21 Nov 2014

[E-book] Vida Organizada – disponível na Amazon!

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Pessoal, já faz alguns dias que o e-book para Kindle do Vida Organizada já está disponível na Amazon. Para comprar e baixar, clique aqui.

Vale lembrar que não é necessário ter um Kindle para conseguir ler! Baixe o aplicativo do Kindle para seu computador (PC ou Mac), celular ou tablet e curta sua leitura.

Espero que gostem da novidade! Obrigada!

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20 Nov 2014

Passo a passo: destralhando o guarda-roupa e ficando com o essencial (muitas fotos!)

Essa semana, postei no Instagram do blog passo a passo de uma análise que fiz das minhas roupas e destralhamento do meu guarda-roupa. Gosto de fazer isso de duas a três vezes por ano, geralmente a cada troca de estação mais significativa, para valorizar as peças da estação que está entrando e doar o que eu não uso mais, ou até mesmo verificar o que precisa de reparos. Bem, as fotos estão aí embaixo, com as legendas originais.

Primeiro eu separo as roupas em "estou usando" e "não estou usando".

Primeiro eu separo as roupas em “estou usando” e “não estou usando”.

Para mim, o mais legal desse processo é o auto-conhecimento mesmo. São poucas as peças que usamos mais. Por quê? O que elas têm de especial que as outras não têm?

Para mim, o mais legal desse processo é o auto-conhecimento mesmo. São poucas as peças que usamos mais. Por quê? O que elas têm de especial que as outras não têm?

Cabide para cintos - acho mais prático que colocar em caixas, se você tiver poucos como eu! Comprei esse na Leroy Merlin, mas já vi em outras lojas similares.

Cabide para cintos – acho mais prático que colocar em caixas, se você tiver poucos como eu! Comprei esse na Leroy Merlin, mas já vi em outras lojas similares.

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19 Nov 2014

Como fazer: planejamento de projetos no GTD

Desde que postei o Guia definitivo do GTD no Evernote aqui no blog, muitos leitores disseram sentir falta de um tutorial para montar o planejamento de um projeto no GTD. O post de hoje é sobre esse assunto, então.

O que é importante saber é que um projeto no GTD não é a mesma coisa que estamos habituados como quando falamos em projetos em ambiente corporativo, por exemplo, onde lidamos com cronogramas e outras pessoas. O GTD é, acima de tudo, uma metodologia pessoal de organização. Apesar de times poderem usar o GTD para que falem a mesma linguagem, o GTD serve para cada um organizar seus afazeres.

Por isso, todo o esqueleto de um projeto no GTD é montado a partir da definição da próxima ação. Ou seja: se eu quiser executar esse projeto, qual é a primeira ação relacionada que eu preciso fazer? Essa ação não deve ser dependente de nada e, na maioria das vezes, é muito simples. Exemplo:

Projeto: Ficar fluente em inglês
Próxima ação: Definir objetivo (preciso melhorar para o trabalho, vou montar uma apresentação daqui a 3 meses para um congresso, quero ler o Senhor dos Anéis em inglês)

Percebam que definir o objetivo é muito simples. Depois de decidí-lo, você pode partir para a próxima ação relacionada, que poderia ser “Definir metodologia que funciona para mim (presencial, online, autodidata, professor particular)”. O planejamento de projetos no GTD sempre vai sendo feito através da definição das próximas ações.

Acho isso bem legal porque tendemos a deixar nossos projetos estáticos, nos esperando. No GTD não tem essa – se um projeto existe, ele tem tudo para estar em andamento, definindo a próxima ação. Por isso todo mundo que usa o GTD executa loucamente, antecipa projetos, entrega tudo antes do prazo – porque o método encoraja para a ação.

Palavrinha do David Allen sobre o planejamento:

“Após anos de trabalho com milhares de profissionais na linha de frente, posso dizer com segurança que virtualmente todos nós poderíamos planejar mais os nossos projetos e a nossa vida, de modo mais informal e com maior frequência. E que, se fizéssemos isso, aliviaríamos uma enorme pressão em nossa psique, além de produzirmos uma grande quantidade de resultados criativos, com um esforço mínimo.”

Vamos lá então, passo a passo:

1 – Você coleta em seu caderninho uma coisa que precisa ou quer fazer, junto com tantas outras.

2 – Você vai processar essa informação, ao longo do dia, descobrindo que essa, em questão, se trata de um projeto. Vamos colocar como exemplo de projeto “Organizar o meu home-office”.

3 – Se você estiver utilizando o Guia definitivo do GTD no Evernote, ao processar essa informação (ou seja, definir que se trata de um projeto), você irá criar uma nota MPN (nota master do projeto) e colocar as tags definidas aqui. Se você estiver utilizando qualquer outra ferramenta para se organizar (como o Toodledo), basta criar uma tarefa nova com o nome do projeto.

4 – O único trabalho que você tem que ter ao criar um projeto no GTD é definir a próxima ação relacionada. Ela pode ser “Destrinchar as ações deste projeto” ou “Fazer um brainstorm inicial deste projeto”, caso você ainda não tenha ideia (você verá, ao lidar com projetos, que muitas vezes você já terá umas três ou quatro próximas ações em mente).

5 – Definindo a próxima ação, basta criar uma nota para esta tarefa, atribuindo as tags que já comentamos aqui, ou criar sub-tarefas, se estiver utilizando o Toodledo ou outra ferramenta. Sua próxima ação já fará aprte de sua lista de tarefas, com contextos e tudo o que tem direito. Seu projeto já está em andamento.

Muitas pessoas me perguntaram o que devemos colocar na nota master de cada projeto. Oras, isso varia muito. Tem MPNs que eu deixo somente com as ações destrinchadas (antes de processá-las como tarefas), de tão simples que é o projeto. Lembre-se que, no GTD, se tiver mais de uma ação já é um projeto, então há projetos muito simples e curtos em andamento. Eu já tentei usar um template para projetos mas, para mim, não funcionou, porque ficou engessado. Pode ser que funcione para você. Era algo como:

Título da nota: Nome do projeto

Descrição do projeto

Objetivo do projeto

Arquivos de suporte (e aqui eu linkava as notas – basta selecionar as que têm a ver com o projeto, dar ctrl + c e ctrl + v aqui)

Pessoas envolvidas (se fosse o caso)

Cronograma do projeto (inseria o arquivo do Project, se fosse o caso)

Próximas ações (destrinchava todas as ações)

Reuniões relacionadas (e aqui copiava links de notas com atas e notas de reuniões que tivessem a ver com o projeto)

Definições (o que foi decidido, por quem e quando)

Percebam que é muito pessoal e depende da quantidade de informações que você quer ter.

O que é importante sobre esse controle é você ter uma lista de projetos em andamento que possa acessar e ter uma visão geral de todos os seus projetos sempre que necessário. Não é para complicar, mas para facilitar. Por isso que, hoje, eu prefiro deixar personalizado para cada projeto, porque nem todos eles têm as mesmas informações.

Pergunta que pode surgir: “Thais, você gerencia seus projetos hoje no Toodledo. Como organiza essas MPNs?”. Está aqui um controle que prefiro fazer no Evernote, porque é lá que guardo meus arquivos, notas de reuniões etc. Daria para fazer tudo no Toodledo? Sim, mas prefiro o Evernote. O Toodledo eu deixo para a parte prática, das tarefas destrinchadas mesmo. Portanto, continuo mantendo a mesma estrutura lá. A única coisa que faço diferente é que, se é uma tarefa, gerencio no Toodledo. Apesar de existir uma perda quando usamos duas ferramentas, creio que, para mim, nesse caso, representa uma grande economia de tempo, porque gosto do Toodledo e acho que ele é mais ágil para manusear tarefas. Porém, continuo recomendando o uso do Evernote para tudo, inclusive tarefas. Bato bastante na tecla de que a ferramenta deve servir para cada um e isso é muito pessoal, e nem sempre o que a gente vê como recomendado é o que a gente gosta mais.

Espero que eu tenha esclarecido as dúvidas com relação ao planejamento dos projetos no GTD. Sei que cada fase do planejamento daria um post diferente, então fiquem à vontade para me deixarem dúvidas nos comentários, que posso ir tendo novas ideias para posts a partir delas, para ajudá-los. Obrigada!