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Meu setup de GTD hoje no Todoist – Dezembro 2016

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Frequentemente eu faço um post mostrando como está o meu sistema GTD, mas os posts ficam grandes demais. Hoje, decidi mostrar como está meu Todoist, pois muitos leitores têm me pedido, e acredito que seja suficiente para demonstrar como tenho feito o workflow de modo geral.

Para agenda, eu não utilizo o Todoist, e sim o Google Calendar. Prefiro a forma de visualização. Eu ainda coloco ações com prazo no Todoist e explico a diferenciação direitinho aqui.

Meu setup atual no Todoist está assim:

setup1-todoist

Pontos importantes a colocar:

  • Não uso mais etiquetas nem filtros. “Ah, que desperdício!” Amigos, setup é coisa pessoal. E eu estou simplificando cada vez mais. Microgerenciamento só leva a perda de tempo (no MEU caso).
  • O objetivo é simplificar cada vez mais.
  • Está em inglês para eu treinar o idioma. Pretendo passar todos os itens com o tempo, pois quero ter o mindset de quem pensa e escreve em inglês.

Para quem não sabe, eu utilizo o método GTD (Getting Things Done) como método de produtividade pessoal. Você encontra cerca de um milhão de textos sobre o método aqui.

Setup em detalhes:

todoist-next-actions
Organizo as listas por contextos. Esses contextos são super dinâmicos e mudam de acordo com a demanda que eu tenho. Deleto ou acrescento novos se tiver necessidade.
waiting-for-projects-todoist
Categorizo os itens que aguardo respostas de terceiros de acordo com minhas demandas comerciais e projetos delegados, além da lista geral. A lista de projetos está categorizada de acordo com as grandes áreas que preciso revisar em separado muitas vezes.
someday-todoist
Minhas listas de coisas para algum dia / talvez são uma parte muito importante do meu sistema. Ainda bem que elas existem para abrigar a imensa quantidade de ideias que tenho o tempo todo, em vez de colocar tudo isso como projeto e sobrecarregando / tirando o foco da vida.
horizons-checklists-todoist
Aqui tenho os horizontes mais elevados e minhas checklists. Toda essa semântica só faz sentido se você conhece um pouco de GTD…

Toda vez que eu escrevo um post assim, fico com receio de sobrecarregar quem lê, que deve pensar: “credo, mil listas, que complicado, que difícil etc”, porque na verdade é tudo muito simples, mas eu uso esse método há dez anos, então é natural que eu tenha muitos itens no meu sistema. O primeiro print, que repito abaixo, é o setup básico de quem começa a usar GTD (tirando Horizontes de foco e Checklists, que são usos mais avançados).

setup1-todoist

Rápido glossário para entendimento:

  • Next actions = Próximas ações: O GTD não lida com “tarefas”, mas sim próximas ações claras e visíveis do que você deve fazer. Por exemplo: você não escreve “trocar pneus” em uma lista, mas sim “comparar preços de pneus na web”, que é uma próxima ação.
  • Contextos: As listas de próximas ações no GTD podem (não disse devem, percebam) ser categorizadas por contextos, ou seja, o lugar que você tem que estar para realizar aquela ação. Uma lista de mercado é uma lista por contexto – você tem que estar no mercado para comprar aqueles itens. Para o GTD, a lógica funciona com todo o resto, com coisas que você precisa fazer quando estiver em casa, ao computador, na rua, com um telefone em mãos etc. Dessa forma, você confere agilidade na execução, agrupando ações semelhantes. Por isso, na minha lista de próximas ações, você pode ver as divisões por contextos, que podem ser personalizados para cada pessoa.
  • Waiting for = Aguardando resposta: Tudo aquilo que estou aguardando resposta de terceiros.
  • Projects = Projetos: Tudo o que demanda mais de um passo para ser concluído em até um ano. Você terá projetos simples e complexos, desde “Trocar os pneus do carro” até “Implementar o novo sistema de intranet na empresa”.
  • Someday maybe = Algum dia / talvez: Tudo aquilo que não demanda ação agora, mas pode ser que no futuro sim. Está incubado.
  • Horizons of focus = Horizontes de foco: Maneira holística de dividir nossa vida em camadas, de acordo com os resultados que queremos alcançar dentro de horizontes de foco mesmo. As coisas formam uma escadinha que representa prioridades.
  • Checklists: Listas de verificação, não de lembretes. São coisas que já fazemos no piloto automático, mas valem a pena listar apenas para verificar para quando for fazer novamente. Exemplos: checklists de viagens, processos etc.

Qualquer dúvida, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

A pessoa que eu quero ser em 2017

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Uma das coisas que ter feito o curso de coaching mais me ajudaram foi pensar mais no estilo de vida que eu quero ter, nas coisas que eu quero conquistar e no tipo de pessoa que eu quero ser. Algumas pessoas torcem tanto o nariz para a programação neuro-linguística (PNL), mas foi graças a um exercício relacionado, feito em um dos dias do curso, que eu pude ter uma visão perfeita de quem eu quero ser, em detalhes. Pude ver a expressão no meu rosto, as roupas que eu estava usando, meu corte de cabelo, o local onde eu estava e sentir com muita vivacidade todos os sentimentos que estava sentindo naquele momento.

O que acontece é que, quando me olho no espelho, eu não vejo aquela pessoa. Quando eu analiso a minha vida, eu não vejo aquela situação. Mas o fantástico desse exercício foi justamente me mostrar o que eu quero. E sério, gente, essa é uma das partes mais difíceis – se não a mais difícil. Eu fiz esse curso no final de julho, e ele me impactou de uma maneira tão intensa que não há um único dia que aquela minha imagem não apareça na minha mente.

Mas o que realmente fez diferença foi saber que eu consigo chegar nela. E que cada dia da minha vida é um passo em direção a esse tempo e espaço. Isso tem sido um dos maiores motivadores de mudanças na minha vida ultimamente. Comecei a perceber atitudes que não condiziam comigo, no meu dia a dia – desde a maneira como eu trato meu filho quando às vezes estou cansada e sem paciência até atitudes no trabalho, em que digo “sim” a coisas que talvez não precise dizer sim.

Parte dessa auto-descoberta foi ter chegado à minha missão pessoal, também durante o curso. Ela tem tudo a ver com aquela imagem. E o mais curioso é que esses exercícios foram feitos em diferentes momentos, mas só serviram para me mostrar como coerência é um dos meus valores mais fortes, pois as peças foram se encaixando maravilhosamente.

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Hoje, eu consigo olhar para a decoração da minha casa e dizer: isso não tem mais nada a ver comigo. Olhar para as minhas atitudes e pensar: não tem por que eu agir assim, porque isso não tem nada a ver com a pessoa que eu sei que eu sou. Analisar os meus projetos e objetivos em andamento e afirmar: isso faz sentido, aquilo não.

O que é mais interessante é que uma missão pessoal verdadeira não se trata de algo que te engessa ou te prende a um conceito. Não. É algo tão intrinsicamente seu, que te imprime no mundo, faz você se expressar de acordo com quem você é realmente, que na verdade é um atestado do por que você existe. Diferente da missão que eu tenho para o Vida Organizada, por exemplo, que foi algo que eu descobri em 2012, 2013. Simplesmente surgiu na época para mim, e eu sempre confundi a missão do VO com a minha missão pessoal, até este ano. Porque, quando eu fiz o exercício no curso, vi que são missões diferentes. Relacionadas, mas levemente diferentes. Foi um ponto de mudança de paradigma para mim, e sou muito grata a isso, porque tem delineado absolutamente tudo na minha vida.

Quando eu penso no meu planejamento para o ano que vem, não tem como eu me desvencilhar daquela imagem que tenho em mente da pessoa que eu sou e que quero expressar para o mundo. Eu vou chegar lá. Tempo e distância não importam – pode ser ano que vem, pode não ser. A direção é mais importante que a velocidade. Mas eu tenho essa imagem muito clara, e ela me ajuda a tomar decisões importantes.

Por isso, este post existe justamente para te incentivar a pensar: que pessoa eu quero ser no ano que vem? Ou a partir do ano que vem? Estamos sempre em construção. Pense em tudo o que você acha que não tem mais nada a ver com você e pergunte-se como fazer uma transição tranquila (e outras nem tanto) para mudar. Veja também tudo aquilo que tem a ver com você e que você gostaria de explorar mais. Você pode não ter todas as respostas agora (ninguém tem), mas as poucas respostas que tiver já podem te dar subsídios para começar a trabalhar nelas nesse momento. E qualquer mudança em direção à sua essência já trará um impacto gigantesco à sua vida como um todo, porque é um tijolo sobre o outro, o que você está colocando.

Quando se fala em planejamento, pode ser muito fácil chegar com agendas e planilhas e querer só colocar em prática a parte tática da vida, mas uma das coisas que vem antes é a parte estratégica mesmo. E eu acredito que pensar na pessoa que você quer ser é uma das maiores estratégias desse planejamento.

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O que estou fazendo – Dezembro 2016

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Preciso escrever este post para dizer novamente que estamos em fase de troca de layout do blog e, enquanto isso não acontecer, estou postando menos. Estou aproveitando para descansar um pouco, então peço, por favor, compreensão e paciência de todos. Tenho recebido muitos comentários e mensagens dizendo sentir falta dos posts diários, que é o padrão do blog que adoro seguir. O blog existe desde 2006 e tem quase 3 mil posts publicados. Espero que possam revisitar alguns textos anteriores durante esse período para matar a saudade. Em breve voltarei com a rotina normal. Obrigada!

O que eu estou…

Fazendo: Vou falar primeiro sobre o meu trabalho com o GTD. Tenho feito muitos treinamentos em novembro e dezembro, viajando praticamente toda semana e vivendo uma agenda cheia como nunca. Além disso, estou dedicada à tradução das dezenas de materiais dos cursos no novo formato, que estão sendo implementados este ano. Outros projetos em andamento envolvem a capacitação de todos os instrutores da Call Daniel nesse novo formato.

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Confraternização da Call Daniel este ano foi um piquenique no parque. Ficamos juntos, conversamos, meditamos. Foi muito bom.

Falando sobre coaching, recebi meu certificado ontem. <3 Fiquei muito feliz porque foi uma das melhores decisões que já tomei, me dedicar a esse trabalho. Atualmente estou com lista de espera para novos coachees começarem em janeiro e, em 2017, pretendo aumentar minha dedicação a esse trabalho. Estou apenas esperando a data exata de uma cirurgia que eu farei ano que vem para me programar melhor. O trabalho de coaching demanda muita dedicação, porque não se trata só dos atendimentos nas sessões em si, mas em estudos de caso e de material para aperfeiçoamento de cada um. É um trabalho que tenho adorado fazer e quero me aperfeiçoar cada vez mais. Pretendo tirar uma nova certificação em 2017, relacionada à área.

O trabalho de consultoria do blog também continua a todo vapor, com a Carol me ajudando nessa parte. Sei que vocês já me pediram para eu falar mais sobre a Carol nos posts, e ela está ciente da intimação, hehe. <3 Em breve farei um post contando um pouco a história dela, o que ela faz e como conheceu o Vida Organizada. Nós atuamos basicamente com consultoria em organização, o que tem três viezes: organização pessoal, produtividade e vida doméstica. Com base nisso, ajudamos as pessoas de acordo com as necessidades particulares dela e da sua família. Tem sido muito bacana porque todo esse trabalho 1:1 com coaching e consultoria nos ajuda a entender melhor como as pessoas se organizam (ou não) e esse aprendizado permite que a gente faça novas descobertas, gere ideias legais para textos e muita pesquisa direcionada. Nunca aprendi tanto sobre organização como este ano.

O trabalho com o blog em si está acontecendo todo nos bastidores nesses dois meses. Estou postando menos, focando mais em conteúdo com foco no planejamento de 2017, mas postando menos. Quero descansar um pouco e escrever textos mais longos e mais focados. Quando o novo layout estiver no ar, voltaremos com a programação normal diária de posts. 🙂 Tenho certeza que vocês vão adorar a carinha nova dele, e a linha editorial para 2017 se replicará em outros canais, como o YouTube e o Instagram.

Na vida pessoal, as coisas vão bem como nunca. Como tenho estado com a agenda cheia para o trabalho, valorizo cada momento com a minha família e comigo mesma. Nós nos mudamos para a casa nova em setembro, mas só recentemente ajustei meu sono no quarto novo, e isso estava sendo um desafio anteriormente. Agora, tudo está fluindo. Eu costumo dizer que a maior prática de produtividade diz respeito à qualidade do sono, e continuo achando cada vez mais isso. Paul está bem, Anderson está bem, terminando a faculdade de Gastronomia, e meus projetos pessoais estão andando como nunca.

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Cozinhando: Confesso que este mês me dediquei pouco à cozinha como um todo, focando em refeições práticas e rápidas, com elementos frescos e crus, como muita salada, frutas e outros.

Bebendo: Mais chá.

Lendo: “O poder da ação”, do Dr. Paulo Vieira.

Procrastinando: Nada no momento.

Querendo: Um par de sapatos oxford marrom básico, mas aparentemente você só consegue comprar se quiser um dourado ou prateado.

Procurando: Agradecer pelas coisas que aconteceram este ano.

Imagem: Fábrica de Vencedores
Imagem: Fábrica de Vencedores

Decidindo: Que em 2017 vou dizer mais “não” e equilibrar melhor minha agenda.

Curtindo: Ver a evolução do Paul como pessoa.

Esperando: Janeiro chegar! Não espero nenhum milagre na virada do ano, mas muitas coisas serão diferentes na minha vida a partir de janeiro, porque me programei, então não vejo a hora de chegar logo.

Imaginando: Como será a minha vida daqui a alguns meses, devido a uma mudança que acontecerá.

Ponderando: Compras, de forma geral.

Ouvindo: Foster the people – Pumped up kicks.

Considerando: Fazer novas parcerias em 2017 e fortalecer ainda mais as boas parcerias já existentes em termos de trabalho.

Comprando: Roupas para o Paul, que tem crescido muito!

Assistindo: A mesma coisa do outro mês. “How I met your mother” pela segunda vez, desta vez com o meu marido. “Desperate Housewives” pela segunda vez, desta vez desde o início e em sequência. “Masterchef BR” profissionais.

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Agradecendo: Por ter sobrevivido a este ano, por ter conseguido concluir um projeto MUITO importante este mês, e por ter tido muitas conquistas mesmo em um ano tão difícil.

Precisando: Ir para a praia. Please!

Cheirando: Apaixonada de novo pelo meu perfume Floratta in blue, da Boticário.

Usando: Roupas confortáveis.

Seguindo: As atualizações da vida da Lia como mãe. <3

Descobrindo: Que, de fato, qualidade de sono é tudo.

Sabendo: Mais uma vez que não dá para agradar a todos, então estou me cobrando menos.

Pensando: “Todo dia é uma oportunidade extraordinária de recomeçar.”

Deixando de gostar: De ter posse das coisas. Estou num desapego gigante.

Rindo: De como a vida é boa. <3

Sentindo: Paz.

Celebrando: A conclusão de um projeto que nem acredito que consegui concluir, como disse acima. Muito feliz por isso!

Pretendendo: Cuidar mais de mim.

Abraçando: A maturidade das minhas decisões.

Obrigada, 2016! E que venha dezembro.

Black Friday no Vida Organizada: todos os cursos online 50% OFF

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Eu não gosto de incentivar a compra desenfreada na Black Friday. Acho importante que cada um aproveite para pagar menos por aquilo que já estava a fim de comprar. Muitos leitores me perguntaram se eu faria alguma promoção de Black Friday, então resolvi fazer. 🙂 Durante toda essa sexta-feira (até 23h59), todos os cursos online do blog disponíveis na nossa ferramenta EAD da Oficina VO estarão com 50% (!) de desconto. Alguns leitores não conseguiram aproveitar a promoção e pediram para estender, então deixarei até domingo. Obrigada. <3

Clique aqui para acessar

ead-oficina

Espero que esse presente ajude quem gostaria de fazer um curso do VO mas não tinha como pagar com o preço cheio. Mesmo com desconto, é possível pagar parcelado pelo PagSeguro. Basta clicar e ver as condições oferecidas para a sua conta.

Clique aqui para acessar

Mas corra! É uma promoção limitada.

Obrigada por tudo, pessoal. 🙏🏻

Matéria sobre agenda no jornal português Diário de Notícias

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Participei com algumas dicas para uma matéria sobre agenda solidária no jornal português Diário de Notícias. Fiquei muito contente com o resultado.

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Clique na imagem acima para visualizar a matéria completa.

Obrigada pelo convite. <3

Lendo em novembro

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Mesmo que eu não tenha mais projetos e metas literárias (por hora), ler é algo sempre presente na minha vida, especialmente em períodos mais introspectivos ou de inspiração. Este mês, gostaria de compartilhar com vocês o que tenho lido e dizer por que quis lê-los.

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Tony Robbins é coach. Para conhecer um pouco do seu trabalho, veja o documentário “Eu não sou o seu guru”, no Netflix. Meu trabalho com o coaching tem me inspirado a estar sempre lendo algo relacionado, e esse livro (que é enorme, um calhamaço!) tem me acompanhado ao longo do mês e trazido uma série de insights legais. Se você se interesse pelo assunto coaching, motivação, encontrar propósito de vida etc, este livro pode te agradar.

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O livro vale pelo capítulo final. Ele tem uma pegada mais autobiográfica e não me identifiquei com a autora em diversos momentos, o que pode ter tirado o brilho da obra para mim (mas vejam: trata-se de identificação, o que muda de pessoa para pessoa e você pode adorar!). Mas a autora acabou se encontrando e hoje trabalha ajudando as pessoas a se encontrarem também. Eu recomendaria esse livro para pessoas que sentem que já fizeram um monte de coisas na vida e ainda não encontraram um norte, mas estão buscando. Se você gosta de viajar, vai curtir bastante os relatos da autora.

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Comprei assim que o vi na livraria (antes do lançamento oficial) e li até acabar. Adoro a Rita Lee, adoro biografias de músicos (meu gênero preferido) e, nesse livro, ela manda a real sobre muitos acontecimentos e eu adorei, especialmente porque meu pai era “roqueiro da Pompeia” e eu conhecia (e cresci) no meio de um monte de pessoas que ela cita no livro. O que eu acho legal de indicar para quem tem interesse é mostrar como você vai deixando um legado com tudo o que você faz e a importância de se respeitar, trazendo inspiração para o seu dia a dia, deixando a criatividade aflorar, como modo de vida mesmo.

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Bom, e continuando com a biografia de músicos e falando sobre criatividade e inspiração, eis outro livro que comprei assim que vi, antes mesmo do lançamento oficial. O Rick Bonadio vira e mexe faz sucesso na tv porque está participando de algum programa (no momento, é o X-Factor), mas eu sou fã dele desde quando ouvi, há uns 20 anos, que ele “foi o cara que descobriu os Mamonas Assassinas”. Desde então, passei a me interessar pelo assunto produção musical e a acompanhar o seu trabalho. Eu ainda tenho na minha lista de algum dia / talvez fazer um curso de produção musical, assunto pelo qual continuo apaixonada, e ele certamente foi uma das minhas maiores influências. Gostei muito do livro dele, mas acho que ele poderia ter escrito mais sobre a produção em si.

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Esse livro foi sugerido e emprestado por um amigo meu (obrigada, Victor!), que disse que eu adoraria. Ele estava certo! um livro que tem muito a ver com propósito, objetivos, projetos, fazer acontecer, de modo geral. Se você é crazy maker como eu, cheio de ideias, tenho absoluta certeza que irá adorar esse livro também!

E você, leu algum livro legal ultimamente? Indique nos comentários!

Novo recurso do Todoist: reagendamento inteligente

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Uma das habilidades existentes em produtividade é a habilidade de renegociar acordos. Tudo o que a gente coloca em uma lista e diz que vai fazer é um acordo que a gente fez consigo mesmo ou com outras pessoas. E, se não conseguimos cumprir esse acordo (ex: fazer determinada tarefa em determinado dia), isso gera frustração de todos os lados. Mais frustrante que não fazer, é a frustração por ter quebrado o acordo. Então, quando vemos que algo ficou atrasado de um dia para o outro ou que não vamos conseguir fazer dentro do prazo estipulado, o ideal é renegociar esse prazo e reagendar da maneira mais adequada e factível – avisando se outra pessoa estiver envolvida, é claro.

Quem usa o Todoist poderá ter uma mãozinha para fazer isso. O novo recurso, de reagendamento inteligente, usa a inteligência do aplicativo para sugerir novas datas de acordo com seus comportamentos anteriores. Ou seja: ele sugere datas que, de acordo com o que você já reagendou antes, podem funcionar para você.

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Ah, e você pode agendar uma a uma ou um bloco de várias tarefas ao mesmo tempo. Para fazer esse reagendamento, o Todoist se baseia em alguns critérios como:

  • Seus hábitos. Você costuma executar tarefas como “ler meus e-mails” na segunda de manhã? Ou “planejar o menu da semana” na quinta? O Todoist vai sugerir esse reagendamento de acordo com hábitos que você tenha.
  • Urgência da tarefa. Usando informação anônima de outros usuários do Todoist, uma data será sugerida para você.
  • Dias úteis X finais de semana. O Todoist entende que tipo de tarefa deve ser reagendada para um dia útil e que tarefas podem ser melhor reagendadas para os finais de semana.
  • Tarefas que estão chegando. Se você tiver uma segunda-feira lotada de tarefas já agendadas e uma terça-feira livre, o Todoist vai sugerir um equilíbrio.
  • Sua meta diária do carma. O Todoist vai ver qual sua meta diária de execução e usar essa informação também para sugerir uma data legal para você completar aquela tarefa que está atrasada.

Vale lembrar que nenhuma ferramenta faz milagres e que o principal fator para otimização da sua produtividade sempre será você mesmo(a). Porém, o que torna o Todoist tão fantástico são justamente esses recursos sendo implementados, pois eles nos ajudam justamente a pensar sobre os nossos hábitos, o que é urgente ou não, se estamos trabalhando aos finais de semana e outras reflexões do tipo. A nova data sugerida não é automática – você precisa aprová-la. Mas vale testar para ver como o seu Todoist se comporta, que sugestões ele te dá, porque ele pode dar sugestões certeiras. E, quem sabe, com o tempo, esse aprendizado não faça com que você não precise mais reagendar tanta coisa?

Ah, e olha só que interessante: você pode utilizar esse recurso mesmo se suas tarefas ainda não estiverem atrasadas. Se perceber que o prazo que você estipulou não é muito realista, você pode clicar para editar a data da tarefa e haverá a opção de reagendar mesmo assim.

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Alguém aqui já testou? Deixe suas impressões nos comentários!

Todas as imagens deste post são oficiais do Todoist, retiradas no site da ferramenta.

O que ainda dá tempo para fazer em 2016?

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Quando eu paro para pensar no planejamento para 2017, é inevitável pensar que ainda temos algumas semanas antes do final deste ano e que é possível sim fazer um mundão de coisas antes da virada do ano. Por isso, o post de hoje é justamente para estimular essa análise: de tudo o que está em andamento ou que ainda não comecei, o que é factível terminar ainda este ano?

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Agenda

Comece revisando a sua agenda e todos os eventos que você tem até o final de dezembro. Há providências a tomar? O que você pode fazer para tirar os próximos compromissos da sua mente? O que pode ser antecipado? Existem prazos que vencerão e que você precisa trabalhar com um pouco de antecedência? Esse é o momento de analisar e coletar essas informações.

Ações, tarefas e demandas no geral

Revise suas listas de coisas a fazer. O que você efetivamente precisa fazer antes de o ano acabar. O que você pode desencanar um pouco (e parar de se preocupar) e deixar para o ano que vem? Com essa seleção, você consegue focar melhor naquilo que efetivamente precisa resolver ainda este ano. Quais são as pendências que você ainda tem que resolver? Será que conseguiria agrupar em listas como “assuntos para resolver no banco” ou “telefonemas que eu preciso dar” para facilitar a execução dessas ações? Isso se chama organizar por contexto e pode facilitar muito o aproveitamento de tempo no dia a dia.

Projetos em andamento

Quais são os projetos pessoais e profissionais que você está tocando no momento? Se não tem, comece fazendo uma lista com todos eles, para ter noção do volume. Depois, analise o que efetivamente precisa concluir ainda este ano. Seja compassiva(o) aqui. Não dá pra fazer tudo, mesmo que seja desejável. Por isso, olhe com critério e mantenha apenas aqueles que você realmente precisa concluir antes de o ano acabar. O restante, coloque em uma lista como “Projetos para fazer na sequência”. Caso conclua seus projetos antes e possa abrigar alguns deles, tudo bem. Mas aprenda a priorizar, até mesmo para conseguir concluir o que for necessário.

Coisas urgentes

Sim, elas existem. Geralmente são projetos e ações que você deveria ter feito quando ainda não eram tão urgentes, mas agora se tornaram. Analise friamente para verificar se a urgência denota importância de fato. Muitas coisas se tornam urgentes pelo calor da situação mas, se você comparar com outras iniciativas, podem ser renegociadas. Se necessário, converse com sua ou seu chefe, equipe, família, e renegocie as tais urgências. Assim você conseguirá ter uma noção de como conseguirá se planejar para fazer o que realmente precisar ser feito ainda este ano.

Objetivos para 2016

Se você fez uma lista de objetivos para 2016, é hora de analisar o que foi feito e o que não foi feito. Será que os objetivos foram factíveis? Será que faltam poucas coisas para concluir alguns deles? O que você pode aprender com esse aprendizado para melhorar sua definição de metas para 2017?

Planeje-se semanalmente até o final do ano

Uma vez por semana, revise seus compromissos, suas listas de ações, seus projetos em andamento, os que virão a seguir, seus objetivos, e planeje o seu tempo de acordo com o que precisa fazer. Uma dica de ouro para se planejar é respeitar a natureza do seu trabalho. Não adianta deixar o dia inteiro com atividades planejadas sendo que você é interrompida(o) o tempo todo pelo telefone no trabalho. Observe como é a sua rotina e deixe algumas horas livres todos os dias para atender essas atividades não planejadas. Lembre-se também de reservar tempo todos os dias para se organizar, o que incluir:

  • Fazer anotações e esclarecer as suas ideias, organizando-as em um lugar confiável (suas listas)
  • Planejar a sua semana
  • Ler e responder seus e-mails

Lembre-se também que a virada do ano é simplesmente um data e que muitas coisas não precisam ser concluídas até dezembro. Por isso, essa análise quase fria é fundamental para que você não perca a cabeça tentando atingir metas fora da realidade apenas para cumprir antes do fim do ano chegar. Verifique o que realmente precisa ser feito este ano e foque na conclusão dessas atividades. Boa sorte!

Você tem algo que precisa ser concluído ainda este ano? O quê? E como pretende chegar lá?

O que eu aprendi em 2016?

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Este post faz parte da série Planejamento 2017, onde vamos falar sobre maneiras de você revisar o ano que está acabando e se planejar para o ano que vem.

Hoje, quero recomendar, como parte desse planejamento, que você reflita sobre os seus aprendizados ao longo do ano.

2016 tem sido um ano não muito fácil, cheio de desafios. A ideia aqui é analisar o que você fez, o que você deixou de fazer, e o que você aprendeu com todas essas experiências.

Os aprendizados geram princípios de vida. E esses princípios são algumas das coisas mais elevadas que a gente pode ter, porque nos ajudam a tomar decisões.

Uma maneira de registrar esses aprendizados é mantendo um diário. Se você não tem um, pode ser algo a se considerar para o ano que vem. A ideia é registrar aprendizados diários, quando for o caso.

aprendizados

Sinceramente, muitos dos meus aprendizados acabam virando posts para o blog. Logo, uma maneira de avaliar meus próprios aprendizados é revisar o que eu postei aqui. E, quando faço isso, identifico aprendizados bem legais, como por exemplo:

  • O primeiro passo da organização é destralhar. Com isso em mente, desenvolvi com mais clareza o método de organização do Vida Organizada (com cinco passos), que direcionou até mesmo o meu segundo livro, o Casa Organizada (publicado este ano).
  • Algo que ficou extremamente claro para mim em 2016 foi que, uma vez que você tenha valores claros, você pode ter certeza das suas decisões e convicções. Isso se mostrou correto ao longo de diversos acontecimentos este ano. Independente do que é certo ou errado, o importante é ter a consciência tranquila de que sua vida está sendo vivida de acordo com os seus valores.
  • Aprendi a buscar a tranquilidade e a melhorar todos os meus processos tanto na vida pessoal quanto na vida profissional. É muito comum, na correria do dia a dia, a gente se perder fazendo o que for mais rápido e deixar algumas pontas soltas. Este ano, eu definitivamente aprendi a valorizar a qualidade das coisas. Por exemplo: quero efetivamente ter uma rotina adequada de sono. O que preciso fazer? Então fui atrás dessas coisas, melhorando desde processos básicos (como dormir a quantidade adequada de horas, descansar, me alimentar melhor) até mais complexos.
  • Diminuí completamente o ritmo de algumas atividades. O meu conceito de produtividade (que na verdade vem do GTD) diz respeito a saber aproveitar bem o tempo, seja descansando ou trabalhando. Isso me fez deixar de lado uma série de projetos que estavam apenas me sobrecarregando mentalmente e a pensar mais na minha experiência produtiva.
  • Simplifiquei e continuo em busca de simplificar cada vez mais o meu sistema do GTD. Simplicidade foi a palavra de ordem este ano, eu acredito. É uma construção constante.
  • Aprendi que, mais do que planejar a vida ou as coisas que eu quero conquistar com o Vida Organizada ou o GTD, é importante ter a noção de legado. O que eu quero ser responsável por? Que marca eu quero deixar? Como eu posso ajudar as pessoas? Qual é o meu papel neste mundo? Isso trouxe mais significado a tudo.
  • Também aprendi a respeitar meus sentimentos e quem eu sou de verdade. Das coisas mais simples às mais complexas no dia a dia. Por exemplo: se eu não gosto que me telefonem à noite para falar de trabalho, essa não é uma atitude que eu tenho que tolerar. Eu preciso impôr limites. Nesse sentido, eu aprendi que a organização nos ajuda a ter um certo empoderamento em frente a um mundo que perdeu completamente a noção e que cada um tem o que é certo ou errado para si.
  • Aprendi que as amizades de verdade vão incentivar o que há de melhor em você, não o pior. Também aprendi que nem todo mundo serve para ser meu amigo (e eu não sirvo para ser amiga de outras pessoas – aceitei esse fato e parei de insistir em algumas coisas).
  • Deixei de ter uma religião e voltei a focar na minha própria espiritualidade, sem um caminho formal mas abraçando aquilo que faz sentido para mim.
  • Meditar e usar GTD são duas habilidades básicas para a vida que deveriam ser ensinadas na escola.
  • Respeitar as energias da casa, do seu corpo e do universo faz diferença.
  • Aprendi que nem todo mundo consegue acompanhar a quantidade de posts do Vida Organizada. haha Então tentei diminuir um pouco, mas gosto do hábito diário da escrita.
  • Aprendi que não vale a pena deixar o que é seu de lado para cuidar apenas do que é dos outros. Dá pra equilibrar.
  • Aprendi que boas parcerias são importantes. E a ficar do lado e ajudar quem está precisando de você no momento. Fazer o certo é fazer o certo sempre, sem esperar recompensas. Algumas pessoas precisam de você mesmo que elas não tenham tanta certeza disso. Aprendi a olhar com perspectiva e colocar a situação como um todo acima das diferenças.
  • Buscar significado no dia a dia, de forma geral, faz toda a diferença. Como posso tornar cada dia meu vivido da melhor maneira possível? Como posso tornar cada dia especial para mim e para a minha família? Como posso aproveitar cada momento ao lado do nosso filho? São perguntas que me faço todos os dias, intuitivamente, e este ano aprendi a viver cada dia de forma mais significativa e intencional.
  • Aprendi que ter uma empresa não é fácil e que é importante você aprender como funcionam os tributos do seu país. Empreender não é tudo – pavimentar é preciso.
  • As pessoas vão copiar suas ideias, seus textos, suas iniciativas, seu trabalho e ainda vão construir carreira em cima disso. Eu aprendi a não me estressar com isso e, pelo contrário, usar para me dar uma chacoalhada e pensar em fazer coisas diferentes sempre, porque a fonte de quem cria nunca se esgota.
  • Também aprendi que, não é por que eu sou blogueira e “dou a cara a tapa” na Internet que eu preciso aceitar humilhações, ofensas e agressividade. Só posso fazer o meu melhor, dando valor a quem valoriza o que eu faço também. Mesmo assim, existem pessoas incríveis que fazem a vida valer a pena! <3
  • Aprendi que eu não preciso fazer tudo ou me preocupar com tudo e com todos. Isso sempre me sobrecarregou bastante, mas aprendi a “deixar ir” este ano, em alguns casos. Ainda estou exercitando, mas mantenho esse aprendizado em mente.
  • Aprendi que a sobrecarga só existe quando você não define o seu trabalho. E que isso é uma responsabilidade sua.
  • Apenas reforcei o que eu já sabia: cuidar dos prazos do dia até a hora do almoço é uma das melhores práticas de produtividade que se pode ter. Nunca se sabe o que pode acontecer de tarde (e este ano essa máxima se provou diversas vezes).
  • Aprendi a trazer as férias para o dia a dia. O prazer reside nas atividades do cotidiano, e não em um evento que acontece algumas vezes por ano.
  • A vida melhora se você melhora.
  • Estado mental é tudo.

Este texto foi muito sincero. Espero que gostem dos meus aprendizados e que eles possam ser úteis de alguma forma.

E você, o que aprendeu em 2016? Deixe nos comentários!

O que eu quero deixar para trás em 2016?

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O primeiro passo da organização, segundo o método do Vida Organizada, é destralhar. Destralhar significa tirar da sua vida aquilo que não faz mais sentido para você, mantendo o que tem significado. É um exercício constante de reavaliar pensamentos, sentimentos, atividades, projetos e até mesmo situações.

Faz parte desse Planejamento 2017, então, a gente parar para pensar um pouco na vida e ser honesto consigo mesmo sobre o que vale a pena ir com a gente para 2017 e o que vale a pena deixar para trás em 2016.

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É claro que algumas coisas não podem ser simplesmente abandonadas. Leva tempo para a gente se desfazer. Mas a ideia aqui é justamente identificar e dar o primeiro passo. Ter uma vida organizada significa levar uma vida coerente com os seus valores, com o seu propósito, de modo que eles se reflitam em tudo o que você faz. E, aquilo que não tem nada a ver, pode ser interessante a gente reavaliar e ver se vale a pena manter.

Quando a gente fala em se planejar, é comum travar quando para para pensar “no que eu quero para o ano que vem”. Muitas vezes, o caminho inverso – pensar no que eu não quero – pode ser mais fácil, porque a repulsa é mais fácil de identificar.

Pare então e pense nos seus últimos meses, tanto em nível pessoal quanto profissional.

  • O que você não aguenta mais?
  • Qual é o maior problema da sua vida atualmente?
  • O que tem te causado mais preocupação?
  • Que pessoas você não quer mais que façam parte da sua vida?
  • Que problemas de saúde você não quer mais ter?
  • Que problemas em casa você não aguenta mais?
  • Que problemas no trabalho você não consegue mais suportar?
  • Que projetos não fazem mais sentido?
  • Que processos na sua rotina poderiam ser melhorados?

Tem situações que realmente já deram o que tinham que dar, mas mesmo assim você as suporta, ou carrega, durante ANOS, sem dar o primeiro passo para a mudança. Pode ajudar passar as respostas das perguntas acima para o papel, porque escrever ajuda a refletir. E, com esse papel, analise item a item, perguntando o que seria necessário para tirar aquilo da sua mente. O que você efetivamente pode fazer? Qual sua próxima ação?

Alguns exemplos: projetos que não têm mais nada a ver, sobrecarga no trabalho, abuso moral e físico, desânimo, casa cheia de tralha, amizades duvidosas, saúde se deteriorando, dívidas, problemas de sempre. Nada disso desaparece por acaso. Você precisa ter um plano de ação, e o primeiro é identificá-los.

Muita coisa você pode simplesmente fazer imediatamente. Uma amizade que não te faz bem pode simplesmente significar cortar relações com a pessoa. Uma mudança de emprego, no entanto, é algo um pouco mais complexo, mas você precisa começar de algum lugar. Defina a primeira coisa, o primeiro passo, e execute-o. Depois, defina outro passo. E assim vai. O que não dá é para ficar parado(a), esperando se resolver, adiando sua felicidade.

Se você tiver sentimentos que pretende deixar em 2016, pergunte-se o que é suficiente para fazer você deixá-los para trás efetivamente. E deixe que eles fiquem mesmo para trás. Você não precisa pensar duas vezes em uma mesma coisa, a não ser que você goste de pensar naquilo. Existe uma máxima budista que diz: se um problema tem solução, então não precisa se preocupar; se não tem, não precisa se preocupar também (apenas busque a solução).

Pare de adiar a sua felicidade. A organização serve justamente para termos mais qualidade de vida, e a qualidade de vida depende essencialmente da qualidade que você atribui a ela. Não é algo que acontece por acaso. Destralhe sua vida, sua casa, suas contas, seus projetos. Mantenha aquilo que faz sentido, que te deixa feliz, que te dá o sentimento de que a sua vida está seguindo adiante, para onde você quer.

“Ah, mas não é tão simples”. Algumas coisas são, outras não. Mas você precisa começar.

Deixe em 2016 o que “já deu”. 2017 é um novo ano. Aproveite esses últimos dois meses para deixar para trás aquilo que definitivamente não precisa mais estar com você.

O que eu preciso ter para me planejar?

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Quando se fala em planejamento, duas coisas vêm à mente: 1) afffff, dá trabalho e 2) não tenho o que precisa. Balela! Você já tem tudo o que você precisa: sua mente. E, é claro, papel e caneta, ou qualquer ferramenta que você normalmente utiliza para fazer anotações.

É importante entender que o planejamento não é um evento, ou algo que a gente faz só de vez em quando. Planejar as nossas atividades, com variadas frequências, faz parte da vida. Todo mundo já se obrigou a sentar e fazer uma lista de tarefas para se organizar em um dia cheio de coisas para fazer, assim como já fez uma lista de resoluções ou metas para o ano novo. Planejar faz parte da nossa vida e é tão importante quanto qualquer outro tipo de atividade. Não é algo para fazer “se der”. É algo para fazer justamente “para dar”! Para ter tempo, para antecipar as coisas, para não sair atropelando tudo e fazendo de qualquer jeito.

Existem diversos tipos de planejamentos e eu vou citar os que eu recomendo:

  • Planejamento por frequência: anual, mensal, diário etc.
  • Planejamento por situação ou projeto: viagem, volta às aulas, mudança etc.

O planejamento por situação é aquele que normalmente a gente faz quando sente necessidade de organizar alguma coisa. Quando uma equipe se junta para definir as fases de um projeto da empresa, ou quando você planeja o roteiro de uma viagem que irá fazer. Esses planejamentos dependem muito de cada situação e da complexidade da mesma. Você pode ter projetos simples (organizar a viagem do final de semana), assim como alguns mais complexos (implementar um novo sistema de intranet na empresa).

A coisa pode se aprofundar tanto que existe algo chamado gerência de projetos, com curso, certificação, especialização e muitos estudo envolvido. Caso você se interesse, é uma área profissional muito ampla para você curtir. E é claro que, para os seus projetos pessoais (seus como indivíduo, mesmo os projetos de trabalho, que você é responsável), você não precisa saber tudo isso. Para esses projetos, você pode usar algo mais simples, porém muito legal, chamado Planejamento Natural de Projetos, que vem do GTD (um método de produtividade criado por David Allen e que eu, Thais, utilizo há muitos anos).

O planejamento por frequência é o que deixa a vida mais interessante porque é uma maneira de manter a vida sob controle e com perspectiva. As prioridades ficam claras. Nada passa desapercebido. Você prevê situações, se antecipa, e consegue ter uma vida mais organizada.

Por que é importante, por exemplo, fazer um planejamento anual? Nós vamos ver em um post futuro como fazer exatamente, mas a ideia é ter uma visão geral do ano que está vindo, férias (suas e dos seus familiares ou colegas de trabalho, que impactam diretamente na sua vida), viagens, feriados, sazonalidades, grandes eventos, aniversários. Com isso, dá para ter um panorama do ano novo e prever alguns acontecimentos, ou até mesmo verificar que época seria legal para iniciar determinados projetos (ex: reforma da cozinha). Também serve para analisarmos nossos objetivos de médio e longo prazo e verificar se estamos no caminho certo.

Cada frequência de planejamento traz seus benefícios. O planejamento semanal, por exemplo, dá mais controle de prazos, compromissos e deslocamentos. Todos os planejamentos por frequência nos ajudam a ter uma vida mais tranquila e organizada.

planejar

Sobre ferramentas, repito o que falei lá no começo: você precisa apenas da sua mente, papel e caneta. Mas claro que você pode usar ferramentas tradicionais de organização, como agendas, cadernos fofos, post-its e canetas coloridas. Fique à vontade para usar aquilo que você curte mais, porque gostar do processo é parte importante desse planejamento. Nada de usar uma planilha se você detesta aquele visual. A efetividade da organização tem tudo a ver com a gente respeitar a nossa essência, porque só assim consegue fazer com ela se torne um hábito real.

Conte-me um pouco como são os seus hábitos de planejamento hoje aqui nos comentários. Você já costuma planejar os seus projetos? E esses planejamentos por frequência (mensal, anual), você já faz? Obrigada pela participação desde já!

Aberta a temporada de planejamento 2017 do Vida Organizada

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temporada-planejamento-2017

“Vida é o que acontece com você enquanto você está ocupado fazendo outros planos.” – John Lennon

Planejar nos coloco no assento do motorista. 2016 tem sido um desafio para todos nós. Vamos pegar todos os seus aprendizados, aproveitar esses dois últimos meses do ano e fazer do ano que vem um ano melhor! Todas essas iniciativas vão perdurar durante 2017, 2018, 2019 e por aí vai… mas você precisa começar!

Por isso, a partir de hoje, no Vida Organizada você encontrará uma série de posts que vão te ajudar a planejar seus próximos meses e tornar sua vida extraordinária e com muito significado em suas atividades.

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