Hoje o post traz a Parte 10 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Chegamos ao nosso último post, quando falaremos sobre a execução diária. Ou seja: depois de organizarmos todo o nosso sistema dentro do Evernote e planejarmos a nossa semana, como devemos manusear nossas tarefas diariamente?

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

O que o GTD fala sobre execução

Todo o GTD existe para melhorar nossa experiência de execução. Não queremos trabalhar apagando incêndios, sem o mínimo de planejamento e perdendo prazos. Queremos saber planejar e fazer a coisa certa na hora certa, sem dúvidas, deixando a nossa mente tranquila como água.

No livro, o David Allen fala que a nossa execução deve ser pautada pelos seguintes critérios (nessa ordem):

1. Contexto
2. Tempo disponível
3. Nível de energia
4. Prioridade

Quando montei a primeira versão do meu sistema no Evernote, eu coloquei também nível de energia dentro dos parâmetros de próximas ações. Como achei que era uma tag a mais para manusear nas notas de tarefas, acabei tirando. Porém, se você achar que pode te ajudar, talvez valha a pena testar. Eu tinha dois critérios, que eram Energia alta e Energia baixa. Ou seja, aquelas tarefas que demandavam grande atenção da minha parte e aquelas que eu podia fazer mais ou menos no piloto automático.

Portanto, o que o David está dizendo é que, quando a gente estiver procurando alguma coisa para fazer, é para olhar nesta ordem: contexto em que está inserido (por exemplo: @ casa), tempo disponível (ex: 20 minutos), nível de energia (estou disposto ou indisposto?) e prioridade (o que for mais importante vem antes). É assim que a gente decide o que deve ser feito quando tem tanta coisa para fazer a não sabe por onde começar. Essas decisões a gente toma em dois momentos. Primeiro, quando processamos nossas tarefas. Segundo, no planejamento semanal.

Vocês já devem ter percebido que temos grandes chances de decidir que uma tarefa tem prioridade super alta quando a processamos mas, no planejamento semanal, ao compará-la com outras atividades, percebemos que ela tem prioridade média, diante das outras. Isso é super comum, mas só mostra como é importante a gente fazer a revisão semanal. Sem ela, priorizamos de forma equivocada o que precisamos fazer e isso atrapalha a nossa execução. O sinal de alerta de que estamos fazendo o GTD errado é quando vamos executar algo no nosso dia a dia e pensamos “opa, não, eu deveria estar fazendo aquela outra coisa mais importante”. Mas não se cobre tanto. A cada planejamento semanal, aprendemos um pouco sobre nossas prioridades na vida. Eu mesma, depois de mais de oito anos usando o GTD, ainda erro na minha revisão semanal. Justamente porque não existe um modelo certo – a vida muda o tempo todo. Nossas prioridades mudam, e ainda bem. Fico fascinada com essa construção que fazemos em nossa vida.

O David tem três pontos sobre a execução. O primeiro, como falei, foi o de definir o que fazer de acordo com o contexto, tempo, energia e prioridade. O segundo ponto diz respeito ao planejamento e aos imprevistos. No nosso dia a dia, executamos três tipos de trabalhos:

1. Trabalhos pré-definidos, que planejamos em nossa revisão semanal
2. Trabalhos que aparecem no dia (urgências, imprevistos)
3. A definição do seu trabalho (ou seja, o tempo que a gente leva coletando, processando, organizando, planejando etc.)

No post anterior, sobre o planejamento semanal, eu comentei a importância de a gente deixar períodos do dia para esses trabalhos que não foram planejados, porque eles inevitavelmente acontecerão. O que é interessante aqui é que, quanto mais autonomia você tem no seu trabalho, mais consegue planejar os seus dias. Cargos mais operacionais costumam ter que deixar muito mais horas dedicadas a esses trabalhos do tipo 2. Esses são os três tipos de coisas que você acaba fazendo no seu dia a dia. Eles servem para você ter uma ordem de execução – se tiver que escolher o que fazer primeiro, deve antes de qualquer coisa fazer o que você se propôs a fazer naquele dia (ou seja, olhar sua agenda ou seu calendário), depois lidar com os imprevistos ou trabalhos que entraram e só então cuidar da sua organização – processar tarefas, organizar seu sistema e por aí vai. Eu gosto de falar sobre isso porque eu sou aquela pessoa que, se deixar, fico o dia inteiro “organizando o meu sistema”, porque gosto muito de fazer isso. Se eu não tiver disciplina para fazer o que me propus a fazer (e o GTD é todo em cima disso – da disciplina), então milagres não acontecerão. Se eu, no meu planejamento semanal, estabeleci que tal coisa deve ser feita em tal dia, é porque realmente precisa ser feita. Não é uma lista de desejos. E esse é o aprendizado que a gente tira a cada revisão semanal – aprende a distinguir o que tem prazo realmente do que é só vontade.

O terceiro ponto do David é sobre os seis níveis – o GTD vertical. Foi como montamos toda a nossa estrutura do Evernote, porque faz sentido. Este terceiro ponto também serve para a gente tomar decisões de execução. Veja, se você estiver em dúvida se deve ou não executar uma tarefa, ou então decidir entre duas tarefas muito importantes, ou dois projetos que são prioridade, basta “desempatar” pelo critério dos seis níveis. Que, relembrando, são os seguintes:

• 50 mil pés: Valores e princípios de vida
• 40 mil pés: Visão a longo prazo
• 30 mil pés: Objetivos de 1 a 2 anos
• 20 mil pés: Áreas de responsabilidade
• 10 mil pés: Projetos em andamento
• 0 pés: Tarefas (próximas ações)

Suponhamos que você tenha apenas 1 hora sobrando no seu dia e 2 tarefas igualmente importantes: mesmo contexto, mesmo nível de energia, mesma prioridade. Qual delas você deve fazer? Basta passar para o nível seguinte e se perguntar: alguma delas faz parte de algum projeto? Se sim, você faz essa tarefa. Você prioriza a que está um nível acima – ou seja, não é uma tarefa pontual, mas diz respeito a um projeto maior, que tem outras tarefas dependentes desta que você está prestes a fazer.

Agora, suponha que as duas tarefas estejam ligadas a projetos, ou nenhuma das duas esteja. Então você parte para o próximo nível, que é o de áreas de responsabilidade. Quando a gente estuda nossas áreas de responsabilidade, pode perceber que damos mais importância para uma que para outra, gerando um desequilíbrio. Se você estiver buscando esse equilíbrio, deve então executar a tarefa que esteja relacionada a essa área que você quer equilibrar. Veja só que interessante, como o GTD traz qualidade de vida em pequenas decisões como essa.

Mas pode acontecer de ambas as tarefas estarem relacionadas à mesma área de responsabilidade (trabalho, família ou outra). Então você se pergunta se ela está ligada a algum objetivo maior, de 1 a 2 anos. E por aí vai, até chegar ao último nível. No final das contas, pode ser que a tarefa seja decidida por um dilema moral seu, só seu. Ambas as tarefas são importantes, estão relacionadas a projetos, mesma área de responsabilidade, correspondem a objetivos de curto e longo prazo, mas uma delas não contribui em nada para algo que você tem como um grande valor seu, ou princípio. Pode envolver até mesmo questões éticas. Então você saberá decidir. Sua decisão não foi tomada às cegas, mas com respaldo. Você fica com a consciência limpa, sabendo que a escolha que você fez é coerente, e não fica se lamentando por isso. Isso é o GTD.

Na prática

Ao chegar no trabalho, a primeira coisa que você deve não é abrir seus e-mails nem sua lista de tarefas, mas a sua agenda ou calendário. Se você estiver usando a agenda do Google, abra a agenda do Google. Se estiver fazendo a agenda no Evernote, abra a agenda no Evernote. Se estiver usando agenda de papel, abra sua agenda de papel. O mesmo vale para todas as outras agendas.

O que terá ali? Na sua agenda, no dia em questão, terá o que você priorizou quando montou seu planejamento semanal. O que está ali é o que irremediavelmente deve ser feito, independente das condições. “Ah, mas não vou conseguir fazer tudo isso”. Se você acha isso, então você mentou o seu planejamento errado. Fica como lição para o próximo. Colete essa informação para relembrar na próxima revisão e comece a trabalhar.

Na sua agenda, você verá três tipos de tarefas:

1. Compromissos com data e hora, como reuniões, consultas médicas e jantares
2. Tarefas que demandam atenção ou levam mais de meia hora para serem feitas
3. Tarefas e lembretes mais rapidinhos, que você pode fazer encaixando ao longo do dia, nas frestas entre um trabalho e outro

Eu costumo usar duas cores na minha agenda – uma cor padrão para as tarefas de tipo 1 e uma cor de menos destaque para as de tipo 2 (clique aqui para ver como fazer). As de tipo 3, eu deixo como “compromissos de dia inteiro”, o que significa que elas não ocuparão espaço ao longo do meu dia, mas aparecem lá em cima, antes dos horários. Assim:

Esse é o print de um dia aleatório pego na minha agenda. Camuflei alguns compromissos para não expôr nomes e lugares, por questão de privacidade. Nesse dia, eu trabalhei em casa, o que foi bom. Eu costumo trabalhar das 8 às 19, porque faço duas horas de almoço para poder levar meu filho na escola, mas isso pode mudar no dia a dia, dependendo dos compromissos. O que eu sabia, nesse dia, é que teria dois compromissos com data e hora: uma reunião de manhã e um almoço combinado. Tive duas tarefas de trabalho mais demoradas (a revisão semanal e a revisão de um documento grande) e duas tarefas pessoais que precisei bloquear um tempo no meu calendário (preparar o jantar e estudar inglês). São tarefas que eu sei que vou fazer, sei que levam tempo, então acho importante colocar na agenda, porque posso dimensionar melhor quanto tempo eu tenho. Percebam que eu inseri também o período em trânsito até a minha casa, depois do almoço, para não correr o risco de alguém marcar uma reunião, por exemplo, achando que eu estavisse livre. Eu também sei que verei meus e-mails duas vezes no dia, então inseri as duas vezes em que isso aconteceria.

Na prática, o que está em azul não pode ser mudado, mas o que está em cinza, sim. Isso significa que aquilo não tem data e hora certa para acontecer – posso manusear à vontade. Por exemplo, eu poderia estudar inglês das 22 às 23, se eu quisesse, ou fazer o jantar mais cedo. Também poderia checar meus e-mails em outros horários, ou trocar a revisão semanal pela revisão do e-book. São eventos que posso manusear. O que está em azul não.

Outra coisa a se observar ali em cima: os lembretes que aparecem antes dos horários. Você pode optar por colocar na sua agenda ou no seu Tickler, no Evernote. Não há certo ou errado – veja o que facilita para você. Dá na mesma.

Por fim, gostaria de chamar atenção para o seguinte fato: vocês estão vendo períodos vazios ao longo do meu dia? Significa que eu fiquei sem trabalhar nesses horários? Não não! Significa apenas que não pré-determinei nenhum trabalho – deixei esse tempo para possíveis imprevistos. Caso não apareçam imprevistos, eu vou ficar sem fazer nada? Óbvio que não. Vou trabalhar nos pontos do David que discuti acima: contexto, tempo, energia e prioridade. E assim vão os meus dias.

Isso significa que eu sigo a seguinte ordem, de acordo com o GTD:

1. Faço tudo o que tem na minha agenda, que eu planejei para este dia
2. Vejo o que tem no meu Tickler do Evernote (que nada mais é do que um sistema de agenda, de lembretes), que são as tarefas que preciso executar hoje
3. Trabalho nas minhas listas de próximas ações de acordo com o contexto, tempo, energia e prioridade

Sem segredo, é assim que a gente vai executando, dentro do GTD. Não perdemos prazos, nem prioridades, nem deixamos de fazer alguma coisa pelo simples fato de esquecê-la ali. Não, para isso temos a nossa revisão semanal, que nos “obriga” a ver tudo o que precisamos fazer e priorizar semanalmente. Nenhum veio fica aberto desse jeito.

Utilizando atalhos no Evernote

Para facilitar sua experiência no Evernote, você não precisa ficar procurando tags enquanto trabalha. O Evernote tem um recurso de atalhos que, para visualizar, basta você clicar em Exibir > Painel esquerdo > Mostrar atalhos. Ele ficará no topo da sua barra lateral esquerda. Ali, você pode colocar atalhos para notas, cadernos e tags específicas. Recomendo que coloque as seguintes:

• Dia X (tag do dia em que está trabalhando, que está no seu tickler)
• 00 – Mês (tag do mês em questão, que pode ter ações mensais recorrentes)
• Dia da semana (tag do dia da semana em que está, pelas tarefas recorrentes)
• @ Contexto (contexto em que está, ou deixar todos os contextos, se quiser facilitar)
• Duração – X (tag com a duração das tarefas – eu deixo as três)
• Prioridade alta (mantenho a tag de prioridade alta até ela zerar – e aí substituo pela de prioridade média)

Dessa maneira, tudo o que preciso saber para executar está facilmente acessível, sem ter que ficar procurando ao longo do dia. Caso eu precise de algo que não esteja ali, é muito fácil de encontrar também – seja pelas tags como pela busca. Porém, com os atalhos, não preciso fazer isso o tempo inteiro.

Para enviar uma nota, tag ou caderno para os atalhos, basta clicar com o botão direito em cima dela e em “Adicionar a atalhos”.

Encerramento

Pessoal, estou encerrando aqui hoje a nossa série sobre o GTD no Evernote. Esta foi uma série para quem já usava o GTD e já conhecia o Evernote, mas buscava um “norte” para configurar o sistema. Espero de verdade que este guia tenha ajudado. Todos os posts deste guia podem ser encontrados na tag: Guia definitivo GTD e Evernote.

Lembre-se que, com o tempo, é muito saudável testar o que funciona melhor para você e ir testando mudanças, sempre no sentido de simplificar e deixar seu sistema mais prático. Pode parecer que tem muita coisa para manusear no começo, e isso requer disciplina até virar algo natural. Para mim, é um modelo que considero simples de seguir, mas no começo tive que conferir minhas próprias orientações muitas vezes. Portanto, se vocês vêem que é um modelo que funciona e que pode trazer benefícios para a sua produtividade, peço que testem com carinho durante algum tempo, porque só assim a gente consegue fazer algo virar hábito mesmo. Se depois de uns dois meses testando (testando de verdade) você achar que pode mudar algo, faça! Promova essas mudanças, mas pelo menos você promoverá mudanças com base em sua experiência do que funciona melhor para você.

Já estou trabalhando em um modelo um pouco mais simples para quem é iniciante tanto no GTD quanto no Evernote e pretendo postar em breve. Uma versão deste modelo será apresentada sábado, na turma aberta da Call Daniel que ministrarei aqui em São Paulo. Quem tiver interesse, então, pode se preparar, que o material está ficando muito bacana. Venho trabalhando intensamente nele. Restam poucas vagas, então vale a pena se inscrever logo.

Além disso, também montei um guia para aplicação do GTD no Toodledo (também a pedido de um aluno da Call Daniel que acompanha o blog), e devo postar nos próximos dias, pois já está pronto.

E é isso! Espero que tenham gostado deste guia. Podem continuar postando perguntas, mesmo nos posts mais antigos, pois vejo todos os comentários.

Obrigada por tudo pessoal.

Na última Bienal do Livro de SP, comprei este bem-vindo livro do Gustavo Cerbasi, “Adeus, aposentadoria”, e não via a hora de lê-lo para poder resenhá-lo para o blog.

Para quem não conhece, Gustavo Cerbasi é um consultor financeiro brasileiro muito famoso, autor de grandes best-sellers como “Casais inteligentes enriquecem juntos” e “Dinheiro: os segredos de quem têm”. Desta vez, ele lançou um livro (novamente pela editora Sextante) sobre aposentadoria, propondo que a gente garanta o nosso futuro sem depender dos outros. Mas como assim?

Ele começa o livro com um capítulo falando sobre o cenário da aposentadoria no Brasil. Traz o depoimentos de uma pessoa que diz ter seguido as regras desde o início da vida profissional – se preparou, estudou, teve um emprego estável, guardou dinheiro. E que, quando chega na hora de se aposentador, percebe que o que calculou para receber da previdência privada desvalorizou muito, além das diversas deduções que ele não contava na época. Enfim, o que o Gustavo quer nos dizer é que não existe cenário perfeito para a aposentadoria, se a gente não se informar e fazer escolhas erradas.

Uma condição que me chama a atenção já antes de ler o livro dele é sobre as estatísticas demográficas do Brasil. Estamos vivendo um período de muito trabalho dessa geração ativa profissionalmente – dos 20 aos 60 anos. A geração dos 20 aos 40 está tendo cada vez menos filhos. É extremamente comum hoje um casal optar por ter somente um filho ou não ter nenhum, justamente pela evolução de suas carreiras. O resultado disso é que, quando formos idosos, os filhos serão a porcentagem ativa economicamente da população, enquanto nós seremos a maioria. Se a previdência do governo brasileiro hoje já é caótica e insuficiente, imagine como será quando tiver menos pessoas contribuindo?

Some a tudo isso o fato de que a maioria dos brasileiros não tem planos para a aposentadoria. A maioria vai trabalhando, trabalhando, acreditando que, quando se aposentar, ou vai viver com a ajuda dos filhos, ou de uma suposta poupança que nunca engorda muito, ou do próprio INSS. As pessoas em condições melhores pensam em vender algum imóvel da família ou viver da renda da previdência privada. Mas, no geral, o brasileiro não faz mesmo muitos planos para esse momento da vida.

Só que, antigamente, a gente chegava na época da aposentadoria e já morria alguns anos depois. Hoje, estamos cada vez mais aumentando a nossa longevidade e a aposentadoria é somente o começo de uma nova vida que se inicia aos 60 e termina aos 80, 90… como se espera parar de trabalhar aos 60 anos e viver mais 20 ou 30 anos dependendo de terceiros, de uma maneira geral?

Aí ele fala sobre as desculpas mais comuns que nós damos a nos mesmos, como:

“Como vou pensar no futuro se meu dinheiro mal dá para o presente?”

“Queria começar a investir em algo, mas não sei o quê.”

“Eu pelo menos estou trabalhando bastante, mas conheço gente que está pior do que eu.”

Quando eu li o livro do Tim Ferriss, “Trabalhe horas por semana”, deu um estalo na minha mente sobre essa questão da aposentadoria, que é a seguinte:

“Não ver a hora de se aposentar” dá a impressão de que você odeia o que faz atualmente e não vê a hora de parar de fazer. Porém, continua desperdiçando os anos de maior energia da sua vida fazendo isso. Vai deixar de viver de maneira feliz apenas para fazer isso quando for idoso? E se você não chegar até lá? E se chegar, mas em terríveis condições de saúde, que não lhe permitirão aproveitar absolutamente nada do que você imaginava? Você se imagina desperdiçando anos e anos da sua vida em decorrência de um cenário incerto como esse?

Se você ama o que você faz, consegue se imaginar parando de fazer e ficando sem fazer nada daqui a alguns anos?

Essas questões ficaram na minha cabeça durante algum tempo, mas o livro do Cerbasi esclarece todas as dúvidas que possamos ter sobre esse assunto.

No capítulo , ele destrincha todas as alternativas atuais para a aposentadoria e fala quais são os prós e os contras de cada uma. São elas: contribuir para o INSS, contribuir com uma quantia maior para o INSS, desaposentação (cancelamento da aposentadoria visando uma alternativa mais vantajosa), guardar mais dinheiro na poupança, poupar por mais tempo, começar mais cedo a poupar, contar com plano de previdência patrocinado ou corporativo, contratar um plano de previdência privada, investir com mais risco, trabalhar para sempre, construir uma carreira paralela, contar com o saldo do FGTS, investir em imóveis, ter um negócio em família, contar com uma suposta herança, passar em um concurso público, contar com crédito para completar o orçamento, reclamar e cobrar do governo, confiar na sorte e que “as coisas darão certo lá na frente” e não tomar nenhuma atitude depois de ler um livro sobre finanças pessoais.

A proposta do Gustavo é garantir renda e liberdade crescentes ao longo da vida, e não esperar pela aposentadoria. A solução dele gira em torno dos conceitos de liberdade, fazer o que nos dá prazer e não nos preocupar com a obtenção de renda. Como chegar lá? É o que o livro nos traz. É excelente, um manual para a vida mesmo, e eu gostaria de tê-lo lido há pelo menos dez anos. Fala sobre empreendedorismo, investimentos e equilíbrio. Como colocar toda a teoria em prática? Ele nos traz o caminho a partir do capítulo . A ideia é ter um plano para garantir bem-estar e renda adequada para toda a vida.

Depois de ler alguns livros dele, eu fui atrás do “Dinheiro: os segredos de quem tem”, que tem seus conceitos básicos de ensinamentos sobre finanças pessoais. E lá ele fala sobre a teoria dos baldinhos (eu que chamo assim), que é uma estratégia que adotei para a vida. Trata-se de puro bom-senso mas, como tudo que envolve bom-senso, nem sempre a gente faz, que é o seguinte: eu tenho, todos os meses, três baldinhos para encher com o meu salário. O primeiro baldinho é o das necessidades básicas: contas, comida, necessidades mesmo. Nada de lista de desejos. É esse baldinho que eu encho primeiro quando recebo o meu salário. O segundo baldinho é o baldinho dos investimentos, que envolvem guardar dinheiro na poupança, investir em algo para a aposentadoria e por aí vai. Só depois de colocar meu salário nesses dois baldinhos é que vou para o terceiro, que é o baldinho dos “luxos”: comer fora, comprar roupas que não precisamos, viajar etc.

“Ah Thais, mas com o meu salário eu não consigo nem encher o primeiro baldinho direito.” O que ele sugere? Diminua suas despesas. Você provavelmente está vivendo dentro de um padrão de vida que está fora da sua realidade, pagando um pacote muito caro de tv a cabo, um aluguel em um apartamento muito grande e em região muito valorizada, pagando faxineira, gastando muito com comida etc. Ele bate muito na tecla de levar um padrão de vida adequado aos nossos rendimentos e, se parar para pensar, quem nunca parcelou um iPhone, por exemplo, só “para ter um”? As pessoas fazem isso o tempo todo – querem encher o baldinho de luxo sendo que mal têm dinheiro para os dois primeiros baldinhos, os que devem ser priorizados. Então essa é a ordem que ele dá para encher esses baldes todo mês: necessidades básicas, investimentos e só então os luxos. Achei bem legal porque tem muita gente também que não tem muitos gastos e acaba indo do primeiro para o terceiro, sem investir no próprio futuro. Enfim, adorei a teoria dos baldinhos! Encaixa-se muito bem em toda a proposta dele com este livro sobre aposentadoria.

Por fim, no capítulo ele traz orientações do que deve ser feito em cada faixa etária da vida, dos 20 aos 80 anos. Claro que é um ideal, mas serve como referência.

Uma das minhas partes preferidas do livro é quando ele apresenta o depoimento de um jovem que conseguiu independência financeira por volta dos 30 anos de idade – ele conseguiu juntar uma quantia em dinheiro que lhe rendia mensalmente um valor que pagava suas contas. Ou seja: ele não dependia do dinheiro para tomar decisões envolvendo sua carreira e sua felicidade. Tinha liberdade de escolha. Se quisesse parar de trabalhar, simplesmente poderia, mantendo o mesmo padrão de vida. Mas não queria. Ele queria investir no seu sonho, que era virar consultor financeiro e ajudar as pessoas com as suas finanças. E, antes que vocês me perguntem, sim, esta é a história dele. Um grande cara para a gente acompanhar o trabalho, admirar e aprender muito. Este livro novo é extremamente pertinente e de uma utilidade enorme para todos os brasileiros.

Eu paguei o preço de capa (R$24,90), mas já vi algumas lojas na Internet com ele em promoção. Tem que ficar de olho. O livro está à venda nas principais livrarias.

Mais alguém já leu o livro? Por favor, poste nos comentários!

Hoje o post traz a Parte 9 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Os posts até a parte 8 já correspondem a todas a estrutura do guia. As partes 9 e 10 falarão mais sobre conceitos do GTD e como eles conversam com a estrutura que montamos no Evernote. Hoje falaremos sobre como utilizar o Evernote para fazer nosso planejamento semanal de maneira eficaz para facilitar a execução no dia a dia – tema do último post.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

O que é o planejamento semanal

Uma das técnicas que mais fazem o GTD dar certo é a revisão semanal. Entende-se que planejar a semana é mais eficaz que planejar o mês ou o dia. Em um mês, as prioridades mudam muito rápido, enquanto que, se planejarmos todos os dias, perderemos muito tempo nisso e tenderemos a focar no que for urgente, perdendo a visão macro.

Você deve separar um par de horas em algum dia da semana para fazer isso. O David Allen recomenda que você faça na sexta-feira, pois sua mente ainda está fresquinha com os acontecimentos da semana. Eu gosto da sexta e faço pela manhã, pois ainda tenho o período da tarde para lidar com outras pendências.

Como fazer

A ideia é que você analise a semana que vem a seguir, todos os seus compromissos, para saber onde investirá o seu tempo e como encaixar as tarefas relacionadas a projetos.

A revisão passo a passo no Evernote é a seguinte:

1. Verifique sua agenda para a semana seguinte, no dispositivo que for (agenda de papel, do Google, do Outlook ou a agenda montada no Evernote). Veja se todos os compromissos da semana que vem estão inseridos lá (reuniões, consultas, deslocamentos, encontros, jantares, almoços com pessoas, festinhas e tudo o mais que tiver data e hora). Feito isso, verifique quanto tempo você tem disponível em cada dia, tanto no horário comercial quanto nas outras horas. Garanta que cada dia tenha um tempo reservado para imprevistos – de 2 a 3 horas, pelo menos. Ou seja, cada dia, dentro do horário de trabalho, deve ter de 2 a 3 horas livres para atender demandas de última hora e imprevistos. É claro que, se você tiver um dia cheio de reuniões, não há o que fazer. Porém, se você tem os dias livres, lembre-se de deixar sempre essa margem para imprevistos.
2. Dê uma olhada nos seus objetivos de curso prazo e veja se todos eles têm projetos em andamento. Se algum não tiver, questione o objetivo ou pense em projetos (ou simplesmente designe uma ação chamada “Definir projetos para o objetivo X”, para fazer depois do seu planejamento).
3. Abra a sua lista de Projetos em andamento. O que você precisará analisar aqui: se todos os projetos em andamento têm uma próxima ação relacionada. Se um projeto não tiver próxima ação definida, ele deve ter outro status que não em andamento (aguardando, delegado, algum dia / talvez, adiado, cancelado e por aí vai). Todo projeto em andamento deve ter uma próxima ação para ser considerado um projeto em andamento.
4. Veja o seu Tickler no Evernote. Veja primeira se tem alguma ação que ficou atrasada da semana que está acabando. Se está atrasada, ou precisa ser feita ainda hoje (na sexta) ou deve ser priorizada na semana seguinte. Logo, você pode atribuir as tags dos dias novos a elas. Aqui fica uma dica legal: se a tarefa levar mais de 25 minutos para ser realizada ou demandar muita atenção de sua parte, vale a pena encaixar um espaço na sua agenda, ou no seu calendário, mas somente depois de ter colocado tudo o que tem prazo (item 1). Também no Tickler, verifique o que está programado para a semana que virá e faça o mesmo procedimento da agenda/calendário. Isso te dará uma dimensão melhor de quanto tempo tem disponível (ou se não tem, precisando rearranjar suas prioridades). Lembre-se de manter as horas para imprevistos livres.
5. Eu tenho um hack para a agenda que serve para colocar essas tarefas que podem ser flexibilizadas (eu sei que precisarei de meia hora para tarefa X na próxima semana, mas não sei em que dia). Isso ajuda a verificar o que pode ser alterado o dia e horário ou não. Veja aqui.
6. Depois de verificar seu Tickler, verifique as tarefas que estão na tag Prioridade alta – ou seja, aquelas que você precisa fazer esta semana. O procedimento é o mesmo do item 2, com relação ao calendário/agenda. Se forem tarefas mais rápidas, de menos de meia hora, ou que não demandem tanta atenção, deixe somente com a tag de Prioridade alta mesmo.
7. Na sequência, veja as tarefas que estão na tag Prioridade média. Essas são as tarefas que você designou para “a semana que vem” – a semana que estamos planejando. Logo, devem ser vistas agora. Talvez algumas virem Prioridade alta. Este é o momento de analisar e alterar as tags, além de inserir no calendário/agenda, se for o caso (explicado no item 2).
8. À medida que for revisando as tarefas e projetos, altere as tags para concluídos, cancelados, adiados etc, de acordo com o status atual.
9. Revise as tarefas e projetos que estão delegados a outras pessoas para verificar se precisa fazer algum tipo de cobrança ou acompanhamento mais próximo. Se precisar, colete como ação para fazer depois do planejamento.
10. Verifique também sua lista de Algum dia / Talvez para ver se há algum projeto ou tarefa que você pode incorporar à sua vida neste momento.

Muitas pessoas que começam no GTD dizem que demoram muito para montar o planejamento semanal, mas eu aprendi (também demorando para fazer) que, quando demora, é porque começamos a executar coisas enquanto fazemos o planejamento. Por isso, se identificar alguma ação enquanto estiver montando seu planejamento, colete para processar depois – não faça no meio do planejamento, interrompendo-o desnecessariamente.

Não precisa complicar muito a revisão. Procure, sempre que possível, ter processado toda a sua caixa de entrada (inclusive as de e-mails e papéis digitalizados) para fazer essa revisão, porque aí você terá todas as informações possíveis para montar seu planejamento. Por isso, vale a pena ir processando todos os dias, aos poucos, ao longo do dia, nas pequenas janelas de tempo, porque isso ajuda a não acumular.

Feito seu planejamento, encerre sua semana com a cabeça tranquila sabendo que conseguiu analisar seus projetos e priorizar tarefas para a semana que vem. E, quando a semana que vem chegar, bastará chegar e executar. A ordem da execução vocês verão no último post da nossa série, que postarei nos próximos dias.

Dúvidas, favor deixar comentários! Obrigada.

Em primeiro lugar, eu gostaria de agradecer todos os comentários no editorial de outubro, onde falei sobre produtividade e organização. Venho refletindo muito sobre esse assunto nos últimos dias e, trabalhando em um novo blog, eu me deparei com sentimentos que eu não previa.

Primeiro, que quando a gente trabalha nas nossas características, tem que tomar cuidado com o que a gente tira da nossa vida, porque não sabe qual é o tijolo que sustenta o nosso edifício inteiro.

Segundo, que o Vida Organizada é minha a razão de viver hoje em dia, em termos de trabalho. E não quero enfraquecer a minha marca porque estou há anos construindo o que ela é e o que eu quero que ela seja, em termos de legado.

Terceiro, que não quero dividir o espaço para os leitores. Já acho ok fazer isso com um blog pessoal, onde escrevo sobre coisas minhas, que não têm nada a ver com organização.

Quarto, e principal: o que diferencia o Vida Organizada e todo o conceito de organização que venho passando aqui é justamente a integração entre todas essas coisas. Não falo somente sobre organização disto ou daquilo, mas de uma vida integrada.

Quinto, eu sou budista e, no Budismo, a gente acredita muito que a solução de todas as coisas é sempre o caminho do meio.

Ou seja, pessoal… o negócio não é parar de falar de produtividade aqui, porque isso faz parte de quem eu sou e da troca que quero fazer com vocês. Talvez a solução seja simplesmente balancear melhor os conteúdos (realmente, estava falando só sobre produtividade ultimamente e até eu estava começando a ficar enjoada). Eu fico contente por ter aberto essa reflexão para vocês e termos discutido em conjunto porque todo o blog é construído assim. Ele é um trabalho autoral, com toda certeza, e me dedico muito a ele, mas a grande utilidade é servir – ajudar as pessoas. Então é claro que eu tive que fazer isso contando com a ajuda de vocês.

Acredito que a alteração das categorias já tenha sido uma grande mudança e que traz boas perspectivas. Este é um blog sobre organização da vida no geral, e o assunto produtividade faz parte dele, assim como a organização da casa, os cuidados com a saúde, arrumação no geral e gestão do tempo. Todos eles precisam estar equilibrados.

Também percebi que, depois do post sobre blogs profissionais, vocês estão muito mais presentes, comentando, dando pitacos, interagindo muito. Isso me dá muita força pra continuar e me esforçar para fazer um trabalho cada vez mais legal. Tudo o que vocês falam é levado em consideração, e agradeço demais por isso.

Muito obrigada!

OM MANI PADME HUM

Imagem: Womenolog

Eu recebi uma mensagem de uma leitora que me inspirou a escrever este post:

Uma vez eu postei aqui no blog uma planilha que tenho que me ajuda a saber quando devo comprar cada peça de roupa. Não é uma regra, mas uma orientação. Acredito que o mesmo possa ser feito com relação às crianças, com a seguinte exceção: as necessidades mudam de idade para idade e isso precisa ser observado ao manusear os dados. Outro fator que deve ser levado em consideração é a rotina da criança – quanto tempo fica na escola, quantos uniformes têm, que atividades extras ela faz, se viaja muito, se brinca na terra, se fica mais em casa etc. Isso só pode ser observado por cada pai e mãe.

Para o filhote, eu costumo fazer compras sazonalmente (a cada quatro meses) ou sempre que precisa de algo não previsto antes. Hoje, um guarda-roupa de inverno dele inclui:

• 14 cuecas
• 14 pares de meias
• 1 par de luvas
• 2 toucas
• 10 camisetas de manga comprida
• 10 camisetas de manga curta
• 5 camisetas sem manga (para usar por baixo)
• 1 blusa de lã com zíper e capuz
• 1 blusa de lã fechada (tipo suéter)
• 1 blusa de moletom com zíper e capuz
• 1 blusa de moletom fechada
• 1 colete aberto
• 1 colete fechado
• 1 casaco
• 7 conjuntos de pijamas (podem ser camisetas + calças ou shorts)
• 3 calças legging (para dormir ou pôr por baixo)
• 5 calças jeans ou de sarja
• 10 calças de moletom
• 3 calças de uniforme
• 5 camisetas de manga curta de uniforme
• 5 camisetas de manga comprida de uniforme
• 1 agasalho com capuz de uniforme
• 1 conjunto de moletom de uniforme
• 1 par de tênis confortáveis para a escola
• 1 par de tênis mais bonitinhos para passear
• 1 par de pantufas
• 1 par de sandálias (para usar com meias)
• Pelo menos um conjunto bonitinho para sair

O guarda-roupa de verão:

• 14 cuecas
• 10 pares de meias
• 1 boné
• 5 camisetas de manga comprida
• 10 camisetas de manga curta
• 10 camisetas sem manga
• 1 blusa de moletom com zíper e capuz
• 1 colete aberto
• 7 conjuntos de pijamas (podem ser camisetas + calças de moletom)
• 3 calças legging (para dormir)
• 5 calças jeans ou de sarja
• 5 calças de moletom
• 7 bermudas
• 7 shortinhos
• 2 calças de uniforme
• 10 camisetas de manga curta de uniforme
• 3 bermudas de uniforme
• 1 par de tênis confortáveis para a escola
• 1 par de tênis mais bonitinhos para passear
• 1 par de chinelos
• 1 par de sandálias
• 2 sungas
• Pelo menos um conjunto bonitinho para sair

Aí o que acontece: a cada estação, eu tenho que ter mais ou menos essas quantidades acima. Se entrar o inverno e ele tiver só uma blusa de lã, porque a outra ficou pequena, sei que precisarei comprar porque não dá para ele ficar só com uma, por experiência nos invernos anteriores. Muitas roupas duram anos, enquanto outras duram apenas alguns meses. No geral, não precisamos comprar tantos itens porque os guarda-roupas se conversam entre uma estação e outra e muita coisa pode ser aproveitada. O que é bem legal é ter sempre por perto outras mães com filhos em idades diferentes dos seus, para você doar roupas em boa qualidade e elas também. Eu tenho uma prima que tem um filho quase dois anos mais velho que o nosso, então muitas vezes ela doa algumas roupinhas para ele.

Essa análise que eu faço é parecida com a do meu próprio guarda-roupa: vejo o que está poído, velho, o que não dá para consertar, as calças que podem virar bermudas, o que não serve mais, o que ele nunca usou. As roupas em bom estado que não servem mais vão todas para doação. Uma coisa que aprendi depois que ele entrou para a escola é que sempre vale a pena manter alguns itens “velhos” para atividades que envolvam pintura e artesanato. Para isso, tenho uma caixa de plástico no guarda-roupa dele (bem pequena) onde guardo essas peças.

Depois dessa seleção, vem a parte de estabelecer um orçamento para as compras. Quem tem mais de um filho obviamente tem mais dificuldade e precisa fazer escolhas. Eu costumo pensar assim: uniformes são caros, então compensa ter um número suficiente e lavar com uma frequência maior. Camisetinhas e outras peças de malha não precisam ser caras, porque ele perde muito rápido, sujam, ficam encardidas, mancham com substâncias diversas. Aí, compro em lugares mais baratos. Aqui em São Paulo, temos o bairro do Brás, o bairro da Penha, o bairro de Pinheiros – todos bons centros comerciais para roupas infantis mais baratas. Existe uma rede de vestuário por aqui chamada Torra-Torra, com ótimos preços. Agora, é claro que eu gosto de ter sempre algumas roupas mais bonitinhas para ele – quando saímos, quando temos um aniversário, festinhas diversas etc. Acho legal ter algumas camisetas boas, calças jeans bonitinhas, um calçado mais legal. Mas isso não é regra. Esses sim eu compro quando vejo algo bonitinho, sempre tentando não pagar tão caro porque infelizmente ele perde essas roupas depois. Não é como a gente, que compra uma peça que durará muitos anos, se for bem cuidada. Não adianta comprar uma jaqueta de couro na Zara, pagar R$200 e ele perder daqui a seis meses, sendo que nem usou direito porque não esfriou tanto. A gente vai bastante pelo bom-senso.

Todas as roupas dele ficam no guarda-roupa, sem distinção de estação, porque os dois guarda-roupas (verão e inverno) são semelhantes e tem essa alta rotatividade das roupas, então as peças não se acumulam tanto quanto no guarda-roupa dos adultos.

Espero ter ajudado!