momentos em que geralmente não se faz nada para fazer isso – enquanto espero o embarque, por exemplo.

Quando eu comecei a usar o GTD, em 2006, o que me fez ficar realmente apaixonada foi a lista de próximas ações por contexto. Hoje, continuo apaixonada por essa ideia. Acho de extrema importância aprendermos a identificar os contextos diversos na nossa vida e, assim, criar mapas adequados para conseguirmos trabalhar em cada um deles.

Conhecer o meu ritmo, os meus contextos, me permite confiar nas escolhas de execução que faço momento a momento. Sei quando devo fazer algo que demande mais concentração, assim como sei quando eu posso dedicar energia a algo que precisa mais de força física. Essa recalibragem acontece o tempo todo.

Esta semana, por exemplo, estou com uma crise de sinusite. Isso não me permite usar muito a voz (estou rouca e com acesso de tosse), por isso eu renegociei todos os compromissos que pude, e isso me permitiu também focar em outras coisas. Não vejo mais “crises”, e sim oportunidades de lidar melhor com tudo o que tenho no meu inventário de coisas a fazer.

Durante a noite, em casa, bem, esse é apenas outro contexto. Afazeres diversos envolvendo casa, limpeza, comida, lição da escola, tudo entra aqui.

A revisão semanal é uma atividade-chave para manter tudo rodando deliciosamente, e tenho feito aos domingos de manhã, quando todos ainda estão dormindo. Eu mantenho meu ritmo de sono e, ao mesmo tempo, tenho um tempinho só meu, de qualidade, para pensar em tudo o que quero e preciso fazer.

Hoje, a principal diferença que vejo da Thais que começou a usar o GTD é a importância de valorizar o esclarecer, o esvaziar as caixas de entrada. Quanto mais claras as coisas estiverem para você, mais minimalista você vai ficando em termos de ter apenas o essencial, e isso vale não apenas para a casa, como para os relacionamentos, o trabalho e todo o resto. Imprescindível. É o que te deixa em estado de prontidão e te dá clareza para explorar coisas novas.

Ainda hoje, há pessoas que acompanham o blog e me perguntam “mas o que é GTD?”. GTD é um método que me permite fazer tudo isso. E é no que eu acredito que deveria ser ensinado para todas as pessoas, no mundo inteiro.

Thais Godinho
27/06/2017
Veja mais sobre:
12
Dica da leitora: quando a organização salva
A matemática do planejamento no GTD
Criando um sistema de arquivos que realmente funcione

Um dos temas mais abordados nos comentários dos posts aqui no blog é sobre a eterna questão: eu organizo a casa, mas meus familiares não. Como motivá-los? Então o post de hoje é para a gente bater um papinho sobre esse assunto.

Eu já tenho o blog há quase 11 anos e, durante esse tempo, aprendi muitas coisas conversando com as pessoas e estudando materiais relacionados a esse assunto. Minha opinião vai se pautar em um dos valores mais fortes do Vida Organizada, que é a questão da Autonomia. Eu acredito que, para uma pessoa se organizar, ela precisa ter autonomia. Não dá para obrigar ou tentar convencer ninguém.

Mas então como nós, que gostamos do assunto, podemos conviver com outras pessoas desse jeito? Acho que é aqui que reside a chave do problema.

Organização X Arrumação

Primeiro, vamos falar sobre a diferença entre organizar e arrumar. Organizar é encontrar soluções práticas para a casa. Arrumar é colocar no lugar. Se você arrumar uma casa que não esteja organizada, fatalmente as coisas não terão suas casinhas certas, não terão lugar certo, e mesmo guardadas, pode ficar aquela sensação de bagunça.

Muitas vezes, os membros da família não fazem bagunça ou deixam as coisas espalhadas porque querem, mas porque é mais fácil. Eles não sabem exatamente onde colocar tal coisa, ou arrumar determinado objeto é muito difícil (uma gaveta entupida de toalhas é completamente desanimadora).

Destralhe

Muitas vezes, o simples fato de destralhar já ajuda a aliviar a pressão, pois envolve a diminuição da quantidade de objetos. Comece destralhando os seus objetos pessoais: roupas, acessórios, cosméticos, livros, DVDs etc, e só depois passe para as áreas de uso comum da casa, sempre respeitando os objetos dos outros. Geralmente, esse movimento chama a atenção e, quando as pessoas passam a ver os benefícios, elas querem fazer parte. Se isso acontecer, ofereça apoio. Nunca, em hipótese alguma, saia doando ou jogando fora as coisas dos outros, mesmo que a outra pessoa seja uma acumuladora compulsiva. Não são as suas coisas.

Aceite

Pode acontecer de a pessoa não se manifestar e continuar lidando com a sua própria bagunça. Se ela não fizer isso com o ambiente de uso comum de todos, tudo bem. Deixe que ela tenha seu quarto como quiser, com a bagunça que ela quiser. Vejo especialmente pais e mães de adolescentes que ficam malucos com a bagunça no quarto dos filhos, chegando a entrar e querer limpar tudo. Precisa mesmo? Questione-se. Aqui envolve a autonomia de maneira geral. Afinal, esse adolescente um dia vai morar sozinho. Deixe ele se virar.

Por outro lado, deixe claro que essa regra serve apenas para o quarto dele ou dela. Nas áreas de convivência em comum, valem as regras dos adultos.

“Ah, mas o problema são os adultos”. Então voltamos no primeiro tópico deste post: a casa está organizada e possibilitando a arrumação? Porque, se não houver lugar certo para as coisas, ninguém vai se motivar a arrumar o que estiver fora do lugar. Então aqui pode entrar o seu papel de observar as pistas deixadas pela bagunça. É melhor e menos cansativo que você se responsabilize por essas soluções que perder tempo diariamente arrumando a bagunça dos outros e se estressando por conta disso. Uma coisa é certa: se a arrumação for mais fácil que a bagunça, ninguém vai bagunçar. E, se bagunçar, será exceção.

Pense na organização como uma benção que você pode dar aos moradores da sua casa – algo que você está ensinando a eles e a si mesma. A organização é algo que deve servir você e a sua família, não o contrário. Senão, vale mais a pena manter a bagunça e ter uma família feliz. Tá bem? o objetivo da organização é ajudar e simplificar o dia-a-dia, não torná-lo mais estressante. Se isso estiver acontecendo, veja se você está está fazendo tudo o que eu falei acima. Será que você não está:

– Focando na arrumação, em vez de prestar atenção na organização?

– Deixando de perceber as pistas que a bagunça dá?

– Comprando brigas desnecessárias?

– Se entregando à bagunça dos outros?

– Pirando na organização e esquecendo das outras pessoas?

Faça uma análise da sua situação de maneira geral e lembre-se que, no final das contas, relacionamentos são importantes, especialmente com as pessoas com quem vivemos dentro de casa.

Thais Godinho
26/06/2017
Veja mais sobre:
4
Por que os livros precisam ficar todos na mesma estante?
Destralhe seu guarda-roupa por categorias
Como planejar a mala para uma viagem internacional